Hỏi về cách giảm tải dung lượng file excel

[noisy]

Chào Anh/Chị

Em có một file excel làm thống kê xuất nhập tồn do file của em có là làm mỗi ngày 1 sheet,
1 sheet khoảng 10.000 dòng nên cứ đến tầm 25-30 hàng tháng là mỗi lần mở file load lên rất lâu,

Em hỏi Anh/Chị là có cách nào để giảm tải dung lượng để sử dụng mượt hơn không ạ

Em cảm ơn nhiều.

 

[Maika8008]

Chào Anh/Chị

Em có một file excel làm thống kê xuất nhập tồn do file của em có là làm mỗi ngày 1 sheet,
1 sheet khoảng 10.000 dòng nên cứ đến tầm 25-30 hàng tháng là mỗi lần mở file load lên rất lâu,

Em hỏi Anh/Chị là có cách nào để giảm tải dung lượng để sử dụng mượt hơn không ạ

Em cảm ơn nhiều.

1/ Bỏ công thức, chỉ dùng VBA, hoặc dùng công thức nhưng chỉ dòng đầu thôi, khi cần chỗ nào thì mới copy xuống (có thể ghi lại macro việc copy rồi dùng cho nhiều lần sau)
2/ Tách ra làm 2 hoặc 3 file/tháng

 

[VetMini]

Công việc ghi chép phát sinh và kết quả của phát sinh là công việc của CSDL.
Excel căn bản là bảng tính trải rộng. Đem nó đi làm cong việc của Access đương nhiên là khó khăn rồi.

Kể từ Excel 2013, có công cụ Data Model giúp cho Excel vượt qua được giới hạn trên rất nhiều.

Tôi nói câu này đã biết bao nhiêu lần, như cái đĩa hát cũ cứ lè nhè mãi một điệp khúc:
Khi dữ liệu lên đến hằng chục nghìn dòng, và phải làm việc thường xuyên với chúng thì phải nghĩ đến Data Model. Từ "thường xuyên" có nghĩa là nếu chỉn thỉnh thoảng mới gặp thì thôi ráng chịu chạy chậm chả sao.

Tôi nói câu này cũng rất nhiều lần (và lần nào cũng bị người ta chưởi vì chạm tự ái):
Nếu thường xuyên làm việc với số dữ liệu khủng mà không biết Data Model là do lười biếng và ỷ lại, không biết cập nhật kiến thức và kỹ năng.

 

[HieuCD]

Chào Anh/Chị

Em có một file excel làm thống kê xuất nhập tồn do file của em có là làm mỗi ngày 1 sheet,
1 sheet khoảng 10.000 dòng nên cứ đến tầm 25-30 hàng tháng là mỗi lần mở file load lên rất lâu,

Em hỏi Anh/Chị là có cách nào để giảm tải dung lượng để sử dụng mượt hơn không ạ

Em cảm ơn nhiều.

Thay vì mỗi ngày 1 sheet thử chuyển 1 tháng hoặc 1 năm chỉ dùng 1 sheet

 

[ptm0412]

Thay vì mỗi ngày 1 sheet thử chuyển 1 tháng hoặc 1 năm chỉ dùng 1 sheet

Hiện tại mỗi tháng 10 ngàn dòng, 1 tháng 1 sheet là 300 ngàn dòng, không kịp đến 1 năm. Dù vậy bản thân dữ liệu cũng đã rất nặng rồi.
Giải pháp là mỗi ngày 1 file (1 sheet) và chỉ nhập liệu. Cuối tháng tổng hợp bằng power pivot (query) combine. Cuối năm tổng hợp như vậy từ 12 file tổng hợp tháng. Các file tổng hợp không lưu xuống mà chỉ kết nối.
Ghi chú:
Gọi là "tổng hợp" nghĩa là đã xoá bớt cột, group by các kiểu, số lượng dòng sau khi tổng hợp đã nhỏ lại nhiều
Tôi vẫn gợi ý excel mà không phải access hay hệ cơ sở dữ liệu khác vì cái tầm của đa số người dùng cấp nhân viên không quyết định được.

 

[HieuCD]

Hiện tại mỗi tháng 10 ngàn dòng, 1 tháng 1 sheet là 300 ngàn dòng, không kịp đến 1 năm. Dù vậy bản thân dữ liệu cũng đã rất nặng rồi.
Giải pháp là mỗi ngày 1 file (1 sheet) và chỉ nhập liệu. Cuối tháng tổng hợp bằng power pivot (query) combine. Cuối năm tổng hợp như vậy từ 12 file tổng hợp tháng. Các file tổng hợp không lưu xuống mà chỉ kết nối.
Ghi chú:
Gọi là "tổng hợp" nghĩa là đã xoá bớt cột, group by các kiểu, số lượng dòng sau khi tổng hợp đã nhỏ lại nhiều
Tôi vẫn gợi ý excel mà không phải access hay hệ cơ sở dữ liệu khác vì cái tầm của đa số người dùng cấp nhân viên không quyết định được.

"file excel làm thống kê xuất nhập tồn do file của em có là làm mỗi ngày 1 sheet, 1 sheet khoảng 10.000 dòng"
1 ngày nhập thủ công 10.000 dòng khó có khả năng xảy ra, thường xuất từ phần mềm, lúc đó không cần lưu dữ liệu chỉ lưu báo cáo tổng hợp và 1 sheet là đủ

 

[VetMini]

"file excel làm thống kê xuất nhập tồn do file của em có là làm mỗi ngày 1 sheet, 1 sheet khoảng 10.000 dòng"
1 ngày nhập thủ công 10.000 dòng khó có khả năng xảy ra, thường xuất từ phần mềm, lúc đó không cần lưu dữ liệu chỉ lưu báo cáo tổng hợp và 1 sheet là đủ

Bạn nghĩ doanh nghiệp xuất nhập tồn một ngày 10 ngàn lần (chắc dùng máy scan code) dùng Excel để gom dữ liệu à?
Cái "phần mềm" ấy nó có một cặp môi, và một cái lưỡi.

Xuất dữ liệu bây giờ người ta dùng CSV cho nó chuẩn, đa nền tảng.

Hiện tại mỗi tháng 10 ngàn dòng, 1 tháng 1 sheet là 300 ngàn dòng, không kịp đến 1 năm. Dù vậy bản thân dữ liệu cũng đã rất nặng rồi.
Giải pháp là mỗi ngày 1 file (1 sheet) và chỉ nhập liệu. Cuối tháng tổng hợp bằng power pivot (query) combine. Cuối năm tổng hợp như vậy từ 12 file tổng hợp tháng. Các file tổng hợp không lưu xuống mà chỉ kết nối.
Ghi chú:
Gọi là "tổng hợp" nghĩa là đã xoá bớt cột, group by các kiểu, số lượng dòng sau khi tổng hợp đã nhỏ lại nhiều
Tôi vẫn gợi ý excel mà không phải access hay hệ cơ sở dữ liệu khác vì cái tầm của đa số người dùng cấp nhân viên không quyết định được.

Tầm chức vụ của người tổng hợp số dữ liệu này không thể thấp. Trừ phi cái "phần mềm" xuất dữ liệu là cái tôi đề cập ở trên.
Công ty không thể giao công việc này cho người kém. Vì nắm không được báo cáo sẽ nát bét hết.

Điển hình là sau khi bạn hay tác giả bài #6 giúp cho code xong, liệu thớt có hiểu nổi cái code ấy để bảo đảm dữ liệu đầu ra chăng?

 

[phuongvq123]

Công việc ghi chép phát sinh và kết quả của phát sinh là công việc của CSDL.
Excel căn bản là bảng tính trải rộng. Đem nó đi làm cong việc của Access đương nhiên là khó khăn rồi.

Kể từ Excel 2013, có công cụ Data Model giúp cho Excel vượt qua được giới hạn trên rất nhiều.

Tôi nói câu này đã biết bao nhiêu lần, như cái đĩa hát cũ cứ lè nhè mãi một điệp khúc:
Khi dữ liệu lên đến hằng chục nghìn dòng, và phải làm việc thường xuyên với chúng thì phải nghĩ đến Data Model. Từ "thường xuyên" có nghĩa là nếu chỉn thỉnh thoảng mới gặp thì thôi ráng chịu chạy chậm chả sao.

Tôi nói câu này cũng rất nhiều lần (và lần nào cũng bị người ta chưởi vì chạm tự ái):
Nếu thường xuyên làm việc với số dữ liệu khủng mà không biết Data Model là do lười biếng và ỷ lại, không biết cập nhật kiến thức và kỹ năng.

chính xác luôn ạ. Dữ liệu hàng chục ngàn dòng thì nên data model chứ máy dù ngon đến mấy cũng sẽ chậm thôi

 

[ptm0412]

Bạn nghĩ doanh nghiệp xuất nhập tồn một ngày 10 ngàn lần (chắc dùng máy scan code) dùng Excel để gom dữ liệu à?

Tầm chức vụ của người tổng hợp số dữ liệu này không thể thấp. Trừ phi cái "phần mềm" xuất dữ liệu là cái tôi đề cập ở trên.
Công ty không thể giao công việc này cho người kém. Vì nắm không được báo cáo sẽ nát bét hết.

Tôi cũng đoán rằng xuất từ phần mềm, còn vụ "nhân viên không có quyền" mà tôi nói là không có quyền truy xuất dữ liệu và không có quyền đòi hỏi kiểu dữ liệu được trích xuất ra và giao cho mình. Những công ty trung bình trở xuống, nhân viên (bao gồm nhân viên tổng hợp, trưởng nhóm, quản lý cấp trung, ...) khi bị giao việc là bị giao đống dữ liệu là cái mà bên phần mềm xuất ra. Dữ liệu đó thường là:
- Do IT quản lý phần mềm chẳng biết gì về yêu cầu của các loại báo cáo, bảo xuất thì xuất nguyên xi những table dữ liệu có khi cả trăm cột. Nếu IT tự cho mình là vua thì chả đòi hỏi thêm được gì
- Hạn chế của phần mềm hoặc hạn chế của bên bán phần mềm: Chỉ có vậy thôi, muốn hơn thì tính thêm tiền, IT cũng không có quyền vào lấy

 

[VetMini]

Tôi cũng đoán rằng xuất từ phần mềm, còn vụ "nhân viên không có quyền" mà tôi nói là không có quyền truy xuất dữ liệu và không có quyền đòi hỏi kiểu dữ liệu được trích xuất ra và giao cho mình. Những công ty trung bình trở xuống, nhân viên (bao gồm nhân viên tổng hợp, trưởng nhóm, quản lý cấp trung, ...) khi bị giao việc là bị giao đống dữ liệu là cái mà bên phần mềm xuất ra. Dữ liệu đó thường là:
- Do IT quản lý phần mềm chẳng biết gì về yêu cầu của các loại báo cáo, bảo xuất thì xuất nguyên xi những table dữ liệu có khi cả trăm cột. Nếu IT tự cho mình là vua thì chả đòi hỏi thêm được gì
- Hạn chế của phần mềm hoặc hạn chế của bên bán phần mềm: Chỉ có vậy thôi, muốn hơn thì tính thêm tiền, IT cũng không có quyền vào lấy

Nếu bạn nói về một công ty có khoảng dưới 1000 phát sinh vật tư (inventory transactions) mỗi ngày thì tôi tin.
Nhưng công ty 10000 phát sinh là chuyện khác. Với tầm này, ban quản lý công ty không thể tệ đến mức độ để cho dữ kiệu tắt nghẽn như vậy.

Tầm cỡ lớn, công ty rất trọng MIS (Mangement Information Systems - Hệ Thống Dữ Liệu Trợ Giúp Quản Lý). Phòng C-Suite (*1) có gồm cả CIO là người có nhiệm vụ phân phối và tom góp dữ liệu. Phòng IT chỉ là một bộ phận dưới trướng người này.

Khả năng lớn nhất là do thớt không có kỹ năng giao tiếp, không thể nói chuyện với các đơn vị khác trong công ty. Chứ người quản lý trong tay bấy nhiêu dữ liệu mà bảo là cấp thấp thì hơi khó tin. Thường thì người này có thể nhờ sếp mình nói thẳng với CIO.

(*1) C-Suite Managers (còn gọi là C-Level Managers): từ C ở đây là Chief. Nhóm này bao gồm CEO (Chief Executive Officer - Tổng Giám Đốc), COO (Chief Operation Officer - Giám Đốc Điều Hành/Thường Vụ), CFO (Chief Finacial OFFicer - Giám Đốc Tài Chính), và CIO (Chief Information Officer - Giám Đốc Thông Tin Quản Lý)