Header và Footer

[handung107]

Header và footer trong mỗi section​

Trích từ www.pcworld.com.vn​

Bạn có thể chia các văn bản dài ra thành nhiều phần (section) và đặt Header và Footer riêng cho từng phần. Có nghĩa là có thể đánh lại số trang từ đầu mỗi phần.

Nếu đọc Help, sẽ thấy Microsoft có hướng dẫn tạo một văn bản Master Document. Mỗi phần phải đánh thành văn bản riêng để “nhét” vào văn bản Master. Điều này thật khó chịu, nếu như chúng ta có văn bản không dài lắm. Có một mẹo nhỏ để thực hiện, là ngắt các phần ra, rồi tiến hành điều chỉnh từng phần.

Để đơn giản, bạn hãy đánh tất cả các phần chung vào một văn bản. Đặt trỏ thanh (trỏ của bàn phím) tại vị trí cần ngắt phần, chọn trình đơn Insert Break. Hãy chọn Next page ở mục Section break types. Như vậy bạn đã thực hiện chèn không phải dấu ngắt trang mà là dấu ngắt phần.

Từ đây ta nhìn xuống thanh trạng thái sẽ thấy dòng tương tự như sau:

Nghĩa là bạn đã có 2 phần: section 1 và section 2. Bạn có thể thực hiện lặp lại các bước trên để tạo thêm các phần mới.

Chọn View/Header and Footer để điền nội dung đầu và chân trang in. Tắt bỏ nút Same as Previous để nội dung đầu và chân trang in của section hiện tại khác với các section trước đó.

Việc điền nội dung đầu và chân trang in thì quá đơn giản. Tôi muốn bổ sung thêm cho bạn một số chức năng khác thông qua các trường của Word. Nhấn Ctrl+F9 để hiện ra dấu {|} màu xám để gõ trường Word.

 Muốn chèn số Section, nhập {SECTION}

 Muốn chèn tổng số trang của một Section, nhập {SECTIONPAGES}

 Số trang của section hiện tại có thể đánh tiếp tục theo số của section trước đó. Hoặc có thể đánh lại bắt đầu từ số khác bằng cách chọn Format Pages Number. Ở đây có 2 lựa chọn:

 Chọn Continue From Previous Section: đánh số trang tiếp theo phần trước.

 Chọn StartAt: Để đánh số trang không kế thừa phần trước đó và bắt đầu từ giá trị mà bạn chọn.

 Muốn chèn số trang của toàn văn bản: chọn nút Number of Pages hoặc nhập vào {NUMPAGES}

 Bạn có thể chèn số trang hiện tại bằng chọn nút Page trên thanh công cụ, hoặc nhập vào {PAGE}

 Do các giá trị trường Word trả về kiểu số nên bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia chúng. Ví dụ như trường dưới đây sẽ thực hiện phép tính lấy tổng số trang cộng 4 và trừ số của trang hiện tại.

{={NUMPAGES} +4 -{PAGE}}

Nguyễn Phương Thảo

E-mail: fthaoabc@yahoo.com

 

[handung107]

Header và Footer trong mỗi Section

Trích từ www.pcworld.com.vn​

Hỏi:

Excel có chức năng nào tương tự như Section của Word để chia văn bản ra thành những phần có thể định dạng riêng, ví dụ như header riêng không?

Đáp:

Vì Excel là ứng dụng chuyên về xử lý bảng tính nên không đủ mạnh trong vấn đề dàn trang như Word. Thí dụ, Excel không cung cấp khả năng chia 1 worksheet ra thành nhiều Section có header và footer riêng như bạn muốn, do đó nếu muốn in dữ liệu trong Worksheet Excel ra nhiều trang với header và footer khác nhau thì bạn có thể dùng 1 trong các phương pháp phổ biến sau:

o Chọn in từng phần dữ liệu có header và footer riêng, hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức trước khi in qua menu File.Page Setup.Header/Footer. Nếu cần thực hiện việc in ấn nhiều lần tại những thời điểm khác nhau, bạn có thể ghi lại trình tự điều khiển in trong lần đầu thành 1 macro để dùng dễ dàng cho những lần sau.

o Soạn thảo file Word phục vụ việc chỉnh dạng và in ấn, chia file Word ra nhiều section khác nhau để có header và footer độc lập nhau, vào Excel, chọn copy từng vùng dữ liệu Excel rồi sang Word, dùng menu Edit.Paste special, chọn checkbox "Paste Link" rồi chọn mục "HTML Format" để nhúng đối tượng Excel vào vị trí mong muốn trong file Word. Khi cần in dữ liệu, bạn chỉ in file Word. Khi cần hiệu chỉnh dữ liệu, bạn chỉ cần hiệu chỉnh file Excel, thông tin hiệu chỉnh sẽ được cập nhật tự động sang file Word

 

[handung107]

Vẽ đường thẳng trong Header anh Footer

Trích từ www.pcworld.com.vn


Hỏi:

Trong MS Excel, làm sao để vẽ 1 đường thẳng trong header & footer như Microsoft Word? Tôi dùng SHIFT+/- để vẽ, trên màn hình thấy liên tục nhưng khi in ra lại bị ngắt khúc

Đáp:

Excel không đủ mạnh như Word trong tác vụ chỉnh dạng hình thức. Để vẽ đường thẳng ngang trong header hay footer của trang Excel, bạn có thể dùng 1 trong các phương pháp sau:

1. Dùng 1 font chữ chứa 1 ký tự đặc biệt, ký tự này là lằn gạch ngang từ biên trái sang biên phải của ký tự, rồi soạn header hay footer bằng 1 chuỗi những ký tự gạch ngang này. Ý tưởng của phương pháp này rất giống cách mà bạn thực hiện nhưng đảm đảo footer hay header sẽ được in đúng (lằn gạch ngang liền nét tạo từ các ký tự gạch ngang liên tiếp nhau). Tuy nhiên ít có font chữ thông dụng nào có ký tự gạch ngang thỏa mãn yêu cầu của bạn, bạn cần dùng trình soạn font (như FontoGrapher) để tự vẽ ký tự này theo ý mình rồi dùng nó cho mục đích riêng.

2. Dùng chế độ chỉnh dạng gạch dưới cho header hay footer. Bạn chỉ cần nhập chuỗi ký tự trống (space) đủ lớn, sau đó thiết lập chế độ gạch dưới cho chuỗi ký tự trống này thì sẽ có ngay 1 lằn gạch ngang liền nét. Độ dài của lằn gạch ngang phụ thuộc vào số lượng ký tự trống và co chữ được dùng.

3. Nếu thấy 2 cách trên phiền hà quá, bạn có thể dùng Word để trang trí khung trang cần in gồm header và footer với nội dung và hình thức mong muốn rồi dán nội dung cần in trong trang từ Excel sang.

 

[handung107]

Chèn hình vào Header và Footer trong Excel

Chuyện chèn hình vào Header và Footer của Excel là một việc hầu như không thể bởi nó không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoại trừ văn bản đơn thuần.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể trổ tài mọn để ép Excel phải chiều theo ý mình một chút. Nhưng xin báo trước là nó không thể lặp lại một cách tự động các hình ảnh ở mỗi trang. Do đó, buộc bạn phải làm thủ công.

Đầu tiên, bạn mở Microsoft Excel ra, vào File/ Page Setup/ thẻ Sheet, gõ vào Rows to Repeat at Top số dòng thích hợp hoặc Columns to Repeat at Top số cột thích hợp. (số hàng và cột tùy vào vị trí bạn sẽ đặt hình vào đây)

Bây giờ, bạn có thể dùng Menu Insert / Picture/ From File và chọn hình hay Logo nào muốn đặt và bạn có thể thấy hình này sẽ được lặp lại tại tất cả các trang giấy tiếp theo khi bạn in ra