Tối ưu hoá công thức và báo cáo

[Kenvin La]

Nhờ các anh chị xem giúp có cách nào tối ưu được các hàm và bảng báo cáo giúp với.
Trong file là báo cáo nhiên liệu mình làm công thức nó chạy còn lỗi 1 vài chỗ (cho ra kết quả không chính xác) nhưng không tìm thấy lỗi, cảm thấy dùng các hàm chưa được tối ưu, các báo cáo ra kết quả chưa chính xác do mỗi ngày đều có xe đổ dầu và có khả năng đổ nhiều lần. Nhưng báo cáo thì chỉ cho ra kết quả 1 lần.
Chi tiết các sheet:
- Sheet Tổng: là Báo cáo tổng hợp tất cả xe và số lượng trong tháng ( cũng là 1 dạng bảng báo cáo nhưng do nhiều quá nhìn hơi rối nên mình tách thêm 1 sheet báo cáo theo từng mục cho dễ xem.
- Sheet Báo cáo: như ở trên nhưng chia theo từng mục (BC theo Xe, BC theo Ngày, BC chi tiêu)
- Sheet Công Nợ: là dữ liệu đầu vào bên cung cấp nhiên liệu gửi qua.
- Sheet từ 1 đến 31: xử lý dữ liệu theo từng ngày.

 

[le_vis]

Nhờ các anh chị xem giúp có cách nào tối ưu được các hàm và bảng báo cáo giúp với.
Trong file là báo cáo nhiên liệu mình làm công thức nó chạy còn lỗi 1 vài chỗ (cho ra kết quả không chính xác) nhưng không tìm thấy lỗi, cảm thấy dùng các hàm chưa được tối ưu, các báo cáo ra kết quả chưa chính xác do mỗi ngày đều có xe đổ dầu và có khả năng đổ nhiều lần. Nhưng báo cáo thì chỉ cho ra kết quả 1 lần.
Chi tiết các sheet:
- Sheet Tổng: là Báo cáo tổng hợp tất cả xe và số lượng trong tháng ( cũng là 1 dạng bảng báo cáo nhưng do nhiều quá nhìn hơi rối nên mình tách thêm 1 sheet báo cáo theo từng mục cho dễ xem.
- Sheet Báo cáo: như ở trên nhưng chia theo từng mục (BC theo Xe, BC theo Ngày, BC chi tiêu)
- Sheet Công Nợ: là dữ liệu đầu vào bên cung cấp nhiên liệu gửi qua.
- Sheet từ 1 đến 31: xử lý dữ liệu theo từng ngày.

Theo tôi cái gọi là "Nhật ký" bạn nên đưa chung vào 1 Sheet chỉ cần thêm lên 1 cột ghi ngày tháng (Thay vì 31 Sheet như hiên nay). từ đó bạn trích xuất ra các báo cáo như thế đỡ rối và nhẹ nhàng hơn - Chúc thành công

 

[Kenvin La]

Theo tôi cái gọi là "Nhật ký" bạn nên đưa chung vào 1 Sheet chỉ cần thêm lên 1 cột ghi ngày tháng (Thay vì 31 Sheet như hiên nay). từ đó bạn trích xuất ra các báo cáo như thế đỡ rối và nhẹ nhàng hơn - Chúc thành công

mình ban đầu cũng định như vậy nhưng có vài khó khăn đó là vấn đề tính số km hoạt động (sẽ bằng số km cấp nhiên liệu hiện tại trừ cho số km lần trước) từ mới tính hiệu suất làm việc. Nếu chung 1 bảng thì việc lấy số km cũ hơi khó và dễ nhầm lẫn.

 

[le_vis]

mình ban đầu cũng định như vậy nhưng có vài khó khăn đó là vấn đề tính số km hoạt động (sẽ bằng số km cấp nhiên liệu hiện tại trừ cho số km lần trước) từ mới tính hiệu suất làm việc. Nếu chung 1 bảng thì việc lấy số km cũ hơi khó và dễ nhầm lẫn.

Không có gì khó nếu bạn cho biết cụ thể rằng :
1) Thời gian cấp nhiên liệu lần này so với lần trước gần nhất có theo một quy chuẩn cố định nào không ? hay nó phát sinh tùy biến
- Nếu nó phát sinh tùy biến thì bố trí thêm cột phụ rồi dùng hàm tìm ra lần phát sinh gần nhất là xử lý được yêu cầu của bạn thôi
2) Ý nghĩa của con số 360 trong công thức ROUND(I8/360;0) tại cột K của bạn là cái gì ?

 

[Kenvin La]

Không có gì khó nếu bạn cho biết cụ thể rằng :
1) Thời gian cấp nhiên liệu lần này so với lần trước gần nhất có theo một quy chuẩn cố định nào không ? hay nó phát sinh tùy biến
- Nếu nó phát sinh tùy biến thì bố trí thêm cột phụ rồi dùng hàm tìm ra lần phát sinh gần nhất là xử lý được yêu cầu của bạn thôi
2) Ý nghĩa của con số 360 trong công thức ROUND(I8/360;0) tại cột K của bạn là cái gì ?

1. đương nhiên là tùy biến rồi bạn ơi, có khi là cách vài b ngày, nhiều khi cả tuần.
- việc sắp tài xế theo xe cũng làm hàng ngày nên mình mới chia theo này như vậy. nên mỗi sheet mình đều có những bảng phụ phía dưới để đưa dữ liệu phụ vào. tài xế cũng là ùy biến, không cố định.
- thêm cột phụ và công thức tìm lần phát sinh gần nhất bạn cho mình ví dụ được không mình chưa hiểu lắm.
2. 360 đó nghĩa là 1 tour chạy xe là khoảng 360km 1 tour hoạt động, ý nghĩa của cột K là để xem xe đó chạy bao nhiêu tour thì đổ dầu.

 

[le_vis]

1. đương nhiên là tùy biến rồi bạn ơi, có khi là cách vài b ngày, nhiều khi cả tuần.
- việc sắp tài xế theo xe cũng làm hàng ngày nên mình mới chia theo này như vậy. nên mỗi sheet mình đều có những bảng phụ phía dưới để đưa dữ liệu phụ vào. tài xế cũng là ùy biến, không cố định.
- thêm cột phụ và công thức tìm lần phát sinh gần nhất bạn cho mình ví dụ được không mình chưa hiểu lắm.
2. 360 đó nghĩa là 1 tour chạy xe là khoảng 360km 1 tour hoạt động, ý nghĩa của cột K là để xem xe đó chạy bao nhiêu tour thì đổ dầu.

Để giải quyết vấn đề thứ nhất : bạn phải tìm ra được lần xe đó đổ dầu lần gần đây nhất là ngày nào tháng nào - Bạn nghiên cứu sử dụng hàm LOOKUP hoặc INDIRECT là giải quyết được vấn đề này của bạn một các dễ dàng

 

[Kenvin La]

Để giải quyết vấn đề thứ nhất : bạn phải tìm ra được lần xe đó đổ dầu lần gần đây nhất là ngày nào tháng nào - Bạn nghiên cứu sử dụng hàm LOOKUP hoặc INDIRECT là giải quyết được vấn đề này của bạn một các dễ dàng

ok để mình tìm hiểu và làm thử lại phần nhật ký xem thế nào. Nhưng vấn đề chính là khi mình dùng hàm SUMIF ở bản "Tổng" , khi cột B có giá trị thì cho ra kết quả chính xác nhưng khi cột B không có giá trị thì kết quả có khi không chính xác. cũng như bên bảng "báo cáo" dùng hàm VLOOKUP cũng cho ra kết quả không chính xác.

 

[le_vis]

ok để mình tìm hiểu và làm thử lại phần nhật ký xem thế nào. Nhưng vấn đề chính là khi mình dùng hàm SUMIF ở bản "Tổng" , khi cột B có giá trị thì cho ra kết quả chính xác nhưng khi cột B không có giá trị thì kết quả có khi không chính xác. cũng như bên bảng "báo cáo" dùng hàm VLOOKUP cũng cho ra kết quả không chính xác.

Có nhiều cách, với cách đơn giản nhất là dùng cột phụ, và dùng trên table để làm tới đâu thì nó cập nhật công thức tới đó cho không phải kéo trước nặng máy. Tối về rỗi tôi thử cho bạn xem có ưng không ?

 

[le_vis]

ok để mình tìm hiểu và làm thử lại phần nhật ký xem thế nào. Nhưng vấn đề chính là khi mình dùng hàm SUMIF ở bản "Tổng" , khi cột B có giá trị thì cho ra kết quả chính xác nhưng khi cột B không có giá trị thì kết quả có khi không chính xác. cũng như bên bảng "báo cáo" dùng hàm VLOOKUP cũng cho ra kết quả không chính xác.

Bạn thử vọc File dùng cột phụ này xem đúng ý không

 

[Kenvin La]

Bạn thử vọc File dùng cột phụ này xem đúng ý không

Công thức và cách làm này cũng hay và dễ hiểu nhưng có vài vấn đề chưa giải quyết được.
1. Dữ liệu của cây xăng và sắp ca tài xế đưa qua là file excel rồi, nhưng theo file này thì phải nhập thủ công từng dòng, (nếu vậy thì mình đã có phần mềm tính toán ok hơn rồi nhưng việc nhập liệu hơi mất thời gian nên hiện tại mình chưa dùng - file mình gửi là đã rút gọn rồi chứ không 1 ngày hơn trăm xe). mình muốn copy dữ liệu qua và tự tính toán thôi. Cần thiết sẽ sửa lại 1 vài chỗ thôi (do khi đưa dữ liệu qua sẽ vẫn có lỗi do cây xăng nhầm số xe, nhầm số km).
2. chưa giải quyết được khi 1 xe trong ngày có thể đổ 2-3 lần nhưng theo công thức này chỉ có thể lấy sô km của ngày trước 1 lần, lần sau đổ vẫn giữ số km đầu của ngày trước. --> số tour sai, các tính toán sau đều sai hết.