Mail Merge số liệu giữa Word và Excel: Xin giúp đỡ

[beduahau]

Có một cách rất đơn giản để giữ nguyên định dạng từ exell sang word
1. Sheet bạn cần merge phải là sheet 1 (sheet đầu tiên của wordbook)
2. Bạn mở word, vào Tool - Option, chọn thẻ General
nhấp stick vào:"Confirm conversion at Open"
3. Xong bạn tắt word (Lưu ý: cái này chỉ cần làm 1 lần cho tất cả)
4. Bạn mở mailmerge, ở bước 3 của mail merge, khi bọn chọn 1 file excell xong rồi, nó sẽ xuất hiện hộp thoại:
Confirm data source
Bạn chọn: MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)
nhấp ok
thế là xong.

Tất cả những gì bạn định dạng bên excell sẽ cuyển tải hoàn toàn qua word (nhất là định dạng số)

Bài của kittulip hay quá, mình đã tìm kiếm từ lâu rồi đến giờ mới tìm được. Cảm ơn nhiều nhé. Bạn nào chuyển từ excell sang word mà bị lỗi nhiều chữ số sau dấy phẩy ( dạng 35,00000001) hoặc mất dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn (dạng 35000000 thay vì 35,000,000) thì áp dụng cách này nhé. Còn vấn đề ngày tháng khi trộn từ excell sang word, để không bị mất định dạng, chỉ cần thêm dấu ' vào trước ngày tháng. Chúc mọi người thành công.

 

[nguyentuyen1987]

Em cũng sử dụng cách của beduahau nhưng mà lại bị lỗi font các bác ạ.
Cả file excel và word em đều dùng time newroman.
Các bác giúp em với nhé!
Cảm ơn các bác nhiều ạ!

 

[BuiThanhNgoc]

Em dùng font unicode cũng bị lỗi như bác nguyentuyen1987. Thế nhưng hồi xưa, khi em dùng font .vn thì chả bị sao. Giờ phải chuyển hết sang font time newroman mới nên cơ sự thế. Các bác giúp chúng em với ! Cảm ơn các bác nhiều.

 

[kieuhuy_bmt]

Tôi dùng OF 2007 thì merge thế nào

Chào Bạn,

Về vấn đề này tôi đã từng làm và muốn cùng share với bạn. Nếu bạn đang dùng Office XP thì làm như thế này.

1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...

2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào

3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...

4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.

5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...

6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.

7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).

8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers

9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK

10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu.

11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.

14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.
Chúc bạn thành công

Xin mọi người bỏ quá! Hiện tôi đang dùng OF 2007 muốn làm theo hướng dẫn trên xong tìm mãi chưa ra các thanh công cụ trên. Mong được mọi người chỉ giáo.

 

[Panda83]

Mình đang gặp khó khăn trong 2 vấn đề về Mail Merger, mong các bạn chỉ cho mình phương pháp làm để mình hoàn thành HĐLĐ cho mấy trăm nhân viên (
- Sau khi làm Mail Merger sang Word thì ngày tháng năm lại là con số (mà bên excel mình đã định dạng rồi)
- Trên Excel mình lại thêm dấu ' nhưng qua bên Word thì lại là giờ "12:00:00 AM"
Làm mình từ sáng giờ chẳng thế làm gì chỉ ngồi sửa từ word sang excel mà cũngc hẳng ra kết quả,
Giờ lên đây nhờ mọi người giúp đỡ mình cho việc in HĐLĐ được hoàn hảo
Xin chân thành cám ơn ^^

 

[TranThanhPhong]

Mình đang gặp khó khăn trong 2 vấn đề về Mail Merger, mong các bạn chỉ cho mình phương pháp làm để mình hoàn thành HĐLĐ cho mấy trăm nhân viên (
- Sau khi làm Mail Merger sang Word thì ngày tháng năm lại là con số (mà bên excel mình đã định dạng rồi)
- Trên Excel mình lại thêm dấu ' nhưng qua bên Word thì lại là giờ "12:00:00 AM"
Làm mình từ sáng giờ chẳng thế làm gì chỉ ngồi sửa từ word sang excel mà cũngc hẳng ra kết quả,
Giờ lên đây nhờ mọi người giúp đỡ mình cho việc in HĐLĐ được hoàn hảo
Xin chân thành cám ơn ^^

Cách nhanh nhất là bạn tạo cột phụ cho Ngày tháng năm theo dạng Text ==> =" " & (cột ngày tháng năm cũ)
Sau đó Merge dùng cột phụ này thay cho cột Ngày tháng năm chính thức.

Thân,
Thanh Phong

PS: Mặc dù bên Word cũng có hỗ trợ định dạng dữ liệu Date/Time tuy nhiên rất dễ xảy ra lỗi nếu làm không tốt.

 

[Panda83]

@ Tranthanhphong: Cám ơn bạn nhiều nhé, vậy mà mình không nghĩ ra, hihi...

 

[khoilt]

Nguyên văn bởi Panda83
Mình đang gặp khó khăn trong 2 vấn đề về Mail Merger, mong các bạn chỉ cho mình phương pháp làm để mình hoàn thành HĐLĐ cho mấy trăm nhân viên (
- Sau khi làm Mail Merger sang Word thì ngày tháng năm lại là con số (mà bên excel mình đã định dạng rồi)
- Trên Excel mình lại thêm dấu ' nhưng qua bên Word thì lại là giờ "12:00:00 AM"
Làm mình từ sáng giờ chẳng thế làm gì chỉ ngồi sửa từ word sang excel mà cũngc hẳng ra kết quả,
Giờ lên đây nhờ mọi người giúp đỡ mình cho việc in HĐLĐ được hoàn hảo
Xin chân thành cám ơn ^^



Cách nhanh nhất là bạn tạo cột phụ cho Ngày tháng năm theo dạng Text ==> =" " & (cột ngày tháng năm cũ)
Sau đó Merge dùng cột phụ này thay cho cột Ngày tháng năm chính thức.

Thân,
Thanh Phong

PS: Mặc dù bên Word cũng có hỗ trợ định dạng dữ liệu Date/Time tuy nhiên rất dễ xảy ra lỗi nếu làm không tốt.
Mình cũng gặp phải lỗi tương tư, làm theo cách của ban nhưng không biệt làm thế nào để hiện được Format Đ/MM/YYYY trong Word

 

[hlam244]

Các pro vào giúp em với, em muốn tạo khoảng trắng trong phần Word thì phải dùng lệnh gì?tại em đang làm số liệu năm sinh, nhưng 1 số người chưa có, nên muốn có khoảng trắng để khi in ra rồi mình viết vào sau ây

 

[honglanhs]

minh cung gap van de nhu panda83, minh da thu nhieu cach roi nhung van k duoc. Giup minh voi
hu hu !

 

[app]

minh cung gap van de nhu panda83, minh da thu nhieu cach roi nhung van k duoc. Giup minh voi
hu hu !

Tạo ra một cột phụ (cột phụ nên đặt ở bên phải cột cuối cùng và không cần định dạng để có thể xoá đi khi xong việc). Đặt tiêu đề cột phụ liên tưởng đến cột dữ liệu chính, ví dụ "Ngày tháng nháp". Lập công thức ở cột phụ đó theo 1 trong 2 công thức sau:

=TEXT(DAY(NGAY) & "/" & MONTH(NGAY) & "/" & YEAR(NGAY);"DD/MM/YYYY")

=DAY(NGAY) & "/" & MONTH(NGAY) & "/" & YEAR(NGAY)

Khi mail-merge thay vì dùng cột chính ta dùng cột phụ thay thế.

 

[tvquan41]

Các pro vào giúp em với, em muốn tạo khoảng trắng trong phần Word thì phải dùng lệnh gì?tại em đang làm số liệu năm sinh, nhưng 1 số người chưa có, nên muốn có khoảng trắng để khi in ra rồi mình viết vào sau ây

Bạn có thể dùng định dang Tab bên word hoặc dùng dấu .............. trong excel thay thế dữ liệu chưa có.

 

[Người Đưa Tin]

Các pro vào giúp em với, em muốn tạo khoảng trắng trong phần Word thì phải dùng lệnh gì?tại em đang làm số liệu năm sinh, nhưng 1 số người chưa có, nên muốn có khoảng trắng để khi in ra rồi mình viết vào sau ây

Tạo ra 1 cột phụ như app nói, ví dụ: tại cột E1 có dữ liệu ngày tháng năm và tại cột F1 ta sử dụng công thức sau: =TEXT(E1;"dd/mm/yyyy") và ở Word ta sẽ mail merge của cột F1 như ý.
Trường hợp không có dữ liệu thì bỏ trống rồi điền sau

 

[sumo]

Mình có quản lý phần số sổ bảo hiểm xã hội và số CMTND: Nhiều trường hợp có số 0 đằng trước VD: 01258965 mình đã định định dạng lại số ở trong excel là kiểu text rồi nhưng sang word vẫn bị mất số 0 ở đầu ( chỉ còn mỗi số 1258965), có bạn nào biết cách khắc phục thì chỉ hộ tớ với

 

[hoangvuluan]

Mình có quản lý phần số sổ bảo hiểm xã hội và số CMTND: Nhiều trường hợp có số 0 đằng trước VD: 01258965 mình đã định định dạng lại số ở trong excel là kiểu text rồi nhưng sang word vẫn bị mất số 0 ở đầu ( chỉ còn mỗi số 1258965), có bạn nào biết cách khắc phục thì chỉ hộ tớ với

nhập thêm dấu nháy (') trước số, ví du: '01258965

Ngoài ra, nếu muốn định dạng ngày bên word thì làm như sau:
Ví dụ: đã chèn 1 field kiểu ngày (tên là "date") vào Word
chọn giá trị của field cần định dạng (nếu chưa hiển thị mã field) thì nhấn Shift-F9
{MERGEFIELD "date"}
sửa thành {MERGEFIELD "date" \@ "d-MMM-yyyy"} nhấn F9 sẽ cho ra kết quả là: 6-May-2012
hoặc {MERGEFIELD "date" \@ "dd/mm/yyyy"} => 06/05/2012
(ký tự m đại diện cho tháng kiểu số; chữ hoa M đại diện cho tháng kiểu chữ)
(mã \@ định dạng kiểu ngày)
(mã \# định dạng kiểu số: ví dụ \# #,### tạo ra số có dấu phân cách nhóm)

 

[minhanhh80]

Các bác ơi, giup mình với, mình cũng làm các cách các bác chỉ trên này mà chưa đươc. mình trộn mail merge mà cá số phần thập phân vẫn hiện ra nhiều, và đơn vị hàng ngàn cũng không phân cách được ra. bác nào chỉ cụ thể giùm mình cái.
các bac giup minh với nhé. mình dùng office 2007
minhanhh80@yahoo.com

 

[lthl86]

huhu các bác giúp em phần này với
tình hình là em làm trên ex 2007 một bản gồm nhiều cột khác nhau
ví dụ cột 1 là tên, cột 2 là địa chỉ, cột 3 số chứng minh....
sau đó em làm 1 bản hợp đồng cho từng người trong cột số 1
làm cách nào để khi em làm hợp đồng mà chỉ cần ghi tên vào exl là nó tự
nhảy(hay linh) tên, địa chỉ sang w mà k cần gõ lại ạ,
em theo hướng dẫn
của nhiều người thi em chỉ chèn được cả 1 bảng exel sang thôi chứ k chèn
riêng từng người vào từng hợp đồng 1 được ạ.
rất mong các bác giúp đơz
em cám ơn rất nhiều

 

[Luc Van]

huhu các bác giúp em phần này với
tình hình là em làm trên ex 2007 một bản gồm nhiều cột khác nhau
ví dụ cột 1 là tên, cột 2 là địa chỉ, cột 3 số chứng minh....
sau đó em làm 1 bản hợp đồng cho từng người trong cột số 1
làm cách nào để khi em làm hợp đồng mà chỉ cần ghi tên vào exl là nó tự
nhảy(hay linh) tên, địa chỉ sang w mà k cần gõ lại ạ,
em theo hướng dẫn
của nhiều người thi em chỉ chèn được cả 1 bảng exel sang thôi chứ k chèn
riêng từng người vào từng hợp đồng 1 được ạ.
rất mong các bác giúp đơz
em cám ơn rất nhiều

Cái này có thể dùng vlookup hoặc dùng paste link. Bạn gửi file vi dụ lên xem thử. mà cái "sang w" của bạn là gì vậy?

 

[lthl86]

Cám ơn Luc van
W tức là Words đấy ạ
em đính kèm tệp lên nhé, mong các bác có cao kiến gì giúp em với nhé
Ý em: ví dụ nếu em đánh tên vào exl như bảng đính kèm thì trong hợp
đồng của Word thì nó sẽ tự nhảy sang đấy bác ạ
cám ơn các bác nhiều
View attachment Copy of Bang ghi ket qua tra gia-1.xls

View attachment hop dong mua ban va bien ban-3.doc

 

[lthl86]

Hi mình lên mạng mấy ngày mới tìm ra trang w này, nếu
ai vướng mắc phần giống mình thì vào trang này nhé
http://webketoan.vn/forum/threads/7...-Dung-mail-merge-trong-word-ket-hop-voi-excel

Cám ơn Luc van
W tức là Words đấy ạ
em đính kèm tệp lên nhé, mong các bác có cao kiến gì giúp em với nhé
Ý em: ví dụ nếu em đánh tên vào exl như bảng đính kèm thì trong hợp
đồng của Word thì nó sẽ tự nhảy sang đấy bác ạ
cám ơn các bác nhiều
View attachment 85819