- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,716
Liên kết đến các Bảng tính khác hoặc nguồn ở ngoài
Từ khía cạnh xây dựng mô hình, liên kết đến các bảng tính khác là một ý tưởng không tồi. Một số công ty quản lý khá tốt, bằng cách sử dụng quy trình được xác định rõ ràng và có thể liên lạc thành viên trong nhóm thường xuyên. Các cộng tác viên biết chính xác họ đang liên kết với những gì, họ xác định nội quy về những người có thể thay đổi một tập tin, những tập tin không được di chuyển, những phần nào của tập tin có thể thay đổi, và khi nào thì những thay đổi này có thể xảy ra.
Tuy nhiên, trong số những liên kết đến bảng tính bên ngoài, việc quản lý hiệu quả là rất hiếm khi đa số người dùng Excel sẽ không có những hỗ trợ tại chỗ. Vì vậy, liên kết đến các nguồn bên ngoài thường là một thiết lập cho các vấn đề trong tương lai.
Tìm các liên kết bên ngoài là một quá trình khá đơn giản, và sử dụng chức năng tìm kiếm trong Excel.
- CTRL + F để mở tính năng tìm kiếm
- Gõ "[" vào mục tìm kiếm của bạn
Theo quy tắc cú pháp Excel, tất cả các tài liệu tham khảo bên ngoài được biểu thị bằng 1 ngoặc vuông mở.
- Thiết lập Within là Workbook
Để bạn có thể tìm thấy tất cả các tài liệu tham khảo trong bảng tính
- Nhấp vào nút Find All
Bạn thấy 1 danh sách tất cả các mục trong bảng tính của bạn, thay vì phải click từng cái 1
Excel sẽ hiển thị 1 danh sách tất cả các nguồn tham khảo bên ngoài của bạn.
Lỗi công thức
Lỗi công thức xuất hiện rất phổ biến trong Excel, có thể dao động từ lỗi chia số 0 (#DIV/0!) đến lỗi tham chiếu 1 ô không tồn tại (#REF!). Lỗi công thức không có nghĩa là có điều gì đó là sai trong tập tin của bạn, lỗi công thức luôn luôn có khả năng tạo ra các vấn đề. Do đó, bất kỳ lỗi công thức mà bạn gặp phải cũng phải được điều tra.
Tìm lỗi công thức là một quá trình đơn giản:
- Ctrl + G để đến hộp thoại Go To
- Sau đó nhấp vào nút Special…
- Chọn Formulas >> Errors
Khi bạn bấm OK, Excel sẽ chọn tất cả các ô trên bảng tính của bạn báo lỗi công thức. 1 mẹo tốt sau khi làm như vậy là nhấn vào biểu tượng Fill Color để làm nổi bật tất cả các ô này cùng một lúc.
Filters còn hoạt động
Filter là một công cụ rất hữu ích cho việc phân tích dữ liệu, nhưng khi bạn để chúng lại trong tập tin trước khi gửi, bạn có nguy cơ gây ra lỗi dữ liệu. Các dấu hiệu cho thấy một bảng dữ liệu đã được lọc rất tinh tế, vì vậy bạn có thể sẽ bỏ lỡ điều gì đó khi mới nhảy vào 1 tập tin lần đầu tiên. Một khi điều đó xảy ra, bài phân tích của bạn có thể sai sót do tập dữ liệu đã bị cắt ngắn, nơi các vấn đề quan trọng đã được lọc ra.
Đâu tiên, điều quan trọng là phải xem xét các dấu hiệu cho thấy Filter có hoạt động. Ở phía trên cùng của bảng dữ liệu, nếu Filter được kích hoạt, bạn sẽ thấy một loạt các hình tam giác quay ngược xuống. Điều này có nghĩa là Filter được gọi ra cho các trường này, không phải là nó đang hoạt động.
Đối với các cột mà bạn nhìn thấy cả 2 biểu tượng : 1 tam giác quay ngược xuống và 1 cái phễu lọc. Điều này có nghĩa là Filter đang hoạt động và bạn không nhìn thấy hoàn toàn tất cả các dữ liệu trong bảng tính.
Để loại bỏ tất cả các Filter đang hoạt động, vào thẻ Data trên thanh ribbon, trong mục Sort and Filter, nhấn vào nút Clear để loại bỏ Filter đang hoạt động.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt theo trình tự sau : Alt >> A >> T
Header, Footer và Document Properties
Tiêu đề (header) và chân trang (footer) của Excel không được sử dụng thường bởi vì nó hay ra khỏi sự để ý của bạn cho phần lớn thời gian sử dụng chương trình. Chúng ta cũng thường không kiểm tra xem có sự hiện diện của chúng trước khi làm việc và hoàn thiện tập tin Excel của mình hay không. Tuy nhiên, các tiêu đề và thông tin cuối trang sẽ không chạy ra ngay lập tức bất cứ khi nào bạn cần in tập tin Excel.
Nếu bạn là một chuyên gia, việc này có thể dẫn đến một số tình huống lúng túng, đặc biệt là nếu bạn bị sai tên khách hàng ởi phía trên bản in ra hoặc trong các thuộc tính đơn của tập tin của bạn.
- Để kiểm tra các thông tin header và footer, hãy vào thẻ Page Layout trên thanh Ribbon.
- Trong mục Page Setup, nhấn vào nút mũi tên mở rộng ở góc dưới bên phải để mở đầy đủ hộp thoại Page Setup
- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Header/Footer để kiểm tra xem có những thông tin gì trong đó.
- Để kiểm tra thông tin dữ liệu trong bảng tính Excel, vào thẻ File, nhìn bên phải sẽ thấy Properties
- Bấm vào Properties >> Advanced Properties để mở hộp thoại Properties
- Vào thẻ Summary của hộp thoại Properties. Tại đây, bạn có thể xem tất cả thông tin dữ liệu trong tập tin của bạn. Bạn cũng có thể chọn từng mục và xóa chúng bằng tay. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Inspect Workbook để xóa chúng nhanh chóng hơn
Chúc bạn thành công.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ 8 điều bạn nên kiểm tra trước khi nhận tập tin Excel (P1)
2/ SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện
3/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
4/ Excel nâng cao: Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn
5/ 10 lý do để học công thức Excel
6/ Làm việc với công thức mảng trong Excel
7/ VLOOKUP với Cột động
8/ Sử dụng hàm Subtotal
9/ Cách viết hàm hiệu quả
10/ Dùng hàm "Đọc số thành chữ VND và USD†với thủ thuật Name và hàm Macro4
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?431
Từ khía cạnh xây dựng mô hình, liên kết đến các bảng tính khác là một ý tưởng không tồi. Một số công ty quản lý khá tốt, bằng cách sử dụng quy trình được xác định rõ ràng và có thể liên lạc thành viên trong nhóm thường xuyên. Các cộng tác viên biết chính xác họ đang liên kết với những gì, họ xác định nội quy về những người có thể thay đổi một tập tin, những tập tin không được di chuyển, những phần nào của tập tin có thể thay đổi, và khi nào thì những thay đổi này có thể xảy ra.
Tuy nhiên, trong số những liên kết đến bảng tính bên ngoài, việc quản lý hiệu quả là rất hiếm khi đa số người dùng Excel sẽ không có những hỗ trợ tại chỗ. Vì vậy, liên kết đến các nguồn bên ngoài thường là một thiết lập cho các vấn đề trong tương lai.
Tìm các liên kết bên ngoài là một quá trình khá đơn giản, và sử dụng chức năng tìm kiếm trong Excel.
- CTRL + F để mở tính năng tìm kiếm
- Gõ "[" vào mục tìm kiếm của bạn
Theo quy tắc cú pháp Excel, tất cả các tài liệu tham khảo bên ngoài được biểu thị bằng 1 ngoặc vuông mở.
- Thiết lập Within là Workbook
Để bạn có thể tìm thấy tất cả các tài liệu tham khảo trong bảng tính
- Nhấp vào nút Find All
Bạn thấy 1 danh sách tất cả các mục trong bảng tính của bạn, thay vì phải click từng cái 1
Excel sẽ hiển thị 1 danh sách tất cả các nguồn tham khảo bên ngoài của bạn.
Lỗi công thức
Lỗi công thức xuất hiện rất phổ biến trong Excel, có thể dao động từ lỗi chia số 0 (#DIV/0!) đến lỗi tham chiếu 1 ô không tồn tại (#REF!). Lỗi công thức không có nghĩa là có điều gì đó là sai trong tập tin của bạn, lỗi công thức luôn luôn có khả năng tạo ra các vấn đề. Do đó, bất kỳ lỗi công thức mà bạn gặp phải cũng phải được điều tra.
Tìm lỗi công thức là một quá trình đơn giản:
- Ctrl + G để đến hộp thoại Go To
- Sau đó nhấp vào nút Special…
- Chọn Formulas >> Errors
Khi bạn bấm OK, Excel sẽ chọn tất cả các ô trên bảng tính của bạn báo lỗi công thức. 1 mẹo tốt sau khi làm như vậy là nhấn vào biểu tượng Fill Color để làm nổi bật tất cả các ô này cùng một lúc.
Filters còn hoạt động
Filter là một công cụ rất hữu ích cho việc phân tích dữ liệu, nhưng khi bạn để chúng lại trong tập tin trước khi gửi, bạn có nguy cơ gây ra lỗi dữ liệu. Các dấu hiệu cho thấy một bảng dữ liệu đã được lọc rất tinh tế, vì vậy bạn có thể sẽ bỏ lỡ điều gì đó khi mới nhảy vào 1 tập tin lần đầu tiên. Một khi điều đó xảy ra, bài phân tích của bạn có thể sai sót do tập dữ liệu đã bị cắt ngắn, nơi các vấn đề quan trọng đã được lọc ra.
Đâu tiên, điều quan trọng là phải xem xét các dấu hiệu cho thấy Filter có hoạt động. Ở phía trên cùng của bảng dữ liệu, nếu Filter được kích hoạt, bạn sẽ thấy một loạt các hình tam giác quay ngược xuống. Điều này có nghĩa là Filter được gọi ra cho các trường này, không phải là nó đang hoạt động.
Đối với các cột mà bạn nhìn thấy cả 2 biểu tượng : 1 tam giác quay ngược xuống và 1 cái phễu lọc. Điều này có nghĩa là Filter đang hoạt động và bạn không nhìn thấy hoàn toàn tất cả các dữ liệu trong bảng tính.
Để loại bỏ tất cả các Filter đang hoạt động, vào thẻ Data trên thanh ribbon, trong mục Sort and Filter, nhấn vào nút Clear để loại bỏ Filter đang hoạt động.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt theo trình tự sau : Alt >> A >> T
Header, Footer và Document Properties
Tiêu đề (header) và chân trang (footer) của Excel không được sử dụng thường bởi vì nó hay ra khỏi sự để ý của bạn cho phần lớn thời gian sử dụng chương trình. Chúng ta cũng thường không kiểm tra xem có sự hiện diện của chúng trước khi làm việc và hoàn thiện tập tin Excel của mình hay không. Tuy nhiên, các tiêu đề và thông tin cuối trang sẽ không chạy ra ngay lập tức bất cứ khi nào bạn cần in tập tin Excel.
Nếu bạn là một chuyên gia, việc này có thể dẫn đến một số tình huống lúng túng, đặc biệt là nếu bạn bị sai tên khách hàng ởi phía trên bản in ra hoặc trong các thuộc tính đơn của tập tin của bạn.
- Để kiểm tra các thông tin header và footer, hãy vào thẻ Page Layout trên thanh Ribbon.
- Trong mục Page Setup, nhấn vào nút mũi tên mở rộng ở góc dưới bên phải để mở đầy đủ hộp thoại Page Setup
- Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Header/Footer để kiểm tra xem có những thông tin gì trong đó.
- Để kiểm tra thông tin dữ liệu trong bảng tính Excel, vào thẻ File, nhìn bên phải sẽ thấy Properties
- Bấm vào Properties >> Advanced Properties để mở hộp thoại Properties
- Vào thẻ Summary của hộp thoại Properties. Tại đây, bạn có thể xem tất cả thông tin dữ liệu trong tập tin của bạn. Bạn cũng có thể chọn từng mục và xóa chúng bằng tay. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng Inspect Workbook để xóa chúng nhanh chóng hơn
Chúc bạn thành công.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ 8 điều bạn nên kiểm tra trước khi nhận tập tin Excel (P1)
2/ SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện
3/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
4/ Excel nâng cao: Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn
5/ 10 lý do để học công thức Excel
6/ Làm việc với công thức mảng trong Excel
7/ VLOOKUP với Cột động
8/ Sử dụng hàm Subtotal
9/ Cách viết hàm hiệu quả
10/ Dùng hàm "Đọc số thành chữ VND và USD†với thủ thuật Name và hàm Macro4
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?431
Upvote
0
