Excel và những vấn đề bạn ít biết

[handung107]

Vấn đề 1 ​

Một cách ghi chú thích​

Bạn YeuDoi và SA_DQ cho biết :

Có một cách để ghi chú thích vào một công thức cũng rất hay không biết mọi người đã biết chưa đó là: sau công thức gõ thêm dấu cộng N(" ghi chú thích").
VD: =sum(A1:A10) + N(" Dòng này dùng để tính tổng ").

Thật ra hàm N("...") là hàm biến những giá trị không phải là số thành số. Nếu như nó là một chuỗi thì thì nó sẽ trả gia trị 0.
Như vậy công thức trên sẽ chỉ cho giá trị đúng giá trị hàm sum còn phần N("...") sẽ cho ra giá trị 0. Đây là một cách ghi chú ngay trong công thức. Chứ không hiện ra bên ngoài kết quả.

 

[handung107]

Vấn đề 2 ​

Lưu File dưới dạng Workspace (.xlw)​

Trong Excel, có những vấn đề mà chúng ta chỉ nghe thóang qua và ít để ý đến, nhưng đôi khi chính những vấn đề này lại thú vị biết chừng nào.
Bạn biết đấy, với một File Excel, bạn có thể lưu nó dưới những dạng sau : Add-in (.xla), Template (.xlt), Backup (.xlk)...Đặc biệt, có dạng lưu Workspace (.xlw) chắc bạn ít biết đến.
Bạn hãy thử mở cùng một lúc vài ba Workbook và dùng lệnh Window / arrange để sắp xếp thứ tự các Workbook này trên màn hình. Sau đó, bạn chọn File / Save Workspace. File này được mặc định với cái tên là Resume, nhưng bạn có thể đặt tên File tùy theo ý bạn.
Bây giờ, bạn đóng các Workbook trên lại, và bạn hãy Click chọn File Resume mà bạn vừa lưu ở trên, bạn sẽ thấy Excel mở cùng lúc các File mà bạn vừa mở lần trước và sắp xếp chúng theo đúng trật tự trước khi lưu
Bạn không nên di chuyển trật tự các File có trong File Workspace, vì Excel sẽ không tìm được các File này nữa. Nếu bạn thay đổi một Workbook có trong File Workspace, bạn phải lưu lại nó, vì thực ra File Workspace chỉ lưu tên và vị trí của các Workbook chứ nó không lưu lại dữ liệu.
Để thay đổi tên và vị trí các Workbook trong File Workspace, bạn hãy mở File Workspace ra, rồi điều chỉnh và sắp xếp lại các File Workbook, sau đó chọn File/ Save Workspace.
Bạn sẽ hỏi tiện ích của File này là gì ?
Nếu bạn thiết kế File Kế Tóan của bạn, và đặt các dữ liệu của bạn trong một Workbook bạn chọn là dữ liệu nguồn, các Workbook khác được thiết kế sẽ rút dữ liệu từ nguồn này. Bạn cũng biết là để các công thức trong Workbook làm việc tốt, thì Workbook nguồn phải được mở đồng thời với Workbook làm việc. Có nhiều cách để bạn mở đồng thời các Workbook này một lúc, thí dụ bạn tạo Macro chẳng hạn, hay bạn dùng Window/Hide workbook nguồn giống như File Personal.xls, nhưng như vậy mỗi lần Excel khởi động sẽ rất nặng. File Workspace này sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả việc mở cùng lúc nhiều Workbook trong một phiên làm việc

 

[handung107]

Vấn đề 3​

Thiết kế DS trong Excel​

Khi bạn tạo một danh sách trong Excel, bạn thường được khuyên nên chừa ít nhất một dòng trông phía trên hàng tiêu đề, cũng như chừa ít nhất một cột trống phía bên trái DS.
Nếu đây là Workbook chứa dữ liệu, bạn nên tạo mỗi DS trên mỗi Sheet khác nhau, và bạn có thể Hide tất cả các cột dư ở bên phải cũng như Hide bớt các hàng dư phía dưới. Bạn cũng cần chừa lại một cột trống bên phải và hàng trống phía dưới của DS, nghĩa là xung quanh DS có ít nhất là một hàng và một cột trống.
Làm như vậy để làm gì ?
Có một lợi điểm rõ nhất là ta có thể sử dụng được tổ hợp phím tắt để lựa chọn tòan bộ DS này. Bạn hãy đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào của DS và nhấn Ctrl + Shift + * (nhớ là dấu * ở bên phần phím chữ, không phải phần số ), và như thế, tòan bộ DS sẽ được chọn

 

[handung107]

Vấn đề 4​

Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên​

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.
Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào
Bạn cứ thử xem nhé

 

[handung107]

Vấn đề 5​

Không cho phép sửa dữ liệu trực tiếp trên ô​

Thường khi muốn sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bạn chỉ cần Double Click vào ô đó, con trỏ chuột sẽ hiện diện và giúp bạn thực hiện việc sửa chữa này.
Muốn vô hiệu hóa chưc năng này, bạn hãy chọn Tool/Options, chọn Edit. Trong mục Edit, bỏ chọn mục Edit directly in Cell.
Bây giờ, nếu bạn cho ẩn thanh Formula Bar, thì người khác sẽ gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa dữ liệu đấy

 

[handung107]

Vấn đề 6​

Các vấn đề về in trong Excel​

Ngòai cách dùng đặc tính Format/Cell/Border, để tạo khung viền cho các Cell, bạn cũng có thể đặt đường lưới in trên trang bảng tính bằng cách dùng Menu File / Page Setup. Nhấp chọn Tab Sheet, đánh dấu chọn ô Gridlines. (Trong một số phiên bản trước của Excel, ô này được chọn theo mặc định)

Bên cạnh đặc tính Gridlines, có 3 tùy chọn trên trang Sheet của cửa sổ Page Setup rất đáng được chú ý.

- Đó là Row and Column Headings cho phép in tiêu đề cột A, B, C...và số hiệu hàng 1, 2, 3...Đây là công cụ rất lý tuởng nếu bạn định in trang bảng tính làm tài liệu cho nhóm. Với tiêu đề cột và hàng này, bạn chỉ cần nói : "Chúng ta hãy chú ý ô D23", và mọi người trong nhóm sẽ nhanh chóng tìm thấy ngay vị trí đó

- Nếu trên một sheet của bạn có những lỗi như #NAME?, #REF!, #N/A, #DIV/0..., và bạn chưa kịp xử lý những lỗi này, nhưng bạn vẫn muốn khi in, trang bảng tính của bạn không chứa lỗi, bạn có thể làm như sau :
- Vào Menu File / Page Setup
- Chọn thẻ Sheet - Print
-Tại ComboBox Cell error as, bạn có thể chọn : blank (khi in, những lỗi này sẽ không thấy) hay (--, khi in, những lỗi này hiển thị bằng 2 gạch ngắn).

- Khi bảng tính của bạn có nhiều màu, có thể in bằng máy in trắng đen sẽ cho nhiều độ đen, xám đậm lạt khác nhau, nhưng bạn chỉ muốn các báo cáo có một màu đen duy nhất.
Bạn hãy vào File/Page Setup, chọn thẻ Sheet, tại mục Print, bạn đánh dấu kiểm vào Black and White. Bạn sẽ được một bản in đẹp như mong muốn

 

[handung107]

Vấn đề 7​

Bản sao chính xác của công thức ​

Khi bạn tạo ra một công thức và muốn sao chép nó sang một ô khác, Excel sẽ điều chỉnh các tham chiếu của bạn cho phù hợp. Đôi khi bạn muốn giữ chính xác công thức, thông thường, bạn sẽ tạo những tham chiếu tuyệt đối, nhưng không phải lúc nào cũng như ý muốn. Một phương pháp tốt hơn là chọn công thức và sao chép nó sang Clipboard dưới dạng Text.
-Nhấp đôi Cell có chứa công thức hay nhấn F2 để nhập vào chế độ Edit
- Rê chuột để chọn toàn bộ công thức. Bạn có thể rê chuột từ phải sang trái hay từ trái sang phải
-Nhấp nút Copy. Nhấn Enter để kết thúc
-Chọn Cell cần sao chép
-Nhấp nút Paste để dán công thức vào. Bạn có thể vào Edit / Office Clipboard, bạn sẽ thấy công thức vừa rồi nằm sẵn trong hộp này. Nếu bạn muốn tiếp tục việc sao chép, bạn chỉ cần chọn Cell và Click chọn công thức trong Office Clipboard mà thôi

 

[handung107]

Vấn đề 8​

Chú ý Cell IV65536 ​

Khi bạn không thể Insert thêm bất kỳ cột hay hàng nào cho bảng tính của mình, bạn hãy thử nhấn Ctrl + phím --> để đến cột cuối cùng IV, sau đó nhấn Ctrl + phím mũi tên xuống để đến hàng cuối cùng 65536 xem có ai đã nhập dữ liệu vào Cell IV65536 không ? Nếu có dữ liệu ở cell này, Excel sẽ không cho bạn Insert thêm hàng hay cột đâu
Trong trường hợp này, bạn chỉ cần Delete bớt vài cột hay vài hàng, bạn sẽ Insert lại được bình thường.
Bạn cần hiểu rằng Excel bao giờ cũng có 256 cột và 65536 dòng, thật ra khi bạn Insert thêm bao nhiêu cột trong vùng làm việc của bạn, thì Excel sẽ xóa bớt bấy nhiêu cột hay hàng ở phía sau hay phía dưới cùng của bảng tính để lúc nào cũng đảm bảo bảng tính của bạn có đúng số cột và hàng như vậy. Ngược lại, nếu bạn Delete bao nhiêu cột, hay hàng dữ liệu, thì Excel sẽ điền lại vào phía sau hay phía dưới cùng một số hàng hay cột
Thực tế, nếu muốn bảng tính của bạn chỉ hiện diện một số hàng hay cột cần thiết, bạn chỉ có thể Hide hay Unhide cột và hàng thôi
Nhưng cũng có khi, bạn thấy các Menu Insert, Delet chìm hẳn, và bạn cũng không thể chỉnh sửa độ rộng của các cột hay hàng. Khi đó, bạn có thể vào Tool / Protection để xem, nếu có Unprotect Sheet có nghĩa là Sheet đã bị khóa, bạn cứ Click vào đây để mở Sheet, đôi khi Sheet bị cài mật mã, nhưng cũng có khi không có Password, mà chỉ để ngăn bạn nếu không rành sử dụng có thể làm hư bảng tính thôi.

 

[handung107]

Vấn đề 9​

Chức năng Office Clipboard​

Giả sử bạn đã có một DS được nhập liệu sẵn từ các Cell trong WorkSheet và bạn muốn Copy chúng vào một Comment hay một AutoShape như TextBox hay Callout..., chắc chắn bạn không thể sử dụng chức năng Edit / Copy hay Edit / Paste như bình thường được.
Bạn hãy thử làm như sau : Chọn vùng muốn Copy, rồi dùng Edit / Cut. Sau đó, bạn chọn Office Clipboard để dán vùng dữ liệu này vào TextBox hay Comment, bảo đảm bạn sẽ thực hiện được dễ dàng

 

[handung107]

Vấn đề 10​

Điều khiển tính năng Zoom​

Nếu bạn muốn điều khiển chức năng Zoom một cách nhanh chóng mà không cần vào Menu Zoom thì đây là một cách hiệu quả nhất.
Bạn giữ phím Ctrl và lăn nút Scroll của Mouse theo chiều kim đồng hồ, Zoom sẽ thu nhỏ lại từ từ cho đến khi chỉ còn 10%
Ngược lại, để phục hồi, bạn nhấn Ctrl và lăn Scoll theo chiều ngược lại. Mong các bạn sẽ hài lòng với tính năng này