Bài viết: Chiêu thứ 45: Sử dụng cùng một cái tên cho dãy ở những worksheet khác nhau.

[kyo]

Chiêu thứ 45: Sử dụng cùng một cái tên cho dãy ở những worksheet khác nhau.

Thỉnh thoảng, sẽ thật tiện lợi biết bao nếu sử dụng cùng một cái tên cho cùng một địa chỉ cho nhiều worksheet khác nhau nhưng vẫn chung một workbook.

Thông thường, khi bạn sử dụng tên cho dãy xác định ở một worksheet xác định, tất nhiên là cùng chung một workbook, nếu như tên đó đã được dùng rồi thì bạn sẽ không được dùng lại nó để định danh cho một dãy khác ở một worksheet khác. Mặc dù vậy, bạn vẫn có thể sử dụng một số kỹ thuật để "qua mặt”.

Giả sử bạn có một workbook chứa ba worksheet khác nhau lần lượt mang tên là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Và bạn muốn sử dụng cái tên "MyRange” để tham chiếu đến A1:A10 trong Sheet1, A1:A10 trong Sheet2 và cả A1:A10 trong Sheet3. Bạn có thể làm thế này, sử dụng Name box như chiêu số 44, bạn hãy đặt tên Sheet1!MyRange cho dãy A1:A10 trong Sheet1, tương tự Sheet2!MyRange trong Sheet2, Sheet3!MyRange trong Sheet3.

Như vậy, khi bạn xổ danh sách tên trong Name box ra, tất cả những gì bạn thấy chỉ là tên MyRange. Và khi bạn chọn nó, bạn sẽ được tham chiếu trực tiếp đến A1:A10 của chính worksheet bạn đang kích hoạt mà không hề ảnh hưởng gì đến worksheet khác.

Bạn cũng có thể kiểm tra bằng cách vào Formulas -> Defined Names -> Name Manager, bạn sẽ thấy được các tên dãy mà bạn đã tạo (với Excel 2003 là Insert -> Name -> Define, bạn sẽ chỉ thấy duy nhất một cái tên và nó tham chiếu trực tiếp đến worksheet đang được kích hoạt).

​

Nếu tên worksheet của bạn có khoảng trắng, chẳng hạn như: Danh Sach, bạn không thể định danh cho A1:A10 trong worksheet Danh Sach bằng cách gõ Danh Sach!MyRange, mà bạn phải gõ là ‘Danh Sach’!MyRange. Thậm chí cả với tên worksheet không có khoảng trắng, bạn cũng có thể làm tương tự (chẳng hạn ‘DanhSach’!MyRange). Do đó, cách tốt nhất là bạn cứ dùng dấu nháy đơn cả khi tên worksheet có khoảng trắng hay không có khoảng trắng.

Sử dụng tham chiếu tương đối

Thông thường, dãy mà bạn đặt tên sẽ có địa chỉ tham chiếu tuyệt đối. Mặc dù vậy, bạn không nhất thiết phải sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Bạn hãy làm các thao tác như sau:

1. Chọn ô A11, nhấn chuột phải chọn Name a Range (với Excel 2003, chọn Insert -> Name -> Define).
   
   

   

   
   
   ​
2. Tại dòng "Name:”, gõ tên "GPENumber” (với Excel 2003, dòng đó tên là "Names in Workbook:”).
3. Tại dòng "Refers To:”, gõ =A$1:A$10 và chọn OK.
   
   

   

   
   
   ​
4. Bạn hãy tạo một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây.
   
   
   

   

   
   
   ​
5. Tại ô A11, gõ =SUM(GPENumber).
6. Tại ô B11, cũng gõ =SUM(GPENumber).

Kết quả bạn nhận được tại A11 là 55 và tại B11 là 10, bởi vì khi bạn định danh A$1:A$10, bạn đã sử dụng tham chiếu tương đối cho cột và tham chiếu tuyệt đối cho hàng.

​

Bạn cũng nên lưu ý rằng, dù cho bạn dùng =SUM(GPENumber) ở một worksheet khác, nó vẫn sẽ tham chiếu đến worksheet mà bạn đã dùng để định danh, chẳng hạn như trong trường hợp trên thì worksheet đã được dùng khi định danh mang tên Sheet1.

Đơn giản hóa tổng: Nếu bạn muốn đơn giản hóa tổng, tức là mỗi khi bạn dùng tên, nó sẽ tự động cộng 10 ô đầu tiên trong cột lại với nhau, bạn hãy làm như sau:

1. Bạn hãy giả lập lại toàn bộ các bước 1, 2, 3 và 4 như đã từng làm phía trên. Tuy nhiên, ở bước 2, bạn đặt tên là "GPESum” và ở bước 3, tại dòng "Refers To:”, gõ =SUM(A$1:A$10) thay vì là =A$1:A$10.
2. Tại ô A11, gõ =GPESum.
3. Tại ô B11, cũng gõ =GPESum.

Kết quả bạn nhận được cũng như trước, tuy vậy, công thức mà bạn phải gõ thì đã được lược giản đi rất nhiều. Qua đây, bạn có thể thấy rằng, chỉ vài bước kết hợp đơn giản giữa địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu tuyệt đối cùng một vài hàm, bạn đã có thể tiết kiệm rất nhiều công sức cho chính mình.

MỤC LỤC Những tuyệt chiêu trong Excel
​

Một số bài viết có liên quan:
1/ Chiêu thứ 44: Thay địa chỉ dữ liệu bằng tên
2/ Chiêu 43: Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải
3/ Chiêu 42: Giảm danh sách xổ xuống của Validation, sau khi chọn 1
4/ Chiêu 41: Bẫy lỗi để trống dữ liệu
5/ Chiêu 40: Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá
6/ Chiêu thứ 39: Ngày tháng trong Excel
7/ Chiêu 38: Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động
8/ Chiêu 37: Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị
9/ Chiêu thứ 36: Làm nổi các Subtotal của Excel
10/ Chiêu 35: Tự tạo danh sách để fill
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?382