Bài soạn dựa theo Learn Excel 02

[handung107]

1/ Đóng cùng lúc các Workbook đang mở

Bạn có rất nhiều Workbook đang làm việc. Nếu bạn đóng cùng lúc các Workbook này, thay vì phải đóng từng cái một bằng lệnh File / Close, bạn hãy thực hiện như sau :

- Giữ phím Shift trên keyboard trước khi chọn Menu File. Điều này sẽ làm lệnh Close trong menu File được thay thế bằng lệnh Close All như trong hình

- Lệnh Close All sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi đóng cùng lúc nhiều Workbook, các bạn nhé

 

[handung107]

2/ Tăng số các Workbook vừa sử dụng trong danh sách của Menu File

Thông thường, Menu File của Excel chỉ thể hiện khỏang 3 - 4 File sử dụng sau cùng. Bạn sẽ thấy danh sách các File này ở cuối Menu. Bây giờ, bạn muốn nâng từ 4 lên thành 9 Workbook. Bạn sẽ thực hiện như sau :

- Bạn vào Menu Tools / Options / General
- Tại hộp kiểm Recently used file last, bạn sẽ Click vào mũi tên để nâng lên số 9 hay bất cứ số nào bạn muốn

Lưu ý :

- Ngay sau khi thay đổi, danh sách File vẫn là 4, bạn phải mở và đóng thêm các file để nới rộng danh sách như hình dưới

 

[Peter_pan]

1/ Đóng cùng lúc các Workbook đang mở

Bạn có rất nhiều Workbook đang làm việc. Nếu bạn đóng cùng lúc các Workbook này, thay vì phải đóng từng cái một bằng lệnh File / Close, bạn hãy thực hiện như sau :

- Giữ phím Shift trên keyboard trước khi chọn Menu File. Điều này sẽ làm lệnh Close trong menu File được thay thế bằng lệnh Close All như trong hình

- Lệnh Close All sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi đóng cùng lúc nhiều Workbook, các bạn nhé

-Còn một cách nữa là bạn nhất nút "X" ở ngoài cùng hoặc nhấn Alt+F4.

http://i4.***********/2412ds9.jpg

 

[handung107]

3/ Sử dụng File Workspace để mở cùng lúc các Workbook :

Giả sử bạn muốn mở cùng lúc 7 Workbooks để lập BC cuối tuần. Bạn hãy thực hiện như sau :

- Mở tất cả các File lên cùng lúc và chọn lệnh File / Save Workspace như hình vẽ

- Đặt cho File Workspace này tên MyFiles. File này sẽ có đuôi là .xlw thay vì .xls

- Bây giờ, bạn thử đóng Excel lại và mở MyFiles.xlw ra. Tất cả 7 Files sẽ mở ra cùng một lúc với nhau

- Nếu bạn dùng lệnh Window / arrange để sắp xếp thứ tự các Workbook này trên màn hình trước khi lưu File / Save Workspace thì bạn sẽ thấy Excel mở cùng lúc các File và sắp xếp chúng theo đúng trật tự trước khi lưu

- File Workspace không thực sự chứa 7 Files này mà chỉ lưu tên và vị trí của chúng. Do đó, bạn không nên di chuyển trật tự các File có trong File Workspace, vì Excel sẽ không tìm được các File này nữa. Nếu bạn thay đổi một Workbook có trong File Workspace, bạn phải lưu lại nó.

- Để thay đổi tên và vị trí các Workbook trong File Workspace, bạn hãy mở File Workspace ra, rồi điều chỉnh và sắp xếp lại các File Workbook, sau đó chọn File/ Save Workspace.

Bạn sẽ hỏi tiện ích của File này là gì ?

Nếu bạn thiết kế File Kế Tóan của bạn, và đặt các dữ liệu của bạn trong một Workbook bạn chọn là dữ liệu nguồn, các Workbook khác được thiết kế sẽ rút dữ liệu từ nguồn này. Bạn cũng biết là để các công thức trong Workbook làm việc tốt, thì Workbook nguồn phải được mở đồng thời với Workbook làm việc. Có nhiều cách để bạn mở đồng thời các Workbook này một lúc, thí dụ bạn tạo Macro chẳng hạn, hay bạn dùng Window/Hide workbook nguồn giống như File Personal.xls, nhưng như vậy mỗi lần Excel khởi động sẽ rất nặng. File Workspace này sẽ giúp bạn thực hiện hiệu quả việc mở cùng lúc nhiều Workbook trong một phiên làm việc