Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và hình thức kế toán trên máy vi tính

[Đào Việt Cường]

I - QUY ĐỊNH CHUNG
4. Các thuật ngữ trong Thông tư này được hiểu như sau:
Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
II - QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị kế toán:
1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán
1.2. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có
1.3. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán
1.4. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
4. Vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán
a. Đơn vị kế toán phải lựa chọn phần mềm kế toán có đủ tiêu chuẩn của phần mềm kế toán quy định tại Điểm 1.1 Mục 1 Phần II Thông tư này.
b. Đơn vị kế toán chưa có đầy đủ các điều kiện áp dụng phần mềm kế toán quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này thì có thể lựa chọn các phần mềm kế toán chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại điểm 1.2, 1.3 và 1.4 Mục 1 Phần II Thông tư này.
c. Đơn vị kế toán có đầy đủ các điều kiện quy định tại Mục 3 Phần II Thông tư này và có các yêu cầu về nối mạng, tổng hợp thông tin trong diện rộng, nhanh, hàng ngày,… thì lựa chọn các phần mềm kế toán có đầy đủ các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư này và có các tiêu chuẩn khác cao hơn.

Dear all,
--------
Em xin tóm tắt một số nội dung chính của Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để mọi người có những đánh giá tổng quát.
Riêng cảm nhận của cá nhân em thì cho rằng sự ra đời của thông tư này dường như không có ảnh hưởng gì đến "cuộc sống hàng ngày" của chúng ta. Em có cảm giác Thông tư mới là bản dự thảo, nhiều thuật ngữ sử dụng còn chưa chính xác (ví dụ: "số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập" - nhấn mạnh từ "truy cập"), nhiều đoạn văn lủng củng, không thể hiện được tính bắt buộc hay hướng dẫn của một Thông tư (ví dụ: "Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức phần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song với việc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán) hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức" - đương nhiên rồi!). Nhưng đó không phải là vấn đề gây tranh cãi mà điều đáng nói ở đây là tính bắt buộc trong Thông tư này.
Hãy xem mục 4, Phần 2 - Vận dụng các tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán và Tổ chức thực hiện cũng không quy định rõ trách nhiệm của người có trách nhiệm thực hiện(!). Theo em nếu cơ quan chức năng dựa trên văn bản này để đưa ra các quy định xử lý hành chính thì chưa đủ cơ sở - nếu không muốn nói là vô lý.
Trở lại chủ đề chính: Excel có được coi là phần mềm kế toán không?
Trả lời được câu hỏi này theo em cần phải xét tới một số yếu tố. Excel là "phần mềm" thì đương nhiên rồi, nhưng để trở thành phần mềm kế toán thì cần phải thoả mãn một số tiêu chí:
- Tự động hoá quá trình ghi sổ và lập sổ sách, báo cáo. Mức độ "tự động hoá" cũng là vấn đề đáng bàn nhưng ở đây chỉ nên xét ở góc độ Excel hỗ trợ kế toán trong việc ghi chép và xử lý số liệu kế toán. Nghĩa là thay vì làm bằng tay phải qua bao nhiêu xử lý kế toán mới ghi chép vào sổ kế toán và tổng hợp số liệu vào báo cáo thì với Excel, kế toán chỉ cần cập nhật chứng từ phát sinh vào bảng kê, ngay lập tức in ra các sổ và báo cáo. Đây cũng là tiêu chuẩn của Phần mềm kế toán được quy định trong Thông tư 103 và Excel cũng có thể đạt được tiêu chuẩn đó.
- Số liệu đầy đủ, chính xác, đáp ứng đúng yêu cầu quản lý và các quy định hiện hành của Luật kế toán. Xét cho cùng sản phẩm của kế toán là các báo cáo kế toán và dù làm bằng phần mềm hay công cụ "không phải là phần mềm" thì số liệu kế toán cũng phải đầy đủ, chính xác. Khi đơn vị cung cấp báo cáo kế toán cho bên thứ ba phải cam đoan rằng số liệu kế toán là chung thực, đúng đắn, đầy đủ... chứ không cam đoan số liệu đó được in từ một phần mềm tốt. Và thực tế các bên sử dụng quan tâm và đánh giá tính trung thực của báo cáo kế toán chứ không đánh giá tính hiệu quả của phần mềm kế toán mà đơn vị sử dụng.
- Tính bảo mật: với điều kiện tin học như hiện nay việc bảo đảm dữ liệu trên Excel luôn phù hợp với các báo cáo đã nộp cho cơ quan chức năng không phải là việc làm khó. Và theo em tính bảo mật ở đây cũng không nhất thiết phải đáp ứng tiêu chuẩn: có phân quyền và lưu vết. Bảo mật nên được hiểu theop nghĩa là số liệu kế toán đã được bảo vệ như thế nào, thậm trí chỉ cần áp dụng cơ chế hành chính cho việc quản lý các tài liệu này. (Ví dụ ghi ra đĩa CD để lưu trữ hoặc quy định trách nhiệm cho bộ phận quản lý thông tin (nếu có))
Cuối cùng, trong chủ đề này em muốn nhấn mạnh những ảnh hưởng trực tiếp đối với người làm kế toán bằng Excel. Một điều chắc chắn rằng trong quá trình thanh tra, kiểm tra, cơ quan chức năng phải căn cứ vào số liệu số sách mà đơn vị đã lập (viết tay hoặc in) và nộp vào cuối mỗi niên độ kế toán chứ không thể căn cứ vào số liệu trên máy vi tính. Và mức độ trung thực, chính xác, đúng quy định của báo cáo kế toán in ra từ phần mềm kế toán và báo cáo in ra từ Excel là như nhau. Nhiều trường hợp báo cáo in ra từ Excel còn chính xác và đúng tiêu chuẩn hơn so với báo cáo in ra từ một số phần mềm kế toán. Nhiệm vụ của chúng ta - những người làm kế toán bằng Excel - là xây dựng các báo cáo với tiêu chuẩn đó.
Tuy nhiên có một số mẫu sổ kế toán không thực sự phù hợp với cách ghi chép bằng máy. Chẳng hạn kết cấu Sổ nhật ký chung như quy định hiện nay yêu cầu phải có cột Tài khoản, Số tiền phát sinh Nợ, Số tiền phát sinh Có. Nếu làm bằng Excel kết cấu này sẽ không hợp lý cho việc tổ hợp, trích lọc số liệu. Kết cấu cột: Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số Phát sinh dường như thích hợp hơn.
Vậy chúng ta có được tự ý thay đổi kết cấu sổ kế toán? Mức độ thay đổi ra sao?
Đây cũng là câu hỏi đáng được quan tâm.

 

[Nguyễn Duy Tuân]

Dear all,
--------
... Chẳng hạn kết cấu Sổ nhật ký chung như quy định hiện nay yêu cầu phải có cột Tài khoản, Số tiền phát sinh Nợ, Số tiền phát sinh Có. Nếu làm bằng Excel kết cấu này sẽ không hợp lý cho việc tổ hợp, trích lọc số liệu. Kết cấu cột: Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số Phát sinh dường như thích hợp hơn.

Dữ liệu ghi chép phải là một sổ khác, có cột TKNO, TKCO, ...các cột là cơ sở để trích lọc. Với sổ NKC, ta coi đó là một dạng report, Khi cần, bấm một nút thì nó cho ra luôn (lấy từ sổ gốc).

(Tại sao có nút bấm đó? Hãy hỏi GPE!)

 

[hai2hai]

Dear all,
--------

- Tính bảo mật: với điều kiện tin học như hiện nay việc bảo đảm dữ liệu trên Excel luôn phù hợp với các báo cáo đã nộp cho cơ quan chức năng không phải là việc làm khó. Và theo em tính bảo mật ở đây cũng không nhất thiết phải đáp ứng tiêu chuẩn: có phân quyền và lưu vết. Bảo mật nên được hiểu theo nghĩa là số liệu kế toán đã được bảo vệ như thế nào, thậm trí chỉ cần áp dụng cơ chế hành chính cho việc quản lý các tài liệu này. (Ví dụ ghi ra đĩa CD để lưu trữ hoặc quy định trách nhiệm cho bộ phận quản lý thông tin (nếu có))

Tính bảo mật ở đây ko chỉ đơn giản như thế Cường à.

Ở nước ngoài, ko phải ai cũng có khả năng tạo được 1 giao dịch có giá trị 100 triệu đồng hay 1 tỷ đồng (vì họ coi 1 giao dịch như vậy là được chấp nhận về mặt pháp lý hẳn hỏi chứ ko cần in ra giấy để ký duyệt). Tương từ, từ hệ thống của DN, 1 người có thể thực hiện lệnh chuyển tiền qua hệ thống được tích hợp (1 cách pháp lý) với tất cả các ngân hàng trên thế giới (vì Interface đó bây giờ là chuẩn rồi mà). Nhưng nếu ai vào hệ thống mà cũng làm được cái lệnh đó thì có mà tiêu đời doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc bảo mật theo 5 mức, đặc biệt là theo mức bảo mật ứng dụng, bảo mật mức mạng và bảo mật mức hệ điều hành cùng với mức CSDL là khá quan trọng.

À, dĩ nhiên là ko tính 1 hệ thống chỉ có 1 người tham gia, 1 người tham gia thì ko cần care lắm đến tính bảo mật như Cường nói mà chỉ là "Cất dữ liệu đi" cho an toàn thôi. (gọi là an toàn dữ liệu chứ chưa đủ để gọi là bảo mật dữ liệu)

Tuy nhiên, ở ta thì chưa có chuyện đó vì mọi thứ vẫn còn phải qua chữ ký của các cấp có thẩm quyền, phải in ra giấy tờ vì mọi thứ chưa được chấp nhận chính thức. Tuy nhiên ở các DN đang áp dụng ERP thì mọi chuyện đã gần được như vậy rồi đó.

Mấy thằng bạn anh nó làm ở 1 vài công ty nước ngoài, nó toàn tiêu quan hệ thống thẻ thôi. Chả mấy khi có xu nào trong túi (trừ khi đi ... chợ). Không biết bao giờ ở VN đến giai đoạn đó nhỉ.

 

[Đào Việt Cường]

Dear hai2hai,
-------------
Nói như anh 222 thì các phần mềm kế toán trong nước phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật?
Vậy thì các phần mềm kế toán không đáp ứng được tiêu chuẩn về bảo mật thì xẽ bị xử lý như thế nào? Theo như tình thần của Thông tư 103 thì hình như... "chẳng sao cả", doanh nghiệp vẫn "có thể lựa chọn các phần mềm kế toán chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại điểm 1.2, 1.3 và 1.4 Mục 1 Phần II Thông tư này"(?!). Em nghĩ tiêu chuẩn này chẳng có giá trị gì đối với một phần mềm kế toán dù đã đạt các tiêu chuẩn đưa ra - kể cả phân quyền và lưu vết - nhưng dữ liệu lại được sao chép, chỉnh sửa quá dễ dàng mà không cần thông qua chương trình kế toán đó.
Theo em tiêu chuẩn về bảo mật của phần mềm kế toán quy định trong thông tư chỉ là "tiêu chuẩn khuyến khích". Nếu là bắt buộc thì điều kiện đó phải được đặt trong môi trường lý tưởng khi mà trình độ tin học của quần chúng ở mức độ cao. Nhưng một khi xã hội đạt được trình độ đó thì yêu cầu về bảo mật thông tin kế toán không dừng lại ở việc phân quyền và lưu vết trong phần mềm. Vấn đề vẫn là làm sao dữ liệu kế toán được đảm bảo, không bị hỏng hóc hay bị sao chép ra bên ngoài. Theo quy định hiện hành tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán phải được lưu ít nhất 20 năm. Nghĩa là dữ liệu đó không chỉ được bảo vệ trong quá trình sử dụng mà phải được đảm bảo tuyệt đối an toàn trong suốt 20 năm sau đó.
Cho nên trong giai đoạn này, theo em thay vì quy định các tiêu chuẩn của công nghệ, Thông tư nên đề cập nhiều hơn việc hướng dẫn người làm kế toán bảo vệ dữ liệu thật an toàn, phù hợp trong điều kiện còn lạc hậu.

 

[hai2hai]

Dear hai2hai,
-------------
Nói như anh 222 thì các phần mềm kế toán trong nước phải đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật?
Vậy thì các phần mềm kế toán không đáp ứng được tiêu chuẩn về bảo mật thì xẽ bị xử lý như thế nào? Theo như tình thần của Thông tư 103 thì hình như... "chẳng sao cả", doanh nghiệp vẫn "có thể lựa chọn các phần mềm kế toán chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại điểm 1.2, 1.3 và 1.4 Mục 1 Phần II Thông tư này"(?!). Em nghĩ tiêu chuẩn này chẳng có giá trị gì đối với một phần mềm kế toán dù đã đạt các tiêu chuẩn đưa ra - kể cả phân quyền và lưu vết - nhưng dữ liệu lại được sao chép, chỉnh sửa quá dễ dàng mà không cần thông qua chương trình kế toán đó.
Theo em tiêu chuẩn về bảo mật của phần mềm kế toán quy định trong thông tư chỉ là "tiêu chuẩn khuyến khích". Nếu là bắt buộc thì điều kiện đó phải được đặt trong môi trường lý tưởng khi mà trình độ tin học của quần chúng ở mức độ cao. Nhưng một khi xã hội đạt được trình độ đó thì yêu cầu về bảo mật thông tin kế toán không dừng lại ở việc phân quyền và lưu vết trong phần mềm. Vấn đề vẫn là làm sao dữ liệu kế toán được đảm bảo, không bị hỏng hóc hay bị sao chép ra bên ngoài. Theo quy định hiện hành tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán phải được lưu ít nhất 20 năm. Nghĩa là dữ liệu đó không chỉ được bảo vệ trong quá trình sử dụng mà phải được đảm bảo tuyệt đối an toàn trong suốt 20 năm sau đó.
Cho nên trong giai đoạn này, theo em thay vì quy định các tiêu chuẩn của công nghệ, Thông tư nên đề cập nhiều hơn việc hướng dẫn người làm kế toán bảo vệ dữ liệu thật an toàn, phù hợp trong điều kiện còn lạc hậu.

Cường nói cũng đúng. Anh cũng đọc qua những "tiêu chuẩn khuyến khích" đó cả rồi. Anh cũng đã từng nói là những tiêu chuẩn đó là khá chung chung.

Nhưng nếu ai đã từng tham gia những hệ thống lớn thì thấy hầu hết họ học từ những yêu cầu của giải pháp đó ra cả. Bên Bộ tài chính và cả 1 ngành tài chính công đang thực hiện triển khai dự án TABMIS về tài chính công (Financial Public Sector) cho toàn ngành trên phạm vi toàn quốc (tài chính, kho bạc, thuế, v.v...) - đơn vị trúng thầu là IBM + Oracle + FTP + xyz gì đó nữa. 1 dự án mà trước khi họ làm đã phải đọc bao nhiêu tài liệu thầu trong đó có rất nhiều yêu cầu kỹ thuật. Vì thế ko phải các vị trên bộ đều ko hiểu biết lắm đâu.

Vấn đề lưu vết thì PMKT nào trên thị trường cũng đã làm được rồi Cường ạ. Đơn giản là vài cái triggers là xong nên ai cũng làm được.

Còn chuyện "ai cung nhập được dữ liệu từ ngoài chương trình" thì ko phải PM nào cũng được đâu Cường ạ. Tại Cường chưa để ý đến khái niệm Bảo mật mức HDH, bảo mật mức chính sách.

- Bảo mật mức HDH là ko phải user nào của HDH (Windows, Unix chẳng hạn) cũng có thể có những quyền truy cập vào resources được như nhau, đặc biệt là quyền truy cập vào Database (được đặt trên máy chủ chứ ko phải trên PC của Cường ngồi).

- Bảo mật mức chính sách: Không phải ai cũng có thể ngồi vào máy chủ database, cũng có thể có account vào máy chủ được. Vì thế ko thể muốn làm gì trong máy chủ cũng DB được.

Số những đơn vị (thường là sản xuất) có máy chủ và có nhiều người tham gia hệ thống IT của DN thì cũng ko phải là hiếm đâu Cường ạ (Dĩ nhiên những hệ thống đó ko có khái niệm mấy triệu đồng như các PMKT cấp thấp bán rồi).

Cái đó mới là 1 phần nhỏ của bảo mật thôi.

Tóm lại, đọc thông tư đó mới đầu tưởng chừng như toàn là những viển vông, nhưng đối với những người làm PM thì hầu hết họ đều làm được những yêu cầu đó, chỉ có điều để làm được PM có tính chuyên nghiệp cao thì thực sự khó (và Tuân cũng nói ở trên đó, ko phải công ty nào cũng làm được) vì khi làm mới thấy biết bao nhiêu việc để làm theo (cái mà anh hay nói là 1 PM tốt thì phải có cả 1 hệ thống chạy theo tốt, phải take care ko chỉ riêng mặt kỹ thuật mà còn về tính sẵn sàng/chuyên nghiệp cao về tài liệu các thể loại, về khả năng support, bán hàng, tính nghệ thuật, v.v...). Vì thế mới thấy các công ty PM nước ngoài tuy chỉ SX 1 PM KT thôi nhưng họ lại có rất nhiều người tham gia và SP của họ khi đã tung ra thường .... khó có thể chê từ bộ cài đặt chương trình đến cái file help)

 

[Mr Okebab]

Chóng cả mặt !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Với tình hình hiện tại của Việt Nam thì có được mấy phần mềm kế toán theo đúng tiêu chuẩn. Ngay cả MISA được BTC support cũng đã đạt được tiêu chuẩn đó đâu (đảm bảo tất cả mọi tiêu chuẩn theo đúng nghĩa của nó).
Thế thì dân đen còn thở dài nhiều.
Thôi thì đành đi cửa sau vậy (và cũng đang làm như vậy).
!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

 

[Đào Việt Cường]

Dear all,
--------
Em sợ bàn luận của mình đi ngoài chủ đề chính là "Tiêu chuẩn phần mềm kế toán và hình thức kế toán trên máy vi tính". Nhưng ngẫm ra, hình như những vấn đề đang thảo luận về bản quyền lại là vấn đề nóng trong việc ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán hiện nay.
Những ý kiến của em đưa ra ở trên chỉ nhằm "biện hộ" rằng số liệu kế toán được làm từ phần mềm Excel cũng phải được thừa nhận mặc dù nó không hoàn toàn đạt được cái gọi là "Tiêu chuẩn" của một phần mềm kế toán. Phần nhiều các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là doanh nghiệp nhỏ, bộ máy kế toán chỉ vài ba người (có nơi chỉ có một người, có nơi đi thuê...). Ấy là do cơ chế "Mở", nhưng chuyện đó không đáng bàn bằng việc họ phải đầu tư như thế nào một phần mềm kế toán để tương xứng với bộ máy kế toán quá... gọn nhẹ đó?
Thực tế thì đại đa số trong số họ chọn Excel để xử lý. Nếu không nói tới vấn đề bản quyền thì lựa chọn đó là hợp pháp, và đương nhiên các số liệu kế toán là hợp pháp - trên phương diện ứng dụng. Nếu các số liệu được trình bày đầy đủ, rõ ràng, trung thực thì số liệu đó đã đạt yêu cầu. Nhà nước hướng dẫn thì được chứ không nên quy định doanh nghiệp phải triển khai ứng dụng các phần mềm có đủ tiêu chuẩn như đã đưa ra.
Không phủ nhận vai trò của tin học hoá, song em vẫn muốn nhấn mạnh là trong lĩnh vực kế toán, cái mà người ta quan tâm là báo cáo - thông tin tài chính, chứ không phải là phần mềm kế toán - công cụ tạo ra báo cáo đó!
Em cho rằng Thông tư này nên tập trung vào các đối tượng là công ty sản xuất, gia công phần mềm kế toán, khi mà họ muốn cho ra đời một sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Khi đó sẽ không có chuyện "có thể lựa chọn các phần mềm kế toán chưa có đầy đủ các tiêu chuẩn" một cách tuỳ tiện như thế nữa!

 

[hai2hai]

Thực tế thì đại đa số trong số họ chọn Excel để xử lý. Nếu không nói tới vấn đề bản quyền thì lựa chọn đó là hợp pháp, và đương nhiên các số liệu kế toán là hợp pháp - trên phương diện ứng dụng.

Excel muốn dùng là phải mua Cường à.

Nếu các số liệu được trình bày đầy đủ, rõ ràng, trung thực thì số liệu đó đã đạt yêu cầu. Nhà nước hướng dẫn thì được chứ không nên quy định doanh nghiệp phải triển khai ứng dụng các phần mềm có đủ tiêu chuẩn như đã đưa ra.

Anh cũng đồng ý quan điểm này. Nhưng lý do thì lại khác. Đáng ra tiêu chuẩn về PMKT là do thị trường đưa ra. (Ở nước ngoài thì có nhiều tổ chức đưa ra những tiêu chí lựa chọn PM (chứ ko phải là tiêu chuẩn và cũng ko bắt buộc). Dĩ nhiên DN ko lựa chọn đúng thì thiệt cho chính doanh nghiệp thôi.

Không phủ nhận vai trò của tin học hoá, song em vẫn muốn nhấn mạnh là trong lĩnh vực kế toán, cái mà người ta quan tâm là báo cáo - thông tin tài chính,...

Cái mà DN quan tâm đáng ra phải là cost-benefit là bao nhiêu khi áp dụng hệ thống thông tin chứ ko phải đơn giản như vậy. (Nghĩa là lợi ích của việc áp dụng hệ thống IT đó lớn hơn bao nhiêu cái chi phí bỏ ra. (tổng chi phí chứ ko chỉ là cái giá của PM đâu nhé, ví dụ tiền chi thêm cho nhân viên để sử dụng cái PM đó cũng tính là chi phí, hoặc chi phí cơ hội khi sử dụng PM đó, v.v...)) Còn lợi ích thì là những lợi ích gì, đo đạc thế nào (kiểu gì cũng đo ra đơn vị đo là tiền hết) thì ...dài quá, ko nói hết ở đây được.

SAP President said: "Quý vị, những ngài giám đốc, các ngài mới là người phát triển công ty của các ngài chứ ko phải PM của chúng tôi" (Đại khái là thế, ko rõ câu tiếng anh thế nào nữa)

Trong hệ thống báo cáo quản trị DN, người ta cần 2 loại thông tin (mình chỉ hay nói đến báo cáo thôi) là thông tin cho External và thông tin phục vụ Internal control (gọi chung là phục vụ quản trị). External có thể là các cổ đông ngoài công ty, các nhà đầu tư, các nhà cho vay tiền (banking chẳng hạn), nhân viên, và các cơ quan chủ quản (thuế má, v.v...). Còn Internal control thì phục vụ ban lanh đạo của công ty. Có thông tin vừa phục vụ cho external, vừa phục vụ cho Internal như các báo cáo tài chính chẳng hạn.

Như anh đã nói ở topic trên mà. Muốn đạt được những tiêu chí đó thì các DN làm PM phải cố thôi. (Nói thì dễ mà làm khó vô cùng). Anyways, ai cũng đang cố gắng .... bò lên đỉnh Olimpia

 

[handung107]

Hiện giờ, chị chỉ quan tâm là làm sao để các CB thuế không bắt chúng ta phải chép sổ lại bằng tay khi chúng ta làm kế toán trên Excel thôi. Nghe đâu chi cục thuế quận Tân Bình bắt chép sổ tay đó, nếu em không đăng ký cụ thể là sử dụng PM kế toán nào cả. Khi đăng ký PMKT, em phải đăng ký mẫu sổ sách, tên của PM, hướng dẫn sử dụng...Như vậy, chúng ta sẽ thảo luận cụ thể trong Topic này là "Làm sao để chúng ta có thể được BTC ghi nhận hình thức chép sổ bằng máy vi tính bằng PM Excel ???"

 

[nguyenthevu]

Vừa rồi, bên mình lên chi cục để hỏi và được trả lời 1 câu xanh zờn: "Trừ khi sử dụng phần mềm của Tổng Cục Thuế thì được công nhận, nếu không thì không công nhận cái gì hết. DN muốn làm bằng tay hay bằng máy, dùng phần mềm mua hay tự viết hoặc excel gì thì tùy, không phải thông báo hay đăng ký gì sất. Miễn sao nếu in sổ từ máy tính ra thì phải đóng tập theo đúng quy định." Hic, nghe mà vừa mừng vừa run, mừng vì nghe có vẻ không cấm nhưng lại thòng cho một đoạn không công nhận. *****

 

[ThuNghi]

Theo tôi nghỉ: có thể vận dụng như sau:
- Phần mềm kế toán: KT-GPE
- Ngôn ngữ: Visual Basic,VBE và Excel
Vận dụng như vậy là đảm bảo, PM có tên và NN không dơn thuần là EX

PM KT-GPE là gì? Xin tham khảo GPE, và tạo 1 form đăng nhập đơn giản để logon. Các Mod GPE có thể tạo 1 PM kế tóan đơn giản nhất để cho anh em đăng ký. Thương hiệu KT-GPE hình như chưa có, phải nhanh thôi.
Bắt đầu Ver 0 là TM với một vài cái đã có trên GPE, còn lại Ae tự vận dụng.

Để tôi vận dụng thử: PM ThuNghiKT, các bạn triển khai nhé!

 

[Mr Okebab]

He he he , ThuNghi nhanh quá nhỉ.
Nghe đơn giản nhưng phức tạp lắm, muốn dễ được dễ. Muốn khó thì khó. Thuế là vậy mà.
Họ đâu cần biết ngôn ngữ là gì, tự động là gì. Chỉ cần thấy giao diện Excel là họ nói rằng đây không phải là phần mềm (bởi hàng ngày họ cũng làm trên Excel rồi, họ quá rành Excel rồi còn gì !!??). Thế mới pó tay chứ.
là một nhà quản trị DN, mình thường cho phép Kế toán đi đường tắt, nhanh, gọn, đỡ phải suy nghĩ. Tất nhiên là có mức trần của nó, đừng để cái gì vượt khung.
Thân!

 

[ThuNghi]

Thì vẫn làm giao diện bằng form, chỉ cần 1 form Thu Chi thôi, khi cần nhập thì nhập, mấy ai mà xem.

 

[Mr Okebab]

Nhưng các report thì vẫn là excel. Thế mới khổ chứ.

 

[hai2hai]

Miễn sao nếu in sổ từ máy tính ra thì phải đóng tập theo đúng quy định."[/I] Hic, nghe mà vừa mừng vừa run, mừng vì nghe có vẻ không cấm nhưng lại thòng cho một đoạn không công nhận. *****

Lý do thì mình đã giải thích ở trên rồi. Chứng từ ko có chữ ký của sếp, sổ sách ko có ký duyệt. Nhỡ sau này em nào ngồi vào máy loay hoay xóa hay sửa vài chứng từ thì có mà teo à. Nhiều khi khóa sổ từng kỳ rồi mà các em vẫn open cái kỳ đã khóa đó ra để sửa mọi thông tin trên chứng từ (ví dụ: hóa đơn thanh toán ngay sửa thành hóa đơn mua công nợ chẳng hạn). Đó là tình trạng chung của dân ta rồi mà. Mình kêu hoài nhưng các em kế toán vẫn nói là thế làm thế nào để em sửa lại? Chính vì lẽ đó mà ngay cả các giám đốc cũng chẳng tin vào người làm kế toán của công ty chứ đừng nói là các bác thuế.

Nhưng đối với các công ty lớn thì lại hoàn toàn khác. Họ có cả 1 chính sách về tài chính và ban kiểm soát tài chính (financial controlling). Và guồng máy chính sách đó ăn khớp với chính sách của cả hệ thống IT của doanh nghiệp.

Nói chung vụ này mấy giám đốc các công ty PM thường gặp nhau nói chuyện mãi rồi. Đấy là cả 1 hệ thống "paper office" tồn tại từ xưa đến nay mà khó có thể thay đổi 1 sớm 1 chiều.

Thôi, cũng ko nói nữa kẻo mọi người bảo lạc đề. Đi măm măm thôi.

 

[nguyenthevu]

....Nhiều khi khóa sổ từng kỳ rồi mà các em vẫn open cái kỳ đã khóa đó ra để sửa mọi thông tin trên chứng từ (ví dụ: hóa đơn thanh toán ngay sửa thành hóa đơn mua công nợ chẳng hạn). Đó là tình trạng chung của dân ta rồi mà...

hihi, mình đang dùng cái PM xxx, chỉ duy nhất quyền admin mới được phép khóa sổ, sau khi khóa thì toàn bộ nghiệp vụ kể từ ngày khóa sẽ ẩn đi và không can thiệp được nữa, cũng chỉ duy nhất admin mới có quyền mở khóa nếu cần thiết.

 

[Đào Việt Cường]

"Bắt" nhưng không "bẻ"

Nghe đâu chi cục thuế quận Tân Bình bắt chép sổ tay đó, nếu em không đăng ký cụ thể là sử dụng PM kế toán nào cả. Khi đăng ký PMKT, em phải đăng ký mẫu sổ sách, tên của PM, hướng dẫn sử dụng...

Dear handung107,
Em cũng có nghe nói về chuyện này. Cũng phải thừa nhận là việc "bắt" (nhưng không "bẻ") này là có lý. Vì theo em, dưới góc độ người quản lý, các số liệu mà các doanh nghiệp báo cáo cần phải theo tiêu chuẩn đã được quy định. Phần mềm kế toán có bản quyền (đã được kiểm duyệt và cấp phép) có đủ các tiêu chuẩn đó mà cơ quan thuế không cần thẩm định lại. Ngược lại, các phần mềm tự viết, tự thiết kế... không được kiểm định tính đúng đắn, phù hợp với các quy định hiện hành đương nhiên - theo họ - có nhiều rủi ro và sai sót hơn. Cũng chẳng cán bộ thuế nào "hơi đâu" đi thẩm định lại các phần mềm thuộc dạng đó có chuyên nghiệp không, có "chạy" đúng hay không.
Nhưng vấn đề mẫu chốt vẫn là số liệu mà doanh nghiệp báo cáo. Một khi sổ sách và báo cáo "sai banh sai bét" mặc dù doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm kế toán đó có bản quyền hẳn hoi thì cán bộ thuế vẫn có quyền "gạt" và bắt doanh nghiệp phải làm lại "bằng tay" cũng là không oan!
Nên theo em trường hợp bắt doanh nghiệp phải "chép lại" số liệu đã in ra sổ mẫu có sẵn chỉ áp dụng với số ít doanh nghiệp đã không thực hiện đúng chế độ sổ sách kế toán.

"Làm sao để chúng ta có thể được BTC ghi nhận hình thức chép sổ bằng máy vi tính bằng PM Excel ???"

Sẽ thật vô lý và bất bình nếu như cơ quan quản lý không công nhận báo cáo tài chính tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực kế toán - dù nó được lập bằng bất cứ công cụ nào. Theo em, điều mà các nhà quản lý quan tâm vẫn là báo cáo đó có phản ánh trung thực hay không, có chứa đựng các gian lận và sai sót hay không. Ngoài ra các báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất về cả nội dung và phương pháp lập.
Em không e ngại các báo cáo mình lập ra bị từ chối chỉ vì nó được làm bằng phần mềm Excel. Chúng ta biết tận dụng và khai thác tốt phần mềm, bắt nó phục vụ tốt công việc; các số liệu được ghi chép đúng đắn, đầy đủ, có cơ sở thì không ai có thể bắt bẻ được cả.
Vấn đề còn lại là "như thế nào là đúng đắn" trong điều kiện kế toán bằng máy vi tính thì nghe chừng vẫn còn mập mờ.

 

[Đào Việt Cường]

Thì vẫn làm giao diện bằng form, chỉ cần 1 form Thu Chi thôi, khi cần nhập thì nhập, mấy ai mà xem.

Nhưng các report thì vẫn là excel. Thế mới khổ chứ.

Dear ThuNghi & MrHieu,
-----------------------
Các bạn yên tâm rằng khi các bạn báo cáo số liệu cho cơ quan chức năng thì các bạn phải nộp bản "cứng" đã in ra, có đóng dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị chứ các bạn không nộp bản "mềm" bằng các tập tin *.xls. Mình dám "cá" với các bạn là có rất nhiều cán bộ thuế không thể giỏi tin học bằng các bạn chứ chưa nói đến Excel. Giả như bạn có bảo phần mềm này được viết theo kiểu giao diện của Excel cho dễ sử dụng đảm bảo có cán bộ toát mồ hôi hột ( <=). Thật may cho họ là họ chẳng bao giờ ngó ngàng tới Excel làm gì. ("chị biết hàm "xum" là giỏi lắm rồi)

 

[nguyenthevu]

Giả như bạn có bảo phần mềm này được viết theo kiểu giao diện của Excel cho dễ sử dụng đảm bảo có cán bộ toát mồ hôi hột ( <=). Thật may cho họ là họ chẳng bao giờ ngó ngàng tới Excel làm gì. ("chị biết hàm "xum" là giỏi lắm rồi)

Thực chất thì có thể xem excel như là một phần mềm mở, excel không chuyên biệt một lĩnh vực nào và người dùng có thể tùy ý sử dụng nó theo ý đồ riêng của mình. Đó chính là sức mạnh của excel mà nhiều khi người ta quên mất vì excel có quá nhiều người dùng phổ thông, thậm chí chỉ đơn giản dùng excel để kẻ bảng mà thôi nên họ "cho rằng" excel không phải là một phần mềm.

Nếu tôi dùng access để làm thì sao? Giao diện nhập liệu khá phong phú và pro, báo cáo cũng hoàn toàn không mang dáng dấp excel mà cũng rất pro, và thậm chí nhiều người không hề biết access là một thành phần trong bộ office. Tôi cũng đặt tên phần mềm, cũng phân quyền, cũng bảo mật (bảo vệ thì đúng hơn)... Vậy thì nhiều cán bộ thuế có phân biệt đó là một phần mềm hay cũng sếp hạng nó như excel?

to Đào Việt Cường: Tuy nhiên, do tầm hiểu biết và nhu cầu cần biết của mỗi người có hạn, có người này người khác, không nên đánh giá quá thấp người khác và nghĩ rằng mình quá cao. Biết đâu trong diễn đàn này có người (tôi chẳng hạn) cũng đang là cán bộ thuế thì người ta sẽ nghĩ sao? Nếu đặt bạn vào vị trí của một cán bộ thuế, hàng ngày phải đối diện với hàng ngàn ngành nghề và lĩnh vực khác nhau, liệu bạn có đủ can đảm nói câu trên hay không. Ở cương vị là một thành viên của Ban Điều Hành, lại là Super Moderator, bạn nên giữ lời ăn tiếng nói có giới hạn, tránh những câu có khả năng dẫn đến xúc phạm người khác. Hay tại vì bạn giỏi quá nên có quyền xem thường người khác?

 

[Mr Okebab]

hihi, mình đang dùng cái PM xxx, chỉ duy nhất quyền admin mới được phép khóa sổ, sau khi khóa thì toàn bộ nghiệp vụ kể từ ngày khóa sẽ ẩn đi và không can thiệp được nữa, cũng chỉ duy nhất admin mới có quyền mở khóa nếu cần thiết.

Chỉ Admin hay 10 người khác được phân quyền có quyền chỉnh sửa không quan trọng. Cái này chỉ là cái phân quyền thôi mà (quyền đọc sửa code; xem dữ liệu, sửa dữ liệu, sử dụng dữ liệu. . . . - Mà cái này mộ phần mềm thường thường bậc trung là có rồi). Cái mà anh Hải nói là ta vẫn có thể sửa số liệu máy được (số liệu bằng giấy thì phải có con dấu, chữ ký . . . ). Chính vì thế cái cuối cùng mà ta xét sự chính xác, sự hợp lý. . . của số liệu chính là số liệu trên giấy tờ chứ không phải là trên máy. Chẳng có cơ quan nào vào DN kiểm tra xem Cty đó hạch toán trên phần mềm có đùng hay không. Cái mà họ cần chính là tài liệu giấy.
Chính vì thế Phần mềm chỉ là một công cụ, một phương tiện để đath được mục tiêu. Tôi đi bằng phương tiện gì không quan trọng, quan trọng là tôi đến đúng địa điểm, đúng giờ, không bị CA giao thông phạt . . ..
Dó mới là cái bất hợp lý.