Bài viết: Giải đáp 3 câu hỏi thú vị về Pivot Table

[kyo]

Giải đáp 3 câu hỏi thú vị về Pivot Table


Pivot Table là một công cụ rất hay và tiện dụng mà Excel cung cấp cho người dùng. Nó có một sức mạnh đáng kinh ngạc nhưng không phải ai cũng có thể tận dụng hết sức mạnh của nó. Cũng liên quan đến Pivot Table, có rất nhiều câu hỏi được đặt ra từ những câu hỏi dễ nhất như "Làm thế nào để tạo 1 Pivot Table?" hay "Làm thế nào để chuyển đổi các dạng báo cáo khác nhau bằng Pivot Table?" cho đến những câu hỏi khó hơn như "Làm thế nào để Pivot Table tự động sử dụng hàm SUM thay vì hàm COUNT?" hoặc "Làm thế nào tạo Pivot Table bằng VBA?".

Dưới đây, GPE xin giới thiệu với bạn 3 vấn đề về Pivot Table như một kiến thức bổ ích khác mà GPE muốn gửi gắm đến bạn. Mời bạn đọc.

Câu hỏi thứ nhất: Làm cách nào để kết nối giữa Pivot Table và một cơ sở dữ liệu bằng SQL một cách dễ dàng nhất?

Thông thường trong quá trình lập trình VBA, chúng ta có xu hướng sử dụng ADO để kết nối với các cơ sở dữ liệu như Access, SQL Server hoặc Oracle. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đơn giản muốn trích xuất dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu có sẵn (có sẵn bảng, sẵn view), và bạn không cần các chức năng như cập nhật, xóa hay tạo mới dữ liệu trên cơ sở dữ liệu, vậy bạn có thể sử dụng chức năng Get External Data của Excel.

Cách sử dụng nó như sau: Bạn chọn thẻ Data trên thanh Ribbon -> From other Sources -> From Data Connection Wizard

Tiếp theo, chọn đúng loại cơ sở dữ liệu của bạn (ví dụ SQL Server thì chọn dòng đầu tiên, còn Oracle thì chọn dòng số 4 -> Next .

Gõ các thông số máy chủ của bạn như Server Name, User Name và Password để Excel có thể tiến hành kết nối.

Chọn bảng hoặc view bạn cần trích xuất -> Finish -> Chọn dữ liệu xuất ra dạng Table hoặc PivotTable hoặc PivotTable và PivotChart -> OK.

Như vậy, bạn đã có dữ liệu từ trên máy chủ của bạn rồi. Và sau này, khi cơ sở dữ liệu của bạn đã được cập nhật các dữ liệu mới, bạn chỉ việc mở file và nhấn chuột phải chọn Refresh để tải dữ liệu mới về.

Cách thực hiện này vô cùng hữu ích, đặc biệt là đối với các nhà phân tích dữ liệu vốn dĩ cần lấy dữ liệu về để phân tích mà không cần phải tốn công lập trình VBA.

Câu hỏi thứ hai: Mỗi khi tạo Pivot Table, ngay lập tức, dòng Subtotal của Pivot Table luôn ở vị trí đầu tiên như hình dưới đây. Có cách nào để chỉnh mặc định cho nó luôn hiện ở dưới không?

Đây chính là dạng khối của Pivot Table, cũng là dạng mặc định, không như trên Excel 2003. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển sang dạng bảng của Excel 2003 thông qua cách sau: Bấm chuột phải vào Pivot Table -> PivotTable Options -> Chọn thẻ Display -> đánh dấu chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) -> OK.

Và từ đây, bạn sẽ có Subtotal ở phía dưới từng Group. Tuy nhiên, cách làm này phải làm bằng tay và không co cách thiết lập mặc định cho Excel.

Câu hỏi thứ ba: Có cách nào liên kết các dữ liệu không liên quan với nhau trong Pivot Table không?

Câu trả lời là có. Bạn có thể sử dụng chức năng Group của Pivot Table. Chức năng này khá đơn giản, dễ sử dụng nhưng không phải ai cũng nhớ đến nó. Đa phần mọi người thường sử dụng những group có sẵn trong dữ liệu và chỉ việc kéo thả các field. Tuy nhiên, trong trường hợp dữ liệu của bạn không phân chia group, bạn vẫn có thể làm thế với Pivot Table. Và chức năng thật sự rất tuyệt vời, đặc biệt là trong những dữ liệu có phép chia tỷ lệ %, khi bạn cần biết tỷ lệ % của một group, bạn không nên thực hiện các phép tính bằng tay mà nên sử dụng chức năng này của Pivot Table.

Để sử dụng, rất đơn giản, bạn hãy chọn những danh mục bạn muốn group, sau đó bấm chuột phải -> Group -> Sửa tên theo ý thích của bạn.

Như ví dụ dưới đây, tôi muốn group 2 danh mục về đồ thị để tạo 1 group đồ thị. Đầu tiên, tôi chọn hai danh mục đó, bấm chuột phải để chọn Group.

Sau đó, kết quả là tôi đã có 1 group mới. Và tôi đặt tên lại theo ý thích của mình.

Dĩ nhiên tới bước này, bạn sẽ cần tiếp tục Group tiếp các danh mục khác để Pivot Table trở nên rõ ràng hơn.

Chúc bạn thành công.

Một số bài viết có liên quan:
1/ PivotTable trong Excel 2010 - 2013
2/ Làm cách nào để hiện các danh mục không có dữ liệu trong Pivot Table?
3/ PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao (phần 7)
4/ PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao (phần 6)
5/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 5)
6/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 4)
7/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 3)
8/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 2)
9/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 1)
10/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013