Formulas & Functions Excel 2007 - 3. Building Basic Formulas (1 người xem)

[BNTT]

Phỏng dịch từ cuốn Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007 của Paul McFedries

Part I: MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS - Nắm vững các dãy và công thức trong Excel

• Chapter 1: Getting The Most Out Of Range - Tận dụng tối đa các dãy

• Chapter 2: Using a Range Name - Sử dụng tên cho dãy

• Chapter 3: Building Basic Formulas - Thiết lập các công thức (cơ bản)

• Chapter 4: Creating Advanced Formulas - Thiết lập các công thức (nâng cao)

• Chapter 5: Troubleshooting Formulas - Xử lý lỗi công thức

Chapter 3 - BUILDING BASIC FORMULAS

Thiết lập những công thức (cơ bản)

A worksheet is merely a lifeless collection of numbers and text until you define some kind of relationship among the various entries. You do this by creating formulas that perform calculations and produce results. This chapter takes you through some formula basics, including constructing simple arithmetic and text formulas, understanding the all-important topic of operator precedence, copying and moving worksheet formulas, and making formulas easier to build and read by taking advantage of range names.
Một bảng tính (worksheet) chỉ là một tập những con số và những chuỗi văn bản vô tri vô giác cho đến khi bạn định nghĩa một loại quan hệ nào đó giữa chúng. Bạn thực hiện điều này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép tính và cho ra kết quả. Chương này sẽ trình bày cho bạn một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết lập các công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ tự ưu tiên của các toán tử, sao chép và di chuyển các công thức trong bảng tính, và cách tận dụng tối đa tên dãy để làm cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn.​

Understanding Formula Basics
Tìm hiểu những điều cơ bản về công thức

Most worksheets are created to provide answers to specific questions: What is the company’s profit? Are expenses over or under budget, and by how much? What is the future value of an investment? How big will an employee bonus be this year? You can answer these questions, and an infinite variety of others, by using Excel formulas.
Hầu hết các bảng tính được tạo ra để cung cấp những lời giải đáp cho những câu hỏi cụ thể: Thu nhập của công ty là bao nhiêu? Chi phí trên hoặc dưới ngân sách, và là bao nhiêu? Giá trị tương lai của một khoản đầu tư là gì? Tiền thưởng của nhân viên trong năm nay là bao nhiêu? Bạn có thể trả lời những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác nữa bằng cách sử dụng các công thức trong Excel.

All Excel formulas have the same general structure: An equals sign (=) followed by one or more operands — which can be values, cell references, ranges, range names, or function names — separated by one or more operators — the symbols that combine the operands in some way, such as the plus sign (+) and the greater-than sign (>)...
Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu trúc: Một dấu bằng (=), theo sau là một hay nhiều toán hạng (operand) — là những giá trị, những tham chiếu ô, dãy, tên dãy, hoặc tên hàm — được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử (operator) — là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào đó, chẳng hạn như dấu cộng (+), ký hiệu lớn hơn (>)...​

• NOTE: Excel doesn’t object if you use spaces between operators and operands in your formulas.This is actually a good practice to get into because separating the elements of a formula in this way can make them much easier to read. Note, too, that Excel also accepts line breaks in formulas.This is handy if you have a very long formula because it enables you to “break up” the formula so that it appears on multiple lines.To create a line break within a formula, press Alt+Enter.
  Ghi chú: Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và các toán tử trong công thức. Và đây là một điều nên làm bởi vì những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ giúp công thức dễ đọc hơn. Và Excel cũng chấp nhận những cái xuống hàng trong công thức. Điều này rất thuận lợi cho bạn nếu như bạn có một công thức dài, bởi vì nó cho phép bạn ngắt công thức ra thành nhiều hàng. Để xuống hàng trong công thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Formula Limits in Excel 2007
Những giới hạn của công thức trong Excel 2007

Although it’s unlikely that you’ll ever bump up against them, it’s a good idea to know the limits that Excel sets on various aspects of formulas and worksheet models. All of these limits have been greatly expanded in Excel 2007, as Table 3.1 shows.

Mặc dù bạn có thể sẽ không gặp phải, nhưng bạn nên biết những giới hạn mà Excel đã thiết lập dựa trên những khía cạnh khác nhau của các công thức và mô hình một bảng tính. Tất cả những giới hạn này đã được mở rộng đáng kể trong Excel 2007, như bạn thấy trong bảng 3.1.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Entering and Editing Formulas
Nhập và Sửa các Công thức

Entering a new formula into a worksheet appears to be a straightforward process:
Nhập một công thức mới vào trong một bảng tính rất đơn giản:

1. Select the cell in which you want to enter the formula.
Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào

2. Type an equals sign (=) to tell Excel that you’re entering a formula.
Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập một công thức.

3. Type the formula’s operands and operators.
Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator) của công thức.

4. Press Enter to confirm the formula.
Nhấn Enter để xác nhận công thức.​

However, Excel has three different input modes that determine how Excel interprets certain keystrokes and mouse actions:
Tuy nhiên, Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau, chỉ ra cách mà Excel sẽ hiểu những thao tác gõ bàn phím và dùng chuột của bạn:

• When you type the equals sign to begin the formula, Excel goes into Enter mode, which is the mode you use to enter text (such as the formula’s operands and operators).
  Khi bạn gõ dấu bằng để bắt đầu một công thức, Excel sẽ vào Enter mode, là chế độ mà bạn sẽ dùng để nhập các chuỗi văn bản (các toán hạng, toán tử).

• If you press any keyboard navigation key (such as Page Up, Page Down, or any arrow key), or if you click any other cell in the worksheet, Excel enters Point mode. This is the mode you use to select a cell or range as a formula operand. When you’re in Point mode, you can use any of the standard range-selection techniques. Note that Excel returns to Enter mode as soon as you type an operator or any character.
  Nếu bạn nhấn một phím trong nhóm phím định hướng trên bàn phím (PageUp, PageDown, hay các phím mũi tên), hoặc là bạn nhấp chuột vào bất kỳ một ô khác trong bảng tính, Excel sẽ vào Point mode, là chế độ mà bạn sử dụng một ô hoặc một dãy ô như là một toán hạng trong công thức. Khi bạn đang ở trong Point mode, bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật chọn dãy chuẩn nào. Lưu ý rằng, Excel sẽ quay về Enter mode ngay khi bạn nhập một toán tử hay bất kỳ ký tự nào khác.

• If you press F2, Excel enters Edit mode, which is the mode you use to make changes to the formula. For example, when you’re in Edit mode, you can use the left and right arrow keys to move the cursor to another part of the formula for deleting or inserting characters. You can also enter Edit mode by clicking anywhere within the formula. Press F2 to return to Enter mode.
  Nếu bạn nhấn phím F2, Excel sẽ vào Edit mode, là chế độ mà bạn dùng để thực hiện những thay đổi trong công thức. Ví dụ, khi bạn đang ở trong Edit mode, bạn có thể sử dụng phím mũi tên qua trái hoặc qua phải di chuyển con nháy (cursor) đến một chỗ nào đó trong công thức để xóa hoặc chèn vào những ký tự. Bạn cũng có thể vào Edit mode bằng cách nhấp chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức. Để quay về Enter mode, bạn nhấn phím F2.

Tip: You can tell which mode Excel is currently in by looking at the status bar. On the left side, you’ll see 3 one of the following: Enter, Point, or Edit.
Mẹo: Bạn có thể biết mình đang ở trong chế độ nào của Excel bằng cách nhìn vào thanh trạng thái (status bar). Ở phía bên trái của thanh này, bạn sẽ thấy một trong ba chữ: Enter, Point, hoặc Edit. ​

After you’ve entered a formula, you might need to return to it to make changes. Excel gives you three ways to enter Edit mode and make changes to a formula in the selected cell:
Sau khi bạn đã nhập một công thức, bạn có thể thấy rằng phải quay lại sửa đổi cái gì đó. Excel cho bạn ba cách để vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô hiện hành:

• Press F2.
  Nhấn phím F2.

• Double-click the cell.
  Double-click vào ô đó.

• Use the formula bar to click anywhere inside the formula text.
  Nhấn chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức ở trên thanh công thức (formula bar).

Excel divides formulas into four groups: arithmetic, comparison, text, and reference. Each group has its own set of operators, and you use each group in different ways. In the next few sections, I’ll show you how to use each type of formula.
Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (arithmetic), so sánh (comparison), chuỗi văn bản (text), và tham chiếu (reference). Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của nó, và cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau. Trong những bài sau, tôi sẽ trình bày các sử dụng từng loại công thức này.​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Arithmetic Formulas
Sử dụng các công thức số học (Arithmetic Formulas)

Arithmetic formulas are by far the most common type of formula. They combine cell addresses, and function results with mathematical operators to perform calculations. Table 3.2 summarizes the mathematical operators used in arithmetic formulas.
Cho đến bây giờ, các công thức số học vẫn là những công thức phổ thông nhất. Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm bằng những toán tử số học để thực hiện các phép tính. Bảng 3.2 tóm tắt những toán tử được sử dụng trong các công thức số học.

Most of these operators are straightforward, but the exponentiation operator might require further explanation. The formula =x^y means that the value x is raised to the power y. For example, the formula =3^2 produces the result 9 (that is, 3*3=9). Similarly, the formula =2^4 produces 16 (that is, 2*2*2*2=16).
Hầu hết những toán tử trên đều đơn giản, chỉ có toán tử lũy thừa cần được giải thích thêm tí. Công thức = x^y nghĩa là giá trị x được nâng lên lũy thừa y. Ví dụ, công thức = 3^2 cho kết quả là 9 (nghĩa là 3*3 = 9). Tương tự, công thức = 2^4 cho kết quả là 16 (nghĩa là, 2*2*2*2 = 16).​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Comparison Formulas
Sử dụng các công thức so sánh (Comparison Formulas)

A comparison formula is a statement that compares two or more numbers, text strings, cell contents, or function results. If the statement is true, the result of the formula is given the logical value TRUE (which is equivalent to any nonzero value). If the statement is false, the formula returns the logical value FALSE (which is equivalent to 0). Table 3.3 summarizes the operators you can use in comparison formulas.
Công thức so sánh (comparison formula) là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả hàm. Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là giá trị logic TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác 0). Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá trị logic FALSE (tương đương với 0). Bảng 3.3 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức so sánh.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Text Formulas
Sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas)

A text formula is a formula that returns text. Text formulas use the ampersand (&) operator to work with text cells, text strings enclosed in quotation marks, and text function results.
Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về kết quả là chuỗi văn bản (text). Loại công thức này sử dụng toán tử "và" (dấu &) để làm việc với các ô văn bản, chuỗi văn bản được đặt trong các cặp dấu nháy kép (") và các kết quả của các hàm xử lý chuỗi văn bản.

One way to use text formulas is to concatenate text strings. For example, if you enter the formula = "soft" & "ware" into a cell, Excel displays software. Note that the quotation marks and the ampersand are not shown in the result. You also can use & to combine cells that contain text. For example, if A1 contains the text Ben and A2 contains Jerry, entering the formula = A1 & " and " & A2 returns Ben and Jerry.
Một cách để sử dụng công thức xử lý chuỗi văn bản là ghép các chuỗi văn bản lại với nhau. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức = "soft" & "ware" vào một ô, Excel sẽ hiển thị software. Chú ý rằng, các dấu & và dấu nháy kép (") sẽ không thể hiện trong kết quả. Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép hai ô chứa giá trị text. Ví dụ, ô A1 chứa chữ Ben, và ô A2 chứa chữ Jerry, công thức = A1 & " and " & A2 trả về kết quả Ben and Jerry.

➔ For other uses of text formulas, see "Working with Text Functions".
Để xem những cách sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản khác, bạn xem bài "Working with Text Functions".
​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Reference Formulas
Sử dụng các công thức tham chiếu (Reference Formulas)

The reference operators combine two cell references or ranges to create a single joint reference. Table 3.4 summarizes the operators you can use in reference formulas.
Các toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn. Bảng 3.4 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức tham chiếu (reference formulas).

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Understanding Operator Precedence
Tìm hiểu Thứ tự của các Toán tử

You’ll often use simple formulas that contain just two values and a single operator. In practice, however, most formulas you use will have a number of values and operators. In these more complex expressions, the order in which the calculations are performed becomes crucial.
Bạn sẽ thường sử dụng các công thức đơn giản chỉ chứa hai giá trị nào đó và một toán tử. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có một số giá tri toán tử. Trong các biểu thức phức tạp hơn, thứ tự mà các phép tính được thực hiện sẽ trở nên quan trọng.

For example, consider the formula = 3+5^2. If you calculate from left to right, the answer you get is 64 (3+5 equals 8, and 8^2 equals 64). However, if you perform the exponentiation first and then the addition, the result is 28 (5^2 equals 25, and 3+25 equals 28). As this example shows, a single formula can produce multiple answers, depending on the order in which you perform the calculations.
Ví dụ, xem công thức: = 3+5^2. Nếu bạn tính toán từ trái sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và 8^2 bằng 64). Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25, và 3+25 bằng 28). Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà bạn thực hiện các phép tính.

To control this problem, Excel evaluates a formula according to a predefined order of precedence. This order of precedence enables Excel to calculate a formula unambiguously by determining which part of the formula it calculates first, which part second, and so on.
Để kiểm soát vấn đề này, Excel tính toán giá trị một công thức theo một thứ tự ưu tiên được định nghĩa sẵn. Thứ tự ưu tiên này cho phép Excel tính toán công thức một cách rõ ràng bằng cách quyết định phần nào sẽ tính trước và phần nào sẽ tính sau trong một công thức.​

The Order of Precedence
Thứ tự ưu tiên

Excel’s order of precedence is determined by the various formula operators outlined earlier. Table 3.5 summarizes the complete order of precedence used by Excel.
Thứ tự ưu tiên trong Excel được quyết định bởi những toán tử trong công thức khác nhau (đã được trình bày trước đó). Bảng 3.5 trình bày đầy đủ các thứ tự ưu tiên được sử dụng trong Excel.

Table 3.5 - The Excel Order of Precedence
Bảng 3.5 - Thứ tự ưu tiên trong Excel

1. Range )
   Dãy (dấu hai chấm)
   
   
2. Intersection (<space>)
   Giao (khoảng trắng)
   
   
3. Union (,)
   Hợp (dấu phẩy)
   
   
4. Negation (-)
   Phủ định (dấu âm)
   
   
5. Percentage (%)
   Phần trăm (dấu %)
   
   
6. Exponentiation (^)
   Lũy thừa (dấu ^)
   
   
7. Multiplication and division (* and /)
   Nhân và chia (dấu * và dấu /)
   
   
8. Addition and subtraction (+ and -)
   Cộng và trừ (dấu + và dấu -)
   
   
9. Concatenation (&)
   Nối chuỗi (dấu &)
   
   
10. Comparison (= < > <= >= <>)
    So sánh (các dấu = < > <= >= <>)

From this table, you can see that Excel performs exponentiation before addition. Therefore, the correct answer for the formula = 3+5^2, given previously, is 28.
Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa trước phép cộng. Do đó, kết quả đúng cho công thức = 3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28.​

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Controlling the Order of Precedence
Kiểm soát thứ tự ưu tiên

Sometimes, you want to override the order of precedence. For example, suppose that you want to create a formula that calculates the pre-tax cost of an item. If you bought something for $10.65, including 7% sales tax, and you want to find the cost of the item minus the tax, you use the formula = 10.65/1.07, which gives you the correct answer of $9.95. In general, the formula is the total cost divided by 1 plus the tax rate, as shown in Figure 3.1.
Đôi khi bạn muốn ghi đè các thứ tự ưu tiên. Ví dụ, bạn muốn tạo một công thức tính chi phí trước thuế của một món hàng. Nếu bạn đã mua một món hàng nào đó với giá $10.65, đã bao gồm 7% thuế bán hàng, và bạn muốn tìm giá trước thuế của món hàng này, bạn dùng công thức = 10.65/1.07, và kết quả chính xác mà bạn có là $9.95. Nói chung, công thức trên là lấy tổng số tiền chia cho 1 cộng với mức thuế, như minh họa ở hình 3.1.

Figure 3.1 (Hình 3.1)​

Figure 3.2 shows how you might implement such a formula. Cell B5 displays the Total Cost variable, and cell B6 displays the Tax Rate variable. Given these parameters, your first instinct might be to use the formula = B5/1+B6 to calculate the original cost. This formula is shown (as text) in cell E9, and the result is given in cell D9. As you can see, this answer is incorrect. What happened? Well, according to the rules of precedence, Excel performs division before addition, so the value in B5 first is divided by 1 and then is added to the value in B6. To get the correct answer, you must override the order of precedence so that the addition 1 + B6 is performed first. You do this by surrounding that part of the formula with parentheses, as shown in cell E10. When this is done, you get the correct answer (cell D10).
Hình 3.2 cho thấy bạn có thể thiết lập công thức như vậy như thế nào (trong Excel). Ô B5 hiển thị biến Total Cost (tổng số tiền) và ô B6 hiển thị biến Tax Rate (mức thuế). Với những tham số này, bạn có thể nghĩ ngay đến công thức = B5/1+B6 để tính giá gốc (giá chưa bao gồm thuế). Công thức này được minh họa (dưới dạng text) trong ô E9 và kết quả nằm trong ô D9. Bạn có thể thấy rằng kết quả này không đúng. Là do đâu? Theo các thứ tự ưu tiên, Excel sẽ thực hiện phép chia trước phép cộng, do đó giá trị trong ô B5 trước tiên sẽ được chia cho 1 rồi sau đó mới cộng với giá trị trong ô B6. Để có câu trả lời đúng, bạn phải ghi đè thứ tự ưu tiên, nghĩa là làm cho phép cộng 1+B6 phải được thực hiện trước phép chia. Bạn làm điều này bằng cách đặt phần đó (phần muốn ưu tiên tính trước) trong một cặp dấu ngoặc đơn, như minh họa trong ô E10, và bạn sẽ có kết quả chính xác (ô D10).

Figure 3.2 (Hình 3.2)​

In general, you can use parentheses to control the order that Excel uses to calculate formulas. Terms inside parentheses are always calculated first; terms outside parentheses are calculated sequentially (according to the order of precedence).
Nói chung, bạn có thể dùng các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự mà Excel sử dụng để tính các công thức. Các toán tử trong cặp dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn thì sẽ tính theo trình tự (theo thứ tự ưu tiên).​

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Controlling the Order of Precedence (continued)
Kiểm soát thứ tự ưu tiên

TIP: Another good use for parentheses is raising a number to a fractional power. For example, if you want to take the nth root of a number, you use the following general formula:
Một công dụng nữa của các dấu ngoặc đơn là nâng một số lên một lũy thừa phân số. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy căn bậc n của một số, bạn sử dụng công thức chung như sau:

= number ^ (1 / n)
​

For example, to take the cube root of the value in cell A1, use this:
Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, dùng công thức:

= A1 ^ (1 / 3)​

To gain even more control over your formulas, you can place parentheses inside one another; this is called nesting parentheses. Excel always evaluates the innermost set of parentheses first. Here are a few sample formulas:
Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu ngoặc đơn khác để điều khiển các công thức. Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn. Excel luôn luôn tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng trước tiên (tính từ trong ra ngoài). Sau đây là vài công thức mẫu:

3 ^ (15 / 5) * 2 - 5 = 3 ^ 3 * 2 - 5 = 27 * 2 - 5 = 54 -5 = 49

3 ^ ((15 / 5) * 2 - 5) = 3 ^ (3 * 2 - 5) = 3 ^ (6 - 5) = 3 ^ 1 = 3

3 ^ (15 / (5 * 2 - 5)) = 3 ^ (15 / (10 - 5)) = 3 ^ (15 / 5) = 3 ^ 3 = 27​

Notice that the order of precedence rules also hold within parentheses. For example, in the expression (5*2–5), the term 5*2 is calculated before 5 is subtracted.
Chú ý rằng, các công thức cũng duy trì thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn. Ví dụ, trong biểu thức (5*2–5), toán hạng 5*2 được tính toán trước khi trừ đi 5.​

 

[BNTT]

Controlling Worksheet Calculation


Controlling Worksheet Calculation
Điều khiển việc tính toán trong bảng tính

Excel always calculates a formula when you confirm its entry, and the program normally recalculates existing formulas automatically whenever their data changes. This behavior is fine for small worksheets, but it can slow you down if you have a complex model that takes several seconds or even several minutes to recalculate. To turn off this automatic recalculation, Excel 2007 gives you two ways to get started:
Excel luôn tính toán một công thức ngay sau khi bạn xác nhận việc nhập nó, và chương trình cũng thường tính toán lại các công thức hiện có mỗi khi dữ liệu của chúng thay đổi. Viêc (tự động tính toán) này, với những bảng tính nhỏ thì tốt, nhưng nếu bạn có một mô hình phức tạp, nó có thể làm chậm đi tốc độ làm việc mất vài giây, thậm chí vài phút, để tính toán lại. Để tắt chức năng tự động tính toán này, Excel 2007 cung cấp cho bạn hai cách làm:

• Choose Formulas, Calculation Options.
  Chọn Formulas, Calculation Options.

• Choose Office, Excel Options and then click Formulas.
  Chọn Office, Excel Options và sau đó nhấn Formulas.

Either way, you’re presented with three calculation options:
Theo một trong hai cách trên, bạn sẽ có ba tùy chọn cho việc tính toán:

Automatic — This is the default calculation mode, and it means that Excel recalculates formulas as soon as you enter them and as soon as the data for a formula changes.
Là chế độ tính toán mặc định, nghĩa là Excel sẽ tính toán các công thức ngay sau khi bạn nhập chúng, và ngay khi có sự dữ liệu trong một công thức. ​

Automatic Except for Data Tables — In this calculation mode, Excel recalculates all formulas automatically, except for those associated with data tables. This is a good choice if your worksheet includes one or more massive data tables that are slowing down the recalculation.
Với chế độ tính toán này, Excel sẽ tự động tính toán lại tất cả các công thức, ngoại trừ các công thức được kết hợp với các bảng dữ liệu (data table). Đây là một lựa chọn tốt nếu trong bảng tính của bạn bao gồm một hay nhiều bảng dữ liệu lớn, làm chậm đi việc tính toán lại.​

Manual — Choose this mode to force Excel not to recalculate any formulas until either you manually recalculate or until you save the workbook. If you’re in the Excel Options dialog box, you can tell Excel not to recalculate when you save the workbook by clearing the Recalculate Workbook Before Saving check box.
Với chế độ tính toán này, Excel sẽ không tính toán lại tất cả các công thức cho đến khi nào bạn tính toán lại bằng tay hoặc cho đến khi bạn lưu bảng tính. Nếu vẫn còn đang ở trong hộp thoại Excel Options, bạn có thể bảo Excel không tính toán lại khi bạn lưu bảng tính, bằng cách hủy dấu kiểm nơi tùy chọn Recalculate Workbook Before Saving.​

With manual calculation turned on, you see Calculate in the status bar whenever your worksheet data changes and your formula results need to be updated. When you want to recalculate, first display the Formulas tab. In the Calculation group, you have two choices:
Khi đang ở chế độ tính toán thủ công (Manual), bạn sẽ thấy chữ Calculate trong thanh trạng thái bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của bạn có thay đổi và kết quả của các công thức cần được cập nhật. Khi bạn muốn tính toán lại, đầu tiên bạn chọn tab Formulas, trong nhóm Calculation, bạn có hai tùy chọn:

• Click Calculate Now (or press F9) to recalculate every open worksheet.
  Nhấn Calculate Now (hoặc nhấn F9) để tính toán lại tất cả các bảng tính đang mở.

• Click Calculate Sheet (or press Shift+F9) to recalculate only the active worksheet.
  Nhấn Calculate Sheet (hoặc nhấn Shift+F9) để tính toán lại bảng tính hiện hành.

TIP: If you want Excel to recalculate every formula — even those that are unchanged — in all open worksheets, press Ctrl+Alt+Shift+F9.
Nếu bạn muốn Excel tính toán lại tất cả các công thức — kể cả những công thức chẳng có thay đổi gì — trong tất cả các bảng tính đang mở, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+F9.​

If you want to recalculate only part of your worksheet while manual calculation is turned on, you have two options:
Nếu bạn chỉ muốn Excel tính toán lại một phần trong bảng tính, khi đang ở chế độ tính toán thủ công, bạn có hai tùy chọn:

• To recalculate a single formula, select the cell containing the formula, activate the formula bar, and then confirm the cell (by pressing Enter or clicking the Enter button)
  Để tính toán lại chỉ một công thức, bạn chọn ô chứa công thức đó, kích hoạt thanh công thức (formular bar), và sau đó xác nhận công thức trong ô (bằng cách nhấn Enter hoặc nhấp chuột vào nút Enter - nút có hình chữ V)

• To recalculate a range, select the range, then choose Home, Find & Select, Replace (or press Ctrl+H); and enter an equals sign (=) in both the Find What and Replace With boxes. Click Replace All. Excel “replaces” the equals sign in each formula with another equals sign. This doesn’t change anything, but it forces Excel to recalculate each formula.
  Để tính toán lại một dãy (một vùng chọn), bạn chọn dãy đó, rồi chọn Home, Find & Select, Replace (hoặc nhấn Ctrl+H); sau đó nhập dấu bằng (=) trong cả hai khung Find What và Replace With. Nhấn Replace All. Excel sẽ "thay thế" dấu bằng trong mỗi công thức bằng một dấu bằng khác. Điều này chẳng thay đổi gì cả, nhưng nó buộc Excel phải tính toán lại những công thức đó.

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Copying and Moving Formulas
Sao chép và Di chuyển công thức

You copy and move ranges that contain formulas the same way that you copy and move regular ranges, but the results are not always straightforward.
Bạn sao chép và di chuyển những dãy có chứa công thức giống như bạn sao chép và di chuyển những dãy bình thường, nhưng kết quả nhận được thì không phải lúc nào cũng như ý.

For an example, check out Figure 3.3, which shows a list of expense data for a company. The formula in cell C11 uses the SUM() function to total the January expenses (range C6:C10). The idea behind this worksheet is to calculate a new expense budget number for 2008 as a percentage increase of the actual 2007 total. Cell C3 displays the INCREASE variable (in this case, the increase being used is 3%). The formula that calculates the 2008 BUDGET number (cell C13 for the month of January) multiplies the 2007 TOTAL by the INCREASE (that is, = C11*C3).
Ví dụ, tham khảo hình 3.3, hình này trình bày danh sách những số liệu về chi phí của một công ty. Công thức trong ô C11 dùng hàm SUM() để tính tổng chi phí của tháng Giêng (dãy C6:C10). Ý tưởng đằng sau bảng tính này là tính toán chi phí ngân sách mới cho năm 2008 như là việc tăng phần trăm tổng chi phí thực sự của năm 2007. Ô C3 hiển thị biến INCREASE (trong trường hợp này, giá trị tăng phần trăm được sử dụng là 3%). Công thức tính số 2008 BUDGET (ô C13 cho tháng Giêng) là nhân 2007 TOTAL với INCREASE (nghĩa là = C11*C3).

Figure 3.3 (Hình 3.3)​

The next step is to calculate the 2007 TOTAL expenses and the 2008 BUDGET figure for February. You could just type each new formula, but you can copy a cell much more quickly. Figure 3.4 shows the results when you copy the contents of cell C11 into cell D11. As you can see, Excel adjusts the range in the formula’s SUM() function o that only the February expenses (D610) are totaled. How did Excel know to do this? To answer this question, you need to know about Excel’s relative reference format.
Bước tiếp theo là tính toán chi phí 2007 TOTAL và con số 2008 BUDGET cho tháng Hai (February). Bạn chỉ việc gõ nhập mỗi công thức mới, nhưng sao chép một công thức thì nhanh hơn nhiều. Hình 3.4 minh họa các kết quả khi bạn sao chép nội dung của ô C11 sang ô D11. Như bạn có thể thấy, Excel tự động điều chỉnh dãy trong hàm SUM() của công thức để chỉ các chi phí của tháng Hai (D610) được tính tổng. Sao mà Excel biết làm như vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần biết về định dạng tham chiếu tương đối trong Excel.

Figure 3.4 (Hình 3.4)​

Bạn có thể download file Expenses.xlsx để tự thực hành.​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Understanding Relative Reference Format
Tìm hiểu định dạng Tham chiếu Tương đối

When you use a cell reference in a formula, Excel looks at the cell address relative to the location of the formula. For example, suppose that you have the formula = A1*2 in cell A3. To Excel, this formula says, “Multiply the contents of the cell two rows above this one by 2.” This is called the relative reference format, and it’s the default format for Excel. This means that if you copy this formula to cell A4, the relative reference is still “Multiply the contents of the cell two rows above this one by 2,” but the formula changes to = A2*2 because A2 is two rows above A4.
Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong một công thức, Excel xem địa chỉ ô tương ứng với vị trí của công thức. Ví dụ, giả sử bạn có công thức = A1*2 trong ô A3. Đối với Excel, công thức này có nghĩa là "Nhân nội dung của ô trên ô này hai hàng với 2". Đây được gọi là định dạng tham chiếu tương đối (relative reference) và nó là định dạng mặc định cho Excel. Điều này có nghĩa là nếu bạn sao chép công thức này sang ô A4, tham chiếu tương đối vẫn là "Nhân nội dung của ô trên ô này hai hàng với 2", do vậy công thức thay đổi thành = A2*2 bởi vì A2 nằm trên A4 hai hàng.

Figure 3.4 shows why this format is useful. You had only to copy the formula in cell C11 to cell D11 and, thanks to relative referencing, everything came out perfectly. To get the expense total for March, you would just have to paste the same formula into cell E11. You’ll find that this way of handling copy operations will save you incredible amounts of time when you’re building your worksheet models.
Hình 3.4 minh họa tại sao định dạng này hữu dụng. Bạn chỉ phải sao chép công thức trong ô C11 sang ô D11, và nhờ có tham chiếu tương đối, mọi thứ trở nên hoàn hảo. Để có được tổng chi phí cho tháng Ba (March), bạn chỉ việc dán cùng một công thức vào ô E11. Bạn sẽ thấy cách xử lý các thao tác sao chép này tiết kiệm cho bạn một lượng thời gian đáng kể khi thiết lập các mô hình trong bảng tính.

However, you need to exercise some care when copying or moving formulas. Let’s see what happens if you return to the budget expense worksheet and try copying the 2008 BUDGET formula in cell C13 to cell D13. Figure 3.5 shows that the result is 0!
Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận khi sao chép hoặc di chuyển các công thức. Hãy xem điều gì xảy ra nếu bạn quay lại bảng tính chi phí ngân sách và thử sao chép công thức 2008 BUDGET trong ô C13 sang ô D13. Hình 3.5 cho thấy kết quả là 0 !

Figure 3.5 (Hình 3.5)​

What happened? The formula bar shows the problem: The new formula is =D11*D3. Cell D11 is the February 2007 TOTAL, and that’s fine, but instead of the INCREASE cell (C3), the formula refers to a blank cell (D3). Excel treats blank cells as 0, so the formula result is 0. The problem is the relative reference format. When the formula was copied, Excel assumed that the new formula should refer to cell D3. To see how you can correct this problem, you need to learn about another format: the absolute reference format.
Điều gì xảy ra vậy? Thanh công thức cho thấy vấn đề này: Công thức mới (ở ô D13) là = D11*D3. Ô D11 là 2007 TOTAL của tháng Hai và điều đó đúng, nhưng thay vì tham chiếu đến INCREASE (ô C3), công thức lại tham chiếu đến một ô trống (ô D3). Excel xem các ô trống có giá trị là 0, nên kết quả của công thức là 0. Vấn đề ở đây chính là định dạng tham chiếu tương đối. Khi công thức đã được sao chép, Excel giả định rằng công thức mới sẽ tham chiếu đến ô D3. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần học thêm một định dạng tham chiếu nữa: định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute reference).
​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Understanding Absolute Reference Format
Tìm hiểu định dạng Tham chiếu Tuyệt đối

When you refer to a cell in a formula using the absolute reference format, Excel uses the physical address of the cell. You tell the program that you want to use an absolute reference by placing dollar signs ($) before the row and column of the cell address. To return to the example in the preceding section, Excel interprets the formula =$A$1*2 as “Multiply the contents of cell A1 by 2.” No matter where you copy or move this formula, the cell reference doesn’t change. The cell address is said to be anchored.
Khi bạn tham chiếu đến một ô trong một công thức bằng cách sử dụng định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute reference), Excel sử dụng địa chỉ vật lý của ô. Bạn cho chương trình biết rằng bạn muốn dùng một tham chiếu tuyệt đối bằng cách dùng dấu đô-la ($) trước hàng và cột của địa chỉ ô. Quay lại ví dụ trong bài trước, Excel sẽ hiểu công thức = $A$1*2 là “Nhân nội dung của ô A1 với 2”. Bất kể bạn sao chép hoặc di chuyển công thức này đến đâu, tham chiếu ô không thay đổi. Địa chỉ ô dạng này gọi là được neo cố định.

To fix the budget expense worksheet, you need to anchor the INCREASE variable. To do this, you first change the January 2008 BUDGET formula in cell C13 to read = C11*$C$3. After making this change, copying the formula to the February 2008 BUDGET column gives the new formula =D11*$C$3, which produces the correct result.
Để xử lý bảng tính chi phí ngân sách (xem bài trước), bạn cần neo cố định biến INCREASE. Để làm điều này, đầu tiên bạn thay đổi công thức tính 2008 BUDGET của tháng Giêng ở ô C13 thành = C11*$C$3. Sau khi thực hiện sự thay đổi này, việc sao chép công thức sang cột 2008 BUDGET của tháng Hai sẽ cho ra công thức mới là = D11*$C$3, để tạo ra kết quả đúng.

You also should know that you can enter a cell reference using a mixed-reference format. In this format, you anchor either the cell’s row (by placing the dollar sign in front of the row address only — for example, B$6) or its column (by placing the dollar sign in front of the column address only — for example, $B6).
Cũng nên biết rằng bạn có thể nhập tham chiếu ô bằng cách sử dụng một định dạng tham chiếu hỗn hợp. Trong định dạng này, bạn neo cố định hàng của một ô (bằng cách chỉ đặt dấu $ trước địa chỉ hàng — ví dụ, B$6) hoặc cột của nó (bằng cách chỉ đặt dấu $ trước địa chỉ cột — ví dụ, $B6).

TIP: You can quickly change the reference format of a cell address by using the F4 key.When editing a formula, place the cursor to the left of the cell address (or between the row and column values), and keep pressing F4. Excel cycles through the various formats. If you want to apply the new reference format to multiple cell addresses, highlight the addresses and then press F4 until you get the format you want.
Bạn có thể định dạng nhanh một tham chiếu của một địa chỉ ô bằng phím F4. Khi bạn lập (hoặc sửa) công thức, bạn đặt con trỏ chuột ở bên trái địa chỉ ô (hoặc ở giữa giá trị chỉ hàng và chỉ cột), và nhấn phím F4 liên tục. Excel duyệt qua các loại định dạng khác nhau. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng tham chiếu mới vào nhiều địa chỉ ô, bạn chọn (tô đen, highlight) những địa chỉ này và nhấn liên tục phím F4 cho đến khi nào có được loại định dạng mà bạn muốn.
​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Copying a Formula Without Adjusting Relative References
Sao chép một công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối

If you need to copy a formula but don’t want the formula’s relative references to change, follow these steps:
Nếu bạn cần sao chép một công thức nhưng không muốn các tham chiếu tương đối của công thức bị thay đổi, bạn theo các bước sau đây:

1. Select the cell that contains the formula you want to copy.
   Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép.
   
   
2. Click inside the formula bar to activate it.
   Nhấp ở bên trong thanh công thức để kích hoạt nó.
   
   
3. Use the mouse or keyboard to highlight the entire formula.
   Dùng chuột hoặc bàn phím để chọn (bôi đen) toàn bộ công thức.
   
   
4. Copy the highlighted formula.
   Sao chép công thức đang được chọn.
   
   
5. Press Esc to deactivate the formula bar.
   Nhấn phím ESC để ngưng kích hoạt thanh công thức.
   
   
6. Select the cell in which you want the copy of the formula to appear.
   Chọn ô mà bạn muốn sao chép công thức đến.
   
   
7. Paste the formula.
   Dán công thức vào.

NOTE: Here are two other methods you can use to copy a formula without adjusting its relative cell references:
Có hai cách khác nữa mà bạn có thể sử dụng để sao chép một công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối:

• To copy a formula from the cell above, select the lower cell and press Ctrl+’ (apostrophe).
  Để sao chép công thức trong ô đứng ngay phía trên, chọn ô đứng dưới, rồi nhấn Ctrl+’ (dấu nháy đơn).

• Activate the formula bar and type an apostrophe (’) at the beginning of the formula (that is, to the left of the equals sign) to convert it to text. Press Enter to confirm the edit, copy the cell, and then paste it in the desired location. Now, delete the apostrophe from both the source and destination cells to convert the text back to a formula.
  Kích hoạt thanh công thức và gõ một dấu nháy đơn (’) ở nơi bắt đầu công thức (nghĩa là, ở bên trái dấu bằng) để chuyển đổi công thức thành dạng văn bản (text). Nhấn Enter để xác nhận sự thay đổi này, sao chép ô (đang chứa nội dung mà bạn muốn sao chép), và rồi dán nó vào nơi bạn muốn. Rồi, xóa cái dấu nháy đơn ở cả ô nguồn lẫn ô đích để chuyển nó (đang ở dạng văn bản) trở lại dạng công thức.

 

[BNTT]

Displaying Worksheet Formulas


Displaying Worksheet Formulas
Hiển thị các công thức trong bảng tính

By default, Excel displays in a cell the results of the cell’s formula instead of the formula itself. If you need to see a formula, you can simply choose the appropriate cell and look at the formula bar. However, sometimes you’ll want to see all the formulas in a worksheet (such as when you’re troubleshooting your work). To display your worksheet’s formulas, choose Formulas, Show Formulas.
Theo mặc định, Excel hiển thị trong một ô kết quả của công thức tại ô đó thay vì hiển thị chính công thức. Nếu bạn cần thấy một công thức, bạn chỉ việc chọn một ô thích hợp vào nhìn ở trên thanh công thức (formula bar). Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ muốn thấy tất cả các công thức có trong bảng tính (chẳng hạn như khi bạn xử lý một sự cố gì đó). Để hiển thị tất cả các công thức có trong bảng tính, bạn chọn Formulas, Show Formulas.

TIP: You can also press Ctrl+` (backquote) to toggle a worksheet between values and formulas.
Bạn có thể dùng phím tắt Ctrl+` (dấu trích dẫn lùi, ở phím đầu tiên của hàng phím số, dưới phím Esc) để chuyển đổi giữa cách hiển thị kết quả và hiển thị công thức trong bảng tính.​

 

[BNTT]

Converting a Formula to a Value


Converting a Formula to a Value
Chuyển đổi một công thức thành một giá trị

If a cell contains a formula whose value will never change, you can convert the formula to that value. This speeds up large worksheet recalculations and it frees up memory for your worksheet because values use much less memory than formulas do. For example, you might have formulas in part of your worksheet that use values from a previous fiscal year. Because these numbers aren’t likely to change, you can safely convert the formulas to their values. To do this, follow these steps:
Nếu một ô chứa một công thức mà giá trị của nó sẽ không bao giờ thay đổi, bạn có thể chuyển đổi công thức thành giá trị đó. Điều này sẽ gia tăng đáng kể tốc độ tính toán lại của bảng tính và nó giải phóng bộ nhớ cho bảng tính của bạn, bởi vì những giá trị thì sử dụng bộ nhớ ít hơn là những công thức. Ví dụ, trong bảng tính của bạn có một số công thức sử dụng những giá trị là số liệu của năm tài chính vừa rồi. Bởi vì những con số này không nên bị thay đổi, cho nên để an toàn cho dữ liệu, bạn nên chuyển đổi những công thức đó thành giá trị của chính nó. Để thực hiện điều này, theo những bước sau đây:

1. Select the cell containing the formula you want to convert.
   Chọn những ô có chứa công thức mà bạn muốn chuyển đổi.
   
   
2. Double-click the cell or press F2 to activate in-cell editing.
   Nhấn đúp chuột hoặc nhấn phím F2 để kích hoạt chế độ sửa chữa trong ô.
   
   
3. Press F9. The formula changes to its value.
   Nhấn F9. Công thức đã chuyển đổi thành giá trị của chính nó.
   
   
4. Press Enter or click the Enter button. Excel changes the cell to the value.
   Nhấn Enter hoặc nhấn chuột vào nút Enter. Excel thay đổi ô thành ô chứa giá trị.

You’ll often need to use the result of a formula in several places. If a formula is in cell C5, for example, you can display its result in other cells by entering = C5 in each of the cells. This is the best method if you think the formula result might change because, if it does, Excel updates the other cells automatically. However, if you’re sure that the result won’t change, you can copy only the value of the formula into the other cells. Use the following procedure to do this:
Bạn sẽ thường phải dùng kết quả của một công thức ở nhiều nơi (khác nhau trong bảng tính). Nếu có một công thức nằm đang ở ô C5 chẳng hạn, bạn có thể hiển thị kết quả của nó ở những ô khác bằng cách gõ = C5 trong từng ô. Đây là cách tốt nhất nếu bạn nghĩ rằng kết quả của công thức có thể sẽ thay đổi, bởi vì nếu nó thay đổi, thì Excel sẽ tự động cập nhật ở những ô khác. Tuy nhiên, nếu bạn chắc chắn rằng kết quả sẽ không bao giờ thay đổi, bạn có thể sao chép chỉ riêng giá trị của công thức vào các ô khác. Sử dụng những thủ tục sau đây để làm điều này:

1. Select the cell containing the formula.
   Chọn ô có chứa công thức (mà bạn muốn sao chép giá trị).
   
   
2. Copy the cell.
   Sao chép ô đó.
   
   
3. Select the cell or cells to which you want to copy the value.
   Chọn ô hoặc những ô mà bạn muốn sao chép giá trị (của công thức trên) vào đó.
   
   
4. Choose Home, display the Paste list, and then choose Paste Values. Excel pastes the cell’s value to each cell you selected.
   Chọn Home, hiển thị danh sách Paste, và rồi chọn Paste Values. Excel dán giá trị của ô (mà bạn sao chép ở bước 2) vào từng ô bạn đã chọn.

Another method (available in Excel 2003 and later) is to copy the cell, paste it into the destination, drop down the Paste Options list, and then choose Values Only.
Một cách khác (có sẵn trong Excel 2003 trở về sau) là bạn sao chép ô, dán nó vào ô đích (bằng cách) mở danh sách xổ xuống Paste Option, và chọn Values Only.​

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Working with Range Names in Formulas
Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức

In Chapter 2, “Using Range Names”, I showed you how to define and use range names in your worksheets. You probably use range names often in your formulas. After all, a cell that contains the formula = Sales-Expenses is much more comprehensible than one that contains the more cryptic formula = F12-F3. The next few sections show you some techniques that make it easier for you to use range names in formulas.
Ở Chương 2: “Using Range Names”, tôi đã hướng dẫn bạn cách định nghĩa và sử dụng các tên dãy trong bảng tính. Có lẽ bạn sẽ thường sử dụng các tên dãy trong công thức. Một ô chứa công thức: = Sales-Expenses thì dễ hiểu hơn nhiều so với ô chứa công thức: = F12-F3. Phần tiếp theo đây hướng dẫn cho bạn một số kỹ thuật nhằm giúp bạn sử dụng các tên dãy trong các công thức dễ dàng hơn. ​

Pasting a Name into a Formula
Dán Tên vào một Công thức

One way to enter a range name in a formula is to type the name in the formula bar. But what if you can’t remember the name? Or what if the name is long? For these kinds of situations, Excel has several features that enable you to select the name you want from a list and paste it right into the formula. Start your formula, and when you get to the spot where you want the name to appear, use any of the following techniques:
Một cách để nhập tên dãy vào trong một công thức là gõ tên dãy đó trong thanh công thức. Nhưng làm gì đây nếu như bạn không thể nhớ cái tên này? Hoặc phải làm gì nếu tên quá dài? Đối với những tình huống này, Excel có một số tính năng nhằm giúp bạn chọn tên mà bạn muốn sử dụng từ một danh sách và dán nó ngay vào công thức. Bạn hãy bắt đầu công thức, và khi đến vị trí mà bạn muốn xuất hiện một cái tên, bạn có thể dùng bất kỳ kỹ thuật nào sau đây:

• Choose Formulas, Use in Formula and then click the name in the list that appears (see Figure 3.6).
  Chọn Formulas, Use in Formula và rồi nhấp chọn tên trong danh sách vừa xuất hiện (xem hình 3.6).
  
  

  
  Figure 3.6 (Hình 3.6)​

• Choose Formulas, Use in Formula, Paste Names (or press F3) to display the Paste Name dialog box, click the range name you want to use, and then click OK.
  Chọn Formulas, Use in Formula, Paste Names (hoặc nhấn F3) để mở hộp thoại Paste Name, chọn tên dãy bạn muốn sử dụng, rồi nhấn OK.

• Type the first letter or two of the range name to display a list of names and functions that start with those letters, select the name you want, and then press Tab.
  Gõ một hoặc hai ký tự đầu tiên của tên dãy để làm xuất hiện một danh sách các tên dãy và tên hàm bắt đầu với những ký tự đó, chọn cái tên bạn muốn, và nhấn phím Tab.

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Applying Names to Formulas
Áp dụng các Tên vào các Công thức

If you’ve been using ranges in your formulas and you name those ranges later, Excel doesn’t automatically apply the new names to the formulas. Instead of substituting the appropriate names by hand, you can get Excel to do the hard work for you. Follow these steps to apply the new range names to your existing formulas:
Nếu bạn đã sử dụng các dãy trong các công thức và sau đó mới đặt tên cho các dãy này, Excel không tự động áp dụng các tên mới vào trong công thức. Thay vì thay thế các tên thích hợp bằng tay, bạn có thể nhờ Excel làm dùm công việc nặng nhọc này cho bạn. Để áp dụng các tên mới vào những công thức hiện có, bạn theo các bước sau đây:

1. Select the range in which you want to apply the names, or select a single cell if you want to apply the names to the entire worksheet.
   Chọn dãy (có chứa công thức) mà bạn muốn áp dụng các tên (vào trong những công thức của dãy được chọn), hoặc chọn một ô đơn (bất kỳ) nếu bạn muốn áp dụng các tên cho toàn bộ bảng tính.
   
   
2. Choose Formulas, Define Name, Apply Names. Excel displays the Apply Names dialog box, shown in Figure 3.7.
   Chọn Formulas, Define Name, Apply Names. Excel hiển thị hộp thoại Apply Names, như ở hình 3.7.
   
   

   
   Figure 3.7 (Hình 3.7)​
   
   
3. Choose the name or names you want applied from the Apply Names list.
   Chọn tên hoặc những tên mà bạn muốn áp dụng từ danh sách Apply Names.
   
   
4. Activate the Ignore Relative/Absolute check box to ignore relative and absolute references when applying names.
   Kích hoạt tùy chọn Ignore Relative/Absolute để bỏ qua các tham chiếu tương đối và tuyệt đối khi áp dụng các tên.
   
   
5. The Use Row and Column Names check box tells Excel whether to use the worksheet’s row and column names when applying names. If you activate this check box, you also can click the Options button to see more choices. (See the section in this chapter, “Using Row and Column Names When Applying Names,” for details.)
   Hộp kiểm Use Row and Column Names cho Excel biết có nên sử dụng các tên hàng và tên cột của bảng tính khi áp dụng các tên hay không. Nếu bạn kích hoạt tùy chọn này, bạn cũng có thể nhấp nút Options để xem thêm các lựa chọn. (Xem thêm bài “Sử dụng Tên Hàng và Tên Cột khi áp dụng các Tên”, cũng trong chương này, để biết thêm các thông tin.)
   
   
6. Click OK to apply the names.
   Nhấn OK để áp dụng các tên.

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Using Row and Column Names When Applying Names
Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các Tên Dãy

For extra clarity in your formulas, leave the Use row and column names check box activated in the Apply Names dialog box. This option tells Excel to rename all cell references that can be described as the intersection of a named row and a named column. In Figure 3.8, for example, the range C6:C13 is named January, and the range C7:E7 is named Rent. This means that cell C7 — the intersection of these two ranges — can be referenced as January Rent.
Để các công thức rõ ràng hơn, bạn hãy kích hoạt tùy chọn Use row and column names trong hộp thoại Apply Names (xem lại hình 3.7). Tùy chọn này yêu cầu Excel tự động đặt tên cho tất cả các tham chiếu là giao nhau của một hàng đã được đặt tên và một cột đã được đặt tên. Ví dụ, trong hình 3.8, dãy C6:C13 đã được đặt tên là January, và dãy C7:E7 đã được đặt tên là Rent. Điều này có nghĩa là ô C7 — phần giao nhau của hai dãy này — có thể được tham chiếu với tên January Rent.

Figure 3.8 (hình 3.8)​

As shown in Figure 3.8, the Total for the Rent row (cell F7) currently contains the formula = C7+D7+E7. If you applied range names to this worksheet and activated the Use Row and Column Names option, you’d think this formula would be changed to this:
Ở hình 3.8, tổng cộng của hàng Rent (ô F7) hiện đang chứa công thức = C7+D7+E7. Nếu bạn đã áp dụng tên dãy cho bảng tính này và đã kích hoạt tùy chọn Use Row and Column Names, có lẽ bạn nghĩ rằng công thức ở F7 sẽ thay đổi như sau:

= January Rent + February Rent + March Rent​

If you try this, however, you’ll get a slightly different formula, as shown in Figure 3.9.
Tuy nhiên, nếu bạn thử điều này, bạn sẽ có được một công thức hơi khác một tí, như ở hình 3.9.

Figure 3.9: After applying range names, the Total Rent cell contains the formula = January + February + March.
(Hình 3.9: Sau khi áp dụng tên dãy, ô Total Rent (F7) sẽ có công thức = January + February + March)​

The reason for this is that when Excel is applying names, it omits the row name if the formula is in the same row. (It also omits the column name if the formula is in the same column.) In cell F7, for example, Excel omits Rent in each term because F7 is in the Rent row.
Lý giải cho điều này là khi Excel áp dụng tên dãy, nó bỏ qua tên hàng nếu công thức nằm trên cùng một hàng. (Nó cũng bỏ qua tên cột nếu công thức nằm trên cùng một cột). Ví dụ, ở ô F7, Excel bỏ qua tên Rent trong mỗi toán hạng bởi vì F7 đang nằm trên hàng Rent.

Omitting row headings (or column headings) isn’t a problem in a small model, but it can be confusing in a large worksheet, where you might not be able to see the names of the rows (or names of the columns). Therefore, if you’re applying names to a large worksheet, you’ll probably prefer to include the row names when applying names.
Bỏ qua các tiêu đề hàng (hoặc tiêu đề cột) không phải là một vấn đề trong một bảng tính nhỏ, nhưng nó có thể gây rắc rối trong một bảng tính lớn, vì bạn có thể không thấy được tên của các hàng (hoặc tên của các cột).

Choosing the Options button in the Apply Names dialog box displays the expanded dialog box shown in Figure 3.10. This includes extra options that enable you to include column (and row) headings:
Nhấn nút Options trong hộp thoại Apply Names, bạn sẽ thấy hộp thoại này được mở rộng ra như hình 3.10. Nó sẽ bao gồm thêm nhiều tùy chọn cho phép bạn có đưa vào các tiêu đề cột (và tiêu đề hàng) hay không:

Figure 3.10 (hình 3.10)​

• Omit Column Name If Same Column — Clear this check box to include column names when applying names.
  Bỏ tùy chọn này nếu bạn muốn đưa vào các tên cột khi áp dụng tên.

• Omit Row Name If Same Row — Clear this check box to include row names.
  Bỏ tùy chọn này nếu bạn muốn đưa vào các tên hàng khi áp dụng tên.

• Name Order — Use these options to choose the order of names in the reference (Row Column or Column Row).
  Tùy chọn này cho phép bạn chọn thứ tự của các tên trong tham chiếu (tên Hàng trước, tên Cột sau / hay tên Cột trước, tên Hàng sau).

 

[BNTT]

Naming Formulas
Đặt tên cho các Công thức

In Chapter 2, you learned how to set up names for often-used constants. You can apply a similar naming concept for frequently used formulas. As with the constants, the formula doesn’t physically have to appear in a cell. This not only saves memory, but it often makes your worksheets easier to read as well. Follow these steps to name a formula:
Ở Chương 2, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số thường được sử dụng. Bạn có thể áp dụng cách tương tự như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng như các hằng số, công thức (đã được đặt tên sẽ) không xuất hiện trong một ô nào. Nó sẽ được lưu trong bộ nhớ và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một công thức, bạn theo các bước sau đây:

1. Choose Formulas, Define Name to display the New Name dialog box.
   Chọn Formulas, Define Name để hiển thị hộp thoại New Name.
   
   
2. Enter the name you want to use for the formula in the Name text box.
   Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung Name.
   
   
3. In the Refers To box, enter the formula exactly as you would if you were entering it in a worksheet.
   Trong khung Refers To, nhập chính xác công thức giống như bạn nhập trong bảng tính.
   
   
4. Click OK.
   Nhấn OK.

Now you can enter the formula name in your worksheet cells (instead of the formula itself). For example, the following is the formula for the volume of a sphere (r is the radius of the sphere):
Bây giờ bạn có thể nhập tên của công thức trong các ô của bảng tính (thay vì nhập công thức đó). Ví dụ, công thức sau đây tính thể tích của một hình cầu (với r là bán kính hình cầu):

So, assuming that you have a cell named Radius somewhere in the workbook, you could create a formula named, say, SphereVolume, and make the following entry in the Refers To box of the New Name dialog box (where PI() is the Excel worksheet function that returns the value of Pi):
Vậy, giả sử rằng bạn có một ô tên là Radius (ô này có chứa con số chỉ bán kính của hình cầu, r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn có thể tạo một công thức có tên là SphereVolume, và nhập công thức sau đây trong khung Refers To của hộp thoại New Name (với PI() là hàm trả về giá trị con số Pi):

= (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3​

 

[BNTT]

Working with Links in Formulas


Working with Links in Formulas
Làm việc với các liên kết trong công thức

If you have data in one workbook that you want to use in another, you can set up a link between them. This action enables your formulas to use references to cells or ranges in the other workbook. When the other data changes, Excel automatically updates the link.
Nếu bạn có dữ liệu trong một bảng tính mà bạn muốn dùng chúng trong một bảng tính khác, bạn có thể thiết lập một liên kết giữa chúng. Cách làm này cho phép các công thức của bạn sử dụng các tham chiếu đến những ô hay những dãy trong một bảng tính khác. Khi dữ liệu (ở những bảng tính) khác thay đổi, Excel tự động cập nhật các liên kết.

For example, Figure 3.11 shows two linked workbooks. The Budget Summary sheet in the 2008 Budget-Summary workbook includes data from the Details worksheet in the 2008 Budget workbook. Specifically, the formula shown for cell B2 in 2008 Budget-Summary contains an external reference to cell R7 in the Details worksheet of 2008 Budget. If the value in R7 changes, Excel immediately updates the 2008 Budget-Summary workbook.
Ví dụ, hình 3.11 minh họa hai bảng tính đã được liên kết. Sheet Budget Summary trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa dữ liệu từ sheet Detail trong bảng tính 2008 Budget. Cụ thể hơn, công thức bạn thấy ở ô B2 trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa một tham chiếu ngoài dẫn đến ô R7 trong bảng tính 2008 Budget. Nếu giá trị ở R7 thay đổi, Excel sẽ cập nhật bảng tính 2008 Budget-Summary ngay tức khắc.

Figure 3.11 (Hình 3.11)​

File download: 2008 Budget-Summary.xlsx và 2008 Budget.xlsx​

 

[BNTT]

Working with Links in Formulas


Understanding External References
Tìm hiểu các Tham chiếu ngoài

There’s no big mystery behind these links. You set up links by including an external reference to a cell or range in another workbook (or in another worksheet from the same workbook). In the example shown in Figure 3.11, all I did was enter an equals sign in cell B2 of the Budget Summary worksheet, and then click cell R7 in the Details worksheet.
Chẳng có gì bí ẩn đằng sau các liên kết này. Bạn thiết lập các liên kết bằng cách đưa vào một liên kết đến một ô hay một dãy trong một bảng tính khác (hay một sheet khác trong cùng bảng tính). Trong ví dụ được minh họa ở hình 3.11, tất cả những gì tôi làm là nhập một dấu bằng trong ô B2 của sheet Budget Summary, và rồi nhấp chuột vào ô R7 của sheet Details.

The only thing you need to be comfortable with is the structure of an external reference. Here’s the syntax:
Điều duy nhất bạn cần làm quen là cấu trúc của một tham chiếu ngoài. Sau đây là cú pháp:

'path[workbookname]sheetname'!reference​

• path : The drive and directory in which the workbook is located, which can be a local path, a network path, or even an Internet address. You need to include the path only when the workbook is closed.
  Ổ đĩa và thư mục chứa bảng tính (cần liên kết tới), đây có thể là một đường dẫn cục bộ, một đường dẫn mạng, hoặc thậm chí là một địa chỉ Internet. Bạn cần đưa vào đường dẫn (path) này chỉ khi bảng tính (cần liên kết tới) đã được đóng lại.

• workbookname : The name of the workbook, including an extension. Always enclose the workbook name in square brackets ([ ]). You can omit workbookname if you’re referencing a cell or range in another sheet of the same workbook.
  Tên của bảng tính, kể cả phần mở rộng. Luôn luôn đặt tên của bảng tính trong một cặp dấu ngoặc vuông ([ ]). Bạn có thể bỏ qua tên của bảng tính nếu bạn tham chiếu đến một ô hoặc một dãy trong một sheet khác của cùng bảng tính (và dĩ nhiên là cũng không cần đến path).

• sheetname : The name of the worksheet’s tab. You can omit sheetname if reference is a defined name in the same workbook.
  Tên của worksheet. Bạn có thể bỏ qua tên này nếu tham chiếu đến một tên đã được định nghĩa trong cùng một bảng tính.

• reference : A cell or range reference, or a defined name.
  Một tham chiếu ô hoặc dãy, hoặc một tên đã được định nghĩa.

For example, if you close the 2008 Budget workbook, Excel automatically changes the external reference shown in Figure 3.11 to this (depending on the actual path of the file):
Ví dụ, nếu bạn đóng bảng tính 2008 Budget, thì Excel sẽ tự động thay đổi tham chiếu ngoài được minh họa trong hình 3.11 như sau (ví dụ này còn phụ thuộc vào đường dẫn thực tế của bảng tính):

= 'D:\GPE\[2008 Budget.xlsx]Details'!$R$7​

 

[BNTT]

Working with Links in Formulas


Updating Links
Cập nhật các liên kết

The purpose of a link is to avoid duplicating formulas and data in multiple worksheets. If one workbook contains the information you need, you can use a link to reference the data without recreating it in another workbook.
Mục đích của một liên kết là tránh lặp lại các công thức và dữ liệu trong nhiều bảng tính. Nếu một bảng tính chứa thông tin mà bạn cần, bạn có thể sử dụng một liên kết để tham chiếu dữ liệu mà không cần tái tạo nó trong một bảng tính khác.

To be useful, however, the data in the dependent workbook should always reflect what actually is in the source workbook. You can make sure of this by updating the link, as explained here:
Tuy nhiên, để trở nên hữu ích, dữ liệu trong bảng tính phụ thuộc (bảng tính có chứa liên kết) luôn luôn phải phản ánh nội dung thực sự của bảng tính nguồn (bảng tính chứa dữ liệu được liên kết). Bạn có thể chắc chắn về điều này bẳng cách cập nhật liên kết, như được giải thích sau đây:

• If both the source and the dependent workbooks are open, Excel automatically updates the link whenever the data in the source file changes.
  Nếu cả bảng tính nguồn và bảng tính phụ thuộc đang được mở, Excel sẽ tự động cập nhật liên kết bất kỳ khi nào dữ liệu nguồn có thay đổi.

• If the source workbook is open when you open the dependent workbook, Excel automatically updates the links again.
  Nếu bảng tính nguồn đang được mở trước khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel cũng tự động cập nhật lại các liên kết (trong bảng tính phụ thuộc).

• If the source workbook is closed when you open the dependent workbook, Excel displays a Security Warning in the message bar, which tells you automatic updating of links has been disabled. In this case, click Options, click the Enable this Content option, and then click OK.
  Nếu bảng tính nguồn chưa được mở khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel sẽ xuất hiện một thông báo Security Warning ở thanh thông báo (nằm cùng chỗ với thanh trạng thái - status bar), nhằm báo cho bạn biết rằng viêc tự động cập nhật liên kết đang tắt. Trong trường hợp này, bạn nhấn Options, nhấn tùy chọn Enable this Content rồi nhấn OK.

• If you didn’t update a link when you opened the dependent document, you can update it any time by choosing Data, Edit Links. In the Edit Links dialog box that appears (see Figure 3.12), click the link and then click Update Values.
  Nếu như bạn không cập nhật các liên kết khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, bạn có thể cập nhật các liên kết này bất cứ lúc nào bằng cách chọn Data, Edit Links. Trong hộp thoại Edit Links vừa xuất hiện (xem hình 3.12), nhấn vào liên kết và nhấn Update Values.
  
  

  
  Figure 3.12 (hình 3.12)​

 

[BNTT]

Working with Links in Formulas


Changing the Link Source
Thay đổi nguồn của liên kết

If the name of the source document changes, you’ll need to edit the link to keep the data up-to-date. You can edit the external reference directly, or you can change the source by following these steps:
Nếu tên của tập tin nguồn thay đổi, bạn cần phải sửa lại liên kết để cập nhật dữ liệu. Bạn có thể sửa trực tiếp tham chiếu ngoài, hoặc bạn có thể thay đổi nguồn (của liên kết) bằng cách làm theo các bước sau đây:

1. With the dependent workbook active, choose Data, Edit Links to display the Edit Links dialog box.
   Với bảng tính phụ thuộc được kích hoạt, bạn chọn Data, Edit Links để mở hộp thoại Edit Links.
   
   
2. Click the link you want to work with.
   Chọn liên kết mà bạn muốn sửa.
   
   
3. Click Change Source. Excel displays the Change Source dialog box.
   Nhấn Change Source. Excel hiển thị hộp thoại Change Source.
   
   
4. Find and then choose the new source document, and then click OK to return to the Edit Links dialog box.
   Tìm và chọn tài liệu nguồn mới, và rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Edit Links.
   
   
5. Click Close to return to the workbook.
   Nhấn Close để quay về bảng tính.

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Formatting Numbers, Dates, and Times
Định dạng Số, Ngày Tháng và Thời Gian

One of the best ways to improve the readability of your worksheets is to display your data in a format that is logical, consistent, and straightforward. Formatting currency amounts with leading dollar signs, percentages with trailing percent signs, and large numbers with commas are a few of the ways you can improve your spreadsheet style.
Một trong những cách tốt nhất để làm cho các bảng tính của bạn trở nên dễ đọc là hiển thị dữ liệu theo một định dạng logic, nhất quán, và đơn giản. Định dạng các lượng tiền tệ có các dấu đô-la ($) đứng ở đầu, tỷ lệ phần trăm có dấu phần trăm (%) đứng ở sau, và các số lớn được phân cách hàng ngàn bẳng dấu phẩy... là một vài cách mà bạn có thể cải thiện kiểu dáng bảng tính của bạn.

This section shows you how to format numbers, dates, and times using Excel’s built-in formatting options. You’ll also learn how to create your own formats to gain maximum control over the appearance of your data.
Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách để định dạng số, ngày tháng, và thời gian bằng cách dùng các tùy chọn định dạng có sẵn trong Excel. Bạn cũng sẽ học cách tạo các định dạng riêng của mình để có toàn quyền với diện mạo của dữ liệu.​

Numeric Display Formats
Các định dạng hiển thị Số

When you enter numbers in a worksheet, Excel removes any leading or trailing zeros. For example, if you enter 0123.4500, Excel displays 123.45. The exception to this rule occurs when you enter a number that is wider than the cell. In this case, Excel usually expands the width of the column to fit the number. However, in some cases, Excel tailors the number to fit the cell by rounding off some decimal places. For example, a number such as 123.45678 is displayed as 123.4568. Note that, in this case, the number is changed for display purposes only; Excel still retains the original number internally.
Khi bạn nhập các con số trong một bảng tính, Excel sẽ loại bỏ bất kỳ số 0 (zero) nào đứng ở phía trước (số nguyên) hoặc phía sau (số lẻ). Ví dụ, nếu bạn nhập 0123.4500, Excel sẽ hiển thị nó là 123.45. Ngoại lệ cho quy tắc này xảy ra khi bạn nhập một con số dài hơn chiều rộng của ô. Trong trường hợp này, Excel thường điều chỉnh độ rộng của cột để chứa vừa con số này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Excel tùy biến số để chứa vừa trong ô bằng cách làm tròn một vài con số ở hàng thập phân. Ví dụ, một con số như 123.45678 được hiển thị là 123.4568. Chú ý rằng, việc làm tròn số này chỉ là để hiển thị, còn Excel vẫn giữ lại con số gốc bên trong.

When you create a worksheet, each cell uses this format, known as the General number format, by default. If you want your numbers to appear differently, you can choose from among Excel’s seven categories of numeric formats: Number, Currency, Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, and Special.
Khi bạn tạo một bảng tính, mỗi ô (trong bảng tính mới này) sẽ mặc định sử dụng định dạng này, gọi là định dạng số kiểu General. Nếu bạn muốn những con số của mình xuất hiện khác nhau, bạn có thể chọn một trong 7 kiểu định dạng số của Excel: Number, Currency, Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, và Special.

• Number formats — The number formats have three components: the number of decimal places (0–30), whether the thousands separator (,) is used, and how negative numbers are displayed. For negative numbers, you can display the number with a leading minus sign, in red, surrounded by parentheses, or in red surrounded by parentheses.
  Định dạng Số — Các định dạng số có 3 thành phần: có bao nhiêu số thập phân (0-30), có sử dụng dấu phân cách hàng ngàn hay không, và các số âm được hiển thị như thế nào. Đối với các số âm, bạn có thể hiển thị số với dấu trừ đứng trước, hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu ngoặc đơn, hay là số màu đỏ nằm trong cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ.

• Currency formats — The currency formats are similar to the number formats, except that the thousands separator is always used, and you have the option of displaying the numbers with a leading dollar sign ($) or some other currency symbol.
  Định dạng Tiền Tệ — Các định dạng tiền tệ tương tự như các định dạng số, ngoại trừ việc dấu phân cách hàng ngàn sẽ luôn được sử dụng, và bạn có thể tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở trước hoặc là một ký hiệu đơn vị tiền tệ nào đó.

• Accounting formats — With the accounting formats, you can select the number of decimal places and whether to display a leading dollar sign (or other currency symbol). If you do use a dollar sign, Excel displays it flush left in the cell. All negative entries are displayed surrounded by parentheses.
  Định dạng Kế Toán — Với các định dạng kế toán, bạn có thể chọn có bao nhiêu con số ở hàng thập phân và việc có hiển thị dấu đô-la (hoặc đơn vị tiền tệ nào khác) ở trước hay không. Nếu bạn sử dụng dấu đô-la thì Excel sẽ hiển thị nó ở sát mép trái của ô. Tất cả các số âm được hiển thị ở bên trong cặp dấu ngoặc đơn.

• Percentage formats — The percentage formats display the number multiplied by 100 with a percent sign (%) to the right of the number. For example, .506 is displayed as 50.6%. You can display 0–30 decimal places.
  Định dạng Phần Trăm — Định dạng phần trăm hiển thị số được nhân với 100 và có một dấu phần trăm (%) ở cuối. Ví dụ, .506 hiển thị dưới dạng 50.6%. Bạn có thể sử dụng đến 30 con số thập phân.

• Fraction formats — The fraction formats enable you to express decimal quantities as fractions. There are nine fraction formats in all including displaying the number as halves, quarters, eighths, sixteenths, tenths, and hundredths.
  Định dạng Phân Số — Các định dạng phân số cho phép bạn biểu diễn các đại lượng thập phân dưới dạng các phân số. Có tất cả 9 kiểu định dạng phân số, bao gồm một phần hai, một phần tư, một phần tám, một phần mười sáu, một phần mười, và một phần trăm.

• Scientific formats — The scientific formats display the most significant number to the left of the decimal, 2–30 decimal places to the right of the decimal, and then the exponent. So, 123000 is displayed as 1.23E+05.
  Định dạng Khoa Học — Các định dạng khoa học hiển thị con số có nghĩa nhất nằm bên trái dấu chấm thập phân, 2 đến 30 số thập phân nằm bên phải dấu chấm thập phân, và sau đó là số mũ. Vậy, 123000 hiển thị là 1.23E+05.

• Special formats — The special formats are a collection designed to take care of special cases. Here’s a list of the special formats, with some examples:
  Định dạng đặc biệt — Các định dạng đặc biệt là một tập hợp được thiết kế sẵn để xử lý những trường hợp đặc biệt. Đây là một danh sách những định dạng đặc biệt (kiểu Mỹ), với vài ví dụ:
  
  

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Changing Numeric Formats
Thay đổi các định dạng số

The quickest way to format numbers is to specify the format as you enter your data. For example, if you begin a dollar amount with a dollar sign ($), Excel automatically formats the number as currency. Similarly, if you type a percent sign (%) after a number, Excel automatically formats the number as a percentage. Here are a few more examples of this technique. Note that you can enter a negative value using either the negative sign (–) or parentheses.
Cách nhanh nhất để định dạng các con số là xác định kiểu định dạng ngay khi bạn nhập dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu một con số tiền tệ với một dấu đô-la ($), Excel sẽ tự động định dạng con số đó với dạng tiền tệ. Tương tự, nếu bạn nhập một dấu phần trăm (%) sau một số, Excel tự động định dạng số này ở dạng là một tỷ lệ phần trăm. Sau đây là một vài ví dụ về kỹ thuật này. Chú ý rằng, bạn có thể nhập một giá trị âm bằng cách sử dụng dấu âm (-) hoặc nhập số đó trong một cặp dấu ngoặc đơn.

Specifying the numeric format as you enter a number is fast and efficient because Excel guesses the format you want to use. Unfortunately, Excel sometimes guesses wrong (for example, interpreting a simple fraction as a date). In any case, you don’t have access to all the available formats (for example, displaying negative dollar amounts in red). To overcome these limitations, you can select your numeric formats from a list. Here are the steps to follow:
Xác định định dạng số ngay khi nhập một con số thì nhanh và hiệu quả bởi vì Excel đoán được định dạng mà bạn muốn sử dụng. Nhưng thật không may, đôi khi Excel đoán sai (ví dụ, nó hiểu một phân số đơn giản là ngày tháng - xem ví dụ cuối cùng ở trên). Trong những trường hợp này, bạn không cần phải truy cập đến tất cả các định dạng (ví dụ, hiển thị số tiền âm bằng màu đỏ). Mà để khắc phục những số (bị định dạng sai) này, bạn có thể chọn các kiểu định dạng số từ một danh sách. Sau đây là các bước bạn cần làm theo:

1. Select the cell or range of cells to which you want to apply the new format.
   Chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn áp dụng kiểu định dạng mới.
   
   
2. Choose the Home tab.
   Chọn tab Home.
   
   
3. Pull down the Number Format list. Excel displays its built-in formats, as shown in Figure 3.13. Under the name of each format, Excel shows you how the current cell would be displayed if you chose that format.
   Nhấn Number Format để mở ra một danh sách. Excel hiển thị các kiểu định dạng được cài sẵn của nó như ở hình 3.13. Bên dưới mỗi loại định dạng, Excel (còn) cho thấy ô hiện hành sẽ hiển thị như thế nào nến bạn chọn loại định dạng đó.
   
   

   
   Figure 3.13 (Hình 3.13)​
4. Click the format you want to use.
   Nhấp chọn loại định dạng bạn muốn dùng.

For more numeric formatting options, use the Number tab of the Format Cells dialog box. Select the cell or range and then choose Home, Number Format (or press Ctrl+1). As you can see in Figure 3.14, when you click a numeric format in the Category list, Excel displays more formatting options, such as the Decimal Places spin box. (The options you see depend on the category you choose.) The Sample information box shows a sample of the format applied to the current cell’s contents.
Để có thêm các tùy chọn khi định dạng cho số, bạn sử dụng tab Number của hộp thoại Format Cells. Bạn chọn ô hoặc dãy ô (muốn định dạng) rồi chọn Home, Number Format (hoặc nhấn Ctrl+1). Như bạn thấy ở hình 3.14, khi bạn nhấp vào một định dạng số trong danh sách Category, Excel hiển thị thêm các tùy chọn định dạng, chẳng hạn như hộp Decimal Places (dùng để xác định số con số sau dấu chấm thập phân). (Các tùy chọn bạn thấy phụ thuộc vào hạng mục mà bạn chọn). Khung Sample cho bạn xem trước kiểu định dạng của con số mà bạn sẽ áp dụng vào ô hiện hành.

Figure 3.14 (Hình 3.14)​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Changing Numeric Formats (continued)
Thay đổi các định dạng số (tiếp theo bài trước)

As an alternative to the Format Cells dialog box, Excel offers several keyboard shortcuts for setting the numeric format. Select the cell or range you want to format, and use one of the key combinations listed in Table 3.6.
Excel cũng cung cấp cho bạn một vài phím tắt để thay thế cho hộp thoại Format Cell, khi xác lập một kiểu định dạng số. Bạn chọn ô hay dãy ô muốn định dạng, và sử dụng một trong các tổ hợp phím tắt được liệt kê trong bảng 3.6.

If your mouse is nearby, you can use the controls in the Home tab’s Number group as another method of selecting numeric formats. The Number Format list (see Figure 3.13) lists all the formats. Here are the other controls that appear in this group:
Nếu dùng chuột, bạn có thể sử dụng các nút điều khiển trong nhóm Number của tab Home như là một phương pháp khác để chọn các kiểu định dạng số. Danh sách Number Format (xem hình 3.13) liệt kê tất cả các định dạng. Sau đây là những nút điều khiển khác của nhóm này:

• Accounting Style button: Accounting (two decimal places; using dollar sign)
  Định dạng kiểu Tiền tệ của kế toán (có hai chữ số thập phân, sử dụng dấu đô-la)

• Percent Style button: Percentage (zero decimal places)
  Định dạng kiểu Phần trăm (không có chữ số thập phân)

• Comma Style button: Number (two decimal places; using thousands separator)
  Định dạng kiểu Số (có hai chữ số thập phân, dùng dấu phân cách hàng ngàn)

• Increase Decimal button: Increases the number of decimal places in the current format
  Tăng số chữ số thập phân trong định dạng hiện hành

• Decrease Decimal button: Decreases the number of decimal places in the current format
  Giảm số chữ số thập phân trong định dạng hiện hành (tương đương với viêc làm tròn số lên)

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Customizing Numeric Formats
Tùy biến các định dạng số

Excel numeric formats give you lots of control over how your numbers are displayed, but they have their limitations. For example, no built-in format enables you to display a number such as 0.5 without the leading zero, or to display temperatures using, for example, the degree symbol.
Các định dạng số (có sẵn) của Excel cho bạn lựa chọn nhiều kiểu định dạng số, nhưng chúng có những giới hạn. Ví dụ, không có định dạng có sẵn nào cho phép hiển thị một số như là 0.5 mà không có số 0 đứng đầu (.5), hoặc hiển thị các nhiệt độ có thêm ký kiệu nhiệt độ ở sau.

To overcome these and other limitations, you need to create your own custom numeric formats. You can do this either by editing an existing format or by entering your own from scratch. The formatting syntax and symbols are explained in detail later in this section.
Để khắc phục những giới hạn trên và những giới hạn khác nữa, bạn cần tạo ra các kiểu định dạng số riêng của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách sửa một định dạng hiện có hoặc bằng cách tạo mới một định dạng của bạn ngay từ đầu. Cú pháp định dạng và các ký hiệu sẽ được giải thích chi tiết ở phần sau.

Every Excel numeric format, whether built-in or customized, has the following syntax:
Mỗi loại định dạng số trong Excel, có sẵn hay là tự tạo, đều có chung cú pháp sau đây:

positive format;negative format;zero format;text format​

​

The four parts, separated by semicolons, determine how various numbers are presented. The first part defines how a positive number is displayed, the second part defines how a negative number is displayed, the third part defines how zero is displayed, and the fourth part defines how text is displayed. If you leave out one or more of these parts, numbers are controlled as shown here:
Bốn phần này, tách biệt nhau bằng dấu chấm phẩy (, quyết định các số khác nhau được trình bày như thế nào. Phần đầu tiên định nghĩa cách hiển thị một số dương; phần thứ hai định nghĩa cách hiển thị một số âm; phần thứ ba định nghĩa cách hiển thị số 0 (zero) và phần thứ tư định nghĩa cách hiển thị text. Nếu bạn bỏ qua một hay nhiều thành phần, cú pháp định dạng các số sẽ theo như sau đây:

Number of Parts Used / Format Syntax:
Số thành phần được dùng / Cú pháp định dạng:​

• Three (3 thành phần): positive format;negative format;zero format

• Two (2 thành phần): positive and zero format; negative format

• One (1 thành phần): positive, negative, and zero format

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Customizing Numeric Formats (continued)
Tùy biến các định dạng số (tiếp theo bài trước)

Table 3.7 lists the special symbols you use to define each of these parts.
Bảng 3.7 liệt kê các ký hiệu đặc biệt mà bạn sử dụng để định nghĩa trong những phần này:

Table 3.7 - Numeric Formatting Symbols
Bảng 3.7 - Các ký hiệu định dạng số

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Customizing Numeric Formats (continued)
Tùy biến các định dạng số (tiếp theo bài trước)

Before looking at some examples, let’s run through the basic procedure. To customize a numeric format, select the cell or range you want to format and then follow these steps:
Trước khi xem một số ví dụ, bạn hãy lướt qua các bước cơ bản. Để tùy biến một kiểu định dạng số, bạn chọn ô hay dãy mà bạn muốn định dạng và sau đó theo các bước sau:

1. Choose Home, Number Format (or press Ctrl+1) and select the Number tab, if it’s not already displayed.
   Chọn Home, Number Format (hoặc nhấn Ctrl+1) và chọn tab Number tab nếu nó chưa hiển thị.
   
   
2. In the Category list, click Custom.
   Trong danh sách Category, chọn Custom.
   
   
3. If you’re editing an existing format, choose it in the Type list box.
   Nếu bạn muốn sửa lại một kiểu định dạng đã có, bạn chọn nó trong danh sách Type.
   
   
4. Edit or enter your format code.
   Sửa lại hoặc nhập mã định dạng của bạn.
   
   
5. Click OK. Excel returns you to the worksheet with the custom format applied.
   Nhấn OK. Excel đưa bạn quay trở lại bảng tính với kiểu định dạng tùy ý được áp dụng.

Excel stores each new format definition in the Custom category. If you edited an existing format, the original format is left intact and the new format is added to the list. You can select the custom formats the same way you select the built-in formats. To use your custom format in other workbooks, you copy a cell containing the format to that workbook. Figure 3.15 shows a dozen examples of custom formats.
Excel lưu giữ mỗi kiểu định dạng mới trong mục Custom. Nếu bạn đã sửa một kiểu định dạng có sẵn, kiểu định dạng gốc được giữ nguyên vẹn và kiểu định dạng mới được thêm vào danh sách. Bạn có thể chọn các kiểu định dạng tùy biến giống như cách bạn chọn một kiểu định dạng có sẵn. Để dùng những kiểu định dạng tùy biến trong bảng tính khác, bạn sao chép một ô có chứa kiểu định dạng mới này sang bảng tính đó. Hình 3.15 sau đây minh họa 12 ví dụ về các kiểu định dạng tùy biến.

Figure 3.15 (Hình 3.15)​

Here’s a quick explanation for each example:
Giải thích sơ qua các ví dụ:

• Example 1 — These formats show how you can reduce a large number to a smaller, more readable one by using the thousands separator. A format such as 0,000.0 would display, for example, 12300 as 12,300.0. If you remove the three zeros between the comma and the decimal (to get the format 0,.0), Excel displays the number as 12.3 (although it still uses the original number in calculations). In essence, you’ve told Excel to express the number in thousands. To express a larger number in millions, you just add a second thousands separator.
  Các kiểu định dạng này chỉ cho bạn cách viết gọn lại một số (từ một con số dài trở thành con số ngắn hơn), dễ đọc hơn, bằng cách dùng dấu phân cách hàng ngàn. Ví dụ, một định dạng như 0,000.0 sẽ hiển thị con số 123000 thành 12,300.0. Nếu bạn bớt đi ba con số zero giữa dấu phẩy và dấu chấm thập phân (để có định dạng 0,.0), Excel sẽ hiển thị con số dó là 12.3 (nhưng nó vẫn giữ nguyên con số gốc trong việc tính toán). Bản chất của việc này là bạn bảo Excel hiểu đơn vị tính của con số này là hàng ngàn. Để dùng đơn vị tính của một con số là hàng triệu, bạn chỉ cần thêm một dấu phân cách hàng ngàn nữa (xem hàng dưới của ví dụ 1, trong kiểu định dạng này, có thêm chú thích về đơn vị tính).

• Example 2 — Use this format when you don’t want to display any leading or trailing zeros.
  Dùng loại định dạng này khi bạn không muốn hiển thị bất kỳ con số không nào (ở đầu và ở cuối số, sau dấu chấm thập phân).

• Example 3 — These are examples of four-part formats. The first three parts define how Excel should display positive numbers, negative numbers, and zero. The fourth part displays the message "Enter a number" if the user enters text in the cell.
  Đây là những ví dụ về cách dùng phần thứ tư trong cú pháp định dạng. Ba phần đầu xác định cách Excel hiển thị số dương, số âm và số không. Phần thứ tư hiển thị một thông báo "Enter a number" (nhập vào một con số) nếu người dùng lỡ nhập một cái gì đó không phải là số trong ô này.

• Example 4 — In this example, the cents sign (¢) is used after the value. To enter the cents sign, press Alt+0162 on your keyboard’s numeric keypad. (This won’t work if you use the numbers along the top of the keyboard.)
  Trong ví dụ này, ký hiệu tiền xu (¢) được dùng sau giá trị. Để nhập ký hiệu này, bạn nhấn Alt+0162 bằng nhóm phím số ở bên phải bàn phím (dùng những phím số ở phía trên của bàn phím sẽ không có tác dụng).

• Example 5 — This example adds the text string “Dollars" to the format.
  Ví dụ này thêm chữ "Dollars" vào định dạng.

• Example 6 — In this example, an M is appended to any number, which is useful if your spreadsheet units are in megabytes.
  Trong ví dụ này, một chữ M được nối vào sau mỗi con số, dùng để chỉ đơn vị tính của con số này là megabyte.

• Example 7 — This example uses the degree symbol (°) to display temperatures.
  Ví dụ này thêm ký hiệu chỉ độ (°) để hiển thị một con số chỉ nhiệt độ. (Mã ANSI của dấu ° này là Atl+0176).

• Example 8 — The three semicolons used in this example result in no number being displayed (which is useful as a basic method for hiding a sensitive value).
  Ba dấu chấm phẩy (;; dùng trong ví dụ này sẽ cho kết quả là không con số nào được hiển thị (là một trong những cách để dấu một con số). (Bạn yên tâm, dù không thấy nhưng con số trong ô được định dạng kiểu này vẫn hiện diện ở đó, và vẫn dùng để tính toán như bình thường).

• Example 9 — This example shows that you can get a number sign (#) to display in your formats by preceding # with a backslash (\).
  Ví dụ này cho thấy bạn có thể hiển thị một ký tự # trong định dạng bằng cách đặt ký tự # này sau một dấu gạch chéo lùi (\).

• Example 10 — In this example, you see a trick for creating dot trailers. Recall that the asterisk (*) symbol fills the cell with whatever character follows it. So, creating a dot trailer is a simple matter of adding "*." to the end of the format.
  Ở các ví dụ này, bạn thấy một cái mẹo để tạo một chuỗi các dấu chấm. Xin nhắc lại là ký hiệu dấu sao (*) sẽ lấp đầy một ô bất kỳ ký tự nào đứng sau nó. Do đó, để tạo một chuỗi các dấu chấm, bạn chỉ việc thêm "*." vào cuối cú pháp định dạng.

• Example 11 — This example shows a similar technique that creates a dot leader. Here the first three semicolons display nothing; then comes "*.", which runs dots from the beginning of the cell up to the text (represented by the @ sign).
  Ví dụ này là một kỹ thuật tương tự để tạo môt chuỗi các dấu chấm. Có 3 dấu chấm phẩy ( để không hiện ra bất kỳ con số nào, rồi đến "*.", để tạo ra một chuỗi các dấu chấm chạy từ đầu ô đến trước một văn bản nào đó (đại diện bằng dấu @). (Ví dụ này tạo ra một chuỗi các dấu chấm nhưng ở hướng ngược lại với ví dụ 10).

• Example 12 — This example shows a format that’s useful for entering stock quotations.
  Ví dụ này chỉ ra một kiểu định dạng hữu ích cho việc nhập một số ở dạng phân số.

Bạn có thể download file ví dụ ở đây để tự thực hành: Custom Cell Format Examples.xlsx​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Hiding Zeros
Ẩn các số không

Worksheets look less cluttered and are easier to read if you hide unnecessary zeros. Excel enables you to hide zeros either throughout the entire worksheet or only in selected cells.
Các bảng tính trông ít bề bộn hơn và dễ đọc hơn nếu bạn ẩn đi những con số không (0) không cần thiết. Excel cho phép bạn ẩn các số 0 trong toàn bộ bảng tính hoặc chỉ trong những ô được chọn.

To hide all zeros, choose Office, Excel Options; choose the Advanced tab in the Excel Options dialog box; and clear the Show a Zero In Cells That Have Zero Value check box.
Để ẩn tất cả các số 0, bạn chọn Office, Excel Options; chọn tab Advanced trong hộp thoại Excel Options; và bỏ tùy chọn Show a Zero In Cells That Have Zero Value.

To hide zeros in selected cells, create a custom format that uses the following format syntax:
Để ẩn những số 0 trong các ô được chọn, bạn tạo một kiểu định dạng tùy biến với cú pháp như sau:

positive format;negative format;​

The extra semicolon at the end acts as a placeholder for the zero format. Because there’s no definition for a zero value, nothing is displayed. For example, the format $#,##0.00_);($#,##0.00); displays standard dollar values, but it leaves the cell blank if it contains zero.
Dấu chẩm phẩy phụ ở cuối có tác dụng giữ chỗ cho một định dạng số 0 (phần thứ ba của cú pháp định dạng chuẩn). Bởi vì không có định nghĩa gì cho định dạng số 0, nên chả có gì hiển thị ra. Ví dụ, định dạng $#,##0.00_);($#,##0.00); hiển thị một giá trị tiền đô chuẩn, nhưng để ô trống nếu nó có giá trị bằng 0.

TIP: If your worksheet contains only integers (no fractions or decimal places), you can use the format #,### to hide zeros.
Nếu bảng tính của bạn chỉ chứa toàn số nguyên (không có phân số hoặc số thập phân), bạn có thể dùng kiểu định dạng #,### để ẩn đi các số 0.​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Using Condition Values
Sử dụng điều kiện trong định dạng

The action of the formats you’ve seen so far have depended on whether the cell contents were positive, negative, zero, or text. Although this is fine for most applications, sometimes you need to format a cell based on different conditions. For example, you might want only specific numbers, or numbers within a certain range, to take on a particular format. You can achieve this effect by using the [condition value] format symbol. With this symbol, you set up conditional statements using the logical operators =, <, >, <=, >=, and <>, and the appropriate numbers. You then assign these conditions to each part of your format definition.
Cho tới lúc này, bạn đã biết cách tự tạo kiểu định dạng để hiển thị một số khi nó là số dương, là số âm, là số không hay có chứa thêm giá trị text. Mặc dù như vậy thì cũng khá ổn cho hầu hết các ứng dụng, nhưng đôi khi bạn sẽ cần định dạng một ô dựa theo những điều kiện khác. Ví dụ, bạn chỉ muốn (nhập vào) các con số đặc biệt, hay những con số nằm trong một phạm vi nhất định, dựa trên một kiểu định dạng đặc biệt. Bạn có thể làm được điều này bằng cách sử dụng ký hiệu định dạng [condition value]. Với ký hiệu này, bạn tạo ra một mệnh đề chỉ điều kiện bằng cách sử dụng những ký tự logic như =, <, >, <=, >=, và <>, và những con số thích hợp. Và rồi bạn đặt những điều kiện này vào mỗi phần trong cú pháp định dạng của mình.

For example, suppose that you have a worksheet for which the data must be within the range –1,000 and 1,000. To flag numbers outside this range, you set up the following format:
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng tính mà dữ liệu trong đó phải nằm trong khoảng -1,000 đến 1,000. Để đánh dấu những con số nằm ngoài khoảng này, bạn tạo kiểu định dạng sau:

[>=1000]"Error: Value >= 1,000";[<=-1000]"Error: Value <= -1,000";0.00​

The first part defines the format for numbers greater than or equal to 1,000 (an error message).
Phần thứ nhất định nghĩa định dạng cho những số lớn hơn hoặc bằng 1,000 (có một thông báo lỗi).

The second part defines the format for numbers less than or equal to –1,000 (also an error message). The third part defines the format for all other numbers (0.00).
Phần thứ hai định nghĩa dịnh dạng cho những con số nhỏ hơn hay bằng -1,000 (cũng có một thông báo lỗi). Phần thứ ba định nghĩa định dạng cho tất cả những con số còn lại (0.00).

➔ You’re better off using Excel’s extensive conditional formatting features; see "Applying Conditional Formatting to a Range".
Tốt hơn, bạn nên sử dụng những định dạng có điều kiện với phạm vi rộng hơn. Xem lại bài "Áp dụng định dạng có điều kiện cho môt dãy" (từ bài 21 trở đi).​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Date and Time Display Formats
Các định dạng hiển thị ngày tháng và thời gian

If you include dates or times in your worksheets, you need to make sure that they’re presented in a readable, unambiguous format. For example, most people would interpret the date 5/8/07 as August 5, 2007. However, in some countries, this date would mean May 8, 2007. Similarly, if you use the time 2:45, do you mean a.m. or p.m.? To avoid these kinds of problems, you can use Excel’s built-in date and time formats, listed in Table 3.8.
Nếu bạn đưa vào bảng tính các giá trị ngày tháng và thời gian, cần bảo đảm chúng được trình bày theo một định dạng dễ đọc, rõ ràng. Ví dụ, hầu hết người ta hiểu rằng ngày 5/8/07 là ngày 5 tháng Tám năm 2007. Tuy nhiên, ở một vài quốc gia, thì ngày này lại được hiểu là ngày 8 tháng Năm năm 2007. Tương tự, nếu bạn sử dụng một giá trị thời gian là 2:45, bạn muốn nói đến thời gian buổi sáng hay buổi chiều? Để tránh những loại vấn đề như thế này, bạn có thể sử dụng các định dạng ngày tháng và thời gian có sẵn của Excel, được liệt kê ở bảng 3.8.

Table 3.8 - Excel’s Date and Time Formats
Bảng 3.8 - Các định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel

The [h]:mm:ss (or [m]:ss or ) format requires a bit more explanation. You use this format when you want to display hours greater than 24 or minutes and seconds greater than 60. For example, suppose that you have an application in which you need to sum several time values (such as the time you’ve spent working on a project). If you add, say, 10:00 and 15:00, Excel normally shows the total as 1:00 (because, by default, Excel restarts times at 0 when they hit 24:00). To display the result properly (that is, as 25:00), use the format [h]:00.
Giải thích thêm về định dạng [h]:mm:ss (hay [m]:ss hoặc ). Bạn sử dụng định dạng này khi muốn hiển thị số giờ lớn hơn 24, hoặc số phút hay số giây lớn hơn 60. Ví dụ, bạn có một ứng dụng, trong đó bạn cần tính tổng một vài giá trị thời gian (chẳng hạn như thời gian dành để thực hiện một dự án). Nếu bạn cộng 10:00 và 15:00, theo bình thường, Excel hiển thị số tổng là 1:00 (bởi vì theo mặc định, Excel bắt đầu tính lại thời gian là 0 khi đạt đến 24 giờ). Để hiển thị kết quả cách chính xác (nghĩa là 25:00), bạn dùng định dạng [h]:00.

You use the same methods you used for numeric formats to select date and time formats. In particular, you can specify the date and time format as you input your data. For example, entering Jan-07 automatically formats the cell with the mmm-yy format. Also, you can use the following shortcut keys:
Bạn dùng những phương pháp tương tự với cách bạn đã sử dụng trong các định dạng số để chọn các định dạng ngày tháng và thời gian. Đặc biệt, bạn có thể xác định kiểu định dạng ngày tháng và thời gian ngay khi bạn nhập dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn nhập Jan-07 vào một ô, Excel sẽ tự động định dạng cho ô đó với kiểu mmm-yy. Bạn cũng có thể sử dụng những phím tắt sau đây:

Ctrl+Shift+3 : dd-mmm-yy

Ctrl+Shift+2 : h:mm AM/PM

Ctrl+; : Current day - ngày tháng năm hiện hành (dd/mm/yyyy)

Ctrl+Shift+; : Current time - thời gian hiện hành (h:mm AM/PM)​

(Ghi chú thêm: kết quả của những phím tắt trên còn phụ thuộc vào cách thiết lập hiển thị thời gian của hệ thống - nghĩa là phụ thuộc vào những xác lập trong Regional Options của Control Panel)​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Customizing Date and Time Formats
Tùy biến Định dạng Ngày Tháng và Thời Gian

Although the built-in date and time formats are fine for most applications, you might need to create your own custom formats. For example, you might want to display the day of the week (for example, Friday). Custom date and time formats generally are simpler to create than custom numeric formats. There are fewer formatting symbols, and you usually don’t need to specify different formats for different conditions. Table 3.10 lists the date and time formatting symbols.
Mặc dù các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian có sẵn cũng đủ dùng cho hầu hết các ứng dụng, nhưng có thể bạn cũng thấy cần tạo thêm các kiểu định dạng theo ý riêng của mình. Ví dụ, bạn có thể muốn hiển thị tên của ngày trong tuần (Firday chẳng hạn - ở VN chúng ta gọi là "thứ"). Các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian tùy biến dễ tạo hơn các kiểu dịnh dạng số. Có ít ký hiệu định dạng hơn và bạn thường không cần phải xác định các định dạng khác nhau cho những điều kiện khác nhau. Bảng 3.9 liệt kê các ký hiệu cho định dạng ngày tháng và thời gian.

Table 3.9 The Date and Time Formatting Symbols
Bảng 3.9 - Các ký hiệu định dạng ngày tháng và thời gian

Figure 3.16 shows some examples of custom date and time formats.
Hình 3.16 là một số minh họa về các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian tùy biến.

Figure 3.16 (Hình 3.16)​

Bạn có thể download file ví dụ ở đây để tự thực hành: Custom Cell Format Examples.xlsx​

 

[BNTT]

Formatting Numbers, Dates, and Times


Deleting Custom Formats
Xóa các kiểu định dạng tùy biến

The best way to become familiar with custom formats is to try your own experiments. Just remember that Excel stores each format you try. If you find that your list of custom formats is getting a bit unwieldy or that it’s cluttered with unused formats, you can delete formats by following the steps outlined here:
Cách tốt nhất để làm quen với việc tự tạo ra các kiểu định dạng là thử nghiệm. Chỉ việc nhớ rằng, Excel sẽ lưu lại các kiểu định dạng mà bạn thử. Nếu bạn thấy danh sách các kiểu định dạng tùy biến hơi cồng kềnh hoặc trở nên bề bộn với những loại định dạng không được sử dụng, bạn có thể xóa bớt chúng đi theo các bước sau đây:

1. Choose Home, Number Format (or press Ctrl+1)
   Chọn Home, Number Format (hoặc nhấn Ctrl+1)
   
   
2. Click the Custom category.
   Chọn mục Custom.
   
   
3. Click the format in the Type list box. (Note that you can delete only the formats you’ve created yourself.)
   Chọn loại định dạng trong hộp danh sách Type (nhớ rằng bạn chỉ có thể xóa những định dạng mà do bạn tự tạo ra).
   
   
4. Click Delete. Excel removes the format from the list.
   Nhấn Delete. Excel sẽ bỏ kiểu định dạng đó ra khỏi danh sách.
   
   
5. To delete other formats, repeat steps 2 through 4.
   Để xóa kiểu định dạng khác, lập lại từ bước 2 đến bước 4.
   
   
6. Click OK. Excel returns you to the spreadsheet.
   Nhấn OK để quay về bảng tính.

Hết chương 3 - Mời xem tiếp chương 4: Creating Advanced Formulas (Tạo các công thức nâng cao)