Phân tích tồn kho theo phương pháp ABC

[kyo]

Phân tích tồn kho theo phương pháp ABC

Phân tích ABC là một trong những công cụ rất nổi tiếng để hiểu và phân loại tồn kho. Bạn hãy thử tưởng tượng bạn đang nắm tồn kho của một nhà máy công nghệ xe hơi. Mỗi chiếc xe lại có rất nhiều linh kiện đắt tiền để gia công. Nhưng bên cạnh đó, nó cũng tồn tại những bộ phận rẻ tiền. Vậy, làm cách nào bạn có thể theo dõi tất cả thành phần của xe hơi và tối ưu nó với khoảng thời gian có hạn của bạn? Chắc chắn bạn không thể bỏ thời gian để theo dõi những thứ chỉ đáng giá bằng 1/10 so với những linh kiện đắt tiền khác.

Phân tích ABC sẽ giúp bạn. Nó sẽ giúp bạn phân nhóm tất cả tồn kho thành 3 nhóm chính:

Nhóm A: Giá trị lớn và cần được theo dõi chặt chẽ.
Nhóm B: Giá trị trung bình, cần kiểm soát chặt chẽ nhưng với mức độ không lớn.
Nhóm C: Giá trị nhỏ, cần rất ít kiểm soát hoặc không cần kiểm soát.

Và bây giờ, chúng ta sẽ tiến hành phân tích ABC bằng Excel.

Bước 1: Sắp xếp lại dữ liệu tồn kho của bạn trên Excel.

Bạn hãy đưa tất cả dữ liệu của bạn vào Excel, và dữ liệu của bạn phải có ít nhất các cột như: No., Tên tồn kho, Chi phí đơn vị, Số lượng. Và sau đó, tốt nhất bạn nên chuyển dữ liệu này sang dạng Table mà Excel cung cấp nhằm cho việc thao tác được dễ dàng hơn.

Bước 2: Thêm một số cột tính toán.

Chúng ta sẽ bắt đầu thêm một số cột như sau:

- Tổng chi phí: = Chi phí đơn vị x Số lượng.
- Xếp hạng: Xếp hạng dựa trên tổng chi phí với công thức: =RANK.EQ([@[Tổng chi phí]],[Tổng chi phí],0)
- Đơn vị tích lũy: Cột này sẽ dựa trên xếp hạng và sẽ cộng dồn theo thứ hạng từ hạng 1 đến hạng cuối cùng. Ví dụ như hạng 1 có 20 cái, hạng 2 có 10 cái thì cột này sẽ mang giá trị là 30, rồi kế tiếp hạng 3 có 22 cái nên giá trị sẽ tăng thành 52 và cứ thế. Do vậy, công thức trong cột này sẽ là:
=SUMIFS([Số lượng],[Xếp hạng],"<="&[@[No.]])
- % đơn vị tích lũy: =[@[Đơn vị tích lũy]]/MAX([Đơn vị tích lũy])
- Chi phí tích lũy: Tương tự với Đơn vị tích lũy, nó được tính bằng công thức =SUMIFS([Tổng chi phí],[Xếp hạng],"<="&[@[No.]])
- % chi phí tích lũy: =[@[Chi phí tích lũy]]/MAX([Chi phí tích lũy])

Bước 3: Vẽ biểu đồ đường

Từ các cột trên bạn vừa tính ra, tiến hành vẽ biểu đồ phân tích với trục hoành là đơn vị tích lũy và trục tung là % chi phí tích lũy. Bạn sẽ ra được biểu đồ như sau:

Bước 4: Thiết lập phân loại A, B, C

Chúng ta sẽ tiến hành lập 1 bảng để quy định chi tiết thế nào thì được phân vào loại A, thế nào thì là loại B, và còn lại là C. Ở đây, bạn có thể thấy bảng quy định phân loại theo tỷ lệ % với 10% số lượng linh kiện có giá trị cao nhất sẽ nằm ở loại A, 20% cho loại B và 70% còn lại sẽ là loại C.

Sau đó, bạn đưa công thức vào cột Loại trong bảng dữ liệu chính: =IF([@[% đơn vị tích lũy]]<=$O$7,$N$7,IF([@[% đơn vị tích lũy]]<=$O$8,$N$8,$N$9))

Bước 5: Tiến hành tạo thêm những điểm phân biệt giữa các loại với nhau.

Bạn thiết lập thêm các cột tính kế bên như sau:

- Đơn vị tích lũy: =SUM(O7*SUM(inventory[Số lượng]),P6)
- % chi phí tích lũy: =INDEX(inventory[Chi phí tích lũy],MATCH(P7,inventory[Đơn vị tích lũy]))/MAX(inventory[Chi phí tích lũy])
- H-: =O7*$P$9
- H+: =O8*$P$9
- V-: =-SUM(-Q7,Q6)
- V+: =T8

Kế đến, bạn thêm 1 Series nữa vào biểu đồ và chọn kiểu biểu đồ là biểu đồ phân tán.

Kết quả bạn có sẽ là:

Tiếp theo, bạn sử dụng chức năng Error Bar tại tab Layout khi chọn Series “Loại” vừa tạo lúc nãy, và chọn Custom, sau đó lần lượt quét cột H-, H+, V-, V+. Và cuối cùng bạn trau chuốt lại biểu đồ một chút, bạn sẽ có kết quả như sau: