Cần giúp đỡ - giải pháp tổng hợp số liệu báo cáo

[laxanh]

Chào các bạn, mình có 1 bài toán theo mình nghĩ thì cũng không có phức tạp lắm, cái chính là kỹ năng hàm công thức của mình không được tốt lắm, và mình cần tham khảo ý kiến của mọi người, cho em 1 giải pháp hợp lý, rút gọn và hiệu quả nhất.

Diễn giải như sau:
- Công việc hàng ngày của em là phải tổng hợp số liệu từ các file báo cáo của từng ngày bao gồm các mặt hàng khác nhau vào chung 1 file tổng, tổng hợp theo từng ngày để cuối tháng báo cáo cho sếp biết tình hình biến động của hoạt động kinh doanh trong tháng

- Các file BC 1, BC 2 của từng ngày thì từ 1 bộ phận # ghi nhận số liệu rồi mỗi ngày mỗi gửi cho em, trong này thì XUẤT KHẨU chỉ 1 loại tiền VND, còn NHẬP KHẨU thì 1 mặt hàng có đến 2 loại tiền VND và USD.

- Mỗi ngày khi nhận đc các file báo cáo BC 1, BC 2 tương ứng là theo từng ngày thì nhiệm vụ là phải nhập số vào chung 1 file BÁO CÁO TỔNG HỢP, file này gồm 2 bảng với 2 nội dung là BẢNG NHẬP KHẨU & BẢNG XUẤT KHẨU. Nếu làm = tay công thức cộng trừ nhân chia thì không ổn, vì số lượng mặt hàng khoảng 30 và có thể hơn, tại trong file mẫu em đưa lên nhờ mọi người giúp đỡ lượt bớt đi cho khỏi bị rối

Ví dụ: ghi nhận số liệu cho mặt hàng TRỨNG GÀ của ngày 04/03/2014 vào file BÁO CÁO TỔNG HỢP thì ở BẢNG A - XUẤT KHẨU sẽ chỉ là 1 giá trị Số Dư E7, loại tiền VND ở trong file excel BC 1, còn trường hợp BẢNG B - NHẬP KHẨU thì phải cộng 2 giá trị nhập khẩu cả VND và USD E8+E9

- Em muốn dùng giải pháp hay công thức nào để tự động lấy dữ liệu qua file báo cáo tổng hợp hàng ngày theo MÃ HÀNG 1,2,3,4... vì trong các bảng thì mã hàng là cố định, tức là khi nhận đc các file báo cáo mỗi ngày gửi qua, em chỉ cần chỉnh sửa sao cho cấu trúc thuần thôi, chứ ko copy tới, copy lui, rồi cộng trừ nhân chia gì cả, các số liệu tự động link qua file BÁO CÁO TỔNG HỢP

- Em có nghĩ đến cách dùng access, nhưng cũng ko bít phải làm cách nào, giải pháp là sao để tối ưu và tiện lợi nhất, bà con nào bít chỉ giùm mình hén. Chân thành cảm ơn.

 

[phucbugis]

Chào các bạn, ...
- Các file BC 1, BC 2 của từng ngày thì từ 1 bộ phận # ghi nhận số liệu rồi mỗi ngày mỗi gửi cho em, trong này thì XUẤT KHẨU chỉ 1 loại tiền VND, còn NHẬP KHẨU thì 1 mặt hàng có đến 2 loại tiền VND và USD.

bạn tải file đính kèm, cho chạy Macro.

File đó mình đã tạo số liệu hoàn chỉnh, để làm được như thế phải qua các bước sau:
1. tại sheet BaoCao(T3-2014) --> click Làm mới số liệu, điền tháng và năm tại ô K3, K4
2. số liệu cột C -> H bạn tạo trực tiếp bằng tay: copy từ các file BC1, BC2 ... và điền giá trị ngày tại cột C
3. sau khi B2 xong --> click Update Mã hàng + Chỉ tiêu
--> xem kết quả tại sheet Xkhau, Nkhau.

Link: https://www.mediafire.com/?41xynby7z0uz73f

 

[ChanhTQ@]

Một thiết chế khác để bạn tham khảo

Cũng tổng hợp bằng macro sự kiện tại [F4]

 

[laxanh]

Đầu tiên xin cảm ơn 2 bạn đã nhiệt tình giúp đỡ mình.
Nhưng thực ra là chưa làm đc, hic. Bạn phucbugis thì hướng dẫn khá chi tiết, nhưng mình làm y chang vậy lại ko ra số liệu, thực tế file mẫu bạn đưa ra số cũng ko chạy ra đc, 1 phần nữa là ko bít bạn có để ý đến format của các truờng ko , ví dụ nếu là ngày tháng thì phải format là dd/mm/yyyy, nhưng ở đây mình thấy bạn format theo định dạng d\/m\/yyyy, ko hiểu j luôn, thêm cái này nữa có lẽ là trên file BC 1, BC 2 mình gửi bạn bị sai, đó là ở mặt hàng HẢI SẢN xuất khẩu tới 2 loại tiền, trong khi mặc định xuất khẩu tất cả các mặt hàng đều là VND, bạn chỉnh sửa lại giùm mình ngay chổ đó, mình có ý là có thể thực hiện theo từng sheet ko, ví dụ như sheet báo cáo của ngày 04/03/2014; sheet báo cáo của ngày 05/03/2014..... vì mỗi ngày mỗi làm, mà nếu gom chung lại 1 sheet dữ liệu thì khi làm mới nó mất hết phải copy lại từng ngày ko ổn lắm

Còn bạn CHANHTQ@ thì ko có 1 hướng dẫn nào hết, file của bạn mình thấy chạy đó, nhưng giờ mình muốn sửa đổi tên MÃ HÀNG, MẶT HÀNG thì làm sao bạn, và khi xuất ra file báo cáo tổng hợp thì sao còn có USD trong đó, cái nhập khẩu mổi mặt hàng bao gồm USD + VND thì mình muốn là khi xuất ra báo cáo chỉ 1 số liệu thôi, bạn còn tách biệt ra như vậy thì rối lắm, như cái bảng báo cáo xuất khẩu thì ok đó, mỗi mặt hàng tương ứng mỗi ngày thì 1 con số

thực ra 2 bạn hình như hơi phức tạp quá vấn đề thì phải, vì mình chỉ yêu cầu đơn giản thôi. Chỉ cần 1 sheet báo cáo tổng cho xuất và nhập, còn lại các sheet # thì là báo cáo từng ngày của các mặt hàng đc gửi về, mình copy các file báo cáo vào sheet tiếp theo, để từ đó file báo cáo tổng có thể nhận bít đc ngày hôm đó thì mặt hàng đó đạt số lượng xuất bao nhiêu, và nhập bao nhiêu, cấu trúc các file tổng và chi tiết luôn luôn ko thay đổi (XUẤT = VND); (NHẬP = VND+USD)

 

[ChanhTQ@]

Trước tiên nói về thiết chế của bạn

(1) Các trang 'BC1' & 'BC2'
Ngày tháng năm sự kiện nên ghi theo kiểu MM/D/yyyy; Trong file của bạn chưa rõ đều đó; Để thể hiện điều đó, bạn thử nhập ngày 13 của tháng bất kỳ sẽ thấy ngay vấn đề.
(2) Mã hàng: Dù bạn chỉ có 30 mặt hàng, nhưng mã hàng vẫn nên là chuỗi; Còn độ dài mã nên là như nhau, còn dài bao nhiêu tùy thuộc vào các mặt hàng của bạn;

Đây là những dữ liệu thô; Bạn hay người khác trong CQ bạn không nên trộn các mã hàng lại như thế! Lúc cần SUMIF() thì làm sao excel giúp bạn được;
Chỉ nên diêm dúa, lòe loẹt ở trang 'THop' mà thôi; Còn những trang chứa dữ liệu thô mình & bạn nên tránh xa chuyện lòe loẹt!
{Điều này cũng đúng với cột dữ liệu về mặt hàng}
(3) Quá dài dòng ở cột chỉ tiêu không cần thiết:
Vì đây là 2 trang chứa dữ liệu thô, nên thay vì 'NHẬP KHẨU', ta có thể xài 'NK'; Lúc cần thể hiện ở trang 'THop' ta dùng hàm IF() hay gì, dì đó thể hiện nguyên hình từ "Nhập khẩu' thì hay hơn; Bạn có thể hỏi vì sao ư?

Vì ~ trang dữ liệu thôi cần giảm thiểu dữ liệu trùng (Nhưng không fải giảm bằng cách trộn ô đâu nha!); Còn trang báo cáo hay tổng hợp thì người khác coi nhiều, cần thể hiện đầy đủ & nghiêm chỉnh.

(4) Trang tổng hợp vẫn có thể để như bạn đã thiết kế; nhưng số dòng cần đủ (có dôi dư) cho số mã hàng hiện hữu của bạn.
Ta có thể chồng lên nhau như bạn đang làm, hay để ở 2 trang tính

(*) & điều cuối cùng mình muốn nói là các trang chứa dữ liệu sơ bộ nên cải tiến để lưu dài dài số liệu, nhưng trên 2 trang tính mà thôi!

[Chấm hết]!

 

[phucbugis]

Đầu tiên xin cảm ơn 2 bạn đã nhiệt tình giúp đỡ mình.
Nhưng thực ra là chưa làm đc, hic. Bạn phucbugis thì hướng dẫn khá chi tiết, nhưng mình làm y chang vậy lại ko ra số liệu, thực tế file mẫu bạn đưa ra số cũng ko chạy ra đc, 1 phần nữa là ko bít bạn có để ý đến format của các truờng ko , ví dụ nếu là ngày tháng thì phải format là dd/mm/yyyy, nhưng ở đây mình thấy bạn format theo định dạng d\/m\/yyyy, ko hiểu j luôn, thêm cái này nữa có lẽ là trên file BC 1, BC 2 mình gửi bạn bị sai, đó là ở mặt hàng HẢI SẢN xuất khẩu tới 2 loại tiền, trong khi mặc định xuất khẩu tất cả các mặt hàng đều là VND, bạn chỉnh sửa lại giùm mình ngay chổ đó, mình có ý là có thể thực hiện theo từng sheet ko, ví dụ như sheet báo cáo của ngày 04/03/2014; sheet báo cáo của ngày 05/03/2014..... vì mỗi ngày mỗi làm, mà nếu gom chung lại 1 sheet dữ liệu thì khi làm mới nó mất hết phải copy lại từng ngày ko ổn lắm
...

bạn tải tiếp file sau về xem nhé (ko có Macro)

- số liệu các cột E -> I: được copy trực tiếp từ BC1, BC2 ... (ko copy Header)
- cột ngày bạn chỉ cần điền 1 ô duy nhất
- sau khi số liệu cột D-> I đã có --> kéo công thức các cột A, B, C xuống
- kiểm tra kết quả tại sheet Xkhau, Nkhau

' - - - - -
khi sang tháng mới bạn chỉ cần xóa số liệu tại các cột D -> I + bỏ Merger Cell + bỏ border. Khai báo tháng mới tại ô K1, M1

'- - - - -
- do đặc thù các file BC1, 2 ... bị Merger Cell (Mã hàng, Chỉ tiêu) -> phải có các cột A, B để hỗ trợ công thức cho sheet Xkhau, Nkhau
- nếu mỗi mà hàng chứa 3 row như nhau thì công thức tại cột A sẽ là như vậy, nếu ko thống nhất -> phải chỉnh lại công thức (đôi khi phải dùng đến Macro)
- file đó hiện có 4 Name và được cài đặt đến 65000 row (nó sẽ bị thay đổi khi bạn Delete Row tại sheet BaoCao(T3_2014))

Link: https://www.mediafire.com/?dckjr4tgd425347