Phần mềm nhận và gửi fax cho PPC- KSE True Fax

[Lệnh Hồ Đại Hiệp]

Ngoài việc truy cập Internet, gửi và nhận e-mail qua kết nối GPRS, biên soạn và đồng bộ hóa các tài liệu văn phòng như World, Excel, Power Point, ... bạn cũng có thể sử dụng Pocket PC phone như một máy Fax di động để gửi cũng như nhận các bản Fax trong những lúc "hiểm nghèo" nhất.

Để mở rộng tính năng này của Pocket PC Phone, bạn phải chuẩn bị các bước sau:

-Thẻ SIM của bạn phải được đăng ký dịch vụ Fax và Data. Bạn có thể đăng ký dịch vụ này tại các trung tâm dịch vụ khách hàng của mạng di động bạn đang dùng. Sau khi đăng ký xong bạn sẽ được cung cấp thêm hai số di động dùng cho dịch vụ Fax và truyền số liệu (Data).

-Mặc định hệ điều hành Windows Mobile không cung cấp sẵn cho bạn tiện ích gửi và nhận Fax, do vậy bạn phải tự cài thêm tiện ích này. Phần mềm phổ biến nhất hiện nay là KSE True Fax của KSE Software. Bạn có thể tải về từ website : http://www.ksesoftware.com/index.php?show=downloads của hãng này. Sau khi cài đặt, khởi động KSE True Fax, màn hình chính sẽ có dạng như sau:

Trước hết bạn nên định danh của mình cho đối tác mà bạn gửi Fax đến. Bạn vào Menu Tools > Identify ... Nhập Banner name (Tên công ty), Banner Number (số điện thoại) và Station ID (mã định danh) cho các bản Fax của bạn. Các thông số định danh này sẽ hiện lên trên bản Fax mà bạn gửi cho đối tác.

Để tạo một bản Fax mới, bấm "New". Ở mục "To:" Bạn có thể dùng bàn phím ảo để nhập số Fax bằng tay hoặc chọn một số Fax có sẵn trong danh bạ để gửi bằng cách bấm vào biểu tượng cuốn danh bạ ở kế bên.

Ở liên hệ nào có số Fax, chương trình sẽ hiển thị số Fax đó ở kế bên tên liên hệ. Để gửi Fax cho liên hệ này bạn đánh dấu vào ô kiểm rồi chọn OK. Bạn cũng có thể gửi Fax cho nhiều liên hệ cùng lúc bằng cách đánh dấu các ô kiểm của các liên hệ bạn cần gửi, sau đó đánh dấu kiểm "Multiple recipients" ở mục người nhận.

Thông thường khi gửi một bản Fax có nhiều trang bạn thường thêm vào một trang bìa (Cover page) cho thêm phần long trọng. Bạn có thể chọn tùy chọn không có trang bìa hoặc chọn các trang bìa do bạn tự tạo cho các bản Fax của mình.

Bấm Next để tiếp tục. Bản Fax mà bạn cần gửi sẽ là một tài liệu mà bạn đã soạn sẵn trên Word Mobile hoặc Notes, và được chèn vào dưới dạng các mẩu đính kèm (attachements), bạn bấm "Add ..." để thêm các tài liệu này vào. Bạn cũng có thể tạo một tài liệu mới tại đây bằng cách bấm phím "New ..." và soạn trực tiếp trên Pocket PC phone.

Sau khi đã chèn hết các tài liệu cần gửi, bấm Next để tiếp tục. Tại đây bạn có thể xem lại nội dung cũng như cách trình bày của bản Fax bạn mới tạo bằng cách bấm vào ô "Preview" của bản Fax. Tại đây bạn còn có thể thêm các ghi chú viết tay hoặc chữ ký bằng cách viết trực tiếp lên màn hình cảm ứng. Bạn cũng có thể xoay ngang xoay dọc bản Fax tùy ý bằng các tùy chọn trong Menu Tools (biểu tượng tờ giấy và cái cờ lê).

Bấm OK để quay lại màn hình Preview, tại đây bạn có thể chọn gửi bản Fax ngay hoặc lưu vào Outbox để gửi sau này.

Sau khi đã chắc chắn với nội dung và trình bày của bản Fax, bạn bấm phím "Send" để gửi bản Fax.

Để nhận Fax từ phía đối tác. Bạn yêu cầu đối tác gửi Fax cho mình theo số Fax di động mà nhà cung cấp dịch vụ cấp cho bạn khi bạn đăng ký dịch vụ này. Sau đó khởi động True Fax và đặt nó ở chế độ chờ Fax đến bằng cách bấm vào biểu tượng có hình mũi tên tam giác chỉ vào một thư mục.

Tips: Bạn có thể chèn Logo công ty của bạn vào đầu bản Fax bằng cách tạo sẵn một file hình ảnh định dạng bitmaps (*.bmp) trắng đen và chèn vào bằng cách vào Menu Tools > Properties. Ở mục "Logo graphic" bấm nút "File" và chỉ đến file hình ảnh Logo mà bạn đã tạo.
(ST)

Tại hạ đã dùng phần mềm này và thấy rằng rất tốt (Tại hạ đang dùng Cingular), chất lượng fax rất tốt, tốc độ truyền nhanh hơn là fax thường do không phải scan bản fax.