Bài viết: Làm thế nào để đồ thị hoạt động hiệu quả?

[kyo]

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐỒ THỊ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ


Đừng để các bảng tính thông thường phụ trách công việc của bạn

Ở Mỹ, 92% tất cả các bài thuyết trình kinh doanh được thực hiện với mẫu được tạo ra bởi các công ty lớn trong ứng dụng Excel hoặc Power Point. Thật là một thảm kịch khủng khiếp. Tại sao vậy?
Trước hết, các lập trình viên không thường xuyên có nhiều khẩu vị. Kiểu chữ thì thiếu cương quyết, thiết lập mặc định thì nhợt nhạt, thiếu sức sống, không đem lại hứng thú cho người xem. Không có sự tinh tế.
Quan trọng hơn nữa, khi bạn cứ xem đi xem lại 1 mẫu nào đó 100 lần, bạn có còn hứng thú nữa không?

Hãy kể 1 câu chuyện

Chỉ có 4 lý do bạn muốn cho ai đó xem đồ thị của mình (không phải là 1 biểu đồ, hoặc 1 Infographic hoặc 1 sơ đồ, nhưng là 1 đồ thị với những con số biết nói):
- Hãy nhìn xem, những điều đó thật tuyệt!
- Không có gì nghiêm trọng xảy ra
- Xin hãy giúp đỡ, chúng trông thật thảm họa!
- Chúng ta cần phải làm việc với nhau để tìm ra ý nghĩa của dữ liệu.

Nếu là 2 lý do đầu tiên, bạn có thể bỏ qua các đồ thị hoàn toàn.

Nếu là lý do thứ 3 và thứ 4, cam đoan với bạn rằng, hoặc bạn đang ở trong 1 buổi thuyết trình, hoặc bạn đang trong 1 buổi làm việc. Điều đó có nghĩa là bạn phải cố gắng thắp lên ngọn lửa, dù chỉ là chỉ ra 1 điểm, hay đánh dấu 1 xu hướng, bạn phải có nguyên nhân để thực hiện các công việc kế tiếp. Đồ thị của bạn nên phản ánh điều đó. Nếu không bạn đang lãng phí thời gian.

Làm theo 1 số quy tắc đơn giản

Khi bạn vi phạm các quy tắc cơ bản, bạn sẽ gây xáo trộn và làm cho người khác chú ý đến những phần không liên quan đến câu chuyện mà bạn muốn nói trong bài thuyết trình. Dưới đây là 1 vài ví dụ :
- Thời gian nằm ở dưới và đi từ trái sang phải
- Những kết quả tốt và khả quan thì nên đi lên theo trục Y. Chẳng hạn bạn muốn biểu thị việc giảm cân, bạn không nên vẽ biểu đồ "Tôi nặng bao nhiêu?", bởi vì kết quả khả quan sẽ đi xuống. Thay vào đó, hãy vẽ biểu đồ "Tỉ lệ % hoàn thành mục tiêu giảm cân" hoặc "Tôi đã xuống bao nhiêu kg?"

- Không kết nối các sự kiện liên quan. Ví dụ, đồ thị của chỉ số IQ cho các bé trong lớp mẫu giáo của bạn nên là 1 biểu đồ với các điểm không liên quan, không nên là 1 biểu đồ đường. Mặt khác, việc giảm cân của bạn trong thực tế là 1 hàm liên tục, vì thế mỗi mảnh của dữ liệu cần được đính kèm.
- Biểu đồ có thể đánh giá khá tốt. Nhưng nếu bạn muốn cho mọi người thấy 4 trong 5 nha sĩ tin dùng Colgate và bạn muốn hướng đến nha sĩ còn lại, hãy cho mọi người xem 1 bức ảnh với 5 vị nha sĩ, và làm nổi bật 1 trong số họ không sử dụng Colgate. Chắc chắn mọi người sẽ nhớ đến điều đó hơn là 1 biểu đồ.

Phá vỡ 1 số quy tắc khác

Bạn có thể sử dụng màu sắc, đường biểu đồ dày, sử dụng các điểm tròn, loại biểu đồ lớn, …. Không sử dụng biểu đồ 3D nếu không có sự cho phép. Bạn cũng có thể mọi thứ sinh động nhưng chỉ khi bạn được sự đồng ý của cấp trên.
Nếu bạn phá vỡ quá nhiều quy tắc, nó sẽ phản tác dụng. Nếu đồ thị bị hiệu chỉnh quá nhiều, mọi người sẽ khó lòng tin nó nữa.

Chúc bạn vui với bài viết này

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Sử dụng các nút điều khiển (Form Controls) trong một bảng tính
2/ Spreadsheet Design: TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH
3/ Nhãn danh mục không chen ngang vào biểu đồ
4/ Công cụ Camera trong Excel
5/ Kết hợp biểu đồ và thêm 1 trục phụ
6/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
7/ VLOOKUP với Cột động
8/ PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao (phần 6)
9/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
10/ Biểu đồ đường hay phân tán?