- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,716
8 ĐIỀU BẠN NÊN KIỂM TRA TRƯỚC KHI NHẬN TẬP TIN EXCEL (P1)
Tiếp quản tập tin Excel của người khác luôn là 1 nhiệm vụ khó khăn. Có 1 số người thực sự tạo ra tập tin, xem xét quan điểm của một người dùng mới, và dành thời gian để gọi tên những cái bẫy mà bạn có thể gặp phải, 1 số khác thì lại không. Đa phần bạn sẽ nhận thẳng 1 tập tin với nhiều rủi ro tiềm tàng trong đó. Do đó, điều quan trọng trước khi bạn bắt đầu phân tích hoặc làm việc gì đó, là phải kiểm tra để đảm bảo rằng bạn không thực hiện bất kỳ lỗi nào với tập tin mới bạn đang làm việc.
Một số các tập tin được bao phủ bởi chức năng Excel Inspect Workbook. Bạn sẽ tìm thấy chức năng này trong menu File. Inspect Workbook có lẽ là cách hiệu quả nhất để xác định có hay không những vấn đề có trong bảng tính của bạn, nhưng nó lại không cung cấp 1 điểm khởi đầu tốt để kiểm tra bảng tính. Nếu bạn muốn kiểm tra và sửa chữa các vấn đề bạn tìm thấy, hầu hết thời gian bạn phải đi vào các tính năng chính và điều chỉnh nó bằng tay. Vì vậy, thật là tốt nếu bạn nắm được quá trình kiểm tra 1 tập tin.
Dưới đây là những vấn đề thường gây ra các vấn đề với tập tin Excel của bạn. Hãy chắc rằng bạn sẽ kiểm tra các vấn đề này bất cứ khi nào bạn nhận tập tin từ người khác. Làm như vậy có thể giúp bạn thoát khỏi những cơn đau đầu và tiết kiệm được thời gian để làm những công việc khác.
Cài đặt Workbook Calculation
Việc tắt chức năng tính toán tự động là 1 việc hữu ích và có phần hơi kì lạ trong Excel. Phần đông người dùng Excel cảm thấy không cần thiết phải tắt chức năng này. Tuy nhiên, đối với những người làm việc với các tập tin rất lớn, tính toán tự động có thể mất vài phút để chạy. Bạn sẽ không bị buộc phải chờ đợi mỗi khi bạn thực hiện sự thay đổi cho tập tin của mình nếu tắt chức năng này.
Excel đã trở nên ngày càng mạnh mẽ, nhu cầu tắt chức năng tính toán tự động không còn nhiều nữa. Tuy nhiên, thỉnh thoảng, bạn vẫn sẽ nhận được 1 tập tin Excel được thiết lập tính toán là Manual. Vì sự hiếm hoi này, chúng ta thường không kiểm tra các thiết lập tính toán từ đầu. Có phải bạn sẽ kiểm tra lại công thức thay vì kiểm tra lại việc thiết lập tính toán nếu không thấy kết quả được cập nhật sau khi thay đổi 1 công thức?
Để kiểm tra các thiết lập tính toán cho bảng tính của bạn:
- Vào thẻ File >> Options để mở hộp thoại Excel Options
- Trong hộp thoại Excel Option, chọn Fomulas và đảm bảo rằng nút tròn đen đã được đánh vào ô Automatic trong Calculation options.
- Bạn cũng có thể vào thẻ Formulas trên thanh ribbon, nhìn về phía tay phải, nhấn chọn Calculation Options để kiểm tra xem Automatic đã được chọn hay chưa?
Macro
Macro là chức năng ghi bằng Visual Basic for Applications (VBA) để có thể bắt đầu công việc tự động trong tập tin của bạn. Phần lớn các macro tồn tại để cải thiện tập tin Excel của bạn. Tuy nhiên, luôn có cách để ai đó đặt mã nguy hiểm có thể làm hại cho cả tập tin và máy tính của bạn. Ngoài ra, nếu bạn chạy 1 macro mà không có ngữ cảnh và cài đặt thích hợp, bạn có thể xóa hay làm hỏng dữ liệu trong tập tin của bạn. Vì vậy, việc hiểu rõ mã VBA trong tập tin của bạn rất quan trọng.
Nhận thức các macro trong file Excel của bạn là một quá trình rất minh bạch, vì đã có các thiết lập bảo mật macro trong Excel. Nếu bạn đang sử dụng các thiết lập mặc định của Excel, bất cứ lúc nào bạn mở một tập tin với các macro, Excel sẽ vô hiệu hóa các macro ban đầu cho đến khi bạn đồng ý cho chúng hoạt động.
Bước đầu tiên để đối phó với các macro là đảm bảo rằng Bảo mật macro của bạn được kích hoạt.
- Vào File >> Options để mở Excel Options.
- Chọn Customize Ribbon và đảm bảo rằng thẻ Developer được đánh dấu và hiển thị trên thanh Ribbon của bạn.
- Bây giờ, bạn vảo thẻ Developer và nhấp chuột vào Macro Security
- Hãy chắc rằng Disable all macros with notification đã được chọn
- Bây giờ với các thiết lập bảo mật, bạn có thể nghiên cứu và xem xét mã macro có rủi ro và gây ra lỗi hay không. Để xem mã VBA, chỉ cần trở lại thẻ Developer và bấm vào Visual Basic. Bạn cũng có thể vào Visual Basic chỉ bằng phím tắt: Alt + F11.
Sheet ẩn
Ẩn sheet có lẽ là 1 trong những việc mọi người hay làm trong Excel. Tại sao vậy? Nếu bạn đã tạo ra một mô hình với các bộ phận không liên quan đến một người dùng cụ thể, bạn sẽ muốn che giấu các bộ phận đó vì bạn không mong đợi họ sử dụng nó. Đây là lý do hợp lý và đơn giản cho việc ẩn sheet.
Tuy nhiên, nếu bạn đang bàn giao một tập tin cho người khác, và muốn họ hiểu đầy đủ các hoạt động bên trong của nó, thì không nên giấu bất kỳ các sheet. Làm như vậy chỉ làm tăng khả năng bỏ sót 1 cái gì đó trong lúc thu thập thông tin của tập tin và có khả năng tạo ra lỗi nghiêm trọng.
Rất đơn giản để kiểm tra các sheet ẩn trong Excel. Chỉ cần nhấp chuột phải vào 1 trong các sheet có sẵn ở dưới cùng của màn hình. Nếu tùy chọn Unhide... có sẵn, điều này có nghĩa là các sheet đã bị ẩn trong bảng tính của bạn.
Một khi bạn bấm vào Unhide… bạn sẽ thấy được tất cả các sheet bị ẩn.
Các Comment
Chèn các Comment là cách phổ biến mọi người thường làm trong các tài liệu để trình bày về các giả định họ đã thực hiện và cách thức xây dựng 1 mô hình trong Excel. Trong thực tế, các comment thường được ẩn trong quá trình làm việc, vì sẽ dễ dàng hơn để làm việc trong Excel nếu không có 1 hộp vàng vàng bé bé comment.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ngữ cảnh được cung cấp bởi các comment này cực kỳ quan trọng để hiểu được tập tin bạn đang làm việc. Vì vậy, bất cứ khi nào mở file Excel của người khác, hãy chắc chắn rằng tất cả các comment được trình bày. Cách làm khá đơn giản:
Tới thẻ Review và đảm bảo tuỳ chọn Show All Comments được chọn.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt theo trình tự Alt >> R >> A để bật/tắt Show All Comments
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện
2/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
3/ Excel nâng cao: Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn
4/ 10 lý do để học công thức Excel
5/ Làm việc với công thức mảng trong Excel
6/ VLOOKUP với Cột động
7/ Sử dụng hàm Subtotal
8/ Cách viết hàm hiệu quả
9/ Dùng hàm "Đọc số thành chữ VND và USD†với thủ thuật Name và hàm Macro4
10/ Tra cứu hàm theo tên A-Z
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?427
Tiếp quản tập tin Excel của người khác luôn là 1 nhiệm vụ khó khăn. Có 1 số người thực sự tạo ra tập tin, xem xét quan điểm của một người dùng mới, và dành thời gian để gọi tên những cái bẫy mà bạn có thể gặp phải, 1 số khác thì lại không. Đa phần bạn sẽ nhận thẳng 1 tập tin với nhiều rủi ro tiềm tàng trong đó. Do đó, điều quan trọng trước khi bạn bắt đầu phân tích hoặc làm việc gì đó, là phải kiểm tra để đảm bảo rằng bạn không thực hiện bất kỳ lỗi nào với tập tin mới bạn đang làm việc.
Một số các tập tin được bao phủ bởi chức năng Excel Inspect Workbook. Bạn sẽ tìm thấy chức năng này trong menu File. Inspect Workbook có lẽ là cách hiệu quả nhất để xác định có hay không những vấn đề có trong bảng tính của bạn, nhưng nó lại không cung cấp 1 điểm khởi đầu tốt để kiểm tra bảng tính. Nếu bạn muốn kiểm tra và sửa chữa các vấn đề bạn tìm thấy, hầu hết thời gian bạn phải đi vào các tính năng chính và điều chỉnh nó bằng tay. Vì vậy, thật là tốt nếu bạn nắm được quá trình kiểm tra 1 tập tin.
Dưới đây là những vấn đề thường gây ra các vấn đề với tập tin Excel của bạn. Hãy chắc rằng bạn sẽ kiểm tra các vấn đề này bất cứ khi nào bạn nhận tập tin từ người khác. Làm như vậy có thể giúp bạn thoát khỏi những cơn đau đầu và tiết kiệm được thời gian để làm những công việc khác.
Cài đặt Workbook Calculation
Việc tắt chức năng tính toán tự động là 1 việc hữu ích và có phần hơi kì lạ trong Excel. Phần đông người dùng Excel cảm thấy không cần thiết phải tắt chức năng này. Tuy nhiên, đối với những người làm việc với các tập tin rất lớn, tính toán tự động có thể mất vài phút để chạy. Bạn sẽ không bị buộc phải chờ đợi mỗi khi bạn thực hiện sự thay đổi cho tập tin của mình nếu tắt chức năng này.
Excel đã trở nên ngày càng mạnh mẽ, nhu cầu tắt chức năng tính toán tự động không còn nhiều nữa. Tuy nhiên, thỉnh thoảng, bạn vẫn sẽ nhận được 1 tập tin Excel được thiết lập tính toán là Manual. Vì sự hiếm hoi này, chúng ta thường không kiểm tra các thiết lập tính toán từ đầu. Có phải bạn sẽ kiểm tra lại công thức thay vì kiểm tra lại việc thiết lập tính toán nếu không thấy kết quả được cập nhật sau khi thay đổi 1 công thức?
Để kiểm tra các thiết lập tính toán cho bảng tính của bạn:
- Vào thẻ File >> Options để mở hộp thoại Excel Options
- Trong hộp thoại Excel Option, chọn Fomulas và đảm bảo rằng nút tròn đen đã được đánh vào ô Automatic trong Calculation options.
- Bạn cũng có thể vào thẻ Formulas trên thanh ribbon, nhìn về phía tay phải, nhấn chọn Calculation Options để kiểm tra xem Automatic đã được chọn hay chưa?
Macro
Macro là chức năng ghi bằng Visual Basic for Applications (VBA) để có thể bắt đầu công việc tự động trong tập tin của bạn. Phần lớn các macro tồn tại để cải thiện tập tin Excel của bạn. Tuy nhiên, luôn có cách để ai đó đặt mã nguy hiểm có thể làm hại cho cả tập tin và máy tính của bạn. Ngoài ra, nếu bạn chạy 1 macro mà không có ngữ cảnh và cài đặt thích hợp, bạn có thể xóa hay làm hỏng dữ liệu trong tập tin của bạn. Vì vậy, việc hiểu rõ mã VBA trong tập tin của bạn rất quan trọng.
Nhận thức các macro trong file Excel của bạn là một quá trình rất minh bạch, vì đã có các thiết lập bảo mật macro trong Excel. Nếu bạn đang sử dụng các thiết lập mặc định của Excel, bất cứ lúc nào bạn mở một tập tin với các macro, Excel sẽ vô hiệu hóa các macro ban đầu cho đến khi bạn đồng ý cho chúng hoạt động.
Bước đầu tiên để đối phó với các macro là đảm bảo rằng Bảo mật macro của bạn được kích hoạt.
- Vào File >> Options để mở Excel Options.
- Chọn Customize Ribbon và đảm bảo rằng thẻ Developer được đánh dấu và hiển thị trên thanh Ribbon của bạn.
- Bây giờ, bạn vảo thẻ Developer và nhấp chuột vào Macro Security
- Hãy chắc rằng Disable all macros with notification đã được chọn
- Bây giờ với các thiết lập bảo mật, bạn có thể nghiên cứu và xem xét mã macro có rủi ro và gây ra lỗi hay không. Để xem mã VBA, chỉ cần trở lại thẻ Developer và bấm vào Visual Basic. Bạn cũng có thể vào Visual Basic chỉ bằng phím tắt: Alt + F11.
Sheet ẩn
Ẩn sheet có lẽ là 1 trong những việc mọi người hay làm trong Excel. Tại sao vậy? Nếu bạn đã tạo ra một mô hình với các bộ phận không liên quan đến một người dùng cụ thể, bạn sẽ muốn che giấu các bộ phận đó vì bạn không mong đợi họ sử dụng nó. Đây là lý do hợp lý và đơn giản cho việc ẩn sheet.
Tuy nhiên, nếu bạn đang bàn giao một tập tin cho người khác, và muốn họ hiểu đầy đủ các hoạt động bên trong của nó, thì không nên giấu bất kỳ các sheet. Làm như vậy chỉ làm tăng khả năng bỏ sót 1 cái gì đó trong lúc thu thập thông tin của tập tin và có khả năng tạo ra lỗi nghiêm trọng.
Rất đơn giản để kiểm tra các sheet ẩn trong Excel. Chỉ cần nhấp chuột phải vào 1 trong các sheet có sẵn ở dưới cùng của màn hình. Nếu tùy chọn Unhide... có sẵn, điều này có nghĩa là các sheet đã bị ẩn trong bảng tính của bạn.
Một khi bạn bấm vào Unhide… bạn sẽ thấy được tất cả các sheet bị ẩn.
Các Comment
Chèn các Comment là cách phổ biến mọi người thường làm trong các tài liệu để trình bày về các giả định họ đã thực hiện và cách thức xây dựng 1 mô hình trong Excel. Trong thực tế, các comment thường được ẩn trong quá trình làm việc, vì sẽ dễ dàng hơn để làm việc trong Excel nếu không có 1 hộp vàng vàng bé bé comment.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ngữ cảnh được cung cấp bởi các comment này cực kỳ quan trọng để hiểu được tập tin bạn đang làm việc. Vì vậy, bất cứ khi nào mở file Excel của người khác, hãy chắc chắn rằng tất cả các comment được trình bày. Cách làm khá đơn giản:
Tới thẻ Review và đảm bảo tuỳ chọn Show All Comments được chọn.
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt theo trình tự Alt >> R >> A để bật/tắt Show All Comments
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện
2/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
3/ Excel nâng cao: Sử dụng sự lặp lại và các tham chiếu tuần hoàn
4/ 10 lý do để học công thức Excel
5/ Làm việc với công thức mảng trong Excel
6/ VLOOKUP với Cột động
7/ Sử dụng hàm Subtotal
8/ Cách viết hàm hiệu quả
9/ Dùng hàm "Đọc số thành chữ VND và USD†với thủ thuật Name và hàm Macro4
10/ Tra cứu hàm theo tên A-Z
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?427
Upvote
0
