Các bạn sử dụng Excel, nhưng không quản lý được định dạng số, ngày tháng sẽ gặp rắc rối. Thậm chí, dữ liệu của bạn không thể sử dụng được vì các con số, ngày tháng như trên trời rơi xuống !
Tùy người sử dụng có thể quy định khác nhau (thậm chí có thể dùng 1 ký tự bất kỳ làm dấu ngàn như 1@000@000 để viết số 1 triệu). Nhưng thông thường có 2 dạng:
Số: số một ngàn phẩy năm (theo cách đọc Việt Nam):
- Hệ Mỹ: 1,000,5
- Hệ Pháp, Việt Nam: 1.000,5
Ngày tháng: ngày 30 tháng 3 năm 2000:
- Hệ Mỹ: 3/30/2000 tháng/ngày/năm
- Hệ Pháp, Việt Nam: 30/3/2000 ngày/tháng/năm
Việc xác định sai dẫn đến nhập sai. Kết quả Excel không xem đó là số, ngày hoặc hiểu giá trị đó hoàn toàn khác.
Bạn có thể thay đổi quy định trong Regional and language nhưng với điều kiện là của máy bạn đang sử dụng. Không nên thay đổi trên máy của người khác vì sẽ làm đảo lộn thói quen của chủ máy. Không khéo chủ máy trách mình làm hư Excel và không cho mượn máy nữa !
Tốt nhất là bạn phải chấp nhận và sống chung với nó khi bạn đem bảng tính của bạn sang làm trên máy khác. Và điều đầu tiên bạn nên làm là xác định máy đó quy định số, ngày như thế nào. Chỉ cần vài thao tác là ta biết ngay.
Tôi thường dùng các cách này để kiểm tra, các bạn chưa biết tham khảo
Xác định dấu ngàn (Thousands separator), dấu thập phân (Decimal separator):
Mở 1 bảng tính mới hoặc sheet mới (chưa định dạng)
Cách 1: nhập 1,5 > kết quả:
- canh phải: Decimal dấu phẩy - Thousands dấu chấm
- canh trái: Decimal dấu chấm - Thousands dấu phẩy
Cách 2: nhập 1000, bấm nút Comma Style trên thanh Formatting (nút có hình dấu phẩy) > kết quả:
- 1.000,00: Decimal dấu phẩy - Thousands dấu chấm
- 1,000.00i: Decimal dấu chấm - Thousands dấu phẩy
Cách 3: bấm Num Lock (nếu đèn Num Lock không sáng), nhập 1.5 (dấu chấm là phím [ . Del], đây là phím dấu thập phân) > kết quả:
- 1,5: Decimal dấu phẩy - Thousands dấu chấm
- 1.5: Decimal dấu chấm - Thousands dấu phẩy
Xác định ngày/tháng/năm hay tháng/ngày/năm:
nhập 30/3/00 > kết quả:
- 30/3/00 hoặc 30/03/00 hoặc 30/03/2000 canh phải: ngày/tháng/năm
- 30/3/00 canh trái: tháng/ngày/năm