Xử lý các file Excel bị nặng sau nhiều năm sử dụng

[justin_vn]

Chào mọi người,
Bên công ty mình có rất nhiều file excel sau nhiều năm sử dụng copy qua lại thì không hiểu sao lại rất nặng. Dù dữ liệu và hàm rất ít. Mình đã thử mở selection panel lên nhưng không có hình ảnh hay object gì cả

Hiện tại đang tạm thời xử lý một số file bằng cách copy values sang 1 file khác, làm lại hàm, định dạng lại.... Có khi 1 file 20MB sau khi sửa lại thì còn có 10kb.
Tuy nhiên do bên mình có rất nhiều file nên copy thủ công kiểu này rất tốn thời gian và rất dễ sai sót.
Cho mình hỏi có cách nào để kiểm tra và xử lý triệt để trực tiếp trên các file đó không.

Cảm ơn mọi người.

 

[huhumalu]

Chào mọi người,
Bên công ty mình có rất nhiều file excel sau nhiều năm sử dụng copy qua lại thì không hiểu sao lại rất nặng. Dù dữ liệu và hàm rất ít. Mình đã thử mở selection panel lên nhưng không có hình ảnh hay object gì cả

Hiện tại đang tạm thời xử lý một số file bằng cách copy values sang 1 file khác, làm lại hàm, định dạng lại.... Có khi 1 file 20MB sau khi sửa lại thì còn có 10kb.
Tuy nhiên do bên mình có rất nhiều file nên copy thủ công kiểu này rất tốn thời gian và rất dễ sai sót.
Cho mình hỏi có cách nào để kiểm tra và xử lý triệt để trực tiếp trên các file đó không.

Cảm ơn mọi người.

Mình hay thấy file bị nặng thường do một số nguyên nhân như:
- Name rác nhiều >> bạn chọn Tab Formulas > NameManager> xóa các Name không dùng;
- Định dạng, định dạng cả dòng hoặc cả cột vượt ra ngoài khối dữ liệu, cái này do lỗi người dùng là chính >> Xóa những định dạng thừa;
- Dùng công thức truy vấn cả cột, ví dụ bảng dữ liệu là A1:A200, nhưng khi dùng Vlookup thì dùng A:A cả cột >> Sửa lại công thức;
- Anh em diễn đàn góp ý thêm....

 

[PhanTuHuong]

Phải chấp nhận xử lý từng file từng sheet thôi, tự động khó có thể tối ưu tình huống.

 

[HeSanbi]

@justin_vn
Excel đóng gói các kiểu dữ liệu có khả năng làm nặng tệp như sau:

1. Công thức dư thừa
2. Giá trị chuỗi lặp đi lặp lại được lưu vào một tập tin duy nhất. Nhưng giá trị này không còn tham chiếu đến.
3. Name rác
4. Định dạng có điều kiện, định dạng số, chuỗi ở vùng ô không sử dụng, khóa ẩn ô thiếu hợp lý.
5. Các đối tượng ẩn bị sao chép nhiều lần.
6. Mã VBA được thông dịch còn được lưu cho lần chạy sau.
7. Các ActiveX Control khi tham chiếu để tạo điều khiển cho Form hoặc trong Trang tính.

Các hướng giải quyết vấn đề:

Trước tiên bạn chép tệp đó (không phải xlsb) và đổi tên thành tệp xxxx.zip, và mở lên xem kích thước lớn nằm ở đâu trong tệp.
Như hình dưới đây, bạn vào thư mục xem dung lượng:

1. Tập tin vbaProject.bin
2. Thư mục Media
3. Trong thư mục Worksheets, xem sheetxx.xml nào dung lượng bất thường.
4. tệp sharedStrings.xml là giá trị lặp được lưu, xem có quá lớn không.
5. Xem thêm thư mục có thể gây tăng dung lượng.

Nếu tệp Excel của bạn phức tạp như có sử dụng VBA, Ribbon tự tạo, ActiveX Control, ... thì thực hiện chép đi rồi chép ngược lại.
Nếu tệp đơn giản thì chép sang tệp mới.

 

[justin_vn]

Bài đã được tự động gộp: 11/7/24

@justin_vn
Excel đóng gói các kiểu dữ liệu có khả năng làm nặng tệp như sau:

1. Công thức dư thừa
2. Giá trị chuỗi lặp đi lặp lại được lưu vào một tập tin duy nhất. Nhưng giá trị này không còn tham chiếu đến.
3. Name rác
4. Định dạng có điều kiện, định dạng số và chuỗi ở vùng ô không sử dụng.
5. Các đối tượng ẩn bị sao chép nhiều lần.
6. Mã VBA được thông dịch còn được lưu cho lần chạy sau.
7. Các ActiveX Control khi tham chiếu để tạo điều khiển cho Form hoặc trong Trang tính.

Các hướng giải quyết vấn đề:

Trước tiên bạn chép tệp đó (không phải xlsb) và đổi tên thành tệp xxxx.zip, và mở lên xem kích thước lớn nằm ở đâu trong tệp.
Như hình dưới đây, bạn vào thư mục xem dung lượng:

1. Tập tin vbaProject.bin
2. Thư mục Media
3. Trong thư mục Worksheets, xem sheetxx.xml nào dung lượng bất thường.
4. tệp sharedStrings.xml là giá trị lặp được lưu, xem có quá lớn không.
5. Xem thêm thư mục có thể gây tăng dung lượng.

View attachment 302287

Nếu tệp Excel của bạn phức tạp như có sử dụng VBA, Ribbon tự tạo, ActiveX Control, ... thì thực hiện chép đi rồi chép ngược lại.
Nếu tệp đơn giản thì chép sang tệp mới.

Thank bác. Mình tìm được sheet gây nặng file rồi. Cũng không rõ lí do vì sao sheet bị nặng nhưng chỉ cần làm lại thủ công đúng 1 sheet đó là được. Ban đầu mỗi file có mấy chục sheet mà cty mình có cả trăm file nên làm lại muốn khùng..

Xóa bớt bởi admin

 

[befaint]

trực tiếp trên các file

Bạn úp trực tiếp luôn và ngay 1 vài tập tin đó lên đây nhé. Nhiều bài quá mà không có cái cụ thể nào để làm.

 

[befaint]

Mà do chủ yếu là file của kế toán nên em không tiện upload lên

Mọi thứ rất đơn giản mà.
Bạn xoá hết dữ liệu đi là được thôi. Nhớ giữ nguyên công thức (nếu có) nhé.

 

[VetMini]

Mọi thứ rất đơn giản mà.
Bạn xoá hết dữ liệu đi là được thôi. Nhớ giữ nguyên công thức (nếu có) nhé.

Vấn đề là nhiều files chứ không phải 1 file.
Ở trên tôi có chỉ dùng toán thống kê để đưa con số lớn về con số dễ quản lý hơn.
Nhưng có thể dân ở đây không hiểu toán thống kê lắm.

 

[pthau72]

@justin_vn
Excel đóng gói các kiểu dữ liệu có khả năng làm nặng tệp như sau:

1. Công thức dư thừa
2. Giá trị chuỗi lặp đi lặp lại được lưu vào một tập tin duy nhất. Nhưng giá trị này không còn tham chiếu đến.
3. Name rác
4. Định dạng có điều kiện, định dạng số và chuỗi ở vùng ô không sử dụng.
5. Các đối tượng ẩn bị sao chép nhiều lần.
6. Mã VBA được thông dịch còn được lưu cho lần chạy sau.
7. Các ActiveX Control khi tham chiếu để tạo điều khiển cho Form hoặc trong Trang tính.

Các hướng giải quyết vấn đề:

Trước tiên bạn chép tệp đó (không phải xlsb) và đổi tên thành tệp xxxx.zip, và mở lên xem kích thước lớn nằm ở đâu trong tệp.
Như hình dưới đây, bạn vào thư mục xem dung lượng:

1. Tập tin vbaProject.bin
2. Thư mục Media
3. Trong thư mục Worksheets, xem sheetxx.xml nào dung lượng bất thường.
4. tệp sharedStrings.xml là giá trị lặp được lưu, xem có quá lớn không.
5. Xem thêm thư mục có thể gây tăng dung lượng.

View attachment 302287

Nếu tệp Excel của bạn phức tạp như có sử dụng VBA, Ribbon tự tạo, ActiveX Control, ... thì thực hiện chép đi rồi chép ngược lại.
Nếu tệp đơn giản thì chép sang tệp mới.

chỗ này sao mình ko hiểu nhỉ. Sau khi tìm ra chỗ dung lượng lớn rồi làm bước tiếp theo như thế nào vậy bạn anh ơi?

 

[HeSanbi]

chỗ này sao mình ko hiểu nhỉ. Sau khi tìm ra chỗ dung lượng lớn rồi làm bước tiếp theo như thế nào vậy bạn anh ơi?

Bạn phải cho biết nguyên nhân, thì mới tìm cách giải quyết vấn đề.

 

[pthau72]

Đây anh, em có 1 file mở lâu lên quá, nhờ anh xem thử cách khắc phục nhé!

 

[HeSanbi]

Đây anh, em có 1 file mở lâu lên quá, nhờ anh xem thử cách khắc phục nhé!

File của bạn vấn đề nằm ở ExternalLinks. Tải dữ liệu từ bên ngoài. Nên mở không lên được. Bạn thử sao chép tệp, mở lên, nhưng không nhấn vào "cho phép sửa", không cho cập nhật từ Links. Và sửa các ExternalLinks.