Formulas & Functions Excel 2007 - 1. Getting the Most Out of Ranges

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Applying Conditional Formatting to a Range
Áp dụng định dạng có điều kiện cho một dãy

Many Excel worksheets contain hundreds of data values. The chapters in the rest of this book are designed to help you make sense of large sets of data by creating formulas, applying functions, and performing data analysis. However, there are plenty of times when you don’t really want to analyze a worksheet per se. Instead, all you really want are answers to simple questions such as “Which cell values are less than 0?” or “What are the top 10 values?” or “Which cell values are above average and which are below average?”
Nhiều bảng tính Excel chứa hàng trăm giá trị dữ liệu. Các chương trong những phần sau của cuốn sách này được thiết kế để giúp bạn hiểu (cách làm việc với) các tập hợp dữ liệu lớn bằng cách tạo các công thức, sử dụng các công thức và thực hiện việc phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, có nhiều lúc bạn thấy không cần thiết phải phân tích một bảng tính. Mà thay vào đó, tất cả những gì bạn muốn là các câu trả lời cho những câu hỏi đơn giản như: "Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?", "10 giá trị lớn nhất (top 10) là gì?" hoặc "Ô nào chứa các giá trị trên trung bình và ô nào chứa các giá trị dưới trung bình?"

These simple questions aren’t easy to answer just by glancing at the worksheet, and the more numbers you’re dealing with, the harder it gets. To help you “eyeball” your worksheets and answer these and similar questions, Excel lets you apply Conditional formatting to the cells. This is a special format that Excel only applies to those cells that satisfy some condition. For example, you could show all the negative values in a red font...
Những câu hỏi (tưởng như) đơn giản này không dễ trả lời (chút nào) nếu chỉ xem lướt qua bảng tính, và bạn xử lý càng nhiều con số thì (câu trả lời) càng khó. Để giúp bạn "nghía" các bảng tính của mình và trả lời những câu hỏi trên, cũng như những câu hỏi tương tự, Excel cho bạn áp dụng Định dạng có điều kiện vào các ô. Đây là một kiểu định dạng đặc biệt, Excel chỉ áp dụng định dạng cho những ô thỏa mãn một vài điều kiện nào đó. Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm bằng một font màu đỏ...

In previous versions of Excel, you could only apply a few formats to cells that satisfied the condition: You could change the font, apply a border, or assign a background pattern. You also had only a few options for creating your conditions: less than, equal to, between, and so on.
Trong các phiên bản Excel trước, bạn chỉ có thể áp dụng một vài loại định dạng có điều kiện (như là): Bạn có thể thay đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán một mẫu nền. Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ hơn (less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v...

In Excel 2007, Microsoft has given conditional formatting a complete makeover that simultaneously makes the feature easier to use and more powerful (which is no mean feat). You get a wider array of formatting options — including the capability of applying numeric formats and gradient fill effects — and many more options for setting up conditions, which in Excel 2007 are called rules — for example, cells that are in the top or bottom of the range, cells that are above or below average, unique or duplicate values, and more. Excel 2007 also enables you to augment cells with special features — called data bars, color scales, and icon sets — that let you see at a glance how the cell values in a range relate to each other. The next few sections show you how to use these new conditional formatting features.
Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn chức năng Định dạng có điều kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn và cũng mạnh mẽ hơn. Bạn có nhiều lựa chọn để định dạng — bao gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu gradient — và nhiều tùy chọn khác nữa để thiết lập các điều kiện, mà Excel 2007 gọi là các quy tắc (rules) — ví dụ như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy, các ô trên hoặc dưới trung bình, các ô có giá trị duy nhất hay trùng lặp, v.v... Excel 2007 cũng cho phép bạn gia tăng các ô bằng những tính năng đặc biệt — như là các thanh dữ liệu (data bars), thang màu (color scales) và dùng các biểu tượng (icon sets) — giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng thấy được giá ô của những ô trong dãy có liên quan với nhau như thế nào. Các phần tiếp theo đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng những tính năng định dạng có điều kiện mới này.

(Để tự thực hành, Bạn có thể tải về file ví dụ của những bài trong phần này tại đây: Conditional Formatting.xlsx)

 

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Creating Highlight Cells Rules
Tạo các quy tắc đánh dấu cho ô (highlight)

A highlight cell rule is one that applies a format to cells that meet specified criteria. In this sense, a highlight cell rule is similar to the conditional formatting feature in Excel 2003, although Excel 2007 adds a few new wrinkles, as you’ll see. To create a highlight cell rule, begin by choosing Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules. Excel displays seven choices:
Quy tắc đánh dấu cho ô (highlight cell rule) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ô thỏa mãn một vài điều kiện nhất định nào đó. Quy tắc này tương tự như tính năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, nhưng bạn sẽ thấy Excel 2007 có bổ sung thêm một vài đặc điểm mới. Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Highlight Cells Rules. Excel hiển thị bảy lựa chọn sau đây:

• Greater Than — Choose this command to apply formatting to cells with values greater than the value you specify.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạn chỉ định.

• Less Than — Choose this command to apply formatting to cells with values less than the value you specify.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà bạn chỉ định.

• Between — Choose this command to apply formatting to cells with values between the two values you specify.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị mà bạn chỉ định.

• Equal To — Choose this command to apply formatting to cells with values equal to the value you specify.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định.

• Text that Contains — Choose this command to apply formatting to cells with text values that contain the text value you specify (which is not case sensitive).
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text value) có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt chữ hoa với chữ thường).

• A Date Occurring — Choose this command to apply formatting to cells with date values that satisfy the condition you choose: Yesterday, Today, Tomorrow, In the Last 7 Days, Next Week, and so on.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng (date value) thỏa mãn những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm qua), Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the Last 7 Days (trong vòng 7 ngày vừa qua), Next Week (tuần sau), v.v...

• Duplicate Values — Choose this command to apply formatting to cells with values that appear more than once in the range.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều hơn một lần trong dãy.

In each case, you see a dialog box that you use to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition. For example, Figure 1.10 shows the Less Than dialog box, in this case, I’m looking for cell values that are less than 0; and Figure 1.11 shows the worksheet with the conditional formatting applied.
Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện. Vi dụ, hình 1.10 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nhỏ hơn 0; và hình 1.11 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột D, các ô có giá trị phần trăm nhỏ hơn 0 sẽ được đánh dấu).

(Hình 1.10)​

(Hình 1.11)​

 

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Creating Top/Bottom Rules
Tạo các quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) cho ô

A top/bottom rule is one that applies a format to cells that rank in the top or bottom (for numerical items, the highest or lowest) values in a range. You can select the top or bottom either as an absolute value (for example, the top 10 items) or as a percentage (for example, the bottom 25 percent). You can also apply formatting to those cells that are above or below the average. To create a top/bottom rule, begin by choosing Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules. Excel displays six choices:
Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc áp dụng một định dạng vào các ô xếp theo giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (đối với các giá trị số, xếp theo giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất). Bạn có thể chọn Top hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ Top 10 — 10 giá trị trên cùng) hoặc như một giá trị phần trăm (ví dụ Bottom 25% — 25% giá trị dưới cùng). Bạn cũng có thể áp dụntg định dạng cho các ô dựa có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức trung bình. Để tạo một quy tắc Top/Bottom, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Top/Bottom Rules. Excel sẽ hiển thị sáu lựa chọn sau:

• Top 10 Items — Choose this command to apply formatting to those cells with values that rank in the top X items in the range, where X is the number of items you want to see (the default is 10).
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô "top" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

• Top 10% — Choose this command to apply formatting to those cells
  with values that rank in the top X percentage of items in the range, where X is the percentage you want to see (the default is 10).
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô "top" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

• Bottom 10 Items — Choose this command to apply formatting to those cells with values that rank in the bottom X items in the range, where X is the number of items you want to see (the default is 10).
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

• Bottom 10% — Choose this command to apply formatting to those cells with values that rank in the bottom X percentage of items in the range, where X is the percentage you want to see (the default is 10).
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số phần trăm của giá trị các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

• Above Average — Choose this command to apply formatting to those cells with values that are above the average of all the values in the range.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị trung bình của dãy.

• Below Average — Choose this command to apply formatting to those cells with values that are below the average of all the values in the range.
  Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung bình của dãy.

In each case, you see a dialog box that you use to set up the specifics of the rule. For the Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items, and Bottom 10% rules, you use the dialog box to specify the condition and the formatting that you want applied to cells that match the condition. For the Above Average and Below Average rules, you use the dialog box to specify the formatting only. For example, Figure 1.12 shows the Top 10 Items dialog box. In this case, I’m looking for the top 10 values in the range; Figure 1.13 shows the worksheet with the conditional formatting applied.
Trong mỗi trường hợp, (Excel sẽ) mở ra một hộp thoại phù hợp với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Đối với các quy tắc Top 10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items và Bottom 10%, bạn sẽ thấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện. Còn với quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng. Ví dụ, hình 1.12 minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Top 10 Items, trong trường hợp này, tôi tìm các ô có giá trị nằm trong top 10 của dãy; và hình 1.13 minh họa bảng tính được áp dụng định dạng có điều kiện này (xem ở cột C, 10 ô có giá trị cao nhất trong dãy sẽ được đánh dấu).

(Hình 1.12)​

(Hình 1.13)​

 

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Adding Data Bars
Thêm các Data Bar (thanh dữ liệu)

Applying formatting to cells based on highlight cells rules or top/bottom rules is a great way to get particular values to stand out in a crowded worksheet. However, what if you’re more interested in the relationship between similar values in a worksheet? For example, if you have a table of products that includes a column showing unit sales, how do you compare the relative sales of all the products? You could create a new column that calculates the percentage of unit sales for each product relative to the highest value.
Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc highlight (đánh dấu) cho ô hoặc quy tắc top/bottom là một cách tuyệt vời để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng tính đầy những con số. Tuy nhiên, phải làm gì nếu cái bạn quan tâm nhiếu hơn là mối liên hệ giữa các giá trị tương tự trong một bảng tính? Ví dụ, bạn có một bảng sản phẩm, trong đó có chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, làm thế nào để so sánh những doanh số này so với doanh số của tất cả các sản phẩm? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với giá trị cao nhất.

That would work, but all you’re doing is adding more numbers to the worksheet, which may not make things any clearer. You really need some way to visualize the relative values in a range, and that’s where Excel 2007’s new data bars come in. Data bars are colored, horizontal bars that appear “behind” the values in a range. (They’re reminiscent of a horizontal bar chart.) Their key feature is that the length of the data bar that appears in each cell depends on the value in that cell: the larger the value, the longer the data bar. The cell with the highest value has the longest data bar, and the data bars that appear in the other cells have lengths that reflect their values.
Điều đó có tác dụng, nhưng tất cả những gì bạn làm là thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và điều này chưa chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn. Bạn thật sự cần một cách nào đó để hình dung sự liên quan của những giá trị trong một dãy với nhau, và đó là nơi mà các Data Bar (thanh dữ liệu) mới của Excel 2007 sẽ được thực thi. Data Bar là các thanh màu nằm ngang xuất hiện ở đằng sau các giá trị trong một dãy (chúng sẽ làm bạn liên tưởng đến một loại biểu đồ nằm ngang). Đặc điểm chính của chúng là chiều dài của Data Bar xuất hiện trong mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: giá trị càng lớn, Data Bar càng dài. Ô có giá trị cao nhất có Data Bar dài nhất và các Data Bar trong những ô khác có chiều dài tương ứng với giá trị của chúng.

To apply data bars to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Data Bars, and then choose the color you prefer. Figure 1.14 shows data bars applied to the values in the worksheet’s Units column.
Để áp dụng Data Bar vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, và rồi chọn một màu mà bạn thích. Hình 1.14 minh họa các Data Bar áp dụng cho các giá trị trong cột Unit của bảng tính.

(Hình 1.14)​

To apply custom data bars, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules to display the New Formatting Rule dialog box, shown in Figure 1.15. In the Edit the Rule Description group, make sure Data Bar appears in the Format Style list. Notice that there is a Type list for both the Shortest Bar and Longest Bar. The type determines how Excel applies the data bars. You have five choices:
Để áp dụng Data Bar theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn dãy (muốn áp dụng), và rồi chọn Home, Conditional Formatting, Data Bars, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule, như hình 1.15. Trong nhóm Edit the Rule Description, chắc chắn rằng có Data Bar trong danh sách Format Style. Chú ý rằng có một danh sách Type cho Shortest Bar và Longest Bar. Những Type này sẽ quyết định cách mà Excel áp dụng Data Bar. Bạn có năm tùy chọn:

• Lowest/Highest Value — This is the default data bar type: The lowest value in the range gets the shortest data bar, and the highest value in the range gets the longest data bar.
  Đây là loại Data Bar mặc định. Giá trị nhỏ nhất trong dãy sẽ có Data Bar ngắn nhất, và giá trị cao nhất trong dãy sẽ có Data Bar dài nhất.

• Number — Use this type to base the data bar lengths on values that you specify in the two Value text boxes: For the Shortest Bar, any cell in the range that has a value less than or equal to the value you specify will get the shortest data bar; similarly, for the Longest Bar, any cell in the range that has a value greater than or equal to the value you specify will get the longest data bar.
  Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào giá trị mà bạn sẽ nhập vào trong hai hộp Value: Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất; và tương tự, bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất.

• Percent — Use this type to base the data bar lengths on a percentage of the largest value in the range. For the Shortest Bar, any cell in the range that has a relative value less than or equal to the percentage you specify will get the shortest data bar. For the Longest Bar, any cell in the range that has a relative value greater than or equal to the percentage you specify will get the longest data bar.
  Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm so với giá trị lớn nhất trong dãy. Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất.

• Formula — Use this type to base the data bar lengths on a formula. I discuss this type in Chapter 8.
  Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào một công thức. Tôi sẽ nói về loại này trong chương 8.

• Percentile — Use this type to base the data bar lengths on the percentile within which each cell value falls given the overall range of the values. In this case, Excel ranks all the values in the range and assigns each cell a position within the ranking. For the Shortest Bar, any cell in the range that has a rank less than or equal to the percentile you specify will get the shortest data bar. For the Longest Bar, any cell in the range that has a rank greater than or equal to the percentile you specify will get the longest data bar.
  Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài của Data Bar sẽ phụ thuộc vào phân vị của giá trị mỗi ô so với toàn bộ giá trị của dãy. Trường hợp này, Excel sẽ sắp xếp (theo thứ hạng) tất cả các giá trị trong dãy và gán cho mỗi ô một số thứ tự. Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự nhỏ hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bar ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự lớn hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bar dài nhất.

(Hình 1.15)​

 

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Adding Color Scales
Thêm các thang màu

When examining your data, it’s often useful to get more of a “big picture” view. For example, you might want to know something about the overall distribution of the values. Are there lots of low values and just a few high values? Are most of the values clustered around the average? Are there any outliers, values that are much higher or lower than all or most of the other values? Similarly, you might want to make value judgments about your data.
Khi kiểm tra dữ liệu, có được một cái nhìn tổng quát hơn thì tốt hơn. Ví dụ, bạn muốn biết một điều gì đó về toàn bộ sự phân bố các giá trị. Có nhiều giá trị thấp và chỉ có vài giá trị cao? Hầu hết các giá trị có gộp lại xung quanh giá trị trung bình không? Có sự chênh lệch nào không, nghĩa là có quá nhiều giá trị cao hơn hoặc thấp hơn so với hầu hết những giá trị khác? Tương tự, bạn có thể đưa ra những đánh giá khác cho dữ liệu của bạn.

You can analyze your worksheet data in these and similar ways by using Excel 2007’s new color scales. A color scale is similar to a data bar in that it compares the relative values of cells in a range. Instead of bars in each cell, you see cell shading, where the shading color is a reflection of the cell’s value. For example, the lowest values might be shaded red, the higher values might be shaded light red, then orange, yellow, lime green, and finally deep green for the highest values. The distribution of the colors in the range gives you an immediate visualization of the distribution of the cell values, and outliers jump out because they have a ompletely different shading than the rest of the range.
Bạn có thể phân tích bảng tính theo những cách (vừa nói ở trên) và các cách tương tự với việc sử dụng thang màu của Excel 2007. Một thang màu tương tự như môt thanh dữ liệu (Data Bar) ở chỗ nó so sánh các giá trị liên quan của các ô trong một dãy. Nhưng thay vì các thanh trong mỗi ô, bạn sẽ thấy các ô được tô bóng (bằng nhiều màu), với mỗi màu tô là phản ánh của giá trị trong ô. Ví dụ, các giá trị thấp nhất có thể được tô bóng bằng màu đỏ, những giá trị cao hơn được tô bóng bằng màu đỏ nhạt hơn, rồi đến màu cam, vàng, vàng chanh, và sau cùng là màu xanh lá đậm cho những giá trị cao nhất. Sự phân bố màu sắc trong dãy cho bạn hình dung ngay được sự phân bố của giá trị trong các ô, và sự chênh lệch sẽ nổi bật lên, vì chúng được tô bóng khác hẳn với những phần còn lại trong dãy.

To apply a color scale to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Color Scales, and then choose the colors. Figure 1.16 shows color scales applied to a range of gross domestic product (GDP) growth rates for various countries.
Để áp dụng thang màu vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Color Scales, và rồi chọn một màu. Hình 1.16 minh họa việc áp dụng thang màu vào dãy mô tả tỷ lệ tăng trưởng tổng sản phẩm nội địa (GDP) của những quốc gia khác nhau.

(Hình 1.16)​

Your configuration options for color scales are similar to those you learned about in the previous section for data bars. To apply a custom color scale, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Color Scales, More Rules to display the New Formatting Rule dialog box. In the Edit the Rule Description group, you can choose either 2-Color Scale or 3-Color Scale in the Format Style list. If you choose the 3-Color Scale, you can select a Type, Value, and Color for three parameters: the Minimum, the Midpoint, and the Maximum, as shown in Figure 1.17. Note that the items in the Type lists are the same as the ones I discussed for data bars in the previous section.
Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng các thang màu tương tự như các tùy chọn mà bạn đã học cho việc áp dụng Data Bar. Để áp dụng thang màu của riêng mình, bạn chọn dãy muốn áp dụng, rồi chọn Home, Conditional Formatting, Color Scales, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule. Trong nhóm Edit the Rule Description, bạn có thể chọn 2-Color Scale (tô bóng với hai màu) hoặc 3-Color Scale (tô bóng với ba màu) trong danh sách Format Style. Nếu bạn chọn 3-Color Scale, bạn có thể chọn Type, Value, và Color cho ba tham số: Minimum (giá trị nhỏ nhất), Midpoint (giá trị trung bình), và Maximum (giá trị lớn nhất), như minh họa ở hình 1.17. Chú ý rằng các mục trong danh sách Type giống như các mục ở phần Data Bars mà tôi đã nói đến ở bài trước.

(Hình 1.17)​

 

[BNTT]

Applying Conditional Formatting to a Range


Adding Icon Sets
Thêm các biểu tượng

Like data bars and color scales, you use icon sets to visualize the relative values of cells in a range. In this case, however, Excel adds a particular icon to each cell in the range, and that icon tells you something about the cell’s value relative to the rest of the range. For example, the highest values might get an upward pointing arrow, the lowest values a downward pointing arrow, and the values in between a horizontal arrow.
Giống như các thanh dữ liệu (data bar) và các thang màu, bạn sử dụng các biểu tượng để hình dung những giá trị liên quan của các ô trong một dãy. Tuy nhiên, trong trường hợp này, Excel thêm một biểu tượng cụ thể vào một ô trong dãy và biểu tượng đó sẽ cho bạn biết giá trị của ô có liên quan gì đó với phần còn lại của dãy. Ví dụ, các giá trị cao hơn sẽ có thêm hình một mũi tên hướng xuống, và các giá trị ở giữa có thêm hình một mũi tên nằm ngang.

To apply an icon set to the selected range, choose Home, Conditional Formatting, Icon Sets, and then choose the set you want. Figure 1.18 shows the 5 Arrows icon set applied to the percentage increases and decreases in employee sales.
Để áp dụng biểu tượng vào dãy được chọn, bạn chọn Home, Conditional Formatting, Icon Sets, và rồi chọn một tập hợp biểu tượng mà bạn muốn. Hình 1.18 minh họa việc áp dụng 5 biểu tượng mũi tên vào dãy mô tả sự tăng và giảm doanh số bán hàng của các nhân viên tính theo phần trăm.

(Hình 1.18)​

Your configuration options for icon sets are similar to those you learned about for data bars and color scales. In this case, you need to specify a type and value for each icon (although the range for the lowest icon is always assumed to be less than the lower bound of the secondlowest icon range). To apply a custom icon set, select the range and then choose Home, Conditional Formatting, Icon Sets, More Rules to display the New Formatting Rule dialog box, as shown in Figure 1.19. In the Edit the Rule Description group, choose the icon set you want in the Icon Style list. Then select an operator, Value, and Type for each icon.
Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng các biểu tượng tương tự như các tùy chọn mà bạn đã học cho việc áp dụng Data Bar và các thang màu. Trong trường hợp này, bạn cần xác định loại và giá trị cho mỗi biểu tượng (cho dù dãy những biểu tượng thấp nhất luôn luôn được giả định rằng nhỏ hơn giới hạn dưới của dãy biểu tượng thấp thứ nhì). Để áp dụng một nhóm biểu tượng của riêng mình, bạn chọn dãy muốn áp dụng, rồi chọn Home, Conditional Formatting, Icon Sets, More Rules để hiển thị hộp thoại New Formatting Rule, như minh họa ở hình 1.19. Trong nhóm Edit the Rule Description, bạn chọn tập hợp những biểu tượng mà bạn muốn trong danh sác Icon Syle. Sau đó chọn môt toán tử, Value (giá trị) và Type (loại) cho mỗi biểu tượng.

(Hình 1.19)​

------------------------- End of this topic -------------------------​

Mời các bạn xem tiếp: Chapter 2 - USING A RANGE NAME