Learn Excel With Mr Excel Part 1: Introduction & Excel Environment (1 người xem)

[ptm0412]

Introduction
In GPE Library, we have the Ebook "Learn Excel With Mr Excel" in English. It contains most problems we would face during using Excel, and the way to solve them.
Now I try to translate it into Vietnamese in order to help all of us to increase our knowledge about Excel.
As the Author said:
If you ever find yourself on a case study where I tell you to do something without explaining how to do it, please send me an e-mail to yell at me for not being clear.
I believe that this book is useful because it was written clear enough for us to learn. So the only thing is my ability in translating, then I would like you to give me your comment.
Thanks a lot.

Trong thư viện của GPE có 1 Ebook "Học Excel với Ngài Excel" bằng tiếng Anh. Trong đó nêu lên những vấn đề chúng ta thường gặp khi sử dụng Excel , và cách giải quyết những vấn đề đó.

Nay tôi cố gắng dịch sách này ra tiếng Việt nhằm giúp mọi người cải thiện bổ sung thêm kiến thức Excel của mình.

Như tác giả từng tuyên bố:
Nếu có khi nào bạn tìm thấy trong sách này, bất cứ trường hợp nào mà tôi muốn bạn làm chuyện gì mà không giải thích rõ ràng cách làm, thì cứ gởi Email đến và mắng vào mặt tôi rằng tôi viết không rõ ràng.

Tôi tin rằng sách này hữu ích vì nó được viết dễ hiểu và rõ ràng.
Vấn đề còn lại là khả năng dịch của tôi có truyền tải hết hay không, mong các bạn góp ý cho.
Xin cám ơn các bạn

LEARN EXCEL WITH MR EXCEL
INTRODUCTION
I am a comic book superhero. At least, I play one at work. As the mighty man of macro, I have the coolest job in town: playing MrExcel, the smartest guy in the world of spreadsheets. Well, yes, that is a lot of hype. I am not really MrExcel. In fact, there are so many different ways to do the same thing in Excel that I am fre­quently shown up by one of my own students. Of course, I then appropri­ate that tip and use it as my own!
I have incorporated some of these discoveries in a pretty cool 45­minute seminar on Power Excel Tips. This is amazing stuff, like pivot tables, autofilters, and automatic subtotals. I love to be in front of a room full of accountants who use Excel 40+ hours a week and get oohs and ahhhs within the first 90 seconds. I have to tell you, if you can make a room full of CPAs ooh and ahh, you know that you’ve got some good karma going. At that point, I know it will be a laugh-filled session and a great 45 minutes.
I also teach a much longer six-hour version of the Power Excel class at the University of Akron. This is a hands-on class where everyone gets to try each tip on his or her own computer.

Tôi là 1 kẻ hài hước. Ít nhất, tôi có 1 việc để làm. Như 1 gã đàm ông to lớn, tôi lại có 1 công việc nhạt nhẽo trong phố: chơi với Mr Excel, 1 gã thông minh nhất trong thế giới các bảng tính.
Thôi được, đúng là có cường điệu một tí. Tôi thực sự không phải là Mr Excel. Thực ra có nhiều cách để xử lý cùng 1 việc trong Excel mà tôi thường xuyên được cho thấy bởi 1 trong các học trò của tôi. Tôi liền chộp lấy những cái ấy và coi như của mình.
Tôi đã tập hợp 1 mớ những khám phá này vào 1 bài thuyết giảng 45 phút về các ứng dụng mạnh của Excel. Đó là những chuyện lạ kỳ như Pivot Table, Auto Filter, và Auto Sub-Total. Tôi khoái cái chuyện đứng trước 1 khán phòng chật ních các tay kế toán, những kẻ sử dụng Excel trên 40 giờ 1 tuần, mà chỉ có há hốc mồm mà ồ và ah suốt 90 giây đầu tiên. Tôi phải nói với các bạn rằng, nếu bạn có thể làm cho nguyên 1 phòng những khán giả chỉ có oh và ah, bạn sẽ cảm thấy sung sướng biết nhường nào. Ngay kúc ấy, tôi biết ngay rằng sẽ là buổi thuyết trình đầy ắp tiếng cười và là 45 phút tuyệt vời của tôi.
Tôi cũng đã dạy 1 bài hơn 6 giờ đồng hồ về sức mạnh của Excel tại trường Đại học Akron. Đó là 1 lớp học thực hành ở đó mỗi học sinh thử thực hành mọi bài giảng trên máy tính của họ.

One of these classes, which I was presenting at the Greater Akron Chamber, provided the Genesis moment for this book. One of the ques­tions from the audience was about something fairly basic. As I went through the explanation, the room was silent as everyone sat in rapt attention. People were interested in this basic tip because it was some­thing that affected their lives every day. It didn’t involve anything cool. It was just basic Excel stuff. But, it was basic Excel stuff that a room full of pretty bright people had never figured out.
Think about how most of us learned Excel. We started a new job where they wanted us to use Excel. They showed us the basics of moving around a spreadsheet and sent us on our way. We were lucky to get five minutes of training on the world’s most complex piece of software!

Một trong các lớp này, ở Greater Akron Chamber, cung cấp ý tưởng cho việc viết cuốn sách này. Một trong những câu hỏi của thính giả, hỏi về 1 vấn đề khá là cơ bản. Khi tôi giải thích, cả phòng lặng yên như thể mọi người chết lặng trên ghế để lắng nghe. Người ta quan tâm đến các vấn đề cơ bản vì đó là những cái xảy ra trong cuộc sống hàng ngày của họ. Nó chẳng bao hàm cái gì nhạt nhẽo khô khan. Đó chỉ là những kiến thức Excel cơ bản. Nhưng là loại cơ bản mà cả 1 phòng đầy những nhân vật xinh đẹp, sáng láng chưa bao giờ nghĩ tới.
Hãy thử nghĩ lại xem phần lớn chúng ta học Excel như thế nào. Chúng ta bắt đầu đi làm ở 1 vị trí mà người ta yêu cầu chúng ta phải sử dụng Excel. Họ chỉ cho ta cái việc cơ bản là đi daọ quanh các bảng tính vá tống chúng ta vào con đường chúng ta đang đi. Chúng ta may mắn đã có được 5 phút để làm quen với 1 trong những phần mềm tính toán phức tạp nhất thế giới!

Here is the surprising part of this deal. With only five minutes of training, you CAN use Excel 40 hours a week and be productive. Isn’t that cool? A tiny bit of training and you can do 80 percent of what you need to do in Excel.
The problem, though, is that there are lots of cool things you never learned about. Microsoft and Lotus were locked in a bitter battle for market share in the mid-90s. In an effort to slay one another, each suc­ceeding version of Excel or Lotus 1-2-3 offered INCREDIBLY powerful new features. This stuff is still lurking in there, but you would never know to even look for it. My experience tells me that the average Excel user is still doing things the slow way. If you learn a just couple of these new tips, you could save two hours per week.

Đây là phần gây ngạc nhiên nhất của câu chuyện. Với chỉ 5 phút làm quen với Excel, bạn có thể làm việc 40 giờ 1 tuần và làm việc trở nên có hiệu quả. Chẳng phải là thú vị sao? Một tí xíu thực hành và bạn có thể làm đến 80% những gì cần thiết để sử dụng Excel.
Dù vậy, vấn đề ở chỗ có nhiều thứ bạn chưa hề được học. Microsoft và Lotus đã từng lún sâu vào 1 cuộc chiến giành thị trường vào giữa những năm 90. Trong 1 cố gắng nhằm hạ gục đối thủ, mỗi bên đưa ra những phiên bản Excel và Lotus 1-2-3 cung cấp những công cụ mạnh mẽ không ngờ được. Những tiện ích được ẩn giấu trong đâu đó, và bạn sẽ chả bao giờ biết đến ngay cả khi bạn bỏ công tìm nó. Kinh nghiệm cho tôi biết rằng 1 số lượng trung bình những người dùng Excel đang làm bằng những phương cách chậm chạp. Nếu bạn học được chỉ cần 2 trong số những thủ thuật dưới đây, bạn sẽ tiết kiệm ít nhất 2 giờ mỗi tuần.

 

[ptm0412]

LEARN EXCEL WITH MR EXCEL
INTRODUCTION (Continued)
So, here is the plan. I have set out to write a book that talks about 277 of the most common and irritating problems in Excel. You will find each of these 277 items (which you have been stumbling over ever since your “five minutes of training”) followed by the solution or solutions you need to solve that problem. A lot of these topics stem from the questions that were sent my way in seminars I’ve taught. They may not be the coolest tips in the whole world, but if you master even half of these con­cepts, you will be smarter than 95 percent of the Excel users in the world and will certainly save yourself several hours per week.
In each chapter, a problem and its solution will be discussed. There are plenty of books that go through all of Excel’s menus in a serial fash­ion. The trouble with those books is that you have NO CLUE what to look up when you are having a problem. The last time I checked, no one at my dinner table ever used the word “CONCATENATION”, so why would anyone ever think of looking up that word when they want to join a first name in column A with the last name in column B?

Và đây là kế hoạch: Tôi đã viết 1 cuốn sách nói về 277 trong số những vấn đề chung nhất và những vấn đề khó chịu của Excel. Bạn sẽ thấy mỗi cái trong số 277 mục, mà bạn đã từng vấp phải từ khi bạn có “5 phút huấn luyện”, sẽ kèm theo là 1 hoặc nhiều biện pháp để giải quyết. Phần lớn các đề mục bắt nguồn từ những câu hỏi phát sinh trong các bài thuyết giảng của tôi. Đó có thể không phải là những vấn đề lớn trên toàn thế giới, nhưng nếu bạn nắm vững dù chỉ 1 nửa những kỹ thuật này, bạn sẽ trở nên thông minh hơn đến 95% những người dùng Excel khác trên thế giới, và bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều giờ trong số 40 giờ làm việc trong tuần.
Trong mỗi chương, 1 vấn đề và các biện pháp giải quyết sẽ được thảo luận. Có nhiều sách nói về Excel thông qua các Menu theo những cách khác nhau. Vấn đề của những cuốn sách đó là bạn sẽ không có hướng để biết cái cần tìm khi gặp khó khăn. lần cuối tôi khảo sát trong 1 bữa ăn, kết quà là chưa ai từng sử dụng từ “CONCATENATION”, do đó chưa ai có ý định đi tìm từ đó khi họ muốn nối Họ trong cột A và Tên trong cột B.

I expect this book will be a quick read. You can probably skim all 277 topics in a couple of hours to get a basic idea of what is in here. When you face a similar situation, find the case study, apply it to your own problem, and you should be all set.
This book takes a different approach than others I have tried to use. I am MrExcel, but I am hopelessly clueless with PhotoShop. Wow! This is an intimidating program. I own a ton of books on PhotoShop. There must be a bazillion toolbars in there. Most books that I pick up tell me to press the XYZ button on the ABC toolbar. I can’t even begin to figure out where that toolbar is. I hate those books. So, my philosophy here is to explain the heck out of things. If you ever find yourself on a case study where I tell you to do something without explaining how to do it, please send me an e-mail to yell at me for not being clear.

Tôi mong rằng cuốn sách này sẽ là 1 cuốn sách đọc nhanh. Bạn có thể chỉ lướt qua 277 mục trong 2 giờ đồng hồ, để có 1 cái nhìn tổng quát những gì có trong đó. Khi bạn đối diện với 1 vấn đề tương tự, tìm 1 trường hợp tương tự đã học, áp dụng vào vấn đề của bạn, và rồi tất cả sẽ được êm xuôi.
Cuốn sách này tạo 1 cách tiếp cận mới hơn những sách tôi đã từng viết. Tôi là Mr Excel và tôi kinh hãi 1 cách vô vọng với Photoshop. Đây là 1 phần mềm đáng sợ. Tôi có cả đống sách về Photoshop. Có phải đến cả tỷ những thanh công cụ trong đó. Phần lớn các sách đều chỉ cho tôi hãy nhấn nút XYZ nàm đó trên cái thanh công cụ ABC nào đó. Tôi không thể nào thậm chí biết được cái thanh công cụ đó nằm ở đâu. Tôi ghét loại sách đó. Ví vậy luận thuyết của tôi ở đây là giải thích cụ thể các khái niệm. Nếu có khi nào bạn tìm thấy trong sách này bất cứ trường hợp nào mà tôi muốn bạn làm chuyện gì mà không giải thích cách làm, thì cứ gởi Email đến và mắng vào mặt tôi rằng tôi viết không rõ ràng. (Các soạn giả VN có ai dám tuyên bố thế không nhỉ? – ptm0412)

Conventions Used in the Book
Each chapter will start with a problem and then a strategy for solv­ing the problem. Various chapters may offer additional details, alter­nate strategies, results, gotchas, and other elements as is appropriate to the topic. Each chapter wraps up with a summary and a list of any Excel commands or functions used in the chapter.
I hate books where the text refers to a figure that is on the next two page spread. In the interest of readability, I’ve chosen to allow white space at the bottom of the right-hand page if it will allow the text and figure to remain together. This is a conscious decision. I’m not trying to pad the page count or increase the cost of paper in the book. I believe this layout will maximize the ease of use of the book.

Cách thể hiện bài trong sách này:
Mỗi chương sẽ mở đầu bằng 1 vấn đề bạn có thể gặp, kế đến là phương pháp giải quyết. Khá nhiều chương sẽ cung cấp những chi tiết kèm thêm, những phương pháp khác nhau, kết quả, và những yếu tố thích hợp với chủ đề. Mỗi chương sẽ kết thúc bằng 1 đoạn tổng kết và 1 danh sách các hàm, các lệnh đã sử dụng trong chương đó.
Tôi ghét những sách mà bài viết nói đến 1 hình minh hoạ, mà hình đó nằm ở trang khác. Nhằm mục đích dễ đọc, tôi thường bỏ trắng cả phần dưới của 1 trang nếu thấy cần thiết cho bài và hình minh hoạ nằm kế nhau. Đây là 1 quyết định có ý thức. Tôi không cố kéo cho số trang nhiều lên hay làm cho giá thành sách cao vì tốn giấy. Tôi chỉ tin rằng phân trang như vậy sẽ làm dễ dàng cho người đọc.

 

[ptm0412]

PART ONE: THE EXCEL ENVIRONMENT
SHOW FULL MENUS ALL THE TIME
LUÔN HIỆN MENU ĐẦY ĐỦ

Problem: You are trying to learn Excel. Microsoft only shows you the most common menu choices under each menu.
Vấn đề: Bạn đang muốn học Excel. Microsoft chỉ hiện cho bạn thấy những mục thường dùng trong mỗi menu chính.
Fig. 1 shows a menu from one computer on my desk.
Hình 1 cho thấy Menu trên máy tính trên bàn làm việc của tôi.

Fig. 2 is a screenshot from another computer on my desk.
Hình 2 là Menu trên 1 máy tính khác cũng trên bàn làm việc của tôi

A screenshot of the data menu of the third computer on my desk is seen here in Fig. 3.
Menu Data của 1 máy khác được thấy trong hình 3

Fig. 3

This is maddening. How can you learn that there is a Sort option under the Data menu if Excel will not show you all of the options? Furthermore, Microsoft customizes the menu on the basis of items you use regularly.
First, this is insane; you cannot learn to regularly use something if you don’t know it is there. Second, when you go to a new computer, one of the options that you think should be there may not show up. It is very difficult to learn Excel when the menus are not consistent across com­puters.
Strategy: Turn off Adaptive Menus. This will show you the complete menu every time that you access that menu. Follow these steps:

Cái này thực sự bực mình. Làm sao mà bạn học được rằng có những chọn lựa trong Menu Data nếu nó không cho bạn thấy hết những chọn lựa đó. Hơn nữa, Microsoft còn tùy biến cái Menu dựa trên những cái nào bạn dùng thường xuyên.
Trước hết, cái này là điên, bạn không thể học để sử dụng thường xuyên cái gì nếu bạn không biết nó ở đâu.
Thứ hai, khi bạn sang làm việc ở 1 máy tính khác, 1 trong những mục của Menu bạn nghĩ nó phải ở chỗ đó chỗ nọ, thế mà nó lại không hiện ra. Rất là khó để học Excel khi những Menu không hiện diện như nhau ở mọi máy tính.

Giải pháp: Tắt phứt cái gọi là tuỳ biến cho Menu. Nó sẽ thể hiện Menu đầy đủ bất cứ lúc nào bạn gọi đến nó. Làm theo các bước sau:
1) Go to the Tools menu, as shown in Fig. 4.
1. Vào Menu Tools:

Fig.4

2) If the Customize option is not shown, select the double-down arrow at the bottom of the list in order to expand the menu.
3) Select Customize… from the Tools menu, as shown in Fig. 5.

2. Nếu dòng Customize không hiện ra, click vào cái mũi tên đôi chỉ xuống ở đáy danh sách để mở rộng cái Menu ra.
3. Chọn Customize trong Menu Tools như hình 5.

Fig. 5

4) As you will see in Fig. 6, there are three tabs across the top of the Part Customize dialog. Choose the Options tab and then choose the box for Always Show Full Menus.
4. Như bạn thấy trong hình 6, có 3 tab bên trên cái dialog mới xuất hiện. Chọn tab Options và click chọn Always Show Full Menu.

Fig. 6

Additional Details: If you are in the process of learning Excel, it also helps to choose the Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows option. This will enable you to see all of the icons on the important Standard and Formatting toolbars. In Excel 2000, this setting appears as Standard and Formatting Toolbars Share One Row. In that version, you will want to uncheck the option.
Gotcha: Changing this setting in Excel will also affect Word and other Office products. There is no way to have Excel show full menus while Word shows the abbreviated menus.
Summary: While learning Excel, use the Tools – Customize feature to show the complete list of commands on each menu.

Nói thêm: Nếu bạn đang có ý định học Excel, sẽ giúp ích cho bạn nhiều nếu chọn Show Standard and Formatting Toolbars on Two Rows. Chọn kựa này cho phép bạn thấy tất cả những nút biểu tượng trên 2 thanh công cụ Standard and Formatting. Ở Excel 2000, thiết lập này hiện ra là Standard and Formatting Toolbars Share One Row. Ở phiên bản đó bạn phải click bỏ chọn ô đó.

Hệ quả: Thay đổi thiết lập của Excelsẽ có tác dụng với cả Word và các tiện ích Office khác. Chả có cách nào buộc Excel hiện Menu đầy đủ nếu bạn lại muốn Word chỉ hiện Menu rút gọn.

Tóm tắt: Khi học Excel, hãy vào Menu Tools – Customize để thấy đầy đủ các dòng lệnh của Menu.

 

[ptm0412]

SHOW FULL TOOLBARS ALL THE TIME
HIỂN THỊ THANH CÔNG CỤ LUÔN LUÔN ĐẦY ĐỦ

Problem: You are trying to learn Excel. By default, Microsoft only shows you the most common menu choices from Excel’s two most impor­tant toolbars: Standard and Formatting.
The Standard toolbar has icons for a New Workbook, Saving, Printing, Print Preview, Spell Check, Cut, Copy, Paste, Undo, and Redo. These are all fairly important items.
The Formatting toolbar has icons for Font, Font Size, Bold, Italic, Un­derline, Left Align, Center, Right Align, Number, Bullets, Indent, Out­dent, Borders, Cell Color, and Font Color. These are also all fairly im­portant items.
The complete Standard toolbar can be seen here in Fig. 7. Note that my toolbar has some extra icons from various add-ins that I use.
Vấn đề: bạn đang thử học Excel. Bằng mặc định, Anh Bill chỉ hiện cho chúng ta thấy những nút biểu tượng thông dụng trên 2 thanh công cụ quan trọng nhất; Standard và Formatting.
Thanh công cụ Standard có những biểu tượng tạo file mới, lưu, xem mẫu in, kiểm lỗi chính tả, Cắt, copy, dán, ndo và Redo. Đây là những công cụ quan trọng.
Thanh công cụ Formatting có những biểu tượng cho Font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, chữ nghiêng, gạch dưới, canh lề trái, giữa, phải, đánh số, gạch đầu dòng, Thụt vào đầu dòng, Đóng khung, tô màu cell, màu chữ. Đây cũng là những định dạng cơ bản nhất.
Thanh công cụ Standard đầy đủ sẽ như hình 7, Chú ý rằng thanh công cụ của tôi có những nút cộng thêm tô ilấy từ mhững Add-ins tôi cài đặt.

Fig. 7

Although this is the complete toolbar, most default installations will only show a subset of the icons on the toolbar. An example of the abbre­viated toolbar follows in Fig. 8.
Dù rằng đây là thanh công cụ đầy đủ, phần lớn những cài đặt mặc định sẽ chỉ cho thấy 1 số biểu tượng thôi. Thí dụ 1 thanh công cụ ngắn gọn như hình 8

Fig. 8
In order to use any of the other icons on the Standard toolbar, you have to choose the double-right arrow on the toolbar, as shown in Fig. 9.
Để có được mọi biểu tượng hiện trên thanh công cụ, bạn phải click vào cái mũi tên đôi trên thanh công cụ, như hình 9.

Fig. 9

The complete Formatting toolbar follows in Fig. 10.
Thanh công cụ Formatting đầy đủ phải như hình 10:

Fig. 10
Most users with a default installation will only see a portion of these icons and will have to use the double-right arrow on the toolbar to see all of the icons.
Microsoft does this in order to show you more rows of data in the spread­sheet. This may have been a problem in the days of VGA monitors. How­ever, with today’s high screen resolutions, you can afford to have the toolbars displayed on two rows and to see all of the available options at a glance.
Strategy: Display the toolbars on two rows. From the Tools menu, se­lect Customize. On the Options tab, select the option for Show Standard and Formatting toolbars on two rows, as shown in Fig. 11.
Phần lớn người dùng để trạng thái mặc định khi cài đặt Office và chỉ thấy 1 phần thanh công cụ. Anh Bill làm như thế để có thể hiện ra nhiều dòng dữ liệu trên màn hình hơn. Điều này thường thấy vào thời người ta còn xài màn hình VGA. Tuy nhiên với độ phân giải màn hình cao như hiện nay, bạ có thể xài sang cho các thanh công cụ hiện lên 2 dòng để thấy hết những nút công cụ trong 1 cái liếc sơ qua.

Fig. 11

Gotcha: In Excel 2000 and earlier, this option was called Display Stan­dard and Formatting Toolbars on One Row.
Summary: While learning Excel, use the Tools – Customize feature to show the complete version of Standard and Formatting toolbars.
Ghi chú: Ở phiên bản Excel 2000 và trước đó, lựa chọn này là Hiện 2 thanh công cụ trên 1 dòng.
Tóm tắt: Khi học Excel, Dùng tiện ích trong Menu Tools – Customize để hiện lên đầy đủ 2 thanh công cụ.

 

[ptm0412]

ADD A CLOSE BUTTON TO THE STANDARD TOOLBAR
GẮN NÚT LỆNH ĐÓNG FILE LÊN THANH CÔNG CỤ
Problem: Your efficiency with Excel would increase if you had a one-click option for closing workbooks.
Strategy: Customize the Standard toolbar to include a Close option near the Save option. Follow these steps.
1) From the menu, select View – Toolbars – Customize. The Customize option is the final choice in the list of toolbars. This will display the Customize dialog box.
While the Customize box is displayed, the toolbars are in a special state. You can take any toolbar button and drag it to a new location, to a new toolbar, or even drag it off the toolbar to delete it. Also, there are hundreds of new icons that you can add to your toolbars.
2) From the Customize dialog box, choose the Commands tab, as shown in Fig. 12.
3) Choose a Category in the left listbox. From the right listbox, you can scroll through dozens of buttons in that category.
Vấn đề: Hiệu suất sử dụng Excel của bạn sẽ tăng lên đáng kể nếu bạ có thêm 1 nút đóng file lên thanh công cụ.
Biện pháp giải quyết: Tự gắn nút bạn muốn lên thanh công cụ. Làm theo các bước sau:
1. Chọn Menu View – Tool bars – Customize, Customize là dòng dưới cùng của danh sách ca`1c toolbars. Nấn vào nó sẽ hiện hộp thoại Customize.
Khi hộp thoại này đang mở, các thanh công cụ ở trong 1 tình trạng đặc biệt: Bạn có thể dùng chuột kéo bất cứ nút lệnh nào tới bất cứ đâu bạn muốn: tới vị trí khác, vào thanh công cụ khác, vào 1 thanh công cụ mới, hoặc kép ra ngoài chỗ trống để xoá nó. Đồng thời có sẵn hàng trăm nút nhấn mà bạn có thể muốn gắn lên thanh công cụ.
2. Trên hộp thoại này, chọn tab Command, như hình 12

Fig. 12

4) The Close button is located in the File category. Choose File from the left listbox, as shown in Fig. 13.
4. Nút đóng file nằm trong nhóm lệnh của menu FIle. Chọn FIle bên danh sách bên trái như hình 13

Fig. 13

5) Click on Close in the right listbox. Drag the item towards a toolbar. When you are on the toolbar, choose the desired location. Excel will display an I-Beam at the location where the button will be added, as shown in Fig. 14.
5. Click chọn nút Close, kéo nó và di chuyển đến thanh công cụ. Khi tới thanh công cụ, chọn 1 vị trí thích hợp. Excel sẽ hiện 1 dấu hình chữ I tại vị trí nút nhấn sắp đươc thả vào, như hình 14

Fig. 14

6) When the I-Beam is in the proper location, release the mouse button. The button is added to the toolbar, as shown in Fig. 15.
6. Khi dấu I nằm vào vị trí, nhả chuột. Nút nhấn công cụ sẽ được gắn vào như hình 15.

Fig. 15

7) Choose OK to close the Customize dialog. The Close button will re­main on your Standard toolbar in this and all future Excel sessions until you remove it.
7. Nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại Customize. Nút Close sẽ yên vị tại thanh công cụ bất cứ khi nào bạn mở Excel lên, cho đến khi bạn xoá nó đi.

Summary: Experiment with adding new buttons so that any task that you perform regularly has a one-click option.
Tóm tắt: Thực hành việc gắn thêm các nút nhấn sao cho mọi tác vụ bạn thực hiện thường xuyên có 1 nút nhấn chỉ 1 lần click.

 

[ptm0412]

CLOSE ALL OPEN WORKBOOKS
ĐÓNG MỌI WORKBOOKS ĐANG MỞ

Problem: You have 22 Excel work­books open. You want to keep Excel open but close all of the workbooks. Doing File – Close 22 times can get monotonous.
Vấn đề: Bạn có 22 file Excel đang mở, bạn muốn Excel còn hoạt động nhưng đóng hết 22 workbooks. Dùng Menu File – Close 22 lần thì quá đơn điệu.

Strategy: Hold down the Shift key on the keyboard before selecting the File menu. This will allow you to see an alternate File menu with Close All in place of Close, as shown in Fig. 16.
Giải pháp: Nhấn giữ phím Shift trước khi mở Menu File. Lúc này Menu File chuyển sang dạng thay thế với Close All thế chỗ cho Close (Save All thế chỗ cho Save – ptm0412) như hình 16

Fig. 16

Summary: Hold down the Shift key to access the timesaving Close All command.
Tóm tắt: Nhấn giữ phím Shift trước khi mở Menu File đề tiết kiệm thời gian với Close All

DOUBLE THE VALUE OF THE RECENTLY USED FILE LIST
TĂNG GẤP ĐÔI SỐ FILE TRONG DANH SÁCH FILE VỪA MỞ TRƯỚC ĐÂY.

Problem: You routinely open the same six workbooks. The File menu shows only the last four workbooks that you opened or saved. It sure would be nice if it showed at least the last six workbooks.
Vấn đề: Bạn thường xuyên mở 1 lúc 6 files Excel để làm việc. Menu File chỉ xho thấy 4 file cuối cùng bạn đã mở hay đã lưu trước đó. Sẽ tuyệt biết bao nếu nó cho thấy it nhất 6 file cuối.

Strategy: Good news! You can increase the Recently Used File List (located at the bottom of the File menu) from four to nine workbooks. Go to Tools – Options – General. Use the spin button to dial the Recently Used File List from 4 to 9, as shown in Fig. 17.
Giải pháp: Có tin tốt đây! Bạn có thể tăng danh sách các file vừa mở (ở cuối Menu File) từ 4 lên 9. Vào Menu Tools – Options – General. Dùng cái nút nhấn tăng để thay đổi số File từ 4 thành 9 như hình 17

Fig. 17

Gotcha: Immediately after changing the value, your list may only show four files. You have to open and close additional files to expand the list, as shown in Fig. 18.
Kết quả: Ngay khi mới điều chỉnh như trên, danh sách củ bạn cũng chỉ có 4 tên file. Bạn phải mở thêm, và đóng lại các file cần dùng để kéo dài cái danh sách ra.

Fig. 18

Summary: To have the File menu show more than the last four workbooks used, use Tools – Options – General and select the number of recently used files for it to show.
Tóm tắt: Để buộc mrnu File thể hiện danh sách các file đã dùng trước đó với số luợng nhiếu hơn, sử dụng Menu Tools – Options – General và chọn số lượng file trong danh sách

 

[ptm0412]

REMEMBER WORKBOOKS TO OPEN USING A WORKSPACE
GHI NHỚ CÁC WORKBOOKS ĐỂ MỞ HÀNG LOẠT BẰNG CÁCH SỬ DỤNG WORKSPACE (KHÔNG GIAN LÀM VIỆC)


Problem: You need to open seven files in order to prepare a weekly re­port. It is tedious to open all seven workbooks.
Vấn đề: Bạn cần mở 7 file Excel để làm ra 1 báo cáo hàng tuần. Thật nhạt nhẽo khi phải mở lần lượt 7 file.

Strategy: Open the seven workbook files and save them as a workspace. Follow these steps.
1) Open the workbooks and then select File – Save Workspace, as shown in Fig. 19.
1. Mở lần đầu 7 file sau đó chọn Menu – File – Save Workspace như hình 19.

Fig. 19


2) Give the workspace file a name, such as MyFiles. As shown in Fig. 20, note that the file saved will have an .xlw extension instead of.xls
2. Chọn cho Workspace 1 cái tên thí dụ MyFiles. Như hình 20, chú ý file được lưu có phần mở rộng .xlw thay vì .xls

Fig. 20

3) You can now close Excel and open MyFiles.xlw. All seven workbooks will open at once.
3. Giờ thì bạn có thể đóng toàn bộ file, và mở MyFiles.xlw. Cả 7 file sẽ được mở 1 loạt.


Gotcha: This workspace does not actually store the seven files, but only points to them. If you were to move one of the seven files to a new folder using Windows Explorer, Excel would not be able to open that file.
Gotcha: Excel does not remember the arrangement of the workbooks in the workspace. Although your original workbooks may have been maximized, Excel might open them in a tiled arrangement. Choose the Maximize icon at the top of one workbook to return all workbooks to their original maximized state. This problem was worse in Excel 97, where Excel would frequently forget the zoom and frozen panes in the workspace
Kết quả: Vùng làm việc này không lưu trữ 7 file Excel, nhưng chỉ đường dẫn đến 7 file đó. Nếu bạn dời 7 file này đến địa chỉ mới, Excel sẽ không thể dùng MyFiles để mở llại 7 files nói trên.
Excel không ghi nhớ sự sắp xếp các work books trong vùng làm việc. Dù rằng các work books của bạn khi đóng đang ở trạng thái cực đại toàn màn hình, Excel sẽ mở chúng và sắp xếp theo dạng tile. Hãy nhấn nút Maximize của 1 trong các workbook để khôi phục trạng thái cực đại của các bảng tính. Vấn đề này là 1 cái dở của Excel 97, khi Excel thường quên các trạng thái của vùng làm việc.

Summary: To reduce the time in opening more than one workbook, use File – Save Workspace when opening workbooks, and then name the workspace.
Tóm tắt: Để giảm thời gian khi phải mở nhiều file 1 lúc, dùng Menu File – Save Workspace khi đã mở xong, và đặt tên cho vùng làm việc mới này.

 

[ptm0412]

AUTOMATICALLY MOVE THE CELL POINTER IN A DIRECTION AFTER ENTERING A NUMBER
TỰ ĐỘNG DICH CHUYỂN Ô CHỌN THEO MỘT HƯỚNG SAU KHI NHẬP DỮ LIỆU SỐ

Problem: If you type a number and then press a direction arrow key, Excel will enter the number and move the cell pointer in the direction of the arrow key. However, if you are using the numeric keypad, it is much more convenient to use the Enter key on the numeric keypad rather than the arrow keys. By default, Excel will move the cell pointer down one cell when you type Enter. When entering data in a worksheet such as the one shown in Fig. 21, is there a way to have Excel automatically move the cell pointer to the next cell to the right after each entry?
Vấn đề: Nếu bạn gõ 1 dữ liệu số rồi nhấn phím mũi tên, Excel sẽ chấp nhận con số đó và dời điểm chọn theo hướng của mũi tên. Ngoài ra nếu bạn dùng các phím số bên numpad, sẽ tiện lợi hơn nếu bạn dùng phím Enter bên numpad thay cho các phím mũi tên. Bằng mặc định, Excel sẽ dời điểm chọn xuống dưới ô hiện hành 1 ô khi nhấn Enter. Khi nhập dữ liệu vào 1 bảng như hình 21, có cách nào cho Excel tự động chuyển điểm chọn sang ô kế bên phải sau khi nhấn Enter?

Fig. 21

Strategy: Go to Tools – Options. On the Edit tab, go to the Move Selec­tion after Enter Directiondropdown. Choose Right, as shown in Fig.22.
Giải pháp: Vào Menu Tool – Option. Trong tab Edit, tới mục Move Selec­tion after Enter và chọn Right trong danh sách xổ xuống. như hình 22

Fig. 22

Result: The cursor will automatically move one cell to the right every time you press the Enter key
Kết quả: Con trỏ sẽ tự động nhảy sang ô liền kề bên phải mỗi khi bạn nhấn Enter.

Summary: You can have the cell pointer move in any direction after us­ing Enter by changing this setting on the Edit tab of the Options menu.
Tóm tắt: Bạn có thể buộc diểm chọn ô dịch chuyển theo hướng bạn muốn mỗi khi nhấn Enter bằng cách đổi thiết lập trong Menu Tool – Option, tab Edit

 

[ptm0412]

HOW TO SEE HEADINGS AS YOU SCROLL AROUND A REPORT
LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẠN VẪN THẤY CÁC DÒNG TIÊU ĐỀ KHI KÉO TRƯỢT CÁC THANH CUỘN

Problem: You have a spreadsheet with headings at the top, as shown in Fig. 23. You want to be able to scroll through the data and always see the headings
Vấn đề: Bạn có 1 bảng tính với một vài dòng tiêu đề trên cùng như hình 23, bạn muốn luôn nhình thấy các tiêu đề này khi kéo thanh trượt qua hết bảng tính.

Fig. 23

Strategy: Use the Freeze Panes command on the Window menu. It is not obvious, but in order to make the Freeze Panes command work, you must place the cell pointer in the correct location before using the com­mand. Look at the spreadsheet shown in Fig. 23. It would be really handy to have rows 1 through 3 always visible while you scroll. Here’s how to do that.

Giải pháp: Sử dụng lệnh Freeze Panes trong menu Window. Nó không rõ đành rành, nhưng bạn phải đặt con trỏ ô vào đúng vị trí nếu muốn sử dụng được lệnh này chính xác. Xem bảng tính ở hình 23, hiển nhiên là với bảng tính như vậy bạn sẽ muốn lúc nào cũng trông thấy các dòng từ 1 đến 3 khi kéo thanh trượt. Sau đây là cách thực hiện:

1) Place the cell pointer in cell A4, as shown in Fig. 24, before you select the Freeze Panes command. The Freeze Panes command will freeze all visible rows above the cell pointer and all visible columns to the left of the cell pointer. By placing the cell pointer in column A, you will not freeze any columns, only the rows.
Đặt ô chọn là A4, như hình 24, trước khi dùng lệnh Freeze Panes. Lệnh này sẽ đóng cứng mọi dòng ở trên ô chọn và mọi cột bên tay trái của ô chọn. Bằng cách đạăt ô chọn vào 1 ô trong cột A, bạn sẽ chỉ cố định các dòng, không cố định cột.

Fig. 24

2) With the cell pointer in cell A4, select Window – Freeze Panes. A sol­id horizontal line will be drawn between rows 3 and 4. As you scroll down past row 30, you will always be able to see the heading rows, as shown in Fig. 25.
Với ô hiện hành là A4, mở menu Window, chọn Freeze Panes. Một đường kẻ liền nét sẽ được tạo giữa 2 dòng 3 và 4. khi bạn kéo thanh trượt đến dòng 30, bạn vẫn thấy 3 dòng tiêu đề như hình 25

Fig. 25

Additional Details: To turn off this feature, go to the Window menu and select Unfreeze Panes. This menu item is only visible after you have frozen the panes.
If you want to maximize the number of rows visible, it is possible to freeze only row 3.

Ghi chú: Để gỡ bỏ lệnh này, vào lại menu Window, chọn Unfreeze Panes. Mục này chỉ hiện ra khi bạn đã cố định hàng hay cột.
Để nhìn được tối đa các dòng dữ liệu, tốt hơn hết bạn chỉ cố định dòng 3:


1) First, unfreeze the panes using Window – Unfreeze Panes. Place the cell pointer in the last visible row in the window. Hit the Down Ar­row twice to force rows 1 and 2 to scroll above the window. Row 3 is now the first visible row, as shown in Fig. 26.
Trước tiên, gỡ bỏ sự cố định dòng bạn mới làm. Đặt điểm chọn ô vào dòng nhìn thấy dưới cùng của cửa sỏ. Nhấn phím mũi tên xuống 2 lần để 2 dòng 1 và 2 bị cuốn lên trên và bị che khuất. Dòng 3 trở thành dòng nhìn thấy trên cùng như hình 26.

Fig. 26

2) Place the cell pointer in cell A4 and invoke the Window – Freeze Panes command. You will now be able to scroll with only row 3 frozen at the top of the window, as shown in Fig. 27.
Đặt lại ô chọn là A4 và gọi lại lệnh Window – Freeze Panes. Bạn sẽ chỉ cố định dòng 3 trên đầu cùng của bảng tính như hình 27.

Fig. 27

Summary: Use the Window – Freeze Panes command to keep certain rows visible at the top of the window as you scroll through the data.
Tóm tắt: Dùng lệnh Window Freeze Panes để giữ vài dòng tiêu đề cố định và được luôn luôn nhình thấy khi kéo thanh cuộn đến khắp các vùng dữ liệu

 

[ptm0412]

Learn Excel with Mr. Excel - Part 1 (Continue)

HOW TO SEE HEADINGS AND ROW LABELS AS YOU SCROLL AROUND A REPORT
LUÔN LUÔN THẤY CẢ TIÊU ĐỀ DÒNG VÀ TIÊU ĐỀ CỘT
Problem: As shown in Fig. 28, you have a wide spreadsheet. There are headings at the top of the spreadsheet and there are several columns of labels at the left side of the spreadsheet. You also have monthly sales figures that extend far to the right. You need to be able to scroll through the sales figures while always seeing both the headings at the top and the labels at the left of the spreadsheet.
Vấn đề: Như hình 28, bạn có 1 bảng tính khá lớn theo chiều rộng. Có các dòng tiêu đề ở trên và vài cột có tiêu đề bên trái.

Fig. 28

Strategy: Use the Freeze Panes command on the Window menu. Re­member, to make the Freeze Panes command work, you must place the cell pointer in the correct location before using the command.
In the spreadsheet shown in Fig. 28, you might want row 5 and columns A through F visible at all times. You would then be able to scroll through the monthly figures, while always being able to see the customer infor­mation in the left columns and the month name information in row 5.
Giải pháp: Sử dụng Freeze Panes. Nhớ rằng để cho Freeze panes hoạt động đúng, phải chọn ô chọn ở đúng vị trí trước khi dùng.
Ở bảng tính hình 28, bạn sẽ muốn dòng 5 và các cột từ A đến F được nhình thấy vào mọi lúc. Bạn có thể kéo thanh trượt dọc theo dữ liệu các tháng, trong khi vẫn thấy thông tin 5 cột đầu và thêu đề tháng ở dòng 5.

1) First, you want to scroll the worksheet so that cell A5 is in the upper left visible corner. You could try to do this with the scrollbars or the arrows, but this method will always work:
Scroll A5 out of view by hitting PgDn a few times and the Tab key a few times.
Hit the F5 key to bring up the Go To dialog.
Enter A5 in the Reference box and hit Enter. Cell A5 will now be the first visible cell in the window.
Trước tiên bạn muốn cell A5 nằm ở góc trên bên trái. Bạn có thể dùng thanh trượt hoặc phím mũi tên, nhưng các sau đây sẽ có tác dụng tốt:
- Di chuyể cell A5 ra khỏi màn hình bằng cách nhấn tab vài lần và PgDn vài lần.
- Nhấn F5 để mở hộp thoại GoTo
- Gõ A5 vào ô Reference, nhấn Enter. Cell A5 sẽ nằm ngay góc trên bên trái.

2) Place the cell pointer in cell G6. Select Window – Freeze Panes. You will see a solid line between columns F and G and between rows 5 and 6.
Cho ô chọn là G6, Chọn Window – Freeze Panes. Bạn sẽ thấy 1 đường kẻ đậm ở giữa dòng 5 và dòng 6, và 1 đường nữa giữa 2 cột F và G.

Result: As shown in Fig. 29, you can scroll through any numeric data while being able to look at the row and column headings.
Kết quả: Như hình 29

Fig. 29

Gotcha: In Fig. 29, rows 1 through 4 cannot be accessed. You will have to unfreeze the panes to change those rows.
If you have many columns frozen at the left of the report and then make those columns wider, it is possible that the entire window will be filled with the frozen columns. You then have a situation where the arrow keys will move the cell pointer to other cells that you cannot see. The Address Bar and the Formula Bar will show you the active cell, but you cannot see it. You need to either make the frozen columns less wide, or use the Window – Unfreeze Panes command to unfreeze the panes.
Ghi chú: Ở hình 29, các dòng từ 1 đến 4 không thể thấy và không thể tác động vào. Bạn sẽ phải unFreeze Panes để cò thể chỉnh sửa chúng.

Summary: Use the Window – Freeze Panes command to keep certain rows and columns visible at the top of the window as you scroll through the data. It is critical that you place the cell pointer in the first cell that is not to be frozen before invoking the command.
Tóm tắt: Dùng Freeze panes để giữ cố định cả dòng và cột được nhìn thấy khi kéo các thanh trượt. Phải ghi nhớ đặt con trỏ ô ở cell đầu tiên không bị cố định trước khi thực hiện lệnh.

 

[ptm0412]

HOW TO PRINT TITLES AT THE TOP OF EACH PAGE
IN CÁC DÒNG TIÊU ĐỀ TRÊN ĐẦU MỖI TRANG
Problem: The report shown in Fig. 30 has 90 rows of data. You want to have the title rows print at the top of each printed page.
Vấn đề: Cái báo cáo trong hình 30 có 90 dòng dữ liệu. Bạn muốn các dòng tiêu đề phải được in trên đầu mỗi trang.

Fig. 30

Strategy: Printing options are controlled on the fourth tab of the Page Setup dialog box. In this case, you want rows 1 through 5 to print at the top of each page.
1) Select Page Setup from the File menu. The dialog box offers four tabs. Select the fourth tab, called Sheet. See Fig. 31.
2) Enter 1:5 in the box called Rows to Repeat at Top, as shown in Fig. 31, in order to have rows 1 through 5 repeated at the top of each printed page. Select Print Preview to ensure that the results are what you desire.
Giải pháp: Các chọn lựa cho trang in nằm ở tab thứ tư của hộp thoại Page Setup. Trong trường hợp này, bạn muốn các dòng từ 1 đến 5 là tiêu đề trang in.
1. Mở menu File – Page Setup. Chọn tab thứ 4 như hình 31
2. Gõ 1:5 trong ô Rows to Repeat at top, nhằm chọm 5 dòng từ 1 đến 5 làm tiêu đề trang in. Chọn Print Preview để bảo đảm rằng kết quả đã đạt được.

Fig. 31
Alternate Solution: Rather than typing 1:5 in the text box, you could click the reference icon on the right side of the box, as shown in Fig. 32.
Biện pháp thứ 2: Thay vì gõ vào ô Rows to Repeat at top, bạn có thể dùng chuột click vào biểu tượng bên phải của ô đó như hình 32

.
Fig. 32
This will shrink the Page Setup dialog box to just the Rows to Repeat at Top dialog. You can now use the mouse to select rows 1 through 5. Choose the icon at the right side of the text box to return to the Page Setup dialog box, as shown in Fig. 33.
Làm như vậy sẽ thu nhỏ hộp thoại chỉ còn cái textbox Rows to Repeat at top. Bây giờ bạn có thể dùng chuột chọn 5 dòng từ 1 đến 5. Nhấn cái biểu tượng lúc nãy 1 lần nữa để bung rộng trở lại hộp thoại Print Setup, như hình 33

Fig. 33
Alternate Solution: If the rows you desire to repeat at the top are vis­ible behind the dialog box, as shown in Fig. 34, use the mouse to high­light them while the cursor is in the Rows to repeat at top textbox.
Biện pháp thứ 3: Nếu các dòng bạn muốn làm tiêu đề trang có thể thấy được như hình 34, dùng chuột chọn các dòng khi con trỏ nhấp nháy đang nằm trong textbox nói trên.

Fig. 34

Summary: Use the Page Setup command on the File menu to have titles and headings appear at the top of every page.
Tóm tắt: Dùng Page Setup để định dạng trang in có các dòng tiêu đề ở mỗi trang.

Cross Reference: Another way to have text appear at the top or bottom of every page is to use the Header/Footer command on the Page Setup dialog. See How to Print Page Numbers at the Bottom of Each Page on Page 19.
Bài có liên quan: 1 cách khác để có các dòng chữ xuất hiện trên đầu trang và dưới cuối mỗi trang, là dùng lệnh Header/Footer trong hộp thoại Page Setup. Coi 1 bài khác về đánh số trang in ở cuối mỗi trang.

 

[ptm0412]

PRINT A LETTER AT THE TOP OF PAGE 1 AND REPEAT HEADINGS AT THE TOP OF EACH SUBSEQUENT PAGE
IN 1 ĐOẠN THƯ Ở TRANG 1 VÀ LẬP LẠI TIÊU ĐỀ CHO CÁC TRANG SAU.

Problem: As shown in Fig. 35, you are sending out a worksheet that contains instructions, followed by a lengthy report. You would like the headings to appear at the top of each page after the first page. You don’t want the headings to appear at the top of the letter on page one.
Vấn đề: Như hình 35, bạn đang muốn gởi đi 1 bảng tính có những câu hướng dẫn mở đầu, và 1 báo cáo minh hoạ kèm theo. Bạn muốn cái tiêu đề xuất hiện đầu mỗi trang từ trang 2 trở về sau. Bạn không muốn phần mở đầu (đoạn hướng dẫn, giới thiệu)

Fig. 35

Strategy: Printing options are controlled on the fourth tab of the Page Setup dialog box. If you specify that a row in the middle of the print range should be repeated at the top of the pages, it will not begin repeat­ing until the next page.
1) Select Page Setup from the File menu. The dialog box offers four tabs. Select the fourth tab, called Sheet. See Fig. 36.
2) Enter 19:19 in the box called Rows to Repeat at Top, as shown in Fig. 36, to have row 19 print at the top of each page after page 1.
Quy trình: Các chọn lựa cho trang in nằm ở tab thứ tư của hộp thoại Page Setup. Nếu bạn chọn 1 dòng ở khúc giữa trang làm tiêu đề trang, dòng đó sẽ không bị lập lại cho đến khi chuyển sang trang 2,
1. Mở menu File – Page Setup. Chọn tab thứ 4 (tab có tên Sheet) như hình 36
2. Gõ 19:19 trong ô Rows to Repeat at top như hình 36.

Fig. 36

Result: The headings do not print at the top of page 1, but at the top of pages 2 and beyond. Fig. 37 shows the first page in Print Preview mode.
Kết quả: Dòng 19 sẽ không in trên đầu trang 1 mà chỉ xuất hiện ở trang in thứ 2 trở về sau. Hình 37 cho thấy print preview của trang 1

Fig. 37

Fig. 38 shows the second page in Print Preview mode:
Hình 38 cho thấy Print preview của trang 2

Fig. 38

Summary: The Rows to Repeat at Top figure does not have to be at the top of the print range. If your selection is in the middle of the print range, the headings will only print on subsequent pages.
Tóm tắt: Mục Rows to repeat at top không ảnnh hưởng đến đầu trang của mọi trang. Nếu bạn chọn tiêu đề trang là 1 dòng giữa trang, nó chỉ thi hành (xuất hiện) ở những trang sau.

 

[ptm0412]

HOW TO PRINT PAGE NUMBERS AT THE BOTTOM OF EACH PAGE
IN SỐ TRANG Ở CUỐI MỖI TRANG
Problem: You are printing a lengthy report. You want the pages to be numbered.
Vấn đề: Bạn đang in 1 báo cáo dài, và muốn đánh số trang.
Strategy: The header and footer options are controlled on the third tab of the Page Setup dialog box. There are a variety of formats thatcan be specified on this tab.
Select Page Setup from the File menu. The dialog box offers four tabs. Select the third tab called “Header/Footer.” There are a number of stan­dard options in the footer dropdown. One of these options is called Page 1 of ?. This option will print a footer like “Page 1 of 2” in the bot­tom center of each page.
Biện pháp: Các chọn lựa về đầu trang và cuối trang được kiểm soát ở tab thứ 3 của hộp thoại Page Setup. Có một số các địng dạng có thể xác định trong tab này.
Chọn Menu File Page Setup. Chọn tab thứ 3. Có 1 số lựa chọn tiêu chuẩn trong phần xổ xuống của Page Footer. Một trong số đó là Page 1 to ?. Chọn lựa này cho phép in số trang kiểu Page 1 of 2 ở giữa cuối mỗi trang. Xem hình 39.

Fig 39
Alternate Solution: It is possible to design a custom footer by select­ing the Custom Footer… button. In a custom footer, you can build a footer for the left, center, and right sides of the page.
Select the Custom Footer… button
Tab to the right section: text box
Type the word Page followed by a space.
Click the Page # icon (Figure 40).
Type a space followed by the word of followed by a space.
Click the Total Pages icon (Figure 41).
Biện pháp thứ 2: Có thể tự tạo dạng cho phần cuối trang nếu chọn nút nhấn Custom Footer. Ở mục này, bạn có thể canh trái, phải, giữa, cho phần cuối trang.
Click nút Custom Footer
Chọn ô text bến phải
Gõ vào “Page “ (có kèm 1 khoảng trắng)
Click vào biểu tượng số thứ tự trang (hình 40)
Gõ vào chữ “ of “ (kèm 2 khoảng trắng 2 đầu chữ of)
Click biểu tượng Tổng số trang. (hình 41)

Fig40

Fig41
Result: The custom footer text appears on the right side of the page.
Kết quả: Định dạng cuố`i trang xuất hiện bên phải dưới cuối mỗi trang.

Fig42
Gotcha: Sometimes the footer text will crash into the data from the report. If you have adjusted the lower margin to 0.5” you should adjust the footer margin to 0.25” to prevent this condition.
Ghi chú: Đôi khi cái footer nó đè lên dữ liệu in. Nếu bạn chọn lề dưới trang là 0.5”, hãy chọn lề của footer là 0.25”

Fig43

Summary: You can customize the header and footer to contain a page number, total number of printed pages, the file name or any custom text that you like. There are a left, center, and right header.
Tóm tắt: Bạn có thể tự chọn lựa các đầu trang và cuối trang in vớiđánh số trang, tổng số trang, tên file, hoặc bất kỳ đoạn văn nào bạn muốn.

 

[ptm0412]

HOW TO MAKE A WIDE REPORT FIT TO ONE PAGE WIDE BY MANY PAGES TALL
ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH RỘNG CHO VỪA BỀ RỘNG TRANG IN
Problem: After creating a wide report, it is printing four pages wide. You want to make it fit one page wide.
Vấn đề:Sau khi lập 1 báo cáo rộng quá khổ cỡ 4 trang, bạn muốn làm sao khi in nó vừa với 1 khổ giấy.
Strategy: Ultimately, you will set the Page Setup to print to 1 page wide by <blank> pages tall. Before you can do that, you should follow these steps.
Giải pháp: Bạn hãy thiết lậptrong Page Setup để điều chỉnh trang in rộng 1 trang và để trống số trang trong ô chiều dọc. Hãy làm theo các bước sau:

Fig44
1. Eliminate extra columns from the print range. This worksheet has some lookup tables beyond column X that you do not want to print. Highlight columns A through X and select File – Print Area – Set Print Area.
2. Make the columns narrower. Select the data in A6:X130. From the menu, select Format – Column – AutoFit Selection.
3. Look for headings that can be on two lines. Sales Rep in cell D5 is an example. Prior Year in X5 had been previously split to two lines. (See Cross-Reference.)
4. Change the orientation to Landscape. From File – Page Setup, go to the Page tab and select Landscape in the orientation section.
5. Adjust the margins. On the Margins tab of the File – Page Setup dialog, set the left and right margins at 0.25”. Adjust the top and bottom to 0.5” and the footer margin to 0.25”

1. Loại bỏ những cột không cần in ra khỏi vùng in. Bảng tính này có những bảng tham chiếu sau cột X và bạn không muốn in nó ra. Chọn các cột từ A đến X và chọn Menu FIle – Print Area – Set Print Area.
2. Làm cho các cột nhỏ lại đến mức tối thiểu: Chọn vùng dữ liệu A6:X130. Mở menu Format, chọn Column – Auto Fit Selection.
3. Tìm các tiêu đề trang cần hiện lên 2 dòng chữ. Thí dụ Sales Rep trong cell D5. Prior Year trong cell X5 đã tự hiện lên 2 dòng.
4. Chuyển định dạng trang thành giấy in ngang: Trong tab Margin trong hộp thoại Page Setup, chọn Landscape trong khu chọn lựa Orientation.
5. Điều chỉnh lề giấy: Cũng trong tab Margin, thiết lập lề trái và phải bằng 0,25”. Điều chỉnh lề trên và dưới 0.5” và footer 0.25”.

Finally, go to File – Page Setup. On the Page tab, choose the radio but&shy;ton for Fit To. Leave the first spin button as 1 page wide. Using your mouse, highlight the 1 in the spin button for pages tall. Once the 1 is highlighted, hit the delete key in order to leave this entry completely blank.

Cuối cùng, vào tab Page, chọn vào chỗ Fit To, nhấn chọn hoặc gõ 1 vào chỗ Page wide. Dùng chuột tô màu số 1 chỗ Page Tall và xoá trống ô này.

Fig45

Result: The report will fit on 1 page wide and 3 pages tall.
Kết quả: Bản báo cáo của bạn sẽ vừa 1 bề rộng khổ giấy và thành 3 trang.

Fig46

Summary: The secret to having the report constrained to one page wide and any number of pages tall is to use the Page Setup dialog and leave the entry for pages tall completely blank.

Tóm tắt: Làm gọn bảng tính vào 1 bề rộng trang in bằng cách vào Menu File – Page Setup và để trống cho ô Page Tall.

 

[ptm0412]

ARRANGE WINDOWS TO SEE TWO OR MORE OPEN WORKBOOKS
SẮP XẾP CÁC CỬA SỔ ĐỂ NHÌN THẤY CÙNG LÚC 2 HOẶC NHIỀU BẢNG TÍNH.
Problem: You have two workbooks open. One workbook contains a listing of airport codes and their respective city. In the other workbook, you are building a list of recommended packing items for students go&shy;ing on 7-city tours. Currently, you are shifting back and forth between the workbooks using Alt+Tab every time that you forget an airport code. It would be cool if you could see the airline codes at the same time you were working on the other workbook.
Vấn đề: Bạn mở ra 2 bảng tính, 1 bảng có 1 danh sách các mã sân bay và các thông tin thành phố liên quan. Trong 1 bảng tính khác, bạn tạo 1 danh sách các thông tin của các tour cho học sinh đến 7 thành phố. Hiện tại bạn phải chạy qua chạy lại các bảng tính bằng cách gõ Alt Tab mỗi khi bạn quên mã 1 sân bay. Sẽ tiện lợi hơn nếu bạn có thể đồng thời thấy bảng mã sân bay và bảng tính bạn đang phải làm.

Fig47

Strategy: There are four Arrange options on the Window menu. Select Window – Arrange – Vertical to see both worksheets side by side.
Giải quyết: Có 4 lựa chọn trong Menu Window. Hãy chọn dòng lệnh Window – Arrange – Vertical để thấy các bảng tính nằm cạnh nhau.

Fig48

Result: You will see both windows, side by side. The window with the darker toolbar is the active window. Any data entry will occur in the activecell of that workbook.
Kết quả: Bạn sẽ thấy các bảng tính nằm cạnh nhau. Cửa sổ có thanh tiêu đề đậm hơn là cửa sổ đang hoạt động. Mọi việc nhập dữ liệu sẽ tác động vào cell hiện hành của bảng tính này.

Fig 49

You can resize the window widths, although it requires two moves. First, make the right window narrower by dragging the blue edge of the window to the right.
Bạn cũng có thể điều chỉnh độ rộng của các cửa sổ bảng tính. Trước tiên, làm hẹp cửa sổ bên phải bằng cách kéo biên trái cửa sổ về bên phải.

Fig50

Next, drag the blue right edge of the left workbook to be wider.
Sau đó kéo biên phải cửa sổ bên trái rộng ra về bên phải.





Sau đó

Fig51

To go back to full screen mode, choose the Maximize icon at the top of each workbook.
Để trở lại chế độ toàn màn hình như cũ, chọn nút maximize ở trên đỉnh mỗi cửa sổ.

Fig52

Gotcha: If you have additional workbooks open, they will also appear side by side. The side-by-side display works fine for 2 or 3 workbooks, but may not work for 10 open workbooks.
Ghi chú: Nếu bạn có những bảng tính khác nữa đang mở, chúng sẽ hiện lên lần luợt kế nhau. Việc này sẽ tốt nếu bạn có 2 hoặc 3 bảng tính, nhưng sẽ rối nếu có đến 10 bảng tính.

Fig53

Additional Information: In Excel 2003, a new option on the Window menu allows you to Compare Side by Side. If you have only two work&shy;books open, the menu option will name the other workbook. If you have 3 or more workbooks open, you will have to select which work&shy;book in a new dialog box. If there is only one workbook open, the op&shy;tion will be grayed out.
Nói thêm: Trong Excel 2003, Menu Window có thêm 1 chức năng so sánh 2 bảng tính kế nhau. nếu bạn có tù 3 bảng tính trở lên, bạn sẽ phải chọn bảng tính nào để thực hiện trong 1 hộp thoại tiếp theo. Nếu chỉ có 1 bảng tính đang mở, dòng lệnh này sẽ mờ đi.

Fig54

This will arrange two windows vertically and allow the scrolling action in the first workbook to cause the second workbook to scroll in a similar manner.
Chức năng này cho phép sắp xếp 2 bảng tính nằm kề nhau, và cho phép vịêc kéo màn hình ở bảng tính này sẽ làm cho bảng tính kia cũng bị kéo theo 1 cách tương ứng.

Fig55

In the Compare Side by Side toolbar, turn off synchronous scrolling.
Trên thanh công cụ Compare Side by Side, nhấn tắt chức năng đồng bộ cuộn màn hình.

Fig56

Use the down arrow key until row 159 is at the top of the left window.
Choose the Synchronous Scrolling icon again to force the workbooks to scroll together. Now, when you move down 10 rows in either workbook, both workbooks will scroll together.
Dùng phím mũi tên di chuyển các dòng sao cho dòng 159 của bảng tính bên trái nằm trên cùng.
Nhấn mở lại chức năng đồng bộ cuộn màn hình. Bây giờ, khi bạn dịch chuyển 10 dòng trên mỗi bảng tính, cả 2 bảng sẽ bị cuộn đồng bộ với nhau.

Summary: Arranging windows in a vertical fashion allows you to view two different workbooks at the same time.
Tóm tắt: Sắp xếp các bảng tính theo chiều dọc giúp bạn có thể thấy cùng lúc 2 bảng tính.

 

[ptm0412]

WHY IS THERE A :2 AFTER MY WORKBOOK NAME IN THE TITLE BAR?
TẠI SAO XUẤT HIỆN “:2” SAU TÊN FILE Ở TIÊU ĐỀ CỬA SỔ?
Problem: Without any explanation, a :2 appeared after the spreadsheet name in the title bar of your spreadsheet. What is this and what caused it?
Vấn đề: Không 1 lời giải thích, 1 ký hiệu “:2” xuất hiện sau tên file trên thanh tiêu đề của wundow bảng tính. Đó là cái gì và cái gì tạo ra nó?

Fig57

Strategy: This is an annoying thing. It gets turned on when you ac&shy;cidentally chose Window – New Window from the menu. This setting applies to the workbook and persists from one usage of Excel to the next, so it is possible that the :2 showed up months ago and has been stuck there ever since. The other symptom is that you appear to have two copies of the same workbook open in the Window command
Đây là 1 việc khó chịu. Nó xuất hiện khi bạn tình cờ chọn nhầm Menu Window – New Window. Thiết lập này áp đặt cho 1 file bảng tính và cứ thế tồn tại từ lần sử dụng Excel này đến lần khác. Dấu hiệu khác của chọn lựa này là bạn có 1 file Excel được mở 1 lúc 2 cửa sổ.

Fig58

To remove the :2, switch to the :2 version of the workbook. Use the black X to close that window. This will close the second window of the workbook and the :2 and :1 will be removed from the title bar.

Để gỡ bỏ dấu :2, đóng bới 1 cửa sổ của 1 trong 2 bản đang mở của file. Thao tác này sẽ đóng file đã mở lần 2 và các dấu hiệu :1, :2 sẽ biến mất.

Fig59

Additional Information: Is there ever a time that I would want to use this feature? Is it useful to have two versions of the workbook? Yes let’s say that you want to see both Sheet1 and Sheet2 of the workbook at the same time. Follow these steps:
From the menu, select Window – New Window. In the :2 version of the workbook, switch to Sheet2. From the menu, select Window – Arrange. In the Arrange dialog, choose Windows of Active Workbook and Verti&shy;cal. Choose OK.
Nói thêm: Có khi nào bạn muốn dùng chức năng này của Excel? Lợi ích gì khi mở 1 file lên 2 lần? Bạn sẽ thấy rằng bạn muốn thấy cùng lúc 2 sheet của cùng 1 file. Làm theo các bước sau:
Chọn me nu Window – New Window. Ở file thứ 2 mới mở có dấu hiệu :2, chuyển sang sheet 2.
Chọn Menu Window – Arrange, sau đó chọn Windows of Active Workbook và Vertical.

Result: You can see the two different sheets, side by side.
Kết quả: Bạn có thể thấy 2 sheet khác nhau nằm cạnh nhau.

Fig60

Summary: The :2 usually happens when you accidentally choose Window – New Window. It can be removed, and it happens that there are certain instances where this can be useful.
Tóm tắt: Dấu hiệu :2 xuất hiện khi bạn tình cờ chọn nhầm Menu Window – New Window. Nó có thể gỡ bỏ, nhưng đôi khi nó lại tỏ ra hữu dụng.

 

[ptm0412]

HAVE EXCEL ALWAYS OPEN CERTAIN WORKBOOK(S)
LÀM CHO EXCEL LUÔN MỞ 1 FILE ĐỊNH TRƯỚC.

Problem: You always use Excel to work on a icular workbook. Every time that you open Excel, you want this workbook to open automatically.
Strategy: Place the file (or a shortcut to the file) in the XLStart folder. This folder can generally be found in the C:\Documents and Settings\ Username\Application Data\Microsoft\Excel\ folder. Anything in this folder will automatically start when Excel starts.

Vấn đề: Bạn luôn làm việc bằng Excel trong 1 file có sẵn. Mỗi lần mở Excel, bạn muốn nó mở ngay file này 1 cách tự động.
Biện pháp: Đặt file nói trên hoặc shortcut của nó vào thư mục XlStart. Thư mục này có thể tìm thấy ở trong C:\Documents and Settings\ Username\Application Data\Microsoft\Excel\. Mọi file đặt trong thư mục này sẽ khởi động cùng Excel.

Fig. 60
37 of 853
Alternate Strategy: You can specify one folder to act as an additional XLStart folder. Follow these steps.
1) Move the Excel workbook or workbooks to a new folder. Excel will try to open every file in this folder, so make sure that you do not have other files in it.
2) Open Excel. From the Tools menu, select Options.
3) In the Options dialog box, find the General tab. There are five fields at the bottom of the General tab. As shown in Fig. 61, in Excel 2002 and later versions, the penultimate field is called At Startup, Open all Files in:. In Excel 2000 and earlier versions, this same field was called Alternate Startup File Location, as shown in Fig. 62. In either case, enter the path to the folder in this field.

Cách thứ 2: Bạn có thể thiết lập 1 thư mục có tính năng như thư mục XLStart. Làm theo các bước sau:
1. Dời các file Excel bạn cần mở tự động vào 1 thư mục mới. Excel sẽ mở mọi file trong thư mục này, nên chỉ dời những file cần thiết vào đây.
2. Mở Excel. Mở Menu Tools – Options.
3. Trong hộp thoại Options, mở tab General. Có 5 mục trong vùng dưới hộp thoại. Như hình 61, trong Excel 2002 trở về sau, mục bạn cần tìm là At Sartup, Open Filees in… Ở Excel 2000 trở về trước, mục này có tên là Alternate Startup Location. Trong cả 2 trường hợp, gõ địa chỉ thư mục mới tạo vào mục đó.

Fig. 61

Fig. 62
38 of 853
Alternate Strategy: A third strategy is to use a command line switch. This is discussed in the next topic.
Summary: Excel will automatically open all files in the XLStart folder or in one additional alternate startup folder that you specify.

Cách thứ 3: Dùng 1 dòng lệnh. Cách này sẽ được nói tới sau.

Tóm tắt: Excel sẽ tự mở 1 số file trong thư mục XLStart hoặc 1 thư mục do bạn chỉ định.

 

[ptm0412]

SET UP EXCEL ICONS TO OPEN A SPECIFIC FILE ON STARTUP
THIẾT LẬP CÁC BIỂU TƯỢNG CỦA FILE ĐỂ MỞ TỰ ĐỘNG.

Problem: You routinely use the same five files in your job. You want a series of five icons on your desktop, with each opening one of the specific files.
Strategy: Use a startup switch in the shortcut. Excel offers startup switches to open a specific file, to open a file as read-only, to suppress the startup screen, or to specify an alternate default file location. Follow
these steps.
1) Minimize all open windows with Win+M. The Win key is usually located between the left Ctrl and left Alt keys. It has a picture of a flying Window icon, as shown in Fig. 63.

Vấn đề: Bạn thường xuyên làm việc với 5 file trong công việc. Bạn muốn có 1 loạt 5 biểu tượng trên desktop, mỗi các mở 1 file.
Biện pháp: Dùng 1 dấu / trong shortcut. Excel cung cấp những chọn lựa khi mở 1 file xls: Mở dạng chỉ đọc (read only), để ngăn không xuất hiện màn hình khởi động, hoặc để chỉ định 1 thư mục để mở tự động khi khởi động. Làm theo các bước sau:
1. Hạ nhỏ mọi cửa sổ bằng phím Window+M. Phím Window là phím nàm giữa phímCtrl và phím Alt bên trái.

Fig. 63

39 of 853
2) Open Windows Explorer with Win+E.
3) Browse to one of these locations:
• For Excel 2003: \Program Files\Microsoft Office\Office11
• For Excel 2002: \Program Files\Microsoft Office\Office10
• For Excel 2000: \Program Files\Microsoft Office\Office
4) If Windows Explorer is in full screen mode, choose the Restore Down button in the upper right corner of the Window, as shown in Fig. 64.
5) Using the mouse, grab the blue title bar of the Windows Explorer window and move it so that you can see of the desktop.
6) Find the Excel icon in Windows Explorer. Right-click and drag the item to the desktop, as shown in Fig. 65.
7) When you release the right mouse button, a menu will appear, as shown in Fig. 66. Choose Create Shortcuts Here.

2. Mở Explorer bằng phím Window +E.
3. Mở đến thư mục:
• Đối với Excel 2003: \Program Files\Microsoft Office\Office11
• Đối với Excel 2002: \Program Files\Microsoft Office\Office10
• Đối với Excel 2000: \Program Files\Microsoft Office\Office
4. Nếu Explorer đang ở tình trạng Maximize, nhấn nút Restore down ở góc trên bên phải cửa sổ
5. Dùng chuột kéo thu nhỏ cửa sổ Explorer sao cho bạn có thể thấy nền Desktop.
6. Tìm biểu tượng của file Excel.exe trong Explorer. Dùng chuột phải kéo và thả nó ra ngoài desktop.
7. Khi thả cút phải chuột, 1 menu con hiện ra, chọn Create Shortcut here.

Fig. 64

Fig. 65

Fig. 66
40 of 853
8) Close Windows Explorer.
9) On the Desktop, right-click the new Shortcut to Excel icon and choose Properties.
10) There are three tabs in the Properties dialog, as shown in Fig. 67. Choose the General tab.
11) Change the name in the top textbox to something meaningful. If this icon will be used to open the Sales file, a short name like Sales would work.
12) On the Shortcut tab, locate the Target field. This field contains the complete path and filename to EXCEL.EXE. The path and file name are wrapped in quotes. See Fig. 68.
13) The field is never big enough to display the entire path, so you must click in the field and hit the End key in order to see the end of the entry, as shown in Fig. 68.

8. Đóng Explorer.
9 Trên Desktop, click chuột phải vào biểu tượng mới tạo, chọn Property.
10. Có 3 tab trong Property. Chọn tab General.
11. Đổi tên shrtcut cho hình tượng hơn về file sẽ mở. Nếu biểu tượng sẽ dùng để mở file Sale.xls, hãy sửa tên lạ là Sales cho dễ hiểu.
12. Trong tab Shortcut, tìm ô Target. Ô này chứa đường dẫn đến file Excel.exe. Nguyên đường dẫn đặt trong dấu nháy kép “”
13. Ô đường dẫn này không đủ lớn để thấy hết đường dẫn. Hãy click chuột vào nó và nhấn phím End.

Fig. 67

Fig. 68

 

[ptm0412]

SET UP EXCEL ICONS TO OPEN A SPECIFIC FILE ON STARTUP
THIẾT LẬP CÁC BIỂU TƯỢNG CỦA FILE ĐỂ MỞ TỰ ĐỘNG. (tiếp theo) (quá 10,000 ký tự)
14) The startup switch should be added after the final quotation mark. Type a space, and then the startup switch. If you use multiple startup switches, each must be separated by a space.
• To open a file in read-only mode, use the /R switch followed by the complete path and file name, as shown in Fig. 69.
• To open a file in normal mode, leave out the /R switch. Just have a space followed by the path and file name, as shown in Fig. 70.
Gotcha: If you start Excel normally, use File – Open and browse to the C:\ folder. All subsequent Open or Save As dialogs will start in the C:\ folder. Frustratingly, neither of the above switches will change the current path to the folder as the open file. In order to do that, use the /P switch with the same path as your file, as shown in Fig. 71.

14. Ký hiệu / và tham số sẽ được thêm vào phía sau dấu nháy đôi. Gõ 1 ký tự trống, rồi đến ký hiệu / và tham số. Nếu bạn muốn dùng nhiều tham số, mỗi em phải cách nhau 1 ký tự trắng.
- Để mở file dưới dạng read only, gõ /R rồi tới đường dẫn đầy đủ tới file và tên file muốn mở.

Fig. 69

- Để mở file bình thường, bỏ cái /R. Chỉ 1 khoảng trắng rồi tới đường dẫn tới file và tên file.

Fig. 70

Ghi chú: nếu muốn mở Excel bình thường, Dùng menu File – Open rồi mở đến thư mục C:\. Mọi mệnh lệnh Open hay Save As sau đó sẽ chỉ đến thư mục này. Có sự bực mình là cả 2 cách mở file với tham số \R và không tham số đều không làm được như vậy: không thay đổi thư mục chỉ đến khi mở file. Để làm việc này, phải thêm tham số \P kèm với đường dẫn đến thư mục mở file.

Fig. 71

Additional Details: Try the /E switch to suppress the Excel splash screen as your file opens.
Summary: Customize your shortcut to Excel to open a specific file or to use a specific path as the current folder.

Nói thêm: Thử dùng tham số /E để không cho mở màn hình khởi động của Excel.
Tóm tắt: Cài đặt tham số và thuộc tính cho 1 shortcut của Excel để mở 1 file định trước hay sử dụng đường dẫn định trước thành đường dẫn hiện tại cho Excel sử dụng khi Save As và Open
42 of 853

 

[ptm0412]

USE A MACRO TO FURTHER CUSTOMIZE STARTUP
DÙNG MACRO ĐỂ TỰ THIẾT LẬP SỰ KHỞI ĐỘNG EXCEL

Problem: Every time that you open a workbook, you would like to put the file in Data Form mode, as shown in Fig. 72, or to invoke any other Excel menu as the file opens.
Strategy: Startup switches can only do so many things. You will have to use a Workbook_Open macro in order to force Excel into Data Form mode. Follow these steps:
1) In Excel, go to Tools – Macro – Security. Set the security level to Medium or low.
2) Open your workbook.

Vấn đề: Mỗi khi bạn mở lên 1 bảng tính, bạn muốn mở 1 Data Form, như hình 72 hoặc muốn hiện lên bất kỳ 1 menu khi file đựơc mở.
Giải pháp: Quy trình khởi động thông thường chỉ làm 1 số việc. Bạn sẽ phải dùng 1 macro dựa trên sự kiện Workbook_Open để buộc Excel mở lên cái Data Form. Thực hiện các bước sau:
1. Trong Excel, vào Tools – Macro – Security. Thiết lập mức bảo vệ xuống Medium hoặc low.
2. Mở 1 file của bạn.

Fig. 72

43 of 853
3) Hit Alt+F11 to open the VBA Editor. (Caution: The Microsoft Natural Multimedia keyboard does not support Alt+F keys. You might have to use Tools – Macros – Visual Basic Editor, instead.)
4) Hit Ctrl+R to show the Project Explorer in the upper left corner. You should see something that looks like VBAProject (Your Book- Name) in the Project Explorer, as shown in Fig. 73.

3. Nhấn Alter+F11 để mở cửa sổ viết code VBA. (Ghi chú: Một số bàn phím Microsoft Natural Mutimedia không chấp nhận các tổ hợp phím Alt+F. Bạn phải vào Tools – Macros – Visual Basic Editor)
4. Nhấn Ctrol+ R để mở khung project Explorer ở góc trên bên trái. Bạn sẽ thấy vài thứ như VBA Project (tên file đang mở) như hình 73

Fig. 73

5) If there is a + to the left of this entry, hit the + to expand it. You will see a folder underneath, called Microsoft Excel Objects. If there is a + to the left of this entry, hit the + to expand it, also.
6) You will now see one entry for each worksheet, plus an entry called ThisWorkbook. Right-click on ThisWorkbook and choose View Code from the pop-up menu, as shown in Fig. 74.
7) Copy these three lines of code to the large white code window.

5. Nếu có 1 dấu cộng bên trái tên file, nhấn vào nó. Bạn sẽ thấy xổ xuống như 1 cây thư mục, gọi là Microsoft Excel Objects. Nếu có dấu cộng, lại nhấn nữa.
6. Giờ thì bạn thấy mỗi sheet có 1 mục nhỏ thêm 1 mục có tên ThisWorkbook. Nhấn chuột phải vào ThisWorkbook và cxhọn View Code, như hình 74
7. Sao chép 3 dòng lệnh VBA sau vào khung trắng lớn bên phải:

[/FONT]  [FONT=Verdana]
[/FONT] [FONT=Verdana][COLOR=black]Private Sub Workbook_Open()[/COLOR][/FONT][FONT=Verdana]
[/FONT] [FONT=Verdana][COLOR=black]ActiveSheet.ShowDataForm[/COLOR][/FONT][FONT=Verdana]
[/FONT] [FONT=Verdana][COLOR=black]End Sub[/COLOR][/FONT][FONT=Verdana]

8) Hit Alt+Q to return to Excel.
9) Save the file.
10) Open the file. The data form should open.

8. Nhấn Alt+Q để trở về Excel.
9. Lưu file và đóng lại.
10. Mở file trở lại, Cái Data Form sẽ hiện ra.

Fig. 74

44 of 853
Additional Information: This simple macro invokes on Menu command. It is possible to build highly complex macros that would control literally anything. For a primer on macros, consult VBA & Macros for
Microsoft Excel from QUE.
Summary: Customize your shortcut to Excel to open a specific file or to use a specific path as the current folder.

Thông tin thêm: Cái đoạn code đơn giản này có thể mở ra từ Menu Data. Bạn cũng có thể tạo những macro phức tạp hơn để thực hiện nhiều việc khác. Để biết về macros, nghiên cứu VBA& Macros cho Excel.
Tóm tắt: Dùng 1 macro dựa trên sự kiện Workbook_Open để buộc Excel thực hiện 1 số công việc ngay khi mở file.
Tóm tắt: Dùng macro để buộc Excel mở Data Form khi mở 1 file xác định.

 

[ptm0412]

CONTROL SETTINGS FOR EVERY NEW WORKBOOK AND WORKSHEET
KIỂM SOÁT CÁC THIẾT LẬP CHO MỌI FILE EXCEL MỚI VÀ SHEET MỚI.

Problem: Every time that you start a new workbook or insert a new worksheet, you always make the same customizations. These may include setting print scaling to fit to one page wide, setting certain margins,
adding a “Page 1 of n” footer to the worksheet, as shown in Fig. 75, making the heading row to be in bold text, and so forth.
Strategy: There are two files that control the defaults for new workbooks and inserted worksheets. You can easily customize a blank workbook to contain your favorite settings and then save the file as book.xlt or sheet.xlt. Any time that you choose either the New Workbook icon, as shown in Fig. 76, or the Insert – Worksheet command, the new book or sheet will inherit the settings from these files.

Vấn đề: Mỗi lần bạn tạo 1 file mới hay chèn vào 1 sheet mới, bạn muốn chúng được tạo theo cùng 1 định dạng. Những định dạng này có thể bao gồm định dạng tỷ lệ trang cho vừa bề rộng 1 trang in, định dạng các lề trang, đánh số trang kiểu “trang 1 /n” ở footer như hình 75, định dạng dòng tiêu đề đầu trang là chữ đậm và mọi thứ khác.
Giải pháp: Có 2 file kiểm soát địinh dạng mặc định của file mới và sheet mới. Bạn hãy tạo định dạng 1 file trống theo ý thích của bạn sau đó lưu lại dưới tên book.xlt và sheet.xlt. Sau này mỗi khi bạn nhấn nút tạo file mới, hay mở Menu Insert - Worksheet, 1 file mới hay 1 sheet mới sẽ thừa hưởng những định dạng của những file này.

Fig. 75

Fig. 76


Follow these steps to create book.xlt.
1) In Excel, open a new blank workbook by using the New icon in the Standard toolbar.
2) Customize the workbook. Feel free to make adjustments to any of the following:
• File – Page Setup
• File – Set Print Area
• Cell Styles
• Format – Cells
• Data – Validation settings
• Number and type of sheets in the workbook
• Window view options from the Tools – Options – View tab

Làm theo các bước sau để tạo file book.xlt.
1. Mở 1 file Excel mới trắng, bằng biểu tượng New trên toolbar.
2. Định dạng bảng tính. Cứ tự nhiên thiết lập lại các định dạng sau:
- Định dạng trang in.
- Xác định vùng in
- Kiểu định dạng cho ô
- Các định dạng ô
- Thiết lập Validation
- Số lượng và loại sheets trong file
-Các chọn lựa thể hiện trong Tools – Option – View

3) Decide where you want to save the file. This can be either in the XLStart folder (generally C:\Program Files\Microsoft Office\Excel\XLStart) or in the Alternate Startup folder. (Find or setup an Alternate Startup folder on the Tools – Options – General dialog.)
4) Select File – Save As. In the Save As dialog, Save as Type dropdown, choose Template, as shown in Fig. 77.
5) Browse to the XLStart folder (see Step 3).
6) Save the file as Book.xlt

3. Chọn nơi sẽ lưu trữ file: Địa chỉ này có thể là thu mục XlStart (thường là C:\ Program Files\Microsoft Office\Excel\XLStart) hoặc là 1 thư mục Startup thay thế. Thư mục thay thế này tìm hoặc tạo theo ý muốn tại hộp thoại Tools – Option – General.
4. CHọn Menu File – Save As. Trong hộp thoại hiện ra chọn Template trong danh sách xổ xuống Save As Type.
5. Tìm đến thư mục khởi động, nhấn Save As.

Result: All subsequent new workbooks will inherit the settings from this file.

Kết quả: Mọi file mới tạo sẽ có định dạng đầy đủ như đã thiết lập ở bước 2.

Fig. 77

46 of 853
Additional Information: You can also set up a workbook with one worksheet. Save this workbook as Sheet.XLT. All inserted worksheets will inherit the settings from this file.
Summary: Rather than constantly setting the same settings for all new workbooks, save your favorite settings in either book.xlt or sheet.xlt in the XLStart folder. All new workbooks will inherit these settings.

Nói thêm: Bạn có thể tạo 1 file mới với chỉ 1 bảng tính. Sau đo lưu dưới tên Sheet.xlt. Mọi sheet mới được chèn thêm sau này sẽ có định dạng y như bạn muốn.
Tóm tắt: Thay vì thiết lập những định dạng giống nhau cho nhiều những bảng tính mới tạo, hãy lưu những định dạng ưa thích của bạn thanh file template book.xls hoặc sheet.xlt vào thư mục khởi động của Excel. Mọi file mới và sheet mới sẽ thừa hưởng những định dạng này.

 

[ptm0412]

OPEN A COPY OF A WORKBOOK
MỞ 1 BẢN SAO CỦA FILE EXCEL.

Problem: You have an invoice.xls workbook. You want to keep the original file unchanged and save as a new workbook. Except, you tend to forget to use File – Save As.
Strategy: When using File – Open, you can specify that you want to open as a copy.
1) Instead of choosing the Open button, use the dropdown arrow next to the button. Choose Open as Copy, as shown in Fig. 78. The file that opens will be named “Copy (1) of invoice.xls”.
2) Use File – Save As to save the file with a new name. However, even if you forget to use Save As, at least you will not overwrite the original invoice.xls.

Vấn đề: Bạn có 1 file invoilce.xls. Bạn muốn giữ nguyên bản gốc này và lưu 1 bản sao dưới tên khác , và bạn thường quên sử dụng menu FIle – Save As.
Biện pháp: Khi sử dụng lệnh Menu File – Open, bạn có thể chọn chỉ mở 1 bản sao.
- thay vì nhấn Open, bạn nhấn mũi tên xổ xuống kế bên nút Open, chọn Open As Copy. FIle sẽ được mở với tên mới “Copy (1) of invoice.xls”
- Dùng lệnh File - Save As để lưu lại dưới tên khác. Dù vậy nếu bạn có quên Save As, ít nhất bạn cũng không chép đè lên file gốc.

Fig. 78

Summary: To open a copy of a workbook, instead of choosing the Open button, use the dropdown arrow next to the button and choose Open as Copy.
Tóm tắt: Để mở 1 bản sao của 1 file vì không muốn tình cờ lưuđè lên file gốc, hãy dùng Open As Copy thay vì nhấn ngay nút Open.

OPEN A SAVED FILE WHOSE NAME YOU CANNOT RECALL
MỞ 1 FILE EXCEL MÀ BẠN LƯUĐÃ LÂU MÀ QUÊN TÊN
Problem: You created and saved a file on last Wednesday. It is no longer in your recently used file list on the File menu and you cannot remember its name.
Strategy: Use the Details icon to find the files you saved last Wednesday.
1) Select File – Open. At the top of the open dialog, choose the Details icon, as shown in Fig. 79.

Vấn đề: Bạn tạo 1 file Excel vào thứ tư tuần trước, nó chẳng còn nằm trong danh sách những file mới mở gần nhất và bạn không thể nào nhớ tên nó.
Giải pháp: Dùng nút Details để tìm kiếm.
1. Gọi lệnh File – Open. Ở trên đỉnh hộp thoại Open, chọn vào biểu tượng Details.

Fig. 79
48 of 853
2) You can now see file names and also dates and times of the last save. Sort by date by clicking on the Date Modified header, as shown in Fig. 80. The first click could sort either ascending or descending.
3) Use the Scroll bar to go to the top of the list. If it does not contain recent files, click the date header again to sort descending. You can now scroll back to last Wednesday to find the file.
Summary: Use the Details mode of the Open dialog to sort files by date, time, or name.

2. Giờ thì bạn thấy những tên file và ngày giờ của lần lưu cuối cùng. Sắp xếp lại danh sách theo ngày tháng bằng cách click vào tiêu đề Date Modified, như hình 80, Click lần đầu có thể là theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
3. Dùng thanh trượt để lên đầu của danh sách, Nếu nó không cho tên những file gần nhất, hãy click lần nữa để sắp xếp lại theo thứ tự ngược lại. Bây giờ bạn hãy đi tìm trong sốnhững file bạn lưu thứ tư tuần trước.

Fig. 80

SUPPRESS THE UPDATE LINKS MESSAGE
NGĂN CHẶN THÔNG BÁO ĐÒI CẬP NHẬT FILE.

Problem: You have a model that you send to others. When they open the model, they are always asked if they should update the links, as shown in Fig. 81. They need to answer Don’t Update and the workbook
will open fine. Is there any way to suppress the question in the first place?
Vấn đề: Bạn có 1 file mà bạn đã gởi cho ai đó. Khi họ mở file, họ luôn bị hỏi có cập nhật dữ liệu không như hình 81, Họ phải trả lời “không” mới mở được file. Có cách nào để đừng hiện cái thông báo hỏi đi hỏi lại đó không?

Fig. 81

Strategy: Control this message by using the Edit Links dialog box.
1) From the Excel menu, select Edit – Links to display the Edit Links dialog box. Choose the Startup Prompt button in the lower left corner of the dialog box, as shown in Fig. 82.

Biện pháp: Kiểm soát việc này bằng cách dùng hộp thoại Edit links.
- Mở Menu Edit – Links, hiện hộp thoại đó. Chọn nút Startup Prompt ở góc dưới bên phải hộp thoại như hình 82.

Fig. 82

2) In the Startup Prompt dialog, choose the second option, Don’t Display the Alert and Don’t Update Automatic Links, as shown in Fig. 83. Choose OK. This setting will only affect the current workbook.

- Trong hộp thoại Startup Prompt, chọn mục chọn thứ 2 Don’t Display the Alert and Don’t Update Automatic Links, như hình 83, nhấn OK. Thiết lập này chỉ có giá trịđối với bảng tính hiện hành.

Fig. 83

Additional Details: On your own PC, in order to have the links updated, you should visit the Edit – Links dialog and choose the Update Now button.
Summary: You can suppress the Update Links dialog box.

Nói thêm: Trên bảng tính của bạn, muốn cập nhật bạn phải vào menu Edit- Links, chọn Update Now.
Tóm tắt: Bạn có thể ngăn chặn việc xuất hiện hộp thoại yêu cầu cập nhật file.

 

[ptm0412]

SEND EXCEL FILE AS AN ATTACHMENT
GỞI FILE EXCEL NHƯ LÀ 1 FILE ĐÍNH KÈM THEO MAIL.

Problem: You need to send the currently open Excel workbook as an attachment to Outlook e-mail.
Strategy: Use File – Send To – Mail Recipient (as Attachment), as shown in Fig. 84.

Vấn đề: Bạn đang làm 1 file Excel vừa xong còn đang mở, và muốn gởi kèm nó theo 1 e-mail trong Oulook.
Biện pháp: Dùng menu File – Send to – Mail Recipient As Attachment như hình 84.

Fig. 84

This will open something that you will swear is the Outlook Send Mail dialog. Fill out the addressee list, a subject, and click send as shown in Fig. 85.

Việc này sẽ mở hộp thoại gởi thư của Outlook. Điền địa chỉ người nhận, tiêu đề, 1 vài câu nội dung rồi nhấn Send.

Fig. 85

Gotcha: Although this looks like Outlook, you are actually using an Excel version of the dialog. You will find that while this dialog is displayed, you cannot access other Outlook e-mails.
This is a problem. What if you receive a file from someone not in your address book, edit the file and then need to send it back? You will find that you need to access the original e-mail to get the sender’s e-mail address, but you cannot switch to another e-mail message until you’ve sent this one.
The solution is to press the Save icon in the Standard toolbar of the email dialog. Then use the Close X icon in the upper right corner of the window. This will save the unfinished e-mail from Excel to the Outlook inbox and return you to Excel. You can now safely switch back to the original Outlook e-mail to get the address.

Kết quả: Dù rằng nó giống như màn hình của Outlook, bạn đang sử dụng 1 biến thể theo Excel của Outlook. Bạn sẽ thấy rằng khi màn hình này còn đang mở, bạn sẽ không sử dụng được Outlook để gởi mail thông thường.
Đây quả là vấn đề, Vậy là thế nào nếu bạn nhận 1 file từ 1 người nào đó chưa có tên trong danhsách mail của bạn, sửa lại file và gởi trả lại? Bạn sẽ thấy rằng bạn cần mở Outlook thực sự để lấy địa chỉ người gởi, nhưng bạn lại không thể mở Outlook 1 khi bạn chưa gởi file này đi.
Giải pháp là: Nhấn nút save để lưu email và đóng cửa sổ gởi mail này lại. VIệc này sẽ lưu cái e-mail chưa hoàn tất vào hộp thư của Outlook và đưa bạn quay lại Excel. Giờ thì bạn có thể đàng hoàng mở Oulook thật để lấy địa chỉ người gởi.

 

[ptm0412]

SAVE EXCEL DATA AS A TEXT FILE
LƯU EXCEL DƯỚI DẠNG FILE TEXT

Problem: You have an Excel file as shown in Fig. 86. You need to produce a file for another application to read. This application can only read .txt files.
Strategy: There are a couple of options. Typically, the other application will either want each column to be separated by a fixed number of spaces or separated by a comma. Files with columns separated by a
comma are called Comma Separated Values, or CSV files. CSV files are easier to create than space-separated files.

Vấn đề: Bạn có 1 file Excel như hình 86, Bạn cần tạo 1 file để những phần mềm ứng dụng khác có thể đọc. Ứng dụng này chỉ có thể đọc file .txt
Biện pháp: Có 1 số cách để làm. Thông thường, ứng dụng khác sẽ muốn mỗi cột sẽ được phân cách bởi 1 số định trước cac ký hiệu trống, hoặc phân cách bởi dấu phẩy. File có các cột phân các bằng dấu phẩy gọi là file Comma Separated Values viết tắt là file .CSV. File CSV đễ tạo hơn file dùng khoảng trắng phân cách cột.

Fig. 86

Method 1: Create a CSV file.
1) Use File – Save As. In the Save as Type dropdown, choose CSV, as shown in Fig. 87.
Phương pháp 1: Tạo file CSV:
1. Dùng lệnh File - Save As, Trong phần xổ xuống của File Type, chọn CSV.

Fig. 87

2) Choose the Save button. Important: Only the current worksheet is saved in the CSV file. If you have multiple worksheets in the workbook, you will have to save each worksheet separately. Also, Excel
will generally warn you that you are saving the file in a format that will leave out incompatible features, as shown in Fig. 88.
3) You can generally keep two versions of each file. Save it as XLS and then save it as CSV.
Result: Fig. 89 shows the created file as it appears when edited with Notepad. Pay icular attention to the “Molson, Inc” entry. Because cell D4 already had a comma, Excel was smart enough to surround Molson,
Inc with quotation marks, as shown in Fig. 89.

2. Nhấn nút Save, Quan trọng đây: Chỉ bảng tính hiện hành được lưu lại thành CSV. Nếu bạn có nhiều bảng tính, phải chọn cách lưu lần lượt từng sheet. Đồng thời Excel cũng sẽ cảnh báo cho bạn rằng b5n đang lưu bảng tính thành 1 dạng file mà các vật thể (object) không thích hợp sẽ không được lưu theo.
3. 3. Bạn có thể đồng thời lưu file dưới cả 2 dạng CSV và Xls.
Kết quả: Hình 89 sẽ cho thấy file CSV sẽ được thấy như thế nào khi mở bằng Notepad.Để ý cái giá trị “Molson, Inc.” Bởi vì ô D4 có sẵn 1dấu phẩy, nên Excel thừa thông minh để bọc dữ liệyu trong D4 vào 1 cặp nháy kép.

Fig. 88

Fig. 89

Gotcha: The dates in column C are written to the file in the same format as they were shown on the worksheet. Most programs will not understand a date such as “1-Jan-04”. You probably should format column
C to appear as mm/dd/yyyy before exporting to CSV. Check the documentation of the program that will import the information.
Ghi chú:Ngày tháng trong cột C được định dạng y như định dạng của nó trong bảng tính. Một số ứng dụng đọc file sẽ không hiểu kiểu ngày tháng như “1-Jan-04”, vậy bạn nên định dạng sẵn nó dưới dạng dd/mm/yyyy trước khi lưu thành CSV. Kiểm tra xem ứng dụng đó có hiểu nó không.


To be continued

 

[ptm0412]

SAVE EXCEL DATA AS A TEXT FILE (continue)
LƯU EXCEL DƯỚI DẠNG FILE TEXT (tiếp theo)
Method 2: The second option is to create a file where each field is supposed to take a fixed number of characters. In this case, the other application will usually give you a file specification for you to follow. It
might indicate:

Cách 2: Cách thứ 2 là tạo 1 file với mỗi trường dữ liệu được ấn định 1 độ rộng là bao nhiêu ký tự. Trong trường hợp này, ứng dụng đó sẽ cho bạn 1 bản mô tả trường dữ liệu để bạn làm theo:

Fig 89a

1) If this is the case, you will have to go through the columns in the worksheet, resetting the column width. If the other program expects the Region field to be 12 characters wide, select column A and use Format – Column – Width to change to 12, as shown in Fig. 90.

1. Trong trường hợp này, bạn phải đi qua các cột của bảng tính, cài đặt lại các độ rộng cột của Excel. Nếu ứng dụng đó yêu cầu độ rộng cột là 12 ký tự, hãy chỉnh lại độ rộng cột thành 12 trong Format – Column Width.

Fig. 90

2) As shown in Fig. 91, format the dates as specified by the other system. Make sure that the Revenue, Cost, and Profit columns show two decimal places. The other system probably will not want field headings. Delete row 1.

2. Như hình 91, định dạng ngày theo kiểu của ứng dụng đó yêu cầu. Và đảm bảo rằng các trường Doanh thu, Giá vốn và lợi nhuận được định dạng 2 số thập phân. Ứng dụng đó cũng có thể không dùng tiêu đề cột. Vậy phải xoá dòng 1.

Fig. 91

3) Use File – Save As. In the Save as Type dropdown, select Formatted Text (Space Delimited), as shown in Fig. 92.
3. Dùng lệnh FIle Save As, chọn file type là Formatted Text (Space Delimited)

Fig. 92

4) As shown in Fig. 94, Excel will warn you that you will lose features if you have multiple sheets. Choose OK.
Fig. 95 shows the resulting file as viewed in Notepad:
Note: Excel changes the file name to have a .prn extension. Even if you try to change the extension to .txt here, Excel will still save the file as SaveAsText.Txt.Prn, as shown in Fig. 93. It is best to leave it as .prn and then rename in Windows Explorer.

4. HÌnh 94 là cảnh báo rằng chỉ 1 sheet hiện hành được lưu. nhấn OK. Hình 95 cho thấy file trông thế nào khi mở bằng notepad.
Ghi chú: Excel đổi tên file với phần đuôi .prn. Dù bạn cố đặt tên đuôi file là txt, Excel cũng sẽ tạo file SaveasText.txt.prn. Tốt nhất là cứ lưu thành file prn sau đó sửa tên đuôi ngoài Explorer

Fig. 93

Fig. 94

Fig. 95

 

[ptm0412]

USE A LASER PRINTER TO HAVE EXCEL CALCULATE FASTER
DÙNG 1 MÁY IN LASER ĐỂ GIÚP EXCEL TÍNH TOÁN NHANH HƠN.

Problem: Believe it or not, Excel uses your print driver to draw the screen.
Vấn đề: Dù tin hay không, Excel dùng Driver máy in của bạn để thể hiện lên màn hình.

Strategy: Having an HP LaserJet as your default printer can allow Excel operations to finish in one-fourth of the time it takes if you have a cheap inkjet driver as the default. We’ve tested this.
If response time is critical, download and install the print drivers for an HP LaserJet. Set it as the default printer during calculations.
Gotcha: If you don’t actually have a LaserJet hooked to your printer, you will have to refrain from using the printer icon. You will always have to print with File – Print and choose a non-default printer.

Cách làm: Có 1 máy in HP LaserJet làm máy in mặc định có thể làm cho Excel tính toán chỉ bằng ¼ thời gian so với khi bạn có máy in mặc định là 1 máy in phun. Tôi đã kiểm tra rồi.
Nếu thời gian chờ tính toán lâu, hãy tìm 1 Driver máy in HP Laser Jet. Thiết lập nó thành máy in mặc định.
Ghi chú: Nếu bạn thực sự không có cái máy in Laser đó, bạn hãy bỏ thói quen nhấn nút in trên toolbar. Bạn phải dùng lệnh File – Print (hoặc Ctrl+P) và chọn máy in đúng.

USE EXCEL AS A WORD PROCESSOR
DÙNG EXCEL NHƯ LÀ PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN

Problem: You need to type some notes at the bottom of the report, as shown in Fig. 96. How can you make the words fill each line as if you had typed them in Word?
Strategy: Use the Justify command on the Fill menu.
1) If you want the words to fill columns A through K, then select a range such as A23:K35. Note that you are including a few blank rows in the selection, as shown in Fig. 97.

Vấn đề: Bạn cần soạn 1 đọan văn bản ghi chú ở cuối phần báo cáo như hình 96. Bạn làm sao để cho các từ gõ vào lấp đầy các ô theo dòng như là gõ trong Word?
Giải pháp: Dùng lệnh Justify trong Menu Edit - Fill.
1. Nếu bạn muốn canh lấp đầy ô tù cột A đến cột K, hãy chọn vùng A23:K35. Ghi nhớ rằng bạn hãy chọn dư thêm vài dòng trống.

Fig. 96

Fig. 97

58 of 853
2) From the menu, select Edit – Fill – Justify, as shown in Fig. 98.
Result: Excel will rearrange the text to fill each row, as shown in Fig. 99.
Gotcha: As shown in Fig. 100, if you have a few words in bold in one cell, this formatting will be lost.

2. Chọn Menu Edit – Fill – Justify, như hình 98
Kết quả: Excel sẽ thực hiện sắp xếp lại các từ để lấp đầy mỗi dòng như hình 99
Ghi chú: Như hình 100, nếu bạn có vài từ muốn in đậm, nó sẽ mất định dạng sau khi thực hiện.

Fig. 98

Fig. 99

Fig. 100

59 of 853
Alternate Strategy: Textboxes also solve this problem. Draw a textbox to fill columns A through K and paste your text into the textbox, as shown in Fig. 101.
You can format the textbox to hide its border. Ctrl+Right-click on the border of the text box and choose Format Textbox. On the Colors and Lines tab, choose No Line from the Line color dropdown, as shown in Fig. 102.

Cách thứ 2: Sử dụng Textbox. Vẽ 1 Textbox trùm lên các cột từ A đến K và sao chép dữ liệu văn bản của bạn vào đó. Bạn có thể định dạng Textbox để không thấy đường viền chung quanh.Nhấn chuột phải vào đường viền của Text box và chọn Format Textbox trong menu. Trong tab Colors And Lines, chọn No line trong chỗ chọn màu cho đường viền.

Fig. 101

Fig. 102

60 of 853
Summary: When you need to add a bit of text to an Excel worksheet, the Justify command can make the range look as if it were created with a word processor.
Tóm tắt: Nếu bạn cần gõ 1 đoạn văn bản vào bảng tính, dùng lệnh Justify sẽ làm cho đoạn văn bản này trông giống như soạn thảo trong Word.

 

[ptm0412]

SPELLCHECK A REGION
KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ TRONG 1 VÙNG

Problem: You want to spellcheck the notes at the bottom of your report, as shown in Fig. 103, but you don’t want to spellcheck the customer names in the report.
Strategy: Select the region to be spellchecked. From the menu, select Tools – Spelling or press the F7 key, as shown in Fig. 104.
Result: Excel will spellcheck just the selected cells, as shown in Fig. 105.

Vấn đề: Bạn muốn kiểm tra lỗi chính tả của các dòng văn bản ở cuối báo cáo, nhưng không muốn kiểm lỗi trong các tên riêng.
Biện pháp: Chọn vùng muốn kiểm tra. Vào menu Tools – Spelling hoặc nhân F7
Kết quả: Excel chỉ thực hiện trong vùng chọn.

Fig. 103

Fig. 104

Fig. 105


USE HYPERLINKS TO CREATE AN OPENING MENU FOR YOUR WORKBOOK
DÙNG HYPERLINK ĐỂ TẠO 1MENU MỞ CHO BẢNG TÍNH

Problem: You have designed a budget workbook. It has various worksheets. Managers throughout the company need to use it, but some of these managers are not entirely comfortable with Excel. A navigation
tool would help them get through the worksheet.
Strategy: Make your first worksheet a menu with hyperlinks.
1) Insert an opening worksheet called Menu. Add an entry for each section of the workbook, as shown in Fig. 106.


Vấn đề: Bạn đang làm 1 bảng tính ngân sách và có khá nhiều sheets. Các ông sếp của công ty muốn sử dụng file này, nhưng vài ông trong số đó chẳng thuận thảo gì với Excel. Một công cụ kết nối sẽ giúp mấy ông xem hết các bảng tính.
Giải pháp: Làm 1 menu (hiểu theo nghĩa mục lục) trên sheet thứ nhất với các hyperlink.
1. Chèn 1 sheet mới và đặt tên là Menu. Điền tên mỗi sheet vào 1 ô.

Fig. 106

62 of 853
2) Add a hyperlink so that the manager can touch the cell and jump to the section. Select cell B4. From the menu, select Insert – Hyperlink or Ctrl+K. Initially, the Insert Hyperlink dialog will default to link to an Existing File or Web Page, as shown in Fig. 107.
3) On the left side of the dialog, choose the second option, to link to a Place in This Document. The dialog changes to show you all of the worksheets in the document, as shown in Fig. 108.

2. tạo các hyperlink sao cho mấy ông sếp có thể nhấn vào tên sheet ở ô nào sẽ mở sheet có tên đó ra. bắt đầu bằng ô B4: Mở menu Insert – Hyperlink hoặc Ctrl+K. Hộp thoại Hyperlink hiện ra với mặc định liên kết tới 1 file đã tồn tại, hoặc địa chỉ 1 trang Web.
3. Chọn mục thứ 2 bên trái để liên kết tới 1 vị trí trong file. Hộp thoại sẽ liệt kê cho bạn tất cả các sheet đã có trong file.

Fig. 107

Fig. 108

4) Choose a Worksheet. Choose a cell Address. Choose OK.
Result: The cell becomes a clickable hyperlink. Clicking on the link will take the manager to the Actuals worksheet. See Fig. 109.
Additional Information: Be sure to provide a hyperlink on the Actuals worksheet to take the manager back to the menu, as shown in Fig. 110.

4. Chọn 1 sheet. Chọn thêm địa chỉ 1 ô, nhấn OK
Kết quả: ô này sẽ trở thành ô liên kết, chỉ cần nhấn vào ô này, sẽ đưa ông sếp đến sheet Actual.
Nói thêm: Phải tạo thêm những liên kết ngược về sheet Menu từ các sheet còn lại.

Fig. 109

Fig. 110

 

[ptm0412]

GET QUICK ACCESS TO PASTE SPECIAL
CÁCH TÁC ĐỘNG NHANH ĐẾN LỆNH PASTE SPECIAL

Problem: After reading this book, you routinely find yourself using Edit – Paste Special – Values. It is fairly cumbersome to navigate to this command.

Sau khi đọc sách này, bạn thấy thường xuyên phải dùng Edit - PasteSpecial – Values. Nhưng mở menu theo tuần tự thì khá rắc rối.

Strategy: Don’t blame me just because you are using these cool features all the time! Relax – there is an even faster way you can go. On the Standard toolbar, there is a Paste button. Next to the Paste button
is a dropdown arrow, as shown in Fig. 111. From the arrow, you can choose to paste one of the six most common options: Paste Values, Paste Formats, No Border, Transpose, Paste Link, and Paste Special.

Biện pháp: Đừng đổ lỗi cho tôi nếu bạn phải dùng chức năng này mọi lúc mọi nơi. Xem đây, có 1 cách nhanh hơn để dùng: Trên thanh công cụ Standard, có 1 nút Paste. Kế bên nút Paste có 1 mũi tên xổ xuống 1 danh sách, trong đó bạn có thể chọn 1 trong 6 cách paste: Paste giá trị, paste định dạng, không đường viền, Xoay chiều dữ liệu (ngang thành dọc, dọc thành ngang), Paste mối liên kết, và Paste Special.

Fig. 111

Summary: Use the dropdown next to the Paste icon to get quick access to the most popular Paste Special options.
Tóm tắt: Chọn trong danh sách xổ xuống từ mũi tên kế bên nút Paste để nhanh chóng thục hiện lệnh Paste Special Values.

 

[ptm0412]

USE SHIFT KEY TO REVERSE POPULAR TOOLBAR ICONS
DÙNG PHÍM SHIFT ĐỂ ĐẢO NGƯỢC LỆNH GỌI TỪ NÚT LỆNH TRÊN TOOLBAR.

Problem: Your company makes you travel with an antique laptop that has only a low-resolution display. In order to see more than 10 rows in Excel, you accept Excel’s default to display the Standard and Formatting
toolbars on one line. This means that you can only see about 18 of the popular toolbar icons, as shown in Fig. 112.

Vấn đề: Công ty bạn cử bạn đi công tác và cấp cho bạn 1 cái laptop cổ lỗ sĩ với màn hình phân giải kém. Muốn thấy được nhiều hơn 10 dòng của Excel, bạn buộc lòng phải để mặc định 2 toolbar trên 1 dòng. Nghĩa là bạn chỉ thấy cùng lúc 18 nút lệnh trên thanh công cụ.

Fig. 112

If you use the >> icon to find a hidden icon, you will bring this icon back to the visible set and knock another icon off the toolbar.

Nếu bạn nhấn nút >> để tìm 1 nút bị ẩn, bạn sẽ mang nút đó ra ngoài và dấu đi 1 nút khác.

Strategy: Many of Excel’s icons are redundant. There is one icon to increase decimals and another one icon to decrease decimals, as shown in Fig. 113. These toolbar icons do the opposite action from each other. By
holding down the Shift key while using either icon, you can cause Excel to do the reverse action.
Press the Increase Decimal icon and the number of decimal places shown will increase, as shown in Fig. 114.

Biện pháp: Nhiều nút lệnh của Excel là dư thừa (nếu bạn biết cách dùng). Có 1 nút để tăng số chữ số thập phân và 1 nút khác để giảm (hình 113). Các cặp nút như vậy thực thi những lệnh trái ngược nhau. Bằng cách nhấn Shift khi sử dụng các nút này, bạn có thể bắt Excel thực hiện lệnh ngược lại.
Nhấn nút Increase Decimal, và số chữ số thập phân tăng lên như hình 114.

Fig. 113

Fig. 114

66 of 853
Hold down the Shift key and press the Increase Decimal icon and the number of decimals will decrease! Fig. 115 shows what you get after holding down Shift and pressing Increase Decimal twice.
Provided that you can remember the Shift key trick, you don’t need the Decrease Decimal icon on the toolbar.

Nhấn giữ phím shift và click nút Increase Decimal lần nữa xem, Số chữ số thập phân sẽ giảm. Hình 115 cho thấy kết quả sau khi làm điều đó 2 lần. Vậy nếu bạn nhớ cách sử dụng phím Shift, bạn chỉ cần hiện lên thanh công cụ 1 nút và không cần nút thứ hai.

Fig. 115

Additional Details: The Shift key works with the following icons:
• Sort Ascending and Descending
• Align Left and Right
• Decrease and Increase Indent
You can Sort Descending by holding down Shift while using the Sort Ascending button, as shown in Fig. 116.
Align Left and Align Right can be reversed using the Shift key, as shown in Fig. 117.

Nói thêm: Phím Shift có tác dụng với các cặp nút sau:
- Sắp thứ tự tăng dần và sắp thứ tự giảm dần.
- Canh lề trái và phải
- Tăng và giảm lề của ô.
Thí dụ như bạn có thể sắp thứ tự giảm dần bằng cách nhấn nút sắp thứ tự tăng dần như hình 116, canh lề phải bằng cách nhấn nút lề trái như hình 117

Fig. 116

Fig. 117
Using the Shift key can also reverse the Decrease and Increase Indent, as shown in Fig. 118.

Bạn cũng có thể tăng lề ô bằng cách nhấn nút giảm lề ô như hình 118

Fig. 118

Summary: Knowing which toolbar icons can be reversed will allow you to avoid hunting for the opposite icon in the infrequently used icon area. Or, you can customize your toolbars to remove one of each pair of redundant icons.

Tóm tắt: Biết những nút nào có thể dùng shift để thực hiện lệnh ngược lại, bạn sẽ không phải đi tìm nút ngược lại trong số những nút bị ẩn, hoặc bạn có thể dẹp bớt 1 trong 2 nút ngược nhau trên thanh công cụ.

 

[ptm0412]

CREATE A MENU OR A TOOLBAR OF YOUR FAVORITE ICONS
TẠO 1 MENU HOẶC 1 THANH CÔNG CỤ VỚI NHỮNG NÚT NHẤN THƯỜNG DÙNG.

Problem: You rarely use half of the icons in the Standard or Formatting toolbar. Why not create a Steve-O toolbar with just your favorites?
Strategy:
1) Choose View – Toolbars – Customize. From the Toolbars tab, select New…, as shown in Fig. 119.
Vấn đề: Bạn ít có dùng đến gần 1 nửa các nút trong 2 thanh công cụ. Tại sao không tạo ra 1 thanh công cụ với chỉ các nút thường dùng?
1. Vào menu View – Toolbar – Customize. Ở tab tool bar, chọn New.

Fig. 119
f 853
2) Give the new toolbar a name, as shown in Fig. 120. You should probably only use Steve-O if your name is actually Steve.
3) As shown in Fig. 121, a new toolbar will appear without any icons. In the Customize dialog, choose the Commands tab. Drag any icon(s) you use regularly from the Commands tab to the new bar.

2. Đặt tên cho thanh công cụ, như hình 120. Bạn chì nên đặt tên Steve-O nếu tên bạn đúng là Steve.
3. Như hình 121, 1 thanh công cụ xuất hiện và chưa có nút nhấn nào.

Fig. 120

Fig. 121

Additional Information: Consider some of these unusual but useful icons:
If you routinely paste formulas as values, the Paste Values icon (located in the Edit category) will speed up the process for you. See Fig. 122 below.

Nói thêm: Chú ý những nút khác thường nhưng hữu dụng sau: Nếu bạn thường xuyên Paste value, nút nhấn Paste value chứa trong nhóm lệnh Edit, sẽ tăng tốc độ thao tác của bạn.

Fig. 122

The Select Visible Cells icon will gather just the total lines when your subtotals are in Group mode. This icon will save you from choosing Edit – Go To – Special – Visible Cells only. It is located near the end of the Edit category, as shown in Fig. 123.

Nút nhấn Select Visible Cells (chọn những ô có mặt – không bị ẩn) sẽ tóm lấy những dòng có tính tổng khi bạn đang trong tình trạng có xài SubTotal và group. Nút nhấn này tiết kiệm thời gian cho bạn khỏi phải chọn tuần tự Edit – Go To – Special – Visible Cells only. NÚt này nằm gần cuối nhóm nút lệnh Edit.

Fig. 123

As shown in Fig. 124, selecting the Cycle Font Color icon will change the font to a different color with each click. If you just need your cells to be different colors but don’t want the burden of selecting the color, this is
for you. This icon is located near the top of the Format category. Choose Symbol from the Insert category if you routinely have to use unusual symbols. The icon provides a shortcut to the Symbol dialog. See Fig. 125.

Xem hình 124, chọn nút nhấn Cycle Font Color sẽ giúp bạn đổi màu chữ mỗi lần click vào nó. Nếu bạn muốn các ô nào đó có màu khác nhưng không muốn mất công chọn màu, hãy click nó. Nút này nằm ở gần đầu của nhóm lệnh Format. Chọn thêm nút Insert Symbol trong nhóm lệnh Insert để dùng nếu bạn thường dùng các ký hiệu. Nút nhấn này sẽ mở hộp thoại Insert Symbol.

Fig. 124

Fig. 125

As shown in Fig. 126, select Pivot Labels if you do a lot of pivot tables. This icon will select just the label areas of a pivot table for easy formatting. The icon is located halfway through the Data category.
Additional Information: Do you find it hard to remember the meanings of these icons? You can have descriptive text appear with any icon. While you are in Customize mode, right-click any icon in any toolbar.
In the right-click menu, choose to always display Image and Text, as shown in Fig. 127.

Chọn nút Pivot Table Label nếu bạn thường dùng Pivot Table. Nhấn nút này sẽ giúp bạn chọn chỉ những ô chứa tiêu đề dòng, cột, nhằm định dạng lại. Nút này nằm ở khoảng giữa của nhóm lệnh Data.
Nói thêm nữa: Bạn có khó khăn khi phải nhớ ý nghĩa từng nút không? Bạn có thể tạo những câu mô tả nút nhấn để xuất hiện cùng với mọi nút nhấn. Khi đang trong trạng thái Customize, nhấn chuột phải vào bất kỳ nút nhấn nào trên bất kỳ thanh công cụ nào. Trong menu tắt, chọn always display Image and Text (hình 127)

Fig. 126

Fig. 127

The icon will appear with its text in the toolbar, as shown in Fig. 128. You can add text to any toolbar button using this method.

Cái nút nhấn sẽ hiện trên thanh công cụ kèm theo đọn từ mô tả lệnh. Bạn có thể làm cách này cho mọi nút nhấn nào bạn muốn.

To be cotinued,

 

[ptm0412]

CREATE A MENU OR A TOOLBAR OF YOUR FAVORITE ICONS (continue)
TẠO 1 MENU HOẶC 1 THANH CÔNG CỤ VỚI NHỮNG NÚT NHẤN THƯỜNG DÙNG.
Additional Details: If you would like to send your custom toolbar along with the workbook, you can attach it to the workbook. On the Customize dialog, choose the Toolbars tab. Select the Steve-O toolbar and choose
the Attach button, as shown in Fig. 129.

Nói nữa: Nếu bạn muốn gán thanh công cụ này vào bảng tính, bạn có thể dùng lệnh Attach: Trong hộp thoại Customize, chọn tab Tollbars, Chọn thanh công cụ mới tạo và nhấn nút Attach.

Fig. 128

Fig. 129
72 of 853
You can choose which custom toolbars should be attached to this workbook, as shown in Fig. 130.

Như hình 130, bạn có thể gắn mọi thanh công cụ tự tạo vào bảng tính như hình 130.

Fig. 130

Summary: To create a tool bar that has the icons you use most, choose View – Toolbars – Customize.

Tóm tắt: Dùng View – Toolbars – Customize để tự tạo những thanh công cụ với những nút nhấn thường dùng.

 

[ptm0412]

RESTORE YOUR MENUS AFTER CUSTOMIZING
PHỤC HỒI MENU SAU KHI QUẬY.

Problem: You were experimenting with customizing the toolbars in Excel. After using Tools – Customize, you noticed that you could drag the Data menu right off the menu bar, as shown in Fig. 131.
Vấn đề: Bạn đã có kinh nghiệm thực hiện việc tuỳ chọn thanh công cụ trong Excel. Sau khi sử dụng Tools – Customize, BẠn thấy có thể xoá bỏ luôn menu Data ra khỏi thanh Menu

Fig. 131

For some unknown reason, you then removed the remaining menu items from the toolbar, leaving only the File menu. You did this either because you were bored or perhaps as an April Fool’s day prank on your manager. As shown in Fig. 132, it would be pretty startling to see this shortened menu in Excel. All the while, you figured this was good fun, because you thought that you could simply quit Excel, restart Excel, and then have the menus back. However, your gut wrenches as you re-open Excel only to learn that the changes to the menu bar are permanent, as shown in Fig. 133!

Vì lý do nào đó, bạn đã xoá dẹp bỏ mọi thực đơn trên thanh Menu, trừ Menu File. Bạn làm vậy có thể bạn đang chán đời hoặc là 1 trò nghịch tai quái trên máy tính của xếp. Như hình 132, nó trở thành 1 Menu quá đơn giản. Thoạt tiên bạn nghĩ đây chỉ là 1 trò đùa, và bạn nghĩ có thể chỉ cần đóng Excel, mở lên lại là trở về tình trạng cũ. Thế rồi bạn giật mình khi mở Excel lên lại và thấy rằng sự thay đổi đó là vĩnh viễn.

Fig. 132

Fig. 133

74 of 853
You don’t even have a Tools menu to select Customize from!

Bây giờ thậm chí bạn không có menu Tools để mà vào Customize.

Strategy: Relax.
1) Right-click the menu bar and select Customize.
2) In the Customize dialog, go to the Toolbars tab. Scroll down to find the Worksheet Menu bar option. Highlight the Worksheet Menu Bar by clicking on that option, as shown in Fig. 134.

Biện pháp: Yên tâm đi.
- Nhấn chuột phải vào thanh menu, và lại chọn Customize.
- Trong hộp thoại Customize, vào tab Toolbars. Kéo xuống xho đến khi thấy mục Worksheet Menubar. Bôi sáng dòng này bằng cách click vào nó.

Fig. 134

3) As shown in Fig. 135, choose the Reset button along the right side of the dialog.
4) Confirm that you really do want to reset the menu bar, as shown in Fig. 136.
The menu bar will return to its original state. See Fig. 137.

- Như hình 135, nhấn nút Reset bên phải.
- Xác nhận việc phục hồi
Thanh Menu trở về tình trạng nguuyên thuỷ.

Fig. 135

Fig. 136

Fig. 137

76 of 853
Summary: Many Excel users have been scared away from customizing their toolbars when they accidentally deleted something important. There is nothing to be concerned about. You can always restore the factory
defaults by using the method discussed in this chapter.

Tóm tắt: Nhiều người dùng Excel đã hoảng sợ khi tuỳ biến thanh công cụ của họ và lỡ tay xoá bỏ 1 cái gì đó quan trọng. không có gì phải lo sợ cả, bạn có thể phục hồi về tình trạng nguyên thuỷ của Excel bằng cách như trên.

____________________________________________________________

 

[ptm0412]

QUICKLY COPY A FORMULA TO ALL ROWS OF DATA
SAO CHÉP CÔNG THỨC XUỐNG MỌI DÒNG DỮ LIỆU.

Problem: As shown in Fig. 138, you have a worksheet with 5,000 rows of data. You enter a formula in a new column and need to copy it down to all of the rows. Is there a faster way to copy the formula down to all rows?
Strategy: Double-click the Fill handle. This shortcut will copy the formula down until Excel encounters a blank cell in column D or F. The Fill handle is the square dot in the lower right corner of the cell pointer box. When you hover your mouse pointer over the Fill handle, it changes to a cross, as shown in Fig. 139.

Vấn đề: Như hình 138, bạn có 1bảng tính 5.000 dòng dữ liệu. Bạn vừa gõ 1 công thức ở 1 cột mới và muốn sao chép công thức này xuống mọi dòng bên dưới. Có cách nào làm thật nhanh chóng không?

Biện pháp: Click đôi vào cái Fill Handle. Cách này sẽ sao chép công thức xuống tới chừng nào Excel thấy 1 ô trống trong cột D hoặc F. Nút Fill Handle là cái dấu chấm hình vuông ở góc dưới bên phải của ô chọn. khi bạn rà chuột lên nút này, nó sẽ chuyển thành hình chữ thập nhỏ như hình 139.

Fig. 138

Fig. 139

If there is data in the cell to the left of E2, then Excel will copy the formula based on the first blank cell in column D. If there is no data in D2, but there is data in F2, then Excel will copy down to the first blank cell
in column F.

Nếu có dữ liệu bên trái của E2, Excel sẽ thực hiện sao chép xuống đến ô trống đầu tiên ở cột D. Nếu không códữ liệu ở D2, nhưng có dữ liệu ở F2, Excel sẽ sao chép công thức xuống đến ô trống đầu tiên ở cột F.

Additional Information: The Fill handle can be used to extend a series. Select two cells that Excel can use to extrapolate the series. Doubleclick the Fill handle to extend the series down to all rows. In Fig. 140, the record numbers will continue in a 1, 2, 3, 4 sequence. There are other Fill possibilities. One cool technique is to Fill Weekdays. Enter a starting date in one cell. Place the cell pointer in that cell. Right-clickand drag the Fill handle down several cells. The tooltip will indicate that you are filling the series with daily dates. When you release the mouse button, you will have several options to choose from, as shown in Fig. 141. Select Fill Weekdays to fill in only Monday through Fridays.

Nói thêm: Cái nút Fill Handle cóthể dùng để mở rộng 1 dãy số. Chọn 2 ô kế nhau sao cho Excel có thể mở rộng dãy số. Doubled-click cái Fill Handle để fill chuỗi số xuống mọi dòng. Ở hình 140, số thứ tự sẽ được điền vào theo thứ tự 1, 2, 3, 4. Còn 1 khả năng khác nữa của nút Fill Handle. Một kỹ năng fill là chỉ fill ngày làm việc. Hãy gõ 1 ngày bắt đầu vào 1 ô. Khi ô chọn là ô vừa gõ, Dùng chuột phải kéo nút Fill Handle xuống. Trong khi kéo thì cái tool tip nhỏ nhỏ cho thấy đang fill ngày tuần tự. Khi buông chuột ra, bạn sẽ thấy có nhiều chọn lựa như hình 141. Chọn Fill Weekdays để chỉ điền những ngày từ thứ 2 đến thứ sáu.

Fig. 140

Fig. 141

78 of 853
Additional Information: The Fill handle is a shortcut to default settings in the Edit – Fill – Series command. Enter a cell, select that cell and choose Edit – Fill – Series to display a dialog where you can specify any type of series. As shown in Fig. 142, the dialog will fill the odd numbers from 1 to 99, down a column starting with the active cell.

Nói thêm nữa: Nút Fill handle là 1 cách tắt để cài đặt mặc định cho lệnh Edit – Fill – Series. Gõ vào 1 ô, chọn ô đó và chọn Edit – Fill – Series để hiện ra hộp thoại nhằm chọn lựa bất kỳ kiểu dãy số nào. Hình 142 cho thấy cách điền các số lẻ từ 1 đến 99, xuống 1 cột bắt đầu từ ô đang chọn.

Fig. 142

Summary: Learn to double-click the Fill handle to quickly copy a formula down to all cells in a range of data.
Tóm tắt: Học cách click đôi vào Nút Fill handle để sao chép nhanh công thức xuống mọi dòng có dữ liệu bên dưới.

 

[ptm0412]

QUICKLY TURN A RANGE ON ITS SIDE
ĐỔI CHIỀU 1 VÙNG CHỌN NHANH CHÓNG

Problem: As shown in Fig. 143, you have a column of 20 dement names. You need to build a spreadsheet with those names going across row 1.

Strategy: Use the Paste Special – Transpose option to turn the range on its side.
1) Highlight the dement names in column A.
2) From the menu, select Edit – Copy to copy the cells to the clipboard.
3) Move the cell pointer to a blank area of your worksheet. In this case, perhaps cell C1.
4) From the menu, select Edit – Paste Special. In the Paste Special dialog box, choose the Transpose option, as shown in Fig. 144. Choose OK.

Vấn đề: Như hình 143, bạn có 1 cột với 20 cái tên. Bạn muốn tạo 1 sheet mới với những tên đó xoay ngang ở dòng 1.

Biện pháp: Dùng Paste Special – Transpose để xoay vùng dữ liệu.
- Đánh dấu những cái tên đó ở cột A.
- Mở Menu Edit Copy để sao vùng này vào bộ nhớ tạm.
- Dời ô chọn đến 1 ô khác của bảng tính. Trường hợp này, có lẽ ta sẽ chọn C1.
- Mở Menu Edit, chọn Paste Special. Trong hộp thoại hiện ra, click chọn Transpose, như hình 144, và OK.

Fig. 143

Fig. 144
80 of 853
Result: As shown in Fig. 145, the dement names from column A are turned sideways and fill cells C1 to Z1.
Gotcha: The columns that you paste to will not automatically resize to fit the data. Select C1:Z1 and from the menu, choose Format – Columns – Auto Fit Selection.
Additional Information: The Paste Special Transpose technique can also be used to convert a horizontal row of numbers into a column. The technique can also be used to turn a rectangular range on its side. In Fig. 146, Range A14 was transposed to Range A69.

Kết quả: Như hình 145, những cái tên cột A đã xoay ngang từ C1 đến Z1.
Ghi chú: Những cột mới paste vào sẽ không tự động mở rộng cho vừa chiều ngang, hãy chọn vùng C1:Z1 và chọn trong menu format mục Columns – Auto fit Selection.

Nói thêm: Paste Special Transpose cũng có thể chuyển dữ liệu từ hàng ngang thành cột dọc. Kỹ năng này cũng có thể dùng để xoay chiều vùng dữ liệu chữ nhật nhiều dòng và cột. Như hình 146, vùng A14 đã được xoay thành vùng A69.

Fig. 145

Fig. 146

Summary: Using the Paste Special Transpose technique is useful to quickly turn a range of values on its side.

Tóm tắt: Dùng Paste Special Transpose để xoay chiều 1 vùng dữ liệu.

 

[ptm0412]

STOP EXCEL FROM AUTOCORRECTING CERTAIN WORDS
NGĂN EXCEL KHÔNG CHO TỰ ĐỘNG SỬA LỖI 1 SỐ TỪ.

Problem: Every time you type the name of your WYA Division, as shown in Fig. 147, Excel changes “WYA” to “WAY”, as shown in Fig. 148. It is impossible to type WYA without entering it as a formula: =”W”&”Y”&”A”.
Strategy: There is a large list of words that are automatically replaced as you type. Excel added this feature to correct common mistypings. This is a good feature, unless you routinely have to type one of the words that
Excel thinks is wrong. Luckily, you can edit this list without turning it off.
From the Tools menu, select AutoCorrect options. On the AutoCorrect dialog, go to the AutoCorrect tab. Look
in the Replace Text as You Type section. Scroll down to the list to find where it replaces WYA with WAY. Select that line and click Delete, as shown in Fig. 149.

Vấn đề: Mỗi khi bạn gõ chữ viết tắt WYA cúa 1 bộ phận, Excel lại tự đổi “WAY” thành “WAY” như hình 147 và 148. Không thể nào gõ những chữ này trừ khi gõ 1 công thức =”W”&”Y”&”A”
Biện pháp: Có 1 danh sách dài những từ mà Excel sẽ tự động sửa khi bạn đánh vào. Excel dùng danh sách này để sửa những lỗi chính tả thường gặp. Đây là 1 tiện ích tốt, trừ khi bận muốn gõ đúng cái từ mà Excel cho là sai. May thay, bạn có thể sửa cái danh sách này mà không cần tắt nó đi.
Mở Menu Tools, chọn Autocorrect Options. Trong hộp thoại hiện ra, mở tab AutoCorrect. Ngó vào vùng Replace Text as You Type. Kéo xuống cho đến khi thấy chỗ Excel sửa WYA thành WAY. Clickchọn dòng đó và nhấn Delete như hình 149.

Fig. 147

Fig. 148

Fig. 149

82 of 853
Summary: You can edit how Excel will autocorrect words without turning off the feature by going to Tools – AutoCorrect – Options and removing the selected lines from the list.
Tóm tắt: bạn có thể sửa danh sách các từ được Excel tự động sửa mà không cầnb tắt chức năng này bằng cách sửa trong Menu Tools - Autocorrect Options.

 

[ptm0412]

USE AUTOCORRECT TO ENABLE A SHORTCUT
DÙNG AUTOCORRECT ĐỂ TẠO NHỮNG TỪ GÕ TẮT.

Problem: You work for John Jacob Jingleheimer Schmidt. It is frustrating to type this name continuously.
Strategy: Set up an AutoCorrect entry to replace JJJS with John Jacob Jingleheimer Schmidt.
From the menu, select Tools – AutoCorrect options. In the Replace section, type JJJS. In the With section, type the complete name, click Add, as shown in Fig. 150.

Vấn đề: Bạn đang làm việc cho Công ty John Jacob Jingleheimer Schmidt. Thật là nản nếu phải gõ đi gõ lại cái tên công ty đầy đủ này.
Giải pháp: Cài đặt 1 từ tắt cho mục AutoCorrect để thay thế JJJS bằng John Jacob Jingleheimer Schmidt.
Vào lại mục Tools - Autocorrect Options trong Menu Tools. Trong vùng Replace, gõ JJJS. Trong vùng With, gõ John Jacob Jingleheimer Schmidt, nhấn Add.

Fig. 150

Result: Typing “JJJS”, as shown in Fig. 151, will cause the just the replacement word to appear.
After typing a Space or hitting Enter to finish the cell, “JJJS” will change to the complete name, as shown in Fig. 152.
Summary: Using Tools – AutoCorrect and adding a shortcut for a long or difficult word will cause AutoCorrect to fill it in for you.

Kết quả: khi gõ JJJS vào như hình 151, sau khi gõ 1 dấu cách hoặc nhấn Enter, JJJS sẽ đổi thành nguyên tên như hình 152.

Fig. 151

Fig. 152

Tóm tắt: Dùng Tools – Autocorrect và thêm vào danh sách 1 số các từ gõ tắt cho 1 từ hoặc 1 nhóm từ dài và khó đánh. Excel sẽ làm điều đó cho bạn.

 

[ptm0412]

WHY WON’T THE TRACK CHANGES FEATURE WORK IN EXCEL?
TẠI SAO KHÔNG NÊN DÙNG CÔNG CỤ TRACK CHANGES TRONG EXCEL

Problem: After using Tools – Track Changes, you cannot insert cells.
Strategy: Track Changes is a great feature in Word. However, when you turn on Track Changes in Excel, Microsoft automatically makes your workbook a shared workbook. If you select Tools – Track Changes, Excel
will share your workbook, as shown in Fig. 153.
Vấn đề: Sau khi sử dụng công cụ Tools- Track Changes, bạn không thể insert cell.
Giải thích: TrackChanges là 1 công cụ mạnh trong Word. Dù vậy, khi bật chế độ Track Changes trong Excel, Excel sẽ share bảng tính của bạn như hình 153.

Fig. 153

84 of 853
The shared workbook function in Excel has so many limitations that it is nearly impossible to use. Once you share a workbook, you cannot do any of the following tasks:
• Insert blocks of cells
• Delete worksheets
• Merge or unmerge cells
• Change conditional formatting or data validation
• Create charts
• Insert drawing objects, hyperlinks, scenarios
• Use automatic subtotals
• Use pivot tables
• Record or edit macros
• Enter CSE or array formulas
• Use data tables
It is possible that a novice Excel user might never use the above features. It is even possible that before you bought this book, you never used those features. However, sharing a workbook makes it virtually unusable for an intermediate Excel user. There is no strategy for this. Unless your changes will only involve radically simple worksheet changes, avoid the Track Changes and Share Workbook options.
Summary: Using Track Changes in Excel should be avoided.

Khi bảng tính bị share, nó sẽ bị những hạn chế và gần như không thể sử dụng. Một khi share bảng tính, bạn không thể thực hiện những việc sau:
- Insert cell
- Xoá sheet
- Merge cells hoặc gỡ bỏ Merge cells.
- Thay đổi các định dạng có điều kiện hoặc các ràng buộc bởi validation.
- Tạo biểu đồ.
- Insert những object, hyperlink hay scenarios,
- Dùng SubTotal tự động.
- Tạo Pivot table
- Ghi lại hay tạo Macro hay sửa macro.
- Dùng hàm hay công thức mảng
- Dùng công cụ Data Table.

Có thể 1 anh sử dụng Excel tập sự sẽ chả bao giờ dùng những công cụ trên. Thậm chí khi chưa mua sách này (Learn Excel with Mr. Excel), bạn chưa hề dùng đến những công cụ ấy. Dù vậy, Share bảng tính làm bó tay mấy anh xài Excel cỡ trung bình và cấp cao. Vậy trừ khi những thay đổi chỉ thực hiện trong bảng tính đơn giản, đừng dùng chức năng hay công cụ Track Changes.
Tóm tắt: tránh dùng chức năng Track Changes trong Excel.

 

[ptm0412]

COPY CELLS FROM ONE WORKSHEET TO MANY WORKSHEETS
SAO CHÉP TỪ 1 SHEET SANG NHIỀU SHEETS KHÁC.

Problem: You have twelve monthly worksheets in a workbook. You’ve made changes to January and now need to copy the changes to the other eleven worksheets.
Strategy: After you’ve successfully made changes to January, follow these steps:
1) Select the January worksheet. While holding down the Shift key, select the December worksheet. This will select all twelve worksheets and the January worksheet will be the active sheet.
Note: If your changes are in a middle sheet, such as April, then the process is different. First, click the April worksheet. Next, Shift+Click the December sheet, and then Ctrl+Click the January, February, March sheets.
2) Select the cells that you want to copy. If the cells are not adjacent, select the first range and then Ctrl+ select the remaining ranges.
3) From the menu, select Edit – Fill – Fill Across Worksheets, as shown in Fig. 154.
4) From the dialog, as shown in Fig. 155, select if you want to copy values, formats, or both.

Fig. 154

Fig. 155

Vấn đề: Bạn có 12 sheet cho 12 tháng dữ liệu. Bạn đã thực hiện 1 số thay đổi cho sheet tháng 1 và muốn sao chép những thay đổi đến 11 sheet còn lại.
Giải pháp: Sau khi sửa đổi hoàn chỉnh cho tháng 1, làm những bước sau:
1. Chọn sheet tháng 1. Rồi nhấn giữ phím shift, click chọn sheet tháng 12. Bước này nhằm chọn cùng lúc 12 sheet trong khi sheet tháng 1 là sheet hiện hành.
Chú ý: Nếu những thayđổi của bạn đã làm trong 1 sheet ở khoảng giữa các sheet, giả sử sheet tháng 4, quy trình chọn hết các sheet có hơi khác: Trước tiên click chọn sheet tháng 4, sau đó Shift và click sheet tháng 12. Cuối cùng là Ctrl và click lần lượt các sheet tháng 1, 2 và 3.
2. Chọn những ô cần copy. nếu những ô này không liền kề nhau, hãy nhấn Ctrl trong khi chọn.
3. Mở menu Edit, chọn Fill – Fill across Worksheets, như hình 154
4. Trong hộp thoại hiện ra như hình 155, chọn nếu bạn muốn chép giá trị, định dạng, hoặc cả 2.
86 of 853
Gotcha: After this, right-click any sheet tab and select Ungroup. If you fail to ungroup, any changes you make to the active worksheet will be made to all worksheets.
Additional Details: This command is fairly difficult to use. You have to be able to group sheets and then make the sheet with the changes to copy the active (top) sheet. The above steps are designed to help select
all sheets. If you need to copy from March to only June, September, December, then you might do this:
1) Select March to make it the active sheet.
2) Ctrl+ select June to add to the group.
3) Ctrl+ select September to add to the group.
4) Ctrl+ select December to add to the group.
5) Do the Edit – Fill – Fill Across Worksheets.
Summary: To copy cells from one worksheet to several other worksheets, select the worksheets to copy to, including the worksheet that has the data to copy. With that worksheet as the active sheet, select the data to copy, and then select Edit – Fill – Fill Across Worksheets.

Ghi chú: Sau khi làm xong, nhấn chuột phải vào sheet tab bất kỳ và chọn Ungroup. Nếu không, mọi thay đổi bạn sắp thực hiện cho sheet hiện hành sẽ xuất hiện trong mọi sheet.
Nói thêm: Lệnh này của Excel hơi khó thực hiện. Bạn phải group các sheet cần thiết và để sheet với những thay đổi cần sao chép làm sheet hiện hành. Những bước như trên sẽ chọn tất cả các sheet. Nếu bạn cần sao chép từ sheet tháng 3 cho chỉ 3 sheet tháng 6, 10, và 11; bạn phải làm như sau:
- Chọn sheet tháng 3
- Ctrl và chọn sheet tháng 6 cho thêm vào nhóm
- Ctrl và chọn sheet tháng 10 cho thêm vào nhóm
- Ctrl và chọn sheet tháng 11 cho thêm vào nhóm
- Thi hành lệnh Edit – Fill – Fill Across Worksheets.

Tóm tắt: Để sao chép các ô từ 1 sheet đến nhiều sheet khác, Chọn hết các sheet cần chép đến và sheet cần sao, chọn các ô cần sao rồi thực hiện lệnh Edit – Fill – Fill Across Worksheets.

 

[ptm0412]

HAVE EXCEL TALK TO YOU
HÃY ĐỂ EXCEL ĐỌC DỮ LIỆU CHO BẠN.

Problem: You have many numbers to enter, but you are notoriously bad at keying data.
Strategy: Have Excel’s speech utility speak each number as you complete an entry.
Note: This feature is not in the default install. The first time you try to use it, you may need your installation CDs.
1) Before trying the Speech option, go to the Windows Control Panel and choose Speech. On the Text to Speech tab, there should be three different voices available, as shown in Fig. 156. Choose the one that is the least annoying to you.
2) Back in Excel, select Tools – Speech – Show Text to Speech toolbar from the menu, as shown in Fig. 157.
3) Choose the Speak On Enter icon in the Text To Speech toolbar, as shown in Fig. 158. As you enter new cells, the computer voice will speak the entry, allowing you to audibly check the entries.
Vấn đề: Bạn có nhiều con số phải gõ vào bảng tính, mà bạn nổi tiếng là hay gõ sai những phím số.
Biện pháp: Hãy để Excel đọc những con số bạn vừa gõ xong.
Chú ý: Chức năng này mặc định không có sẵn khi cài đạt Office. Lần đầu sử dụng nó, có thể bạn phải cho đĩa cài đặt Office vào.
1. Trước khi thử chức năng này, hãy vào Control Panel của Windows, chọn Speech. Trong tab Text to Speech, sẽ có sẵn 3 giọng nói như hình 156. Chọn 1 giọng nào mà ít khó chịu nhất đối với bạn.
2. Trở lại Excel, vào Menu Tools chọn Speech – Show Text to Speech toolbar như hình 157,
3. Nhấn biểu tượng Speak on Enter trên thanh công cụ này theo hình 158. Khi nhấn Enter sau khi gõ dữ liệu vào ô, âm thanh của máy sẽ phát lên, đọc lại dữ liệu mới nhập vào, và bạn có thể kiểm tra dữ liệu bằng âm thanh.

Fig. 156

Fig. 157

Fig. 158
88 of 853
4) You can also select a range of cells and, as shown in Fig. 159, press the Speak Cells button to have all of the cells read to you.
4. Bạn có thể chọn 1 vùng nhiều ô và nhấn biểu tượng Speak cells như hình 159 để Excel đọc lần lượt hết các ô đang chọn.

Fig. 159

Summary: Excel’s text-to-speech tools can help you to verify your data entry.
Tóm tắt: Công cụ Text to speech của Excel giúp bạn kiểm tra bằng giọng nói dữ liệu nhập vào.

 

[ptm0412]

ENTER SPECIAL SYMBOLS
INSERT NHỮNG KÝ HIỆU ĐẶC BIỆT
Problem: You work in the music business. You routinely have to enter copyright symbols.
Strategy: Use (c) followed by a space as a shortcut for the © symbol. Use (r) as the shortcut for the registered trademark symbol, ®. For other special symbols, use Insert – Symbol to display the Symbol dialog, as shown in Fig. 160.
Vấn đề: Bạn đang làm việc cho 1 doanh nghiệp âm nhạc. Bạn thường xuyên phải sử dụng những ký hiệu đăng ký bản quyền “©”.
Giải pháp: Dùng các ký tự (c) sau 1 dấu cách như 1 phím tắt cho ký hiệu ©. Dùng các ký tự (r) cho ký hiệu ®. Với những ký hiệu khác, dùng lệnh Insert Symbol để hiện bảng các ký hiệu như hình 160.

Fig. 160

Select any symbol from the dialog and choose Insert to type the symbol in the cell.
Summary: To insert symbols in your worksheet use Insert – Symbol.
Chọn bất kỳ ký hiệu nào bạn muốn trong bảng và nhấn nút Insert để nhập vào ô.
Tóm tắt: Dùng Insert - Symbol để chèn những ký hiệu vào dữ liệu của bạn.

 

[ptm0412]

FIND TEXT ENTRIES
TÌM NHỮNG DỮ LIỆU KIỂU TEXT.
Problem: You suspect that there are cells in your data with text numbers instead of numbers. There is no easy way to visually locate these cells in versions before Excel 2002. In Excel 2002, these text cells, as well as a variety of other potential errors, are noted by a dark green triangle in the upper left corner of the cell. As shown in Fig. 161, cells C4 and E4 have a triangle in their upper left corners because they are text entries that look like numbers.
Numbers entered as text cause a variety of problems. Although a formula such as =E6+E4 will include the text number in E4, most functions such as SUM or AVERAGE will ignore the text cells. Text versions of a number will sort to a different place than numeric versions. If you use MATCH or VLOOKUP function, a text version of 3446 will not match a numeric version of 3446.
Vấn đề: Bạn ngờ rằng có những ô trong bảng tính của bạn có những ô chứa số dạng text thay vì dạng số. Không có cách nào dễ để nhanh chóng tìm những ô này khi sử dụng Excel đời trước Excel 2002. Từ 2002, những ô dạng này và 1 số lỗi dữ liệu tiềm tàng khác nữa, được đánh dấu bởi 1 tam giác nhỏ màu xanh ở góc trên bên trái của ô. Như hình 161, ô C4 và E4 có cái tam giác này vì chúng là dữ liệu dang text nhưng trông thì là số.
Số được nhập vào dạng text gây ra 1 loạt vấn đề. Mặc dù 1 công thức như =E6+E4 sẽ cộng được text ở ô E4, nhưng phần lớn những hàm như SUM, AVERAGE sẽ bỏ qua những ô này. Số dưới dạng text sẽ không được sắp thứ tự giống như sắp thứ tự số thực sự. Nếu bạn dùng hàm dò tìm như VLOOKUP hay MATCH, 1 chuỗi text 3446 sẽ không được coi như bằng số 3446 khi đi dò tìm.


Strategy: Locate all the text entries so you can convert them to numbers.
1) Select the entire range of data by selecting one cell and then hitting Ctrl+*.
2) From the menu, select Edit – Go To Special – Constants – Text. In order to select Text, as shown in Fig. 162, you will actually have to unselect the other three options: Numbers, Logicals, and Errors.

Biện pháp: Xác định vị trí những ô có số dạng text để có thể chuyển đổi chúng thành số thực sự.
1. Chọn nghuyên vùng dữ liệu bằng cách chọn 1 ô và nhấn Ctrl + *.
2. Vào Menu Edit chọn Go To Special – Constants – Text. Nhằm mục đích chọn text, trong hình 162, bạn sẽ phải bỏ chọn những mục Number, Logicals, và Errors.

Fig. 161

Fig. 162

Result: All of the text entries will be highlighted, as shown in Fig. 163.
Kết quả: Mọi dữ liệu dạng text sẽ được chọn như hình 163.

Fig. 163

Additional Information: There are a number of ways to convert these cells from text to numbers. The easiest way, though, is to get all of the text cells in one contiguous range. If you can sort the data by column E descending, all of the text entries will sort to the top of the list, as shown in Fig. 164.
In Excel 2002, you can convert a contiguous range of text numbers. Use the Exclamation dropdown and select Convert to Number, as shown in Fig. 165. This method only works if the top left cell in your selection
contains a number stored as text.
Nói thêm: Có 1 số cách để chuyển những ô này từ text thành số. Cách dễ nhất, chọn mọi ô có dữ liệu số dạng text trong 1 vùng liên tục. Nếu bạn có thể sắp dữ liệu này theo thứ tự giảm dần của cột E, mọi ô dạng text sẽ nằm trên cùng của vùng dữ liệunhư hình 164.
Trong Excel 2002, bạn có thể chuyển đổi 1 vùng liên tục những dữ liệu số dạng text: Nhấn vào nút có dấu chấm than (!) và chọn Convert to Number trong danh sách xổ xuống như hình 165. Cách này chỉ hoạt động khi ô trên cùng bên trái là ô cần chuyển đổi.

Fig. 164

Fig. 165

For earlier versions of Excel, you can use this trick. Enter a zero in a blank cell. Copy the cell with the zero using Ctrl+C. Highlight the text cells. As shown in Fig. 166, from the menu, choose Edit – Paste Special
– Values – Add – OK. By adding a zero to the text cells, they will be converted to real numbers.
Với những version trước 2002, bạn dùng cách này: Gõ 1 số không vào 1 ô bất kỳ. Copy ô bằng Ctrl + C. Đánh dấu chọn vùng có các ô số dạng text. Xem hình 166, chọn Paste Special – Values – Add trong menu Edit. Bằng cách cộng zero vào những ô này, chúng trở thành số thực sự.

Fig. 166

Summary: Text entries that look like numbers are one of the more confusing aspects of Excel. Formulas that directly refer to the cell will calculate correctly, yet common functions like SUM and AVERAGE will not work. This technique shows a way to locate text cells and a couple of strategies for correcting them.

Tóm tắt: Số lưu dưới dạng text, là 1 trong những điều khó chịu của Excel. Công thức tính toán trực tiếp vào ô sẽ tính được, nhưng 1 số hàm hnư Sum, Match, Lookup… sẽ không thực hiện được. Bài này chỉ ra 1 cách để xác định các ô này và 1 số cách sửa chúng thành số thực sự.

HẾT PHẦN 1