Tìm hiểu về Number Format

[handung107]

Hiểu thêm về Number Format​

HanDung107- Bình OverAC​

Không biết các bạn biết về Number Format như thế nào?

Đồi với tôi Number format có nhiều điều để nói. Sau đây là tất cả những gì tôi biết về Number Format mời các bác xem và cho ý kiến.

A. Kích hoạt hộp thoại định dạng và các kiểu định dạng số cơ bản.

1. Kích hoạt hộp thoại định dạng:

- Chọn lệnh Format Cells trên menu Format
- Hay nhấn phím chuột phải và chọn “Format Cells” từ Menu tắt
- Hay có thể nhấn Ctrl + 1

2. Các kiểu định dạng cơ bản:

Tab Number của hộp thoại Format Cells hiển thị 12 loại dạng số để chọn. Khi bạn chọn một loại từ danh sách, phần bên phải của Tab thay đổi để hiển thị các tuỳ chọn thích hợp

i. Các kiểu cơ bản;

- Gerneral (chung chung)
- Number (số)
- Currency (tiền tệ)
- Accounting (kế toán)
- Date (ngày)
- Time (tháng)
- Percentage (phần trăm)
- Fraction (phân số)
- Scientific (khoa học)
- Text (chuổi)
- Special (định dạng đặc biệt).
- Custom (Tự định dạng)

ii. Cách sử dụng:

- Chọn một kiểu định dạng cơ bản trong phần category
- Chọn tiếp kiểu định dạng chi tiết (type)
- Xem thử xem bạn đã định được định dạng như thế nào thể hiện trên khung mẩu (“Sample”).

Một phím tắt cho các định dạng phổ biến
Tổ hợp phím --> Mã định dạng --> Ví dụ

Ctrl + Shift + ~ => General => 12345.67
Ctrl + Shift + ! =>0.00 => 12345.67
Ctrl + Shift + @ =>h.mm => 6:61
Ctrl + Shift + # =>d-mmm-yy => 15- Apr-95
Ctrl + Shift + $ =>$#,##0.00);($#,##0.00) => $12,345.67
Ctrl + Shift + % =>0% =>12%
Ctrl + Shift + ^ =>0.00E+00 =>1.23E+04

B. Một số kiểu định dạng của hộp Category :

1.Kiểu định dạng General :

Đây là dạng mặc định, nó thê hiển các số dươi dạng các số nguyên, số thập phân hoặc bằng ký hiệu khoa học. Nếu giá trị quá rộng có thể không nằm vừa trong ô

2. Kiểu định dạng Number

- Decimal places : số hàng chữ thập phân hiển thị, bạn có thể điều khiển theo ý bắng cách nhấn các mũi tên lên xuống
- Chọn hộp kiểm Use 1000 Separator (,) : Có sử dụng dấu cách phần ngàn hay không
-Negative Numbers : Hộp này cho bạn 4 lựa chọn (2 trong 4 Options này hiển thị giá trị âm màu đỏ

3. Kiểu định dạng Currency :

- Symbol : Thêm dấu $ vào bên trái (hoặc các đơn vị tiền tệ khác nhau tuỳ bạn lựa chọn từ danh sách trong hộp
- Decimal places : Tách phần ngàn bằng một dấu phẩy, hiển thị giá trị với 2 chỉ số nằm bên phải dấu thập phân hoặc tuỳ bạn lựa chọn
- Negative numbers : Chọn cách hiển thị số âm

4. Kiểu định dạng Accounting :

Khác với dạng Currency ở điểm các ký hiệu tiền tệ luôn canh thẳng theo chiều dọc

5. Kiểu định dạng Date :

Cho phép bạn chọn những dạng ngày tháng khác nhau

6. Kiểu định dạng Date :

Cho phép bạn chọn những dạng thời gian khác nhau

7. Kiểu định dạng Percentage :

Cho phép bạn chọn số hàn gchữ số thập phân và luôn hiển thị một dấu phần trăm

8. Kiểu định dạng Fraction :

Cho phép bạn chọn một trong 9 dạng phân số

9. Kiểu định dạng Scientific :

Hiển thị các số bằng ký hiệu số mũ (với một E) :

- 2.00E+0.5 = 200.000
- 2.05E+0.5 = 205.000

Bạn có thể chọn số hang chữ số thập phân để hiển thị phía bên trái E

10. Kiểu định dạng Text :

Khi được áp dụng vào một giá trị, Excel sẽ xử lý giá trị này dưới dạng Text (ngay cả nếu nó trông giống như một số)

11. Kiểu định dạng Special :

Chúng ta có các kiểu định dạng sau tương ứng với hộp thoại Location được chọn

 

[handung107]

12. Tự định dạng: (Custom)

Đây là phần chính mà tôi muốn đề cập trong công cụ này.

• Trước tiên Bạn muốn tự định dạng thì phải chọn Custom trong kiểu định dạng Category
• Bạn sẽ thấy hộp danh sách “Type” bây giờ bị chèn giữa bởi một hộp chuổi (text box) để bạn gõ vào mã định dạng mà bạn muốn.

Một vài kiểu định dạng sẵn có trong hộp thoại Type :

a. Cấu trúc của mã định đạng:

Mã định dạng gồm bốn phần: Phần dương; Phần âm; Phần zero; Phần chữ

Các phần này có nghĩa là nếu giá trị được nhập vào trong ô là bao nhiêu thì nó sẽ xem có tương ứng với phần nào sẽ định dạng theo kiểu đó, nếu không tìm thấy kiểu định dạng thích hợp thì sẽ đưa về dạng chung nên bạn không cần thiết phải nhập đủ 4 phần

Thư xem xét một mã định dạng sau:

#,###;[Red](#,###); "-"??;[Red] \"@\" "is not allowed"

Dịch mã:

- Phần dương #,### : không có gì đặc biệt có dấu “,”ngăn cách hàng ngàn

- Phần âm [Red](#,###): màu đỏ nằm trong ngoặc tròn

- Phần số 0: thì ghi thành một dấu gạch và cách lề một khoảng cở 2 ký tự

- Phần chữ: thì hiện ra thành ““--------” is not allowed” màu đỏ, với ---- là chuổi ký tự mà bạn nhập vào?

b. Mã định dạng có điều kiện:

Phần cấu trúc mã định dạng trên là phần cấu trúc mặc định. Nếu có điều kiện thì Excel hiểu các mã như sau: Điều kiện 1, mã 1; điều kiện 2, mã 2; điều kiện 3, mã 3.. Nếu điều kiện 3 trùng với điều kiện 2 hoặc là một phần trong điều kiện 2 thì điều kiện 3 sẽ không được xem xét tới. Nghĩa là trong phần mã này Excel chỉ quan tâm đến điều kiện mà nó thấy là được thoả mãn trước tiên., Bạn hãy xem xét mã sau:

[Blue][>100] #,##0;[Green][<=100]#,##0;[Red]

- Màu xanh nếu số được nhập lớn hơn 100

- Màu xanh lá nếu nhỏ hơn hoặc bằng 100

- Màu đỏ thật ra không được xem xét tới vì nó có đươc hiểu là nếu không thoả mãn hai điều kiện đầu thì tới phiên nó nhưng nó làm gì có cữa!!

- Còn phần thứ 4 (ở đây thì không có phần thứ tư) (nếu có) phải là chữ

 

[handung107]

c. Bảng mã định dạng

Ký hiệu --> Giải thích

General

Từ general thực sự chỉ là một ký hiệu định dạng. Ví dụ bạn có thể định dạng cho một số dương nhưng lại để số âm là general (Mã: “#,###;General”)

Ký hiệu General hiển thị gần như chính xác như khi nó nhập vào.


0

Ký hiệu 0 đóng vai trò như số thể chổ cho một ký hiệu số. Ký hiệu 0 chỉ ra rằng nếu số được định dạng không có nhiều ký tự số như số 0 trong mã định dạng thì số 0 sẽ thế chổ số đó vì dụ nếu mã định dạng là 0000.000 thì số 123.45 mà bạn gõ vào sẽ được hiển thị là 0123.450


#
Ký hiệu # đóng vai trò như ký hiệu 0 chỉ khác là nó không buộc một ký số phải thế chổ nếu không có số nào tương ứng. Ví dụ nếu mã định dạng là #,###.## thì số 1234.1 sẽ được hiển thị là 1,234.5.


?
Ký hiệu này cũng giống ký hiệu 0 chí có khác là nếu trống chổ thì nó thay bằng một khoản trắng chứ không phải là số 0 điều này hữu ích nếu bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân trong bảng. Ngoài ra ký hiệu ? trong cũng được sử dụng trong phần định dạng phân số. Ví dụ: # ???/??? thì số được thể hiện sẽ đuợc trình bày chính xác đến 3 con số và nếu có thể giản ước tốt thì nó hiện ra đến mức dưới 2 và có thêm khoản trắng.

.

Ký hiệu . cho phép bạn xác định số chữ số xuất hiện sau dấu chấm phần thập phân. Nếu mã định dạng có dấu chấm phần thập phân thì một dấu chấm thể hiện phần thập phân luôn xuất hiện cho dù có hay không có các chữ số sau phần thập phân. Nếu mã định dạng có dấu # trước dấu chấm thập phân thì một con số nhỏ hơn 1 sẽ được Excel thể hiện bằng số bắt đầu bằng dấu chấm thập phân ví dụ .23 chứ không phải là 0.23. Để tránh trường hợp này bạn nên ký hiệu số 0 thay vì # trước dấu thập phân. Ví dụ : #,##0.00

%

Nếu bạn sử dụng ký hiệu này thì khi hiển thi số Excel sẽ tự động nhân số đó với 100 và thêm dấu này đằng sau.

e+,e-, E+, E-

Thể hiện một số dưới dạng khoa học ví dụ: mã là 0.00E+00 thì số 12345.56 được thể hiên 1.23E+04

-+()$:

khoảng trắng

Các ký hiệu này được thể hiện trong mã định dạng thì sẽ được thể hiện trong phần hiển thị cúa số đó. Các ký hiệu khác muốn được thể hiện ra thì bạn phải tham khảo ký tự \ bên dưới

\

Đây là ký hiệu đặc biệt không thể hiện trong định dạng nhưng nó bằt buộc Excel thể hiện ký tự tiếp theo sau nó dù ký tự đó là ký tự gì ví dụ: \” thì dấu ” sẽ được thể hiện. Nếu bạn muốn thể hiện dấu \ thì bạn phải ghi trong mã \\

*

Giống như ký hiệu \ nhưng khác một điều là Excel sẽ hiện ra ký tự sau nó chiếm đến hết ô

_

Ký hiệu này nhắc nhở Excel chen một khoảng trắng vào vị trí của nó. Ví dụ: trong một định dạng có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân của một số dương không được canh, bởi vì số âm sẽ mất nhiều vị trí hơn bên phải dấu thập phân vì phải thể hiện dấu đóng ngoặc. Trong trường hợp này bạn dùng một dấu _ tại cuối phần định dạng của số dương để Excel dành một khoảng trắng sau số dương một khoảng trăng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc trong số âm. Ví dụ: #,##0_);(#,##0).

“text”

Trong trường hợp bạn muốn thể hiện một chuổi ký tự sau hay trước một số thì bạn bỏ chuỗi ký tự đó trong dấu ngoặc kép như thế này."VND" #,##0.00 thì một số bất kỳ sẽ được thêm vào đằng trước “VND”

@

Ký hiệu @ dùng để chỉ chuổi ký tự đã được nhập vào ô. Trong ví dụ ở phần trên ký hiệu @ thể hiện những gì đã nhập vào ô.

m

Chỉ tháng (1-12)

mm

Chỉ tháng nhưng được thể hiện bởi 2 chứ sô ví dụ tháng 1 thành 01

mmm

Chỉ tháng nhưng là với 3 chữ đầu của tháng (theo tiếng Anh) vì dụ tháng 1: Jan

mmmm

Chỉ tháng và hiện đầy đủ tên tháng ví dụ tháng 1: January

mmmmm

Chỉ tháng nhưng chỉ là ký tự đầu tiên của tháng thôi ví dụ; tháng 1: J

d

Chỉ ngày với 1 chứ số đối với số nhỏ hơn 10

dd

Chỉ ngày vơi 2 chữ số đối với số nhỏ hơn 10 ví dụ ngày 8 thành 08

ddd

Chỉ thứ trong tuần với 3 ký tự ví dụ thứ Hai: Mon, thứ Ba: Tue

dddd

Chỉ thứ trong tuần với đầy đủ các ký tự

yy

Chỉ năm với 2 số cưối của năm

yyyy

Chỉ năm vơi đủ 4 số của năm

h

Chỉ giờ với 1 chử số

hh

Chỉ giở với 2 chữ số

m

Chỉ phút với 1 chữ số nếu đứng sau giờ nếu không đuợc hiểu là tháng

mm

Chỉ phút vơi 2 chữ số nếu đứng sau giờ nếu không đuợc hiểu là tháng

s

Chỉ giây với 1 chữ số

ss

Chỉ giây với 2 chữ số

AM/PM

Buôc Excel hiển thị giờ với 12 tiếng, và hiển thị AM, PM hay bạn cũng có thể dùng am/pm, A/P, a/p

[color]

Dùng để thể hiện màu. Với các màu là [Green], [Blue], [Yellow], [Red], [Magenta], [Black], [Cyan], [White]

[condition]

Dùng để ra điều kiện vơi các toán tử so sánh: >, <, =, >=, <= , <> (không bằng). Ví du: [>100] : điều kiện lớn hơn 100

 

[handung107]

C. Một số ứng dụng thực tế :

1. Câu hỏi 1 :

Ví dụ mình có hai cell, cell A1: chứa số 12.250.785, ô thứ 2 chứa công thức: ="số tiền là: "&A1&" đồng" thì sẽ trả kết quả là số tiền là: 12250785 đồng , tôi muốn kết quả định dạng thế này: số tiền là: 12.250.785 đồng. có nghĩa là phải có dấu phân cách hàng đơn vị, hàng nghìn, triệu chứ không viết liền như kết quả trên. Vậy có cách gì giải quyết vấn đề trên không?

Trả lời : Có 2 cách :

Cách 1 :

="số tiền là: "&text(A1,"#,##0") &" đồng" : Không đồng thì hiện số 0
hoặc
="số tiền là: "&text(A1,"#,###") &" đồng" : Không đồng thì chẳng hiện gì cả "số tiền là: đồng"

Hoặc:

="số tiền là: "&text(A1,"#,###0[$ đồng]"

Cách 2 :

Dùng phím Ctrl +1 và sử dụng customize với mã định dạng như sau:
"Số tiền là "#.###" đồng"
Bằng cách này thì bạn có thể +, -, *, / giá trị với cell đó được còn nếu dùng công thức thì lại phải dùng công thức tiếp.