Lọc dữ liệu bằng kỹ thuật Advanced Filter
Bước 1: Bổ sung ít nhất là 3 dòng trống vào phía trên của vùng dữ liệu muốn lọc. Các dòng trống vừa bổ sung sẽ được dùng làm vùng nhập điều kiện lọc Criteria. Copy tiêu đề của vùng dữ liệu vào dòng đầu tiên của vùng Crieria.
Lưu ý 1: không định dạng theo Merge Cell và không có ô trống đối với tiêu đề của vùng dữ liệu muốn lọc, toàn bộ vùng dữ liệu muốn lọc cũng như tiêu đề của vùng Criteria .
Bước 2: Ngay dưới dòng tiêu đề của vùng Criteria, tiến hành nhập các điều kiện lọc theo nguyên tắc sau.
Một số ví dụ về cách lập điều kiện lọc
1. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn một số điều kiện đối với một cột
Ví dụ 1:
2. Lọc dữ liệu trong bảng, ứng với mỗi cột khác nhau cùng thỏa mãn một điều kiện nào đó
Ví dụ 2:
3. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn hoặc một điều kiện này hoặc một điều kiện khác ứng với mỗi cột khác nhau
Ví dụ 3:
4. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn hoặc cùng một số điều kiện này hoặc cùng một số điều kiện khác ứng với nhiều cột khác nhau (một trong hai bộ điều kiện ứng với hai cột)
Ví dụ 4:
5. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn nhiều bộ điều kiện khác nhau trong một cột
Ví dụ 5:
6. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn các điều kiện được tạo ra từ kết quả của một công thức
Ví dụ 6:
Lưu ý 2: khi sử dụng công thức để lập điều kiện lọc
- Công thức dùng để xác định điều kiện lọc phải sử dụng tham chiếu tương đối (relative reference) tới dòng dữ liệu đầu tiên trong vùng được lọc. Các tham chiếu khác trong công thức phải là tham chiếu tuyệt đối. Và kết quả mà công thức trả về phải là giá trị TRUE hoặc FALSE. Ví dụ, công thức =C7>AVERAGE($C$7:$C$10) sẽ cho kết quả là các dòng có giá trị trong cột C lớn hơn giá trị trung bình của vùng C7:C10
7. Lọc dữ liệu trong bảng, thỏa mãn các điều kiện lọc có sử dụng ký tự thay thế
Bước 3: Nhắp chuột vào một ô trong vùng dữ liệu muốn lọc
Bước 4: Gọi menu Data -> Filter -> Advanced Filter
Bước 5: - Nếu muốn lọc theo cách giấu các dòng không thỏa mãn điều kiện lọc, kích chọn Filter the list, in-place
- Nếu muốn chép kết quả lọc ra một vùng khác, trong worksheet hiện hành, kích chọn Copy to, sau đó kích chọn vào góc trên bên trái của vùng định chép kết quả lọc vào.
Bước 6: Nhập địa chỉ tham chiếu tới vùng đặt điều kiện lọc Criteria, nhớ là địa chỉ đó phải bao gồm cả dòng tiêu đề của vùng Criteria.
Bước 7: Đê thay đổi kết quả lọc, hãy thay đổi giá trị của điều kiện lọc, sau đó thực hiện lại các bước từ 3 đến 6
Lưu ý 3: - Bạn có thể đặt tên cho vùng chứa điều kiện lọc là Criteria, vùng chứa dữ liệu muốn lọc là Database và Extract cho vùng chép dữ liệu lọc. Bằng cách này địa chỉ tham chiếu của chúng sẽ được tự động đưa vào các ô tương ứng trong hộp thoại Advanced Filter.
- Khi chép dữ liệu lọc được qua một vùng khác, bạn có thể chỉ định các cột nào sẽ được chép. Trước khi tiến hành lọc, Copy tiêu đề của các cột mà bạn muốn chỉ định dữ liệu sẽ được chép vào dòng đầu tiên của vùng chép dữ liệu lọc
