Hỏi về cách fax trong Office (1 người xem)

[luongtuananh83]

Máy tính của tôi có nối trực tiếp với máy fax. Bình thường muốn fax tôi thường fải in tài liệu ra rồi mới sử dụng nó để fax đi. Các bạn cho hỏi: có cách nào để fax nội dung văn bản ngay từ trong các fần mềm của bộ MS Office ko? (Word, Excel, Power Point,...) Thanks!

 

[amynpaul]

Windows XP thường có sẵn máy fax được cài đặt như dạng máy in nếu máy tính của ta có Fax Modem.
Ta có thể biến máy tính thành máy gửi và nhận Fax nhờ tính năng này.

Cách làm cũng đơn giản thôi bạn ạ, trước khi Fax cần đảm bảo có những điều sau:
1. Máy Fax phải hiện hữu trong danh sách các máy in của bạn
2. Modem Máy tính phải được nối đường điện thoại còn hoạt động.

Cách kiểm tra máy Fax có ở trong danh sách máy in hay không khá đơn giản:

(n)Start/Settings/Printers and Faxes

Nếu trong danh sách không có, bạn phải cài thêm thông qua bộ cài đặt thiết bị của Windows:

(n)Start/Settings/Control Panel/Add or Remove Programes/ [Add/Remove Windows Components]/[Chọn Fax services]

Sau khi cài đặt xong, ta có thể gửi và nhận Fax theo cách sau:
Để gửi:
Máy Fax trong WIndows hoạt động như máy in vì thế khi muốn gửi, chỉ cần khởi động lệnh in và chọn máy Fax, sau đó điền các thông số phù hợp để gửi Fax chẳng hạn:
Số gửi đi
Lưu ý phải gõ thêm số để quay ra mạng ngoài nếu bạn dùng tổng đài nội bộ. Thông thường, để chắc ăn, thêm vào dấu phẩy sau khi kết thúc số quay ra ngoài để máy chờ tín hiệu tone do tổng đài cấp.
Ví dụ - 9,04 552 1207 hoặc 9,0218 852 549
Tiêu đề
...vv
Để nhận:
Bạn cần điều chỉnh các thuộc tính của máy Fax để kích hoạt chế độ nhận như sau:

(n) Start/ Settings/ Printers and Faxes/ Fax/ Nhấn phải chuột/ Properties
Trong hộp thoại thuộc tính máy Fax chọn làm tiếp như sau:
(Tab) Devices/ Properties/ (Tab) Receive/ Enable device to receive
Tại phần Answer mode chọn Manual hoặc Automatic after để trả lời thủ công hoặc tự động sau ... rings.
Tự động in ra máy in nếu bạn chọn hộp kiểm Print it on (chọn máy in để in)
Lưu lại tại thư mục nào đó dưới dạng ảnh nếu cần (Save a copy in a folder)

Nếu bạn cần hỏi thêm, xin hỏi tiếp.

 

[ptm0412]

Muốn Fax từ Microsoft Office, chỉ cần 1 modem kết nối với line điện thoại, không cần máy fax.
- Trước tiên cần cài đặt máy Fax. Vào control panel, Printer and Faxes, click setup Faxing. làm theo trình tự ta sẽ có 1 máy Fax ảo. máy Fax này của Window chứ không riêng gì Office.
- Từ văn bản word, Excel, Acrobat, Corel, Acad . . . hay bất cứ phần mềm nào cũng có thể gởi Fax được. Trong Word: mở Menu File - send to Fax, hoặc send to Ricipient using a Fax Modem, chọn Fax heading, chọn hoặc không chọn Cover Page, chọn Microsoft Fax, gõ số Fax cần chuyển đến ... Nói chung là làm theo wizard, cuối cùng Click Finish.

 

[luongtuananh83]

Bạn cho hỏi: "Modem kết nối với line điện thoại" có phải là kiểu modem dial up ngày xưa?modem Adsl tôi đang sử dụng chắc ko thể fax được như bạn đã nói. Bạn có biết software nào thay thế ko? thanks

 

[hunghanel]

Bạn cho hỏi: "Modem kết nối với line điện thoại" có phải là kiểu modem dial up ngày xưa?modem Adsl tôi đang sử dụng chắc ko thể fax được như bạn đã nói. Bạn có biết software nào thay thế ko? thanks

cái modem dùng để fax là modem quay số 1269 đó. vì nó vẫn phải cắm jact điện thoại. ko có modem này thi không fax được từ máy tính.

 

[phamduylong]

cái modem dùng để fax là modem quay số 1269 đó. vì nó vẫn phải cắm jact điện thoại. ko có modem này thi không fax được từ máy tính.

Còn một thắc mắc khi dùng fax qua modem nên chưa dám sử dụng. Nhờ các bạn giải đáp:
Để nhận fax, máy tính và phải in phải mở. Còn Internet có phải kết nối không? Nếu kết nối thì trong thời gian không gởi nhận fax thì bưu điện tính tiền thế nào? Dùng 1260 hay 1269 cái nào tiết kiệm hơn?

 

[BNTT]

Còn một thắc mắc khi dùng fax qua modem nên chưa dám sử dụng. Nhờ các bạn giải đáp:
Để nhận fax, máy tính và phải in phải mở. Còn Internet có phải kết nối không? Nếu kết nối thì trong thời gian không gởi nhận fax thì bưu điện tính tiền thế nào? Dùng 1260 hay 1269 cái nào tiết kiệm hơn?

Fax không liên quan gì đến Internet Thầy à.
Cũng không dùng đến 1260 hay 1269 luôn.
Mà khi dùng Fax, thì Thầy quay số như gọi điện thoại, và cước phí được tính như cước điện thoại.

 

[phamduylong]

Nhưng mình dùng PC để gởi, nhận fax chứ không dùng máy fax thường. Như vậy phải dùng modem mới kết nối với điện thoại được.

Fax không liên quan gì đến Internet Thầy à.
Cũng không dùng đến 1260 hay 1269 luôn.
Mà khi dùng Fax, thì Thầy quay số như gọi điện thoại, và cước phí được tính như cước điện thoại.

Nếu như thế thì cấu hình Windows, modem thế nào?

 

[BNTT]

Trước hết Thầy phải cài driver cho modem.

Tiếp theo, thầy cài chương trình Fax vào máy.
Có nhiều chương trình ngoài hay lắm, nhưng dùng ngay cái có trong Windows cũng đủ rồi.
Nó ở trong Control Panel | Add or Remove Programs | Add/Remove Windows Components
Thầy phải bỏ cái đĩa cài đặt Windows vào.

Sau khi cài thành công, một cái máy Fax sẽ xuất hiện trong nhóm các máy in (Printers and Faxes).

Thầy nhấn đúp vào hình cái máy Fax đó, rồi gọi lệnh Tools| Configure Fax... trong cửa sổ Fax Console. Chương trình Fax Configuration Wizard sẽ chạy.

Ở bước 2, thầy phải gõ cái số máy điện thoại bàn đang kết nối với modem của thầy vào.

Ở bước 3, thầy chọn modem ở mục Please select the fax device. Thường thì chỉ có mỗi một cái, là cái thầy đang xài. Cũng ở bước này, Thầy xem các tùy chọn và chọn cái thích hợp.

Bỏ qua các bước 4, 5 (nhấn Next). Ở bước 6, thầy nên chọn một nơi để lưu những bản Fax nhận được:

Vậy là xong phần cài đặt rồi đó.

Bi giờ, khi muốn gửi Fax, thầy phải chọn lệnh In (Print), rồi thay vì chọn cái máy in, thì thầy chọn máy Fax.

Sau khi thầy nhấn OK để "in", cửa sổ Send Fax Wizard sẽ mở ra. Nhấn Next để sang bước 2.
Ở bước 2, thầy phải gõ cái gì đó vào khung To (gửi cho ai)
Gõ số Fax người nhận vào khung Fax Number, có cả mã vùng, nếu gửi ngoài tỉnh:

Trong phần này, nếu thầy thường xuyên gửi Fax, thầy nên nghiên cứu cái Sổ địa chỉ, sẽ rất tiện lợi. Nếu không thì cứ mỗi lần gửi Fax lại phải nhập tên, nhập số...

Và sau đó thì Thầy cứ nhấn Next vài lần... không cần thay đổi thêm gì hết. Bản Fax sẽ được gửi đi (dĩ nhiên là lúc này, cái modem phải được bật, và đường dây điện thoại của thầy không bận)...

Chúc Thầy thành công.

 

[phamduylong]

Cơ quan dùng máy Fax, chất lượng xấu quá. Nay phải chuyển sang cách này.

 

[BNTT]

Fax thẳng bằng máy tính vừa đẹp hơn, vừa lợi hơn.
Lợi ở chỗ: Không phải tốn giấy in ra; hoặc khi nhận Fax, cái nào quan trọng thì in ra, còn cái nào không quan trọng thì để đó đọc thôi, khỏi in.

Tuy nhiên, cũng có cái bất lợi.

Trước hết là trường hợp những bản Fax từ ngoài (chẳng hạn như buộc phải in ra để đóng dấu, ký tên), thì chúng ta phải có thêm một máy Scan nữa, để scan ngược vào trong máy tính.

Thứ hai, là buộc máy tính phải mở, và nếu chọn chức năng Manual Answer, thì chúng ta phải ngồi thường xuyên ở máy tính. Nếu dùng máy Fax thường, chúng ta có thể để máy chạy liên tục, người ta có thể Fax đến bất kỳ khi nào, kể cả buổi tối, sáng hôm sau tới cơ quan là thấy bản Fax nằm sẵn ở đó rồi. Chúng ta cũng có thể để máy tính nhận Fax tự động, bằng cách để máy chạy, nhưng phải tắt chức năng Auto Shutdown, và phải bảo đảm máy tính còn "ngon", không bị treo "ngang hông" (lúc không có chúng ta ở đó).

 

[ThuNghi]

Fax thẳng bằng máy tính vừa đẹp hơn, vừa lợi hơn.
Lợi ở chỗ: Không phải tốn giấy in ra; hoặc khi nhận Fax, cái nào quan trọng thì in ra, còn cái nào không quan trọng thì để đó đọc thôi, khỏi in.

Tuy nhiên, cũng có cái bất lợi.

Trước hết là trường hợp những bản Fax từ ngoài (chẳng hạn như buộc phải in ra để đóng dấu, ký tên), thì chúng ta phải có thêm một máy Scan nữa, để scan ngược vào trong máy tính.

Bác cụ thể hơn vấn đề này được không.
Tôi có:
1/ Máy tính
2/ Modem ADSL
Vậy phải cần thêm thiết bị gì và PM nào để cài. Cài thế nào.
Cám ơn!
Sao không làm 1 con dấu và chữ ký gắn vào, chuyển thành .tif hoặc .pdf và fax lại.

 

[BNTT]

Bác cụ thể hơn vấn đề này được không.
Tôi có:
1/ Máy tính
2/ Modem ADSL
Vậy phải cần thêm thiết bị gì và PM nào để cài. Cài thế nào.
Cám ơn!
Sao không làm 1 con dấu và chữ ký gắn vào, chuyển thành .tif hoặc .pdf và fax lại.

Dạ, cái modem ADSL không làm được gì hết.
Bác phải mua thêm một cái modem dial-up, chỉ cần loại card nhỏ, gắn vào khe PCI trên mainboard.
Cái card này có một đường điện thoại vào (Line in) và một đường điện thoại ra (Line out).
Bác gỡ cái đường dây điện thoại bàn, gắn vào Line in, rồi dùng sợi dây line kèm theo card, nối ngược vào cái điện thoại. Hoặc bác dùng một hộp chia 2 đường, một đường vào điện thoại, một đường vào modem, cũng được.
Đi kèm theo cái card có một cái đĩa driver, bác cài vào, để Windows nhận diện được modem.
Xong, bác đọc lại cái bài kèm hình ảnh em đã post hồi chiều.

Vụ scan chữ ký và con dấu, chỉ là chuyện em ví dụ. Còn nhiều thứ khác. Ví dụ, bảng báo giá, nếu không có máy scan thì phải nhập toàn bộ vào rồi mới fax bằng máy tính được.

 

[Lệnh Hồ Đại Hiệp]

Bác cụ thể hơn vấn đề này được không.
Tôi có:
1/ Máy tính
2/ Modem ADSL
Vậy phải cần thêm thiết bị gì và PM nào để cài. Cài thế nào.
Cám ơn!
Sao không làm 1 con dấu và chữ ký gắn vào, chuyển thành .tif hoặc .pdf và fax lại.

Modem ADSL không thể gửi và nhận Fax được, vì bản chất tín hiệu của 2 đường hoàn toàn khác nhau:

ADSL viết tắt từ asymmetric digital subscriber line (đường dây thuê bao số bất đối xứng). Đây là một công nghệ truyền dữ liệu mới cho phép gửi nhiều dữ liệu hơn trên các đường dây điện thoại bằng đồng đang tồn tại (POTS, plain old telephone service, dịch vụ điện thoại cũ đơn giản). Trong khi POTS bị hạn chế tốc độ truyền tải ở 52Kbps, ADSL hỗ trợ tốc độ truyền tải dữ liệu (data rate) từ 1,5 - 9Mbps khi nhận dữ liệu (gọi là tốc độ tải xuống, downstream) và từ 16 - 640Kbps khi gửi dữ liệu đi (tốc độ tải lên, upstream). Vì thế, ADSL còn được gọi là công nghệ Internet băng rộng (broadband).

Sở dĩ gọi là "bất đối xứng" (Asymmetric) vì trong công nghệ này, tốc độ tải lên Internet bao giờ cũng chậm hơn rất nhiều so với tải từ Internet xuống. Thật ra, tình trạng này cũng xảy ra với giao thức Dial-up, khi tốc độ download luôn cao hơn upload, chỉ có điều là không quá chênh lệch như ADSL.

Tùy khả năng thiết bị và hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ Internet ISP, khoảng cách giữa máy khách hàng với trạm trung chuyển (DSLAM), và chất lượng đường dây điện thoại mà tốc độ của ADSL có khác nhau. Mega VNN cho biết mình có thể đạt tốc độ truyền tải tối đa là 2Mbps (cho chiều tải xuống) và 640Kbps cho chiều tải lên. Trong khi MegaNET và MegaBIZ giới thiệu mình có khả năng truyền tải 3-4Mbps (chiều xuống) và 640Kbps (chiều lên). Đó là những tốc độ Internet "choáng cả mình mẩy tứ chi" khi mà kết nối theo phương thức "cổ điển" dial-up rán hết mức cũng chỉ đạt 56Kbps (về lý thuyết).

Bằng cách gửi các tín hiệu số trên đường dây điện thoại đang tồn tại, ADSL cung cấp việc truy cập Internet tốc độ cao mà không ảnh hưởng, không cản trở việc bạn sử dụng một cách bình thường đường dây điện thoại cho các dịch vụ điện thoại, fax,...

Để có thể sử dụng dịch vụ ADSL, bạn phải có một đường dây điện thoại được đăng ký chuyển sang công nghệ ADSL (nhưng vẫn duy trì liên lạc điện thoại bình thường), một modem ADSL và một thiết bị splitter (hay là bộ lọc Line Filter) để tách riêng tín hiệu thoại và tín hiệu dữ liệu.

Chỉ Modem kết nối Internet qua đường dialup là có thể sử dụng cho việc nhận và gửi Fax. Các chức năng điện thoại, vào internet, fax chỉ hoạt động 1 cái trong 1 thời điểm.
Bây giờ có rất nhiều loại modem, mấy cái qua cổng PCI rất nhiều và rẻ (mua cũ thôi vì tốc độ không quan trọng với việc fax), khoảng 20-50 ngàn.
Nhưng tốt nhất là dùng modem kết nối qua cổng USB, vừa đơn giản và tiện lợi.
Các bản Fax nhận được khi fax từ máy tính có chất lượng rất cao, như là máy in.
Còn chữ ký và con dấu thì các hạ có thể scan ra thành mấy hình ảnh, sau đó paste vào văn bản và fax đi. Đảm bảo đẹp liền.
Chúc vui

 

[npv]

Bác BNTT ơi cho em hỏi như vậy máy tính xách tay chỉ cần cài đặt là fax được phải không? Vì máy tính xách tay của em có sẵn moderm rồi.

 

[Lệnh Hồ Đại Hiệp]

Bác BNTT ơi cho em hỏi như vậy máy tính xách tay chỉ cần cài đặt là fax được phải không? Vì máy tính xách tay của em có sẵn moderm rồi.

Yêu cầu bình thường của việc Fax:

1. Đường line điện thoại còn hoạt động
2. 1 máy vi tính
3. 1 modem dial-up
4. 1 phần mềm có thể để có thể fax được (Hệ điều hành Win cũng có chức năng này)

Từ đó suy ra câu trả lời.