Qui trình hạch toán trong công tác kế toán.

[ptm0412]

Để anh sửa lại 1 file sơ đồ rồi up lên cho mọi người xem rồi đánh giá nha. Có thể anh sẽ up file gốc Visio, ai có Visio thì mở lên xem.

 

[ptm0412]

Làm rồi đây, kích thước hình 240 x 300, lớn hơn 1 tờ A4, zoom to fit 1 page.

BÁc Gân ơi, tiện dùng cho người đọc, khổ công em! Người xem khỏi ngó qua ngó lại giữa sơ đồ và bảng liệt kê bút toán, thì em phải ngó qua ngó` lại khi vẽ! Bác có hỗ trợ Ken cho em sáng mắt được không ha! (Hi hi, đùa tí thôi bác ạ, đóng góp công sức hầu bác là chính)​

 

[hai2hai]

Các bác toàn dân kế toán cứ làm hai2hai phải bật cái danh mục tài khoản lên để tra cứu

Dân ngoại đạo như hai2hai thì thích viết kiểu thế này (vì làm bao nhiêu lần rồi nhưng ko hiểu sao cái số tài khoản nó ko vào đầu (chắc quen bấm F4 hoặc gõ vài ký tự để tra cứu rồi), chỉ nhớ mỗi tiền mặt 111, tiền gửi 112, phải thu 131, ghét nhất và ko muốn nhớ nhất là 331, 1333, 334, 62x...). Chả hiểu sao đọc sách tiếng anh nó cũng toàn viết như thế, đọc rất dễ hiểu.

- Phản ánh giá trị hàng mua:
Dr Hàng hóa (156)
Cr Phải trả nhà cung cấp (331)
- Phản ánh tiền thuế GTGT:
Dr Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Cr Phải trả nhà cung cấp (331)

- Chiết khấu trên dòng hàng (giảm giá hàng bán)
(Không hạch toán vì trừ luôn vào giá trị hàng mua)

- Phản ánh chiết khấu thương mại:
Dr Phải trả nhà cung cấp (331)
Cr Hàng hóa (156)

...

P/S: Nợ, Có nó thò ra thụt vào chứ nó ko bằng bằng như ở trên

Xem mấy sơ đồ ở trên (đối với dân ngoại đạo h2h) lại thấy chả khác gì xem mấy quyển sách sơ đồ hạch toán kế toán đã từng mua (Quyển của cô Hòa, 1 trong những người viết chuẩn mực kế toán VN).

 

[ptm0412]

Nói về sách in sẵn thì các sơ đồ còn nhiều và đủ hơn mình. Thí dụ như cuốn "306 sơ đồ HTKT" bán ở nhà sách cục thuế TP ấy, có tiền mà mua về thì đủ cả cho mọi loại hình DN luôn. Nhưng cùng nhau bàn bạc mà tự làm lấy cũng có đôi điều lợi.

 

[hai2hai]

Nói về sách in sẵn thì các sơ đồ còn nhiều và đủ hơn mình. Thí dụ như cuốn "306 sơ đồ HTKT" bán ở nhà sách cục thuế TP ấy, có tiền mà mua về thì đủ cả cho mọi loại hình DN luôn. Nhưng cùng nhau bàn bạc mà tự làm lấy cũng có đôi điều lợi.

Ý h2h ko phải là chuyện đó (mua sách hay xem trên đây cũng giống nhau cả mà), mà là có cách nào trình bày cho dân ngoại đạo để khỏi tra cứu tài khoản ko? (Nói thật là phải nhớ nhiều thứ quá, bây giờ may mỗi cái bảng cửu chương thì cố mà nhớ thôi ). Chẳng qua là mình thấy cách mà sách nước ngoài nó viết nghiệp vụ kế toán khác xa mình quá. Họ chỉ nói tên TK thôi chứ ko nói số tài khoản. Nói thật là mình chỉ nhớ đầu tài khoản (2 số đầu) nói về cái gì thôi, còn lại là chịu.

Ví dụ: 3331 với 33312 thì cái số 2 nó là cái gì vậy? hoặc tại sao cái chữ T ở trên có ghi 111 (tiền mặt), 1121 (Tiền gửi VNĐ) --> Sao lại ko đồng nhất vậy? Nếu viết như thế tức là ko được dùng 1112 (Tiền mặt ngoại tệ) hay 1122 (tiền gửi NT) cho những bút toán đó à?

 

[ptm0412]

Vậy lần sau, vẽ sơ đồ mình sẽ thêm tên TK viết tắt lên đầu chữ T nhé, mông xừ!
Thí dụ như TGNH (112), TT NCC (331), Thuế NK (3333), ...
Để hỗ trợ dân ngoại đạo.

 

[ptm0412]

Ví dụ: 3331 với 33312 thì cái số 2 nó là cái gì vậy? hoặc tại sao cái chữ T ở trên có ghi 111 (tiền mặt), 1121 (Tiền gửi VNĐ) --> Sao lại ko đồng nhất vậy? Nếu viết như thế tức là ko được dùng 1112 (Tiền mặt ngoại tệ) hay 1122 (tiền gửi NT) cho những bút toán đó à?

Giật cả mình! Hai2hai mới edit bài thêm vào đoạn này. Để mình kiểm tra lại.
Lẽ ra khi viết tài khoản 3 số là bao gồm mọi TK cấp 2, cấp 3 của nó.
Khi viết tài khoản 4 số là bao gồm mọi TK cấp 3 của nó.
Khi muốn chỉ đích danh TK cấp 2 nào thì phải ghi đủ 4 số, khi muốn chỉ đích danh TK cấp 3 phải ghi đủ 5 số.

Thí dụ:
- thanh toán mua hàng trong nước thì thanh toán cho nhà CC trong nước (3311), tiền thanh toán trong nước có thể TT bằng VND hoặc thanh toán bằng ngoại tệ đều được nên ghi chung chung 111/ 112
- Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài (3312), đương nhiên là TT bằng ngoại tệ, nên ghi rõ 1122
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp nói chung, thì ghi chung 331 và 111/112
- Thuế GTGT phải nộp nói chung là 3331, nhưng thuế GTGT hàng bán (đầu ra) phải dùng 33311, thuế GTGT hàng nhập khẩu phải dùng 33312, nên phải ghi đích danh.

Không biết mình có bị sai không, để kiểm tra lại.

Đã kiểm tra xong.

 

[cadafi]

Xin cho hỏi tại sao khi ký quỹ mở LC, chúng ta không sử dụng tài khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn (TK 144). Nếu sử dụng tài khoản 1381 như vậy có vấn đề gì không? Việc thể hiện bản chất các mối quan hệ tài sản trên Balance Sheet có thể bị hiểu sai không?

 

[hai2hai]

Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài (3312), đương nhiên là TT bằng ngoại tệ, nên ghi rõ 1122

Ở đâu có quy định này vậy? (Nếu là có quy định thì phải theo thôi) (ý mình nói là cái số 2 đó quy định là NCC nước ngoài ấy, chứ đã là nhà cung cấp nước ngoài thì phải thanh toán bằng ngoại tệ rồi.) Mình vẫn thắc mắc chuyện mở các tài khoản chi tiết gây ra việc .... khó nhớ

Trong danh mục nhà cung cấp, có thông tin về nhóm đối tượng (tùy theo quản lý mà phân nhóm), địa chỉ (Zipcode, Country, Provinve,...) và trên đó cũng quy định luôn loại ngoại tệ thanh toán, v.v...

Cũng như TK ngân hàng thì cũng chỉ rõ ra loại NT là đồng tiền gì

Hình như mọi người thích mở tài khoản chi tiết (ở VN gọi là tiểu khoản, tiết khoản gì đó), như thế tuy có dễ làm nhưng lại rất không rõ ràng cho quản lý sau này.

Ví dụ: TK 1121 thì lại mở là 1121ABC để ám chỉ TK TGNH VNĐ ACB, nhưng nếu cần theo dõi chi tiết là TK này mở ở chi nhánh nào, địa chỉ nào, người liên hệ là ai, số séc hiện hành đang viết, lãi suất hiện hành, v.v... thì chịu. Cái cách mở tiểu tiết cho TK chỉ đáp ứng được công việc kế toán, chứ chưa đem lại nhu cầu quản lý về sau này (Dựa trên đối tượng chi tiết để phân tích theo các thông tin quản lý).

Tương tự, bản thân cái thông tin NCC như nhóm NCC, nước, địa chỉ,... loại tiền tệ thanh toán, các điều khoản giao dịch, v.v... nó đã chỉ ra rất nhiều thứ chứ ko chỉ mỗi phân loại là trong nước với ngoài nước rồi. Chỉ cần theo dõi 331 tới những đối tượng chi tiết là NCC đó là đủ. Khỏi cần 3111 hay 3112 làm gì.

Trong các phần mềm kế toán, tất cả các nghiệp vụ hạch toán sẽ được gọi là giao dịch (kể cả khi nhập số dư đầu kỳ). Dựa trên loại giao dịch (trong SAP gọi là Document Type), tính chất của nghiệp vụ đã được định nghĩa sẵn (Trong SAP gọi là posting key), thông tin mặc định của đối tượng chi tiết liên quan (ví dụ loại tiền tệ thanh toán với NCC) thì các bút toán sẽ tự động được hạch toán sẵn với tài khoản, đối tượng chi tiết và loại tiền tệ tương ứng.

 

[ptm0412]

Ở đâu có quy định này vậy? (Nếu là có quy định thì phải theo thôi)

Sorry, cái này không phải quy định, mà thông thường (nếu không nói 100% trường hợp) chả nhà cung cấp nước ngoài nào chịu nhận tiền VND.

Cái cách mở tiểu tiết cho TK chỉ đáp ứng được công việc kế toán

Đúng thế. Kể cả khi có phần mềm đàng hoàng rồi, người dùng cũng mở TK chi tiết theo ý mình. Kế toán bọn mình có biết mấy về IT, miễn sao nhập liệu nhanh, ra báo cáo chính xác, đúng mẫu là được. Nếu làm bài bản như Hai2Hai thì mỗi khi thêm 1 đối tượng NCC, phải điền đủ bằng ấy field của đối tượng đó: loại tiền thanh toán, điều khoản giao dịch,...
Với lại, 1 đối tượng NCC có thể chấp nhận thanh toán bằng nhiều loại ngoại tệ, thì phải dựa vào từng hợp đồng, lại phải nhập liệu chi tiết cho mỗi hợp đồng vào PM, phải đăng ký số HĐ vào PM, khi thanh toán phải tra cứu số hợp đồng, ...
Rồi khi hợp đồng đã ký với đồng tiền này, khi thanh toán lại TT bằng đồng tiền khác (tất nhiên là có thoả thuận lại tỷ giá chuyển đổi) cũng lại là 1 vấn đề.
Nhân viên kế toán thông thường không phải ai cũng làm được.
Huống chi 3111 hay 3112 lại có sẵn trong hệ thống TK, lên báo cáo cũng phải tách riêng.

Bài 18 mình cũng có nói trong mục tiền mặt và tiền gởi:

Tuy nhiên Bác Gân có lẽ muốn đưa những trường hợp tổng quát nhất. Hay là Bác Gân cho ghi chú chỗ này: Có thể bỏ qua TK 113 nếu nhắm quản lý được bằng 1 hệ thống TK hợp lý.

Xin nói thêm: Hệ thống TK hợp lý sẽ có các dạng:

1. Như BAB nói: Chỉ 2 TK 1121 và 1122, nhưng có thêm 2 trường dữ liệu đối tượng Ngân hàng và trường Mã tiền tệ.
2. Hoặc mở chi tiết TK cho ngân hàng như 1121ACB, 1121EIB, 1122EIB, kèm theo 1 trường mã tiền tệ. Vì đằng nào cũng phải có báo cáo chi tiết cho từng em NH, Bảng cân đối PS chi tiết cũng phải lên mỗi em 1 dòng.

Vậy 1 quy trình tổng quát nó sẽ, nói thế nào nhỉ, à, nó sẽ tổng quát cho cả người không có phần mềm.

 

[Người Đưa Tin]

Rất vui khi được anh hai2hai cùng các bạn quan tâm topic này.
Như anh hai2hai , ptm0412 và các bạn đã làm kế toán thì ai cũng biết là các tiệm sách bày bán đầy các quyển hướng dẫn các sơ đồ chữ T.

Ở topic này nhằm các mục đích sau :
- Hướng dẫn các qui trình hạch toán kế toán tránh gặp các bút toán trùng.
- Sẻ chia kinh nghiệm hạch toán, quản lý công tác kế toán cho từng phần hành để kế toán viên từng phần hành khi xử lý nghiệp vụ không bị đọng.
- Quản lý được đường đi các số liệu cũng như chứng từ gốc đang ở phần hành nào giữ.
- Các nhà SX phần mềm khi triển khai phần mềm kế toán đến các DN; tham vấn cho DN xây dựng tổ chức lại qui trình hạch toán kế toán.


Cám ơn anh ptm0412 rất nhiều đã dành thời gian lập vẽ các sơ đồ chữ T, góp ý nghiệp vụ cho topic và chỉnh trang lại sơ đồ chữ T theo góp ý của các thành viên và tôi cũng không quên gởi lời cám ơn đến tất cả các thành viên viết bài cho topic này.

Đây là động lực và niềm vui lớn của riêng tôi và của tất cả thành viên gia đình giaiphapexcel nói chung khi giaiphapexcel có những bài hữu ích mang đến cho cộng đồng.

Thân

Lê Minh Trí

 

[hong gam]

theo quy định của việt nam thì những tài khoản cấp 1 ( gồm 3 số) thì phải theo đúng quy định, không được tự ý thay đổi. còn từ tài khoản cấp 2, tùy theo nhu cầu, kế toán có thể tự mở. Tuy nhiên vấn đề như bác hai2hai trình bày cũng rất hợp lý. Mình cũng chẳng hiểu tại sao có nhiều người thích mở các tài khoản cấp 2 đại loại : Thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài (3312), trong nước (3311) làm chi nữa trong khi mọi nghiệp vụ phát sinh, chúng ta hạch toán đều đưa về con số đó là số tiền và cuối cùng là đưa lên bàng kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối phát sinh có cân hay không chứ đâu đưa loại nhà cung cấp trong nước hay nước ngoài đâu lên bảng đó đâu. Khi mình thanh toán hay thu tiền bằng ngoại tệ thì tài khoản 1112 hoặc 1122, bằng tiền đồng việt nam là 1111 hoặc 1121 nó đã 1 phản ánh loại tiền tệ rồi.
Trong trường hợp muốn phân nhỏ ra để dễ quản lý thì theo mình, ta nên mở các tài khoản ví dụ như 331A, 331B chẳng hạn. Bên cạnh ghi như vậy, chúng ta cũng nên mở 1 danh sách chi tiết nhà cung cấp ( tương tự khách hàng cũng vậy) ghi rõ: 331A là phải trả cho nhà cung cấp A, 331B là phải trả cho nhà cung cấp B ... để không bị lẫn lộn.

 

[ptm0412]

theo quy định của việt nam thì những tài khoản cấp 1 ( gồm 3 số) thì phải theo đúng quy định, không được tự ý thay đổi.

Hình như là đến cấp 3 (5 số) cũng phải theo quy định. Thí dụ 1111, 1112, 3333, 3334, 33311, 33312

Còn ý anh Hải là các thông số về đối tượng là những trường dữ liệu riêng, còn TK thì chỉ là 3 số. Như vậy dễ xử lý dữ liệu hơn trong lập trình. Thí dụ như trong Excel khỏi cần left(TK,3).

 

[hai2hai]

Sorry, cái này không phải quy định, mà thông thường (nếu không nói 100% trường hợp) chả nhà cung cấp nước ngoài nào chịu nhận tiền VND.

Mình ko thắc mắc chuyện đó, mình thắc mắc chuyện đỏ đỏ ở trên

Đúng thế. Kể cả khi có phần mềm đàng hoàng rồi, người dùng cũng mở TK chi tiết theo ý mình. Kế toán bọn mình có biết mấy về IT, miễn sao nhập liệu nhanh, ra báo cáo chính xác, đúng mẫu là được. Nếu làm bài bản như Hai2Hai thì mỗi khi thêm 1 đối tượng NCC, phải điền đủ bằng ấy field của đối tượng đó: loại tiền thanh toán, điều khoản giao dịch,...
Với lại, 1 đối tượng NCC có thể chấp nhận thanh toán bằng nhiều loại ngoại tệ, thì phải dựa vào từng hợp đồng, lại phải nhập liệu chi tiết cho mỗi hợp đồng vào PM, phải đăng ký số HĐ vào PM, khi thanh toán phải tra cứu số hợp đồng, ...
Rồi khi hợp đồng đã ký với đồng tiền này, khi thanh toán lại TT bằng đồng tiền khác (tất nhiên là có thoả thuận lại tỷ giá chuyển đổi) cũng lại là 1 vấn đề.
Nhân viên kế toán thông thường không phải ai cũng làm được.

Đúng rồi, khi thực hiện giao dịch, một số thông tin được bê từ mặc định từ chứng từ gốc (hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá,...), nếu ko có quy định thì sẽ lấy trên danh mục đối tượng liên quan, và có thể sửa lại trên chứng từ đang thực hiện nhập. Đó cũng là quy tắc mà các phần mềm phải làm.

Ngoài ra, Trên phần mềm về nguyên tắc ko thể hiểu cái số 1112 nó lại liên quan tới ngoại tệ được mà trên danh mục tài khoản, phải chỉ ra tài khoản đó là theo ngoại tệ hay đồng tiền cơ sở, tài khoản nào sẽ thể hiện vừa số lượng lẫn giá trị (ví dụ 15x), tài khoản nào thì có đối tượng chi tiết... (cái này được thế hiện rất rõ với phần mềm kế toán 1C của bên 1VS, mình cho đó là sự khoa học). Cũng tương tự, phần mềm sẽ ko dựa trên cái số 156 để hiểu đối tượng chi tiết là hàng hóa mà phải định nghĩa ngược lại, Inventory Item này là 156 hay 152,.... Nếu định nghĩa nhầm thì việc hạch toán sẽ nhầm. Khi làm được như vậy, thì sẽ không cần care tới số 111 hay là cái số 10000001 của bên nước ngoài là TK Tiền mặt (và chỉ có làm như thế thì mới có cụm từ: International support). Vì thế, sách tiếng anh nó mới hay viết Dr Cash in hand Cr AP... (và các phần mềm nước ngoài mới xuất hiện trên nhiều nước trên thế giới)

Hình như là đến cấp 3 (5 số) cũng phải theo quy định. Thí dụ 1111, 1112, 3333, 3334, 33311, 33312

Còn ý anh Hải là các thông số về đối tượng là những trường dữ liệu riêng, còn TK thì chỉ là 3 số. Như vậy dễ xử lý dữ liệu hơn trong lập trình. Thí dụ như trong Excel khỏi cần left(TK,3).

Mình dựa trên việc định nghĩa chứ ko bao giờ dựa trên trường CODE của dữ liệu để xử lý. Không bao giờ có khái niệm LEFT$(Code,3) = '111' trong coding cả. Tất cả các định nghĩa đều xác định theo ID (Primary Key) của đối tượng (trong đó Account cũng chỉ là 1 đối tượng bình thường)

Huống chi 3111 hay 3112 lại có sẵn trong hệ thống TK, lên báo cáo cũng phải tách riêng.

Cái này trong bản gốc của QĐ 48 ko có sẵn nhé, để mình soi lại xem QĐ 15 có quy định ko. Nếu ko thì như mình đã nói ở trên, viết như thế là viết kiểu đặc thù riêng, cách làm riêng.

 

[hong gam]

Hình như là đến cấp 3 (5 số) cũng phải theo quy định. Thí dụ 1111, 1112, 3333, 3334, 33311, 33312

dạ đúng rồi . Không phải hình như mà nó có sẵn trên bảng hệ thống TK, nhưng chỉ có 1 ít tài khoản thôi. Những tài khoản cấp 2 trở đi nếu được quy định sẵn trên bảng hệ thống tài khoản thì ta sử dụng chúng , những tài khoản khác bộ tài chính không ghi thì sẽ do mình tự mở theo nhu cầu.
Em cũng hiểu ý bác hai2hai . Cũng do thói quen và để dễ đối chiếu trên sổ chi tiết nên thường kế toán vẫn mở các tài khoản chi tiết cấp 2 trở đi Và em cũng thế, khpông ngoại lệ. (Chắc các bác phần mềm chịu khó cho thêm cái hàm LEFT thôi). Tuy nhiên, em thấy các bác có dẫn chứng những trường hợp như 3311, 3312... thì em thấy nó sẽ phức tạp thêm. Vì nếu nhà cung cấp nước ngoài mình có chừng 3 nhà cung cấp khác nhau, lúc này lại phải phân thêm cấp nữa sẽ dẫn đến phức tạp.

 

[cadafi]

Em đồng ý với anh Hai2hai về vấn đề này

Các bác toàn dân kế toán cứ làm hai2hai phải bật cái danh mục tài khoản lên để tra cứu

Dân ngoại đạo như hai2hai thì thích viết kiểu thế này (vì làm bao nhiêu lần rồi nhưng ko hiểu sao cái số tài khoản nó ko vào đầu (chắc quen bấm F4 hoặc gõ vài ký tự để tra cứu rồi), chỉ nhớ mỗi tiền mặt 111, tiền gửi 112, phải thu 131, ghét nhất và ko muốn nhớ nhất là 331, 1333, 334, 62x...). Chả hiểu sao đọc sách tiếng anh nó cũng toàn viết như thế, đọc rất dễ hiểu.

- Phản ánh giá trị hàng mua:
Dr Hàng hóa (156)
Cr Phải trả nhà cung cấp (331)
- Phản ánh tiền thuế GTGT:
Dr Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Cr Phải trả nhà cung cấp (331)

- Chiết khấu trên dòng hàng (giảm giá hàng bán)
(Không hạch toán vì trừ luôn vào giá trị hàng mua)

- Phản ánh chiết khấu thương mại:
Dr Phải trả nhà cung cấp (331)
Cr Hàng hóa (156)

Xem mấy sơ đồ ở trên (đối với dân ngoại đạo h2h) lại thấy chả khác gì xem mấy quyển sách sơ đồ hạch toán kế toán đã từng mua (Quyển của cô Hòa, 1 trong những người viết chuẩn mực kế toán VN).

Vì như bộ tài chính có quy định, doanh nghiệp không nhất thiết phải tuân theo hệ thống tài khoản theo quyết định 15, nếu sử dụng hệ thống tài khoản khác với hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam thì phải đăng ký với bộ tài chính.

Sơ đồ hạch toán không cần ghi mã số tà khoản, ghi tên tài khoản là đủ rồi. Còn mã số thì dĩ nhiên là có thể thay đổi, biết đâu mai này 511 không còn là tài khoản doanh thu nữa thì sao?

 

[Người Đưa Tin]

Xin thưa như thế này nhé, Hệ thống Tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, nhận thấy Hệ thống Tài khoản (HTTK)
TK cấp 1 - 3 số;
TK cấp 2 là 4 số (đặc biệt cấp 2 có 5 số - TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra và TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu).

Nhận xét :
Khi lập trình ta thường xây dựng Danh mục Tài khoản (DM TK định sẵn)
Cấu trúc DMTK định sẵn giả lập có những phần mềm xây dựng cấu trúc như sau Giả sử có 8 ký tự được phân như sau)
Cấp 1 - 3 số (Theo Bộ tài Chính) - 3 ký tự
Cấp 2 - 4 số (Theo Bộ tài Chính) - 4 ký tự
Đối với tài khoản cấp 2 không có ký tự thứ 4
Ở phần này mình cũng có tham vấn khi xây dựng DMTK nhằm để in ra các biểu mẫu cho đẹp mắt thường TK cấp 2 không có số gì thì tôi cho vào số 0.(Có quyền và được phép Mở theo chi tiết theo đối tượng - theo yêu cầu quản lý như 331, 113....)
Nhằm mục đích phần kết xuất báo biểu cho đẹp mắt, ví dụ :

• Khi in Bảng cân đối số phát sinh TK cấp 1 - thì chỉ thể hiện các TK có 3 số
• Khi in Bảng cân đối số phát sinh TK cấp 2 - thì chỉ thể hiện các TK có 4 số

Cấp 3 - 8 số (Cấp 3 gọi là cấp chi tiết), - 8 ký tự
Ký tự thứ 5. 6 gọi là đối tượng hoặc bộ phận (đối tượng công nợ - đối tượng bộ phận như Phòng ban/Xưởng trong đơn vị)
Ký tự thứ 7,8 gọi là chi tiết.

Thường làm kế toán để dễ nhất tôi chỉ cần thuộc tính chất của loại Tài khoản (Loại 1 đến loại 9) và loại TK số 0, còn TK cấp mấy tôi không cần quan tâm vì đã có công cụ hỗ trợ đã list-xổ xuống (giả sử được lập trình bằng excel hoặc lập trình bởi 1 phần mềm nào đó)

Một vài gợi ý nhỏ khi thiết lập danh mục hệ thống tài khoản.

 

[Mr Okebab]

Ở đâu có quy định này vậy? (Nếu là có quy định thì phải theo thôi) (ý mình nói là cái số 2 đó quy định là NCC nước ngoài ấy, chứ đã là nhà cung cấp nước ngoài thì phải thanh toán bằng ngoại tệ rồi.) Mình vẫn thắc mắc chuyện mở các tài khoản chi tiết gây ra việc .... khó nhớ

Trong danh mục nhà cung cấp, có thông tin về nhóm đối tượng (tùy theo quản lý mà phân nhóm), địa chỉ (Zipcode, Country, Provinve,...) và trên đó cũng quy định luôn loại ngoại tệ thanh toán, v.v...

Cũng như TK ngân hàng thì cũng chỉ rõ ra loại NT là đồng tiền gì

Chẳng có ở đâu quy định cả (VB pháp quy), tuy nhiên mọi người đang làm thế.
Số 1 cho là quan trọng nhất, hay diễn ra nhất, số 2 là cái tiếp theo, số 8 là những cái khác, số 9 là cái cuối cùng, chẳng còn gì mà nói

Cái gì cũng có cái lý do lịch sử và khách quan của nó :
- Khi Nhà nước muốn quản lý ngoại tệ, và cứ ngỡ rằng nếu các Doanh nghiệp liệt kê hết tất cả các nghiệp vụ ngoại tệ của mình thì việc kiểm soát ngoại tệ sẽ chặt chẽ hơn, nhưng hoàn toàn không như vậy. Vì vậy thị trường chợ đen vẫn nhộn nhịp lắm.
- Một số công ty đặt ra các tài khoản 3311 hoặc 3312 không hẳn chỉ nhằm cho . .Kế toán, bởi nhiều khi trong 1 báo cáo quản lý nội bộ nào đó, bắt buộc phải có phân chia ra công nợ, doanh thu . . theo các loại hình nhà CC, để nhanh và không sai (cái thuở ban đầu mà), thì phân chia như thế cho dễ. Đó cũng chính là tình trạng đặt tên : 1121VCB; 1121ABC; 1121TCB; 1121VIB . . . . nhằm chỉ rõ đấy là tiền việt (gửi) tại các ngân hàng
- ...........................

Và còn rất nhiều lý do nữa để nói rằng, đó là lịch sử và khách quan để lại.

Việc bác Hải thắc mắc đấy là bác đứng trên góc độ thế giới, góc độ IT để nhận xét về Kế toán, vì thế bác thấy nhiều điều vô lý, hoặc . . không có lý. Tuy nhiên, các bác ở Bộ Tài chính lại không đứng trên cái đó, các bác dựa trên cái đặc thù của Việt Nam, có học tập của thế giới để phát triển. Vì vậy nó cứ phải sửa mãi. Mà cái thuở ban đầu là chưa nghĩ đến . . máy tính. Híc
Và các anh IT khi cùng các bác Tài Chính kế toán nhà ta xây dựng phần mềm thì họ không (thể) thay đổi hệ thống Kế toán tài chính được, họ chỉ thay đổi phần mềm, logic để phần mềm có thể . . . chạy theo ý của các thông tư, quyết định

Đơn giản như phần mềm Hỗ trợ Kê khai Thuế, các bác IT nhà ta đã đồng hành với dân Tài chính Kế toán bao lâu rồi nhỉ ??? Vậy mà đến giờ có cái nào được gọi là vừa ý chưa ?? Mà toàn là các bác IT có vẻ là hoành tráng lắm, công ty cũng có tiếng lắm, thế mà cái con con không làm cho . . . đúng chuẩn mực IT. Có nhiều lý do để đổ lỗi, nhưng đã là IT (hay các công việc khác cũng như vậy - Theo đúng tinh thần của dân IT chính gốc) thì làm cho ra làm, không làm thì thôi, bởi nó là con đẻ của mình cơ mà. Đằng này chẳng có cái gì gọi là có sự liên quan, tương thông đến các phần mềm khác, rồi cuối cùng lại phải dựa vào cái anh excel để nhờ vả. Mỗi Ver ra đời lại có thêm một mẫu mới để dân Tài Chính Kế toán có việc làm. Thích thật!
Chán!

Nộp báo cáo cho các cơ quan hữu quan cũng vậy, số liệu là phải thống nhất, kịp thời, ít tốn chi phí. Vậy thì các bác xem lại, để làm ra một phần mềm tổng quát gì đó, để khi nhập các con số vào mẫu quy định thì nó sẽ ra tất cả các bảng biểu nộp cho các cơ quan hữu quan (Thuế, Hải Quan, Thống Kê, Đầu tư . . . ), các File này có thể gửi qua mạng hoặc thông qua việc Copy File . . .
Khi đó việc cập nhật số liệu của các Công ty cực kỳ dễ, chứ không như bây giờ lại mất thời gian nhập lại từ những cái DN . . in ra!!

Hoặc cứ cho các DN cái mã vạch 2 chiều, cung cấp miễn phí để ai dùng cũng được, sau đó họ tự tích hợp vào phần mềm của họ, cuối kỳ in một loạt ra các báo cáo theo quy định, thế là dễ cho người dân, và dễ cả cho người quản lý


......................................................

Đấy, còn rất nhiều cái để nói, bác cứ vào làm trong Tài chính Kế toán đi thì sẽ thấy rằng trong 1 công ty, nghề khổ nhất chính là . . Kế toán!

Chính em cũng phát chán lên rồi!!


Thân!

P/S : Hôm nọ bác Kế Toán Già Gân hỏi em : Nếu Cty mua về một chú Bẹc để bảo vệ Công ty, giá 40tr, có Hóa đơn. Rất hợp lý phải không ạ !! Vậy thì hạch toán cái 40tr ra làm sao ?? Các hệ lụy liên quan đến chú Bẹc này sẽ giải quyết như thế nào ?? Nước ngoài làm rất dễ, tuy nhiên Việt Nam lại chưa thấy . . !!

 

[Người Đưa Tin]

- Bài viết số # 60 - Xin cho hỏi tại sao khi ký quỹ mở LC, chúng ta không sử dụng tài khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn (TK 144). Nếu sử dụng tài khoản 1381 như vậy có vấn đề gì không? Việc thể hiện bản chất các mối quan hệ tài sản trên Balance Sheet có thể bị hiểu sai không?

Liên hệ bài viết số # 40 Quy trình hạch toán hàng nhập khẩu thanh toán bằng LC có ứng trước, và có vay NH

Xin được trả lời như sau :
- Phần thắc mắc của anh ca_dafi chính xác và nếu phải hạch toán ký quỹ thì phải hạch toán qua TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.

Ở đây do phát xuất từ quản lý nên anh ThuNghi có lý do dẫn đến việc hạch toán như sau :

Khi ký quỹ mở LC tại ngân hàng, có phát sinh như sau :

+ nếu mở LC tại ngân hàng trụ sở chính thì ngân hàng này mở TK riêng cho mình về TK ký quỹ, mở cho Doanh Nghiệp số TK riêng.
+ nếu mở LC tại Chi Nhánh thì khoản tiền ký quỹ - các sổ phụ chứng từ ngân hàng họ không có tách ra riêng và cũng không có mở thêm/riêng TK cho doanh nghiệp. (Lưu ý chỗ này sổ phụ - số dư tiền gởi lúc đó phải ngầm hiểu là có cả phần đã trích tiền gởi ký quỹ)


Anh ThuNghi dùng TK 138 (Các khoản phải thu) xem tài khoản trung gian có mục đích xử lý như sau :
- Tập hợp và trích TK tiền gởi ngân hàng để ký quỹ mở LC (Nợ 138 / Có 122) – nếu có tiền ngoại tệ và cả đồng VN
- tập các khoản tiền vay của ngân hàng vào TK 138 (Nợ 138 / Có 311)
Khi thanh toán cho khách hàng - anh ghi (bình toán lại TK 138)
- Nợ 331 / Có 138.

Tôi xin có ý kiến như sau :

Trường hợp ngân hàng mở riêng TK cho mình thì lúc ấy mình vẫn mở thêm TK 112 (TK tiền gởi Ký quỹ LC) vẫn được không nhất thiết qua 144 - hoặc 138. Tôi vẫn xem ngân hàng là đối tác khách hàng đồng thời dõi theo quản lý được Dòng Tiền tại ngân hàng (Lưu chuyển tiền tệ)

Ví dụ : (Trở lại theo bài của anh ThuNghi)

1/ Ngày 01/06/08 ký quỹ 10% mở LC nhập hàng của Công Ty ThuNghi Corp trị giá LC: 1.000.000 JPY tỉ giá: 156VND/JPY (1.000.000 x 10% x 156.00 = 15.600.000 )

1a – Trích TK VNĐ (Mua Yen Nhật ký quỹ mở LC)

Nợ 113 (Yen Nhật gởi ký quỹ mở LC) : 15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY

Có 1121AAVND (VNĐ gởi không kỳ hạn) : 15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY​

1b – Căn cứ giấy báo có - sổ phụ ngân hàng hạch toán tiền ký quỹ (Mua Yen Nhật)​

Nợ 1122AAYEN (Yen Nhật gởi ký quỹ mở LC) : 15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY

Có 113 (Tiền đang chuyển) : 15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY​

1c – Trích Tài khoản ký quỹ (TT tiền hàng NK)

NỢ 331ThuNghi Corp : 15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY​

Có 1122AAYEN :15 600.000 dồng # 1.000.000 JPY​

2a/ Ngày 01/07/08 Vay 8.461,08USD (8.461,08 x 16.700=141,300,036)

Bút toán 2a ​

Nợ 1122AAYEN (vay USD chuyển qua Yen Nhật) - Số tiền : 141,300,036​

Có 3112-(tiền vay ngân hàng AA – USD) - Số tiền : 141,300,036​

2b/ Ngày 01/07/08 Thanh toán đồng thời 90% LC # 900.000JPY TG 157 (1000000*0.9*157=141,300,000)
Bút toán 2b

Có 1122AAYEN : 141,300,000​

NỢ 331ThuNghi Corp : 141,300,000​

(Xin được phép bỏ qua các bút toán xử lý chênh lệch tỉ giá giữa tiền vay và các khoản thanh toánh cho nhà cung cấp ThuNghi Corp)

Nhờ các anh chị cho thêm ý kiến

Lưu ý hiện nay các khoản ký quỹ bảo hành cho khách hàng hoặc ký quỹ mở LC
+ nếu mở LC tại ngân hàng trụ sở chính thì ngân hàng này mở TK riêng cho mình về TK ký quỹ, mở cho Doanh Nghiệp số TK riêng.
+ nếu mở LC tại Chi Nhánh thì khoản tiền ký quỹ - các sổ phụ chứng từ ngân hàng họ không có tách ra riêng và cũng không có mở thêm/riêng TK cho doanh nghiệp. (Lưu ý chỗ này sổ phụ - số dư tiền gởi lúc đó phải ngầm hiểu là có cả phần đã trích tiền gởi ký quỹ)

Sửa lại bút toán 1 thông qua tài khoản 113 - Tiền đang chuyển (Để tránh bút toán trùng)


Thân

 

[ThuNghi]

- Phần thắc mắc của anh ca_dafi chính xác và nếu phải hạch toán ký quỹ thì phải hạch toán qua TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.

Ở đây do phát xuất từ quản lý nên anh ThuNghi có lý do dẫn đến việc hạch toán như sau :

CQ em là DN nhỏ, theo 48 nên không có TK144 và TK113.
Mấy Bác làm DN lớn mà quên DN nhỏ.