Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả?

[bluesoftsbl1]

Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả?​

Quản trị hàng tồn kho tốt là một trong những hoạt động quan trọng giúp DN tăng vốn lưu động, giảm thiểu hàng hóa tồn kho, tăng hiệu quả sử dụng vốn cũng như giảm sự lãng phí thất thoát hàng hóa, nguyên vật liệu, thiết bị dụng cụ trong kho cùng với việc đảm bảo cập nhật chính xác thông tin tình trạng kho hàng. Xét trên phương diện quản trị và kế toán, họ chỉ quan tâm làm thế nào để bất cứ thời điểm kiểm kê thì chênh lệch sổ sách và tồn kho thực tế là bằng 0 hay nói cách khác tức là việc cập nhật liên tục, kịp thời chính xác tình trạng hàng hóa trong kho, phản ánh đúng thực tế kho hàng.
Điều này dường như là không thể khi kho hàng đủ lớn với nhiều loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đa dạng, phức tạp và hoạt động quản lý kho hàng chỉ với phương thức thủ công. Tuy nhiên, không phải là không thể. Để làm được điều này cần phải đảm bảo 4 yếu tố sau:
- Quy trình xuất – nhập – tồn kho của công ty/DN phải rõ ràng, chi tiết, khoa học
Một quy trình quản lý xuất, nhập, tồn kho càng khoa học, rõ ràng và chi tiết bao nhiêu thì việc vận hành nó sẽ đơn giản và nhanh gọn bấy nhiêu. Để có một quy trình quản lý các hoạt động của kho hàng hiệu quả, hợp lý, rõ ràng, DN cần làm rõ với từng hoạt động xuất, nhập hàng vào kho.

​

Với hoạt động nhập hàng vào kho cần làm rõ: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.
Với hoạt động xuất kho cần làm rõ: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?
Trả lời được những câu hỏi đó thì bạn đã có một quy trình quản lý rõ ràng đủ để các công việc diễn ra liên quan đến hoạt động xuất-nhập kho không bị chồng chéo và liên tục, hiệu quả.

- Quản lý, theo dõi một cách tỷ mỉ và chi tiết nhất

Để đảm bảo việc kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho đáp ứng nhu cầu xuất kho đột xuất của các phòng ban, đơn vị thi công,…hay không? Có cần nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào kho bổ sung hay không? Doanh nghiệp cần phải quản lý danh mục hàng hóa, càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng dễ thống kê, kiểm soát tình trạng đáp ứng của kho hàng bấy nhiêu. Nhờ có việc quản lý, theo dõi một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp hạn chế được tình trạng hàng tồn kho đến han rỉ, hỏng hóc, hao mòn cũng như tình trạng hàng hóa bị thất thoát mà không hề hay biết. Hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ được luân chuyển, bảo quản cẩn thận cũng như được lưu trữ một lượng vừa đủ ở trong kho.

- Có phần mềm và công cụ hỗ trợ

Với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, xây dựng thi công công trình,…đòi hỏi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ trong kho đủ lớn để đáp ứng nhu cầu đột xuất từ các đơn vị, phòng ban. Đồng thời với sự đa dạng của các hàng hóa, nguyên vật liệu thì việc quản lý thủ công trên sổ sách, excel sẽ rất khó đảm bảo sự chi tiết cũng như tỉ mỉ và sẽ gây khó khăn không nhỏ cho sự quản lý hàng trong kho, đánh giá tình trạng đáp ứng nhu cầu xuất hàng của kho.
Để tháo gỡ khó khăn này, cần một phần mềm chuyên dụng hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cùng với việc hỗ trợ công tác phân tích, thống kê, tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng, giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn sẽ là một giải pháp tối ưu giúp cho hoạt động quản lý kho hàng của DN nói riêng và toàn bộ hoạt động của các bộ phận liên quan được hoạt động trơn tru, hiệu quả.

- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho.

Có một quy trình quản lý kho hàng rõ ràng, chi tiết, khoa học; có được hệ thống quản lý hàng hóa chi tiết, tỉ mỉ; có được phần mềm chuyên dụng cho hoạt động quản lý kho nhưng vẫn là chưa đủ để đảm bảo hoạt động quản lý kho sẽ hiệu quả. Lý do đơn giản là con người là nhân tố chính sử dụng và quyết định những yếu tố đó. Người thủ kho, quản lý kho lại thiếu kĩ năng, kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tính cách thiếu tỉ mỉ cẩn thận, thao tác chậm chạp,…đều ảnh hưởng đến hoạt động quản lý kho. Nhẹ thì giải quyết chậm chạp ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của những bộ phận liên quan đến kho hàng. Nghiêm trọng là những vấn đề thất thoát, hàng hóa hỏng hóc, ghi sổ nhầm lẫn, thiếu xót, không cân đối giữa thực tế và sổ sách.
Do đó, một trong những nhân tố chính, quan trọng để đảm bảo giúp DN có một họat động quản lý kho hàng hiệu quả là có được đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, thành thạo những nghiệp vụ xuất/nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; sử dụng thành thạo phần mềm; biết cách sắp xếp vị trí hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho khoa học, hợp lý; đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường trong kho bãi; biết cách xây dựng và quản lý mã hàng hóa trong kho cùng với những tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với một người quản lý kho.
DN đảm bảo được đầy đủ 4 yếu tố trên thì sẽ chắc chắn có một hệ thống quản lý hoạt động kho hàng hiệu quả; thao tác, thời gian giải quyết các thủ tục yêu cầu xuất nhập kho được thực hiện ngay lập tức trên phần mềm, sẽ không còn sự chậm trễ giữa việc chờ chuyển yêu cầu xuất/ nhập kho cần xác nhận phê duyệt của quản lý xuống cho thủ kho hòan thành thủ tục trên giấy tờ, sổ sách cũng như hoạt động xuất nhập kho được giải quyết nhanh gọn hơn, giúp nâng cao năng suất làm việc. Bên cạnh việc kho hàng hóa, vật tư được quản lý tỉ mỉ chi tiết đến từng thuộc tính, đơn vị,…sẽ giảm tình trạng thất thoát, mất mát, hư hao do công tác quản lý kho lỏng lẻo.
Mời bạn đọc theo dõi trong những bài viết sau để tìm hiểu Phần mềm Quản lý Kho Chuyên
nghiệp BS Silver giúp các DN quản lý kho hàng hiệu quả như thế nào?
[SƯU TẦM VÀ CHỈNH SỬA]

 

[bluesoftsbl1]

CÁC CHỨC NĂNG VÀ TÍNH NĂNG CHÍNH
(50% tính năng của phần mềm được thực hiện theo đơn đặt hàng từ Công ty SUMITOMO của Nhật Bản)
- Quản lý hàng hóa, vật tư theo nhóm, vị trí trong kho.
- Quản lý hàng hóa theo nhà cung cấp, khách hàng, bộ phận, nhân viên, vụ việc.
- Kiểm soát người dùng chặt chẽ nhờ phân quyền chi tiết theo từng chức năng.
- Thực hiện tính giá xuất kho theo chuẩn của hệ thống kế toán: FIFO, LIFO, AVG – Bình quân liên hoàn, Thực tế đích danh.
- Hạch toán với nhiều loại tiền tệ.
- Các thiết lập về định dạng số, tiền tệ, ngày tháng độc lập với hệ điều hành.
- Cho phép ghi sổ các loại nghiệp vụ liên quan đến kho như:
+ Nhập kho – Mua
+ Nhập kho nội bộ
+ Xuất kho – Trả lại hàng mua
+ Xuất kho – Bán.
+ Xuất kho nội bộ
+ Nhập – Hàng xuất bị trả lại
+ Điều chuyển kho

- Tự động cảnh báo khi hàng tồn trong kho hết hoặc số lượng tồn dưới mức tối thiểu.
- Hỗ trợ công cụ tìm kiếm trong các màn hình danh mục, chứng từ.
- Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa cho nhiều công ty trên cùng một máy tính.
- Cho phép sao lưu và khôi phục CSDL.
- Cho phép nhập tự động danh mục hàng hóa, số dư đầu kỳ từ tệp Excel.
- Cho phép xuất dữ liệu ra tệp với nhiều định dạng: Excel, PDF, Word, HTML, XML,…
- Cung cấp các báo cáo chi tiết theo từng mã hàng (thẻ kho), vụ việc, từng bộ phận, khách hàng, nhà cung cấp theo dạng bảng và biểu đồ.
- Cung cấp các báo cáo tổng hợp xuất- nhập – tồn theo kho, theo khách hàng.
- Hệ thống báo cáo được lọc theo ngày, tháng, quý, năm và lọc theo các đối tượng khác nhau như: mã hàng, kho, vụ việc, bộ phận, khách hàng.
- Phần mềm làm việc với nhiều cửa sổ, các cửa sổ được xếp theo dạng tab giống như các trình duyệt Web Firefox, Internet Explorer.
- Chức năng lọc, sắp xếp có ở mọi nơi và giống Excel.

 

[bluesoftsbl1]

Phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp BS Silver

BS Silver - Phần mềm quản lý kho, cho phép quản lý nhiều hàng hóa, vật tư với nhiều kho.Kiểm soát sự biến động về số lượng và giá trị nhập, xuất của từng mặt hàng, từng kho, bộ phận, vụ việc, khách hàng, nhà cung cấp...
Phần mềm thực hiện theo chuẩn mực kế toán, tương thích hoàn toàn với phần mềm kế toán củaBLUESOFTS, ứng dụng nhiều phương pháp tính giá xuất kho phổ biến như: Bình quân liên hoàn, FIFO(nhập trước, xuất trước), LIFO (Nhập sau, xuất trước) và phương pháp thực tế đích danh.
Phần mềm cung cấp đầy đủ các sổ sách quản lý hàng hóa như các sổ tổng hợp, thẻ kho, phiếu nhập, xuất theo mẫu chuẩn của Bộ tài chính. Ngoài ra phần mềm cung cấp phong phú các dạng biểu đồ giúp cho nhà quản lý nắm bắt nhanh sự biến động về nhập xuất theo các mục đích sử dụng.
Phần mềm cho phép chạy qua mạng LAN và Internet, vì vậy nhiều người (có thể hàng trăm người) có thể cùng kết nối chung vào CSDL để làm việc. Phần mềm quản trị người dùng chặt chẽ nhờ cơ chế phân quyền chi tiết theo từng nhóm người truy cập.

​