Excel giúp các phòng khám dịch vụ Y tế tư nhân nhỏ những gì ?

[handung107]

Với các bệnh viện lớn, việc trang bị một phần mềm Y khoa là cần thiết, xong nếu các phòng khám dịch vụ Y tế tư nhân nhỏ chừng vài bác sĩ, các nhà thuốc bán lẻ, các bạn vẫn có thể tự thiết kế cho mình một chương trình quản lý bằng Excel bình thường. Excel có thể giúp bạn những gì ?

A. Quản lý viện phí

1. CHỨC NĂNG LƯU TRỮ :

- Giúp lưu lại tất cả các thông tin khoa, dịch vụ, bệnh nhân và các chứng từ tạm ứng, thanh toán viện phí trong suốt thời gian hoạt động để khi cần (xảy ra tranh chấp hay cần lại thông tin cũ) người sử dụng có thể tìm kiếm lại một cách dễ dàng.

- Việc lập và lưu các chứng từ sẽ giúp cho người sử dụng thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, tránh được những lỗi dẫn đến sai số liệu khi thực hiện

- Lưu sẵn giá của từng dịch vụ vì vậy khi lập biên lai thu viện phí người sử dụng chỉ cần chọn dịch vụ và chương trình sẽ tự động cho biết giá dịch vụ và tính tổng tiền các dịch vụ đã thực hiện.

- Khi lập phiếu thanh toán viện phí cho bệnh nhân chương trình sẽ tự động cho biết số tiền bệnh nhân đó đã tạm ứng, và so sánh với số tiền viện phí để cho biết phải thu thêm hay trả lại bao nhiêu tiền.

- Khi phát hiện lỗi nhập liệu, chưng trình sẽ tự động cảnh báo cho người sử dụng biết.

2. CHỨC NĂNG BÁO CÁO THỐNG KÊ:

Chương trình sẽ căn cứ trên các chứng từ (tạm ứng, biên lai thu viện phí ) và tự động tính toán và lập ra các báo cáo thống kê cần thiết bao gồm:

- Báo cáo chi tiết thu viện phí ngoại trú theo khoa: Liệt kê chi tiết các biên lai tu viện phí ngoại trú trong kỳ và tính tổng tiền thu được và tổng tiền tu được cho từng khoa.

- Báo cáo tổng hợp thu viện phí ngoại trú theo khoa: Tính tổng viện phí ngoại trú thu được trong kỳ theo từng khoa và tính số tổng cộng.

- Báo cáo chi tiết thu viện phí nội trú theo dịch vụ: Liệt kê chi tiết các biên lai tu viện phí ngoại trú trong kỳ và tính tổng tiền thu được và tổng tiền tu được của từng dịch vụ.

- Báo cáo tổng hợp thu viện phí nội trú theo khoa: Tính tổng viện phí nội trú thu được trong kỳ theo tùng khoa và tính số tổng cộng.

- Báo cáo sử dụng hoá đơn.

- Báo cáo thu theo ca: Cho biết số tiền thu được theo từng ca và tính tổng thu trong kỳ.

Như vậy, với kiến thức Excel của tất cả các bạn, tôi nghĩ chúng ta có thể khai thác một chương trình dành cho hàng ngàn phòng khám dịch vụ Y tế tư nhân rồi đấy...

 

[handung107]

B/ Quản lý phòng Nha :

Quản lý phòng nha khoa bao gồm :

- Tiếp nhận và thu phí.

- Bệnh án nha khoa.

- Các xét nghiệm cận lâm sàng.

1. Tiếp nhận và thu phí:

- Ghi họ tên và mã số bệnh nhân.
- Ghi biên lai khám và chữa bệnh cho bệnh nhân. Thống kê thu chi dịch vụ toàn diện (giống phần quản lý viện phí ở trên)

2. Bệnh sử:

- Ghi nhân bệnh sử bệnh nhân, tình trạng dị ứng và sinh hiệu, cung cấp cho BS Nha Khoa

3. Bệnh án nha khoa:

- Cung cấp hồ sơ chi tiết khám và chữa răng cho bệnh nhân.
- Ghi sơ đồ răng để thống kê khoa học
- Liên kết đến các xét nghiêm cận lâm sàng và phục hình răng, lấy dữ liệu đưa vào bộ hồ sơ bệnh án.

4. Cận lâm sàng: dùng khi phòng khám nha có khoa cận lâm sàng.
- Cung cấp dữ liệu cận lâm sàng vào bệnh án của bệnh nhân.
- Gồm : các xét nghiệm về máu, X-quang

 

[hai2hai]

Chị thử Phân tích thị trường và lên kế hoạch MKT SP này xem thế nào chị ơi?

Hiện nay ai đang có thế mạnh về vấn đề này trên thị trường, mấy SP quản lý bệnh viện đoạt giải TTVN có người đỡ đầu đó có phải là đối thủ ko?

 

[handung107]

C/ Quản lý thuốc :

1/ Quản lý danh mục thuốc phòng khám :

- Danh mục thuốc chứa các thông tin chi tiết về thuốc, như tên thuốc, hoạt chất, họ trị liệu, bảng thuốc độc, công ty sản xuất…

- Danh mục thuốc gốc là cơ sở ban đầu cho việc nhập và xuất thuốc chính xác. Danh mục thuốc cũng giúp tra cứu thông tin về thuốc cho BS, người bán hàng

2/ Các danh mục liên quan :

a. Danh mục nhóm thuốc : gồm các nhóm thuốc gây nghiện, thuốc thường, thuốc chích, thuốc viên, thuốc gói, thuốc dùng ngoài da, thuốc pha chế, thuốc độc bảng A, thuốc độc bảng B, thuốc tâm thần, thuốc kháng sainh, dịch truyền...
b. Danh mục nhà cung cấp
c. Danh mục họ trị liệu : gồm hệ tiêu hóa và gan mật, hệ nội tiết và chuyển hóa, Insulin, thuốc trị bệnh tiểu đường, các chế phẩm tuyến giáp, thuốc kháng giáp, thuốc trị tăng Lipid máu, thuốc ảnh hưởng chuyển hóa xương, vitamin và khoáng chất, chất điện giải và chất khoáng...

3/ Nhập và xuất kho :

- Phiếu xuất :
Thông tin thủ tục : mã phiếu xuất, số hóa đơn, khách hàng, đối tượng khách hàng, thời gian xuất thuốc, người xuất thuốc, BS kê toa.
Thông tin hàng hóa: tên thuốc, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi chú, tổng số tiền của hóa đơn

- Phiếu nhập :
Thông tin nhập thuốc bao gồm:

- Thông tin thủ tục: mã số phiếu nhập, số hóa đơn, nguồn gốc thuốc, ngày tháng nhập thuốc, lý do nhập thuốc.

- Thông tin bán hàng đơn giản: số thứ tự, tên thuốc, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi chú, tổng số tiền của mỗi hóa đơn.

- Thông tin bán hàng chi tiết: Ngoài các tính năng kể trên còn có thêm các chi tiết nhập khác như: chiết khấ, VAT, tỉ lệ % lãi dự kiến, giá xuất dự kiến, số lô hàng, số kiểm soát, hạn dùng…

4/ Bán hàng : phiếu thu, chi

5/ Các báo cáo :

- Báo cáo nhập xuất: Bảng báo cáo nhập xuất cho biết tình hình nhập và xuất kho từng tên thuốc trong từng khoản thời gian nhất định như ngày, tháng, quý, năm…
- Báo cáo doanh số bán hàng từng loại thuốc

Vài nét sơ khởi cho một chương trình quản lý để giúp các bạn công tác trong lãnh vực Y, Nha, Dược có thể hình dung một số ý tưởng thiết kế chương trình cho mình. Mong các bạn nào đang công tác tại ngành này đóng góp thêm ý kiến

 

[hai2hai]

Theo em thì đã là quản lý thuốc thì phải quản lý theo từng lô nhập. Vẫn nhập thuốc B1 đấy nhưng phải quản lý cả "exp date". Mà đã là quản lý exp date thì phải quản lý tới từng lô hàng cụ thể trong mỗi lần nhập (chứ ko chỉ ở lúc bán hàng).

Hơn nữa, đã là quản lý thuốc thì sẽ có chuyện nhập theo đơn vị tính này bán theo đơn vị tính khác (nhập hộp/gói - bán viên). Vì thế cần phải giải quyết vấn đề "Unit of Measuments".

Không những thế, số lượng mặt hàng thuốc là khá nhiều, lượng giao dịch cũng khá lớn nên cần chú ý tới số lượng bản ghi lớn.

 

[handung107]

Đó cũng là chi tiết cần thiết để quản lý nhập xuất tồn của thuốc, vì các nhà thuốc thường bán lẻ tới đơn vị như : viên, ống, vỉ....chứ không mua nguyên hộp
Và cũng cần quản lý cả Date thuốc xem thuốc nào đã quá hạn dùng (Date), nên ý kiến của Hải là hoàn toàn chính xác

 

[duocsituan]

Tóm lại có ai làm được không giúp em với, em kiểm tra hạn dùng bằng sổ tay ghi chép rất là cực, nghe nói có thể làm được nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Ý kiến em là như vầy nè:
Không quan tâm số ĐK, phân loại thuốc theo đợt nhập (A), nhóm(B), Biệt dược (C), Thành phần(D), Hạn dùng (E). Trong đó đợt nhập là 1 danh sách đổ xuống có số thứ tự từ 1-10 thay đổi theo cột E. Các cột B,C,D cố định, không thay đổi. Chúng ta phải dùng lệnh gì để khi hết lô hàng của đợt nhập 1, ta xoá hàng đó (tức nhiên chỉ có hạn dùng bị xoá thôi), thì đợt 2 sẽ chuyển lên đợt 1. Như vậy ta vừa kiểm soát được lô hàng đó còn hạn hay không và lại biết rằng có cần nhập hàng về tiếp hay không.
Viết 1 đoạn thế nào đấy bên sheet2 theo hạn dùng bên sheet1 tại 1 thời điểm hiện tại và hạn dùng sẽ có ba màu sắc để ta kiểm tra. Màu đen là thuốc quá hạn dùng, màu đỏ là thuốc sắp hết hạn dùng-cần phải ưu tiên, màu xanh là an toàn.
Ý tưởng là thế, không biết còn chỗ nào thiếu logic xin mọi người góp ý. Nick yahoo mình là anhtuan_pharmacist. Liên hệ để trao đổi nha

 

[hai2hai]

Tóm lại có ai làm được không giúp em với, em kiểm tra hạn dùng bằng sổ tay ghi chép rất là cực, nghe nói có thể làm được nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Ý kiến em là như vầy nè:
Không quan tâm số ĐK, phân loại thuốc theo đợt nhập (A), nhóm(B), Biệt dược (C), Thành phần(D), Hạn dùng (E). Trong đó đợt nhập là 1 danh sách đổ xuống có số thứ tự từ 1-10 thay đổi theo cột E. Các cột B,C,D cố định, không thay đổi. Chúng ta phải dùng lệnh gì để khi hết lô hàng của đợt nhập 1, ta xoá hàng đó (tức nhiên chỉ có hạn dùng bị xoá thôi), thì đợt 2 sẽ chuyển lên đợt 1. Như vậy ta vừa kiểm soát được lô hàng đó còn hạn hay không và lại biết rằng có cần nhập hàng về tiếp hay không.
Viết 1 đoạn thế nào đấy bên sheet2 theo hạn dùng bên sheet1 tại 1 thời điểm hiện tại và hạn dùng sẽ có ba màu sắc để ta kiểm tra. Màu đen là thuốc quá hạn dùng, màu đỏ là thuốc sắp hết hạn dùng-cần phải ưu tiên, màu xanh là an toàn.
Ý tưởng là thế, không biết còn chỗ nào thiếu logic xin mọi người góp ý. Nick yahoo mình là anhtuan_pharmacist. Liên hệ để trao đổi nha

Không đơn giản như mọi người nghĩ đâu.

- Kiểu gì bạn cũng cần 1 hệ thống phần mềm (kể cả là excel đi chăng nữa) để lưu trữ thông tin về quản lý bán hàng thuốc của bạn vì số lượng hàng hóa, chứng từ là rất lớn.

- Các chứng từ được thể hiện cần rõ ràng như chứng từ nhập hàng, chứng từ xuất bán, chứng từ điều chỉnh kho (kiểu gì chả có chênh lệch sổ và thực tế), v.v...

- Việc quản lý hạn dùng ko đơn giản như thế, phải quản lý được số lượng tồn của hàng hóa trong từng lô hàng (chứ ko chỉ theo số lượng tồn của kho hàng).

- Ngoài ra khi bán hàng, cần cảnh báo khi đang xuất các mặt hàng sắp (theo định nghĩa) hoặc đã hết hạn.

- Có công cụ theo dõi ngày hết hạn của các mặt hàng tồn kho, từ đó biết thông tin để ra quyết định đối với các mặt hàng đó.

- Ngoài ra bạn còn cần phải biết tới tình hình kinh doanh của cửa hàng, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào bán kém, mặt hàng nào có lãi cao, mặt hàng nào có lãi thấp, công nợ của mình với NCC, công nợ của các đại lý với mình (nếu có), biểu đồ doanh thu, lãi lỗ của việc KD (nếu bạn là chủ cửa hàng).

- Tôi còn nhận ra 1 điều là khi bán hàng ở các cửa hiệu thuốc, các cô bán hàng sau khi có đơn thuốc rồi rất vất vả để tìm vị trí để thuốc ở các kệ hàng. Đó chính là việc thiếu thông tin và ko qua các công cụ quản lý mạnh. Đáng ra khi nhập đơn thuốc của khách, các hàng hóa sẽ hiển thị kèm số Row (hàng), số Bin (ô kệ), Location (vị trí cụ thể)

- Hơn cả, đó là việc số lượng giao dịch chứng từ là vô cùng lớn nên việc tra cứu sẽ rất chậm nếu....

Khi làm bài toán này, mong là các chủ cửa hàng hãy giải quyết tận gốc mọi vấn đề.

 

[duocsituan]

- Tại nhà thuốc nơi đây việc trưng bày cũng như sắp xếp đều theo phân loại theo các nhóm bệnh vì thế mỗi khi nhận 1 đơn thuốc, việc lấy thuốc rất dễ dàng, không cần làm sơ đồ như bạn nói đâu
- Cái gốc ở đây chỉ đơn giản là quản lý hạn dùng. Việc kiểm tra xuất - nhập - tồn chỉ thực hiện ở bệnh viện và các công ty mà thôi. Lý do đơn giản là tại các nhà thuốc, hiệu thuốc bán lẻ chiếm 70-80%, như vậy thì làm sao có xuất. Do bán lẻ nhiều nên chúng ta kiểm tra ngay được còn hộp nào và hết hộp nào. Do đó không cần lập dự trù trên máy mà chỉ cần 1 cuốn tập và 1 cây viết.
-> Tóm lại, việc chính của mỗi nhà thuốc chỉ là làm sao quản lý được hạn dùng cụ thể của từng mặt hàng. Việc đó mình cũng vừa làm được nhưng chỉ được 50% mà thôi. Chúng ta chỉ cần dùng hàm if và lấy ngày hiện tại trừ đi hạn dùng sẽ ra được thôi. Điều này đòi hỏi pin CMOS phải thật tốt . Tiếc 1 điều là làm sao để cột đợt nhập đều hiện ra 1 danh sách đổ xuống các thứ tự 1,2,3 và khi xoá đợt 1 thì đợt 2 trở thành 1. Rắc rối wa

 

[hai2hai]

Ôh, thế thì cũng hay nhỉ. KH mà mình gặp phải thì ko vậy. Chắc họ quá to (người chủ ko phải là người bán hàng mà có tới mấy cô bán hàng ấy) khi mới có 5 tháng mà số chứng từ (bán lẻ cũng là 1 chứng từ chứ) của họ lên tới vài trăm ngàn chứng từ (PM cũ của họ chạy mới tới ~2 triệu giao dịch thì đứt phừn phựt). Với lại, chứng từ bán lẻ mà ko nhập vào máy thì nhân viên bán hàng đi mà ko báo cáo quỹ đúng, rồi ko kiểm soát lượng tồn mà cứ kêu là mất mát, v.v... thì ông chủ mất hết tiền à?

Lý do đơn giản là tại các nhà thuốc, hiệu thuốc bán lẻ chiếm 70-80%, như vậy thì làm sao có xuất. Do bán lẻ nhiều nên chúng ta kiểm tra ngay được còn hộp nào và hết hộp nào.

Thảo nào đi khắp HN này chỉ có vài hàng thuốc lớn (trên 5 người bán và ko bao giờ có mặt ông/bà chủ) là dùng phần mềm quản lý. Các cửa hàng lẻ là làm tay hết - excel cũng là dạng làm tay. Cứ với cái đà này thì....

Nhưng mà hôm nọ tớ mệt vào trường ĐH Y khám, lúc lấy thuốc thấy 2 cô bán thuốc tìm hoài mà thấy thuốc nằm ở ô, kệ nào, thậm chí ko biết thuốc đó hết nên phải thay thuốc khác rõ lâu.

Tiếc 1 điều là làm sao để cột đợt nhập đều hiện ra 1 danh sách đổ xuống các thứ tự 1,2,3 và khi xoá đợt 1 thì đợt 2 trở thành 1. Rắc rối wa

Rắc rối vì bạn làm bằng tay (xóa bằng tay). Chứ còn làm đúng nghiệp vụ thì ko cần xóa. Vẫn có thể hiện theo đúng mặt hàng dạng first expired first out mà ko cần lo lắng gì cả. Bán hết đợt nào thì tự động lấy tiếp hàng đợt khác, vẫn có thể kiểm soát hàng từng đợt là còn hay hết ngay trên màn hình (cho hàng nghìn loại thuốc), v.v... Mình thấy trên thị trường đầy PM cho cửa hàng thuốc giá rẻ (vài ba triệu bạc), vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm (tính tổng chi phí chủ sở hữu) mà lại nhàn (thậm chí có thể có người giúp việc mà ko lo nhầm lẫn).


Bài toán về quản lý thuốc, quản lý lô nó có chuẩn tắc và logic của nó rồi. Cái gì cần có thì phải có, nhưng thôi, mỗi người 1 kiểu, viết sổ cũng là 1 kiểu cha ông ta vẫn thường làm

 

[duocsituan]

Hic, mình nói rồi, mình vừa là chủ, vừa là nhân viên luôn nên không sợ thất thoát. Việc sử dụng cả 1 phần mềm là không cần thiết. Mình chỉ muốn quản lý hạn dùng thuốc thật chặt chẽ để thanh tra y tế không làm khó mình mà thôi. Ah, mình không ở HN ^^. Bạn cũng là DS à, bạn có thể viết dùm mình như ý mình nói được không,Hic