Đề nghị hướng dẫn cách share một file excel để nhiều người cùng nhập dữ liệu

[minhang2007]

Cơ quan em có dùng mạng LAN.
Chỗ em fải tổng hợp số liệu của các tỉnh gửi lên vào một file chung theo từng tỉnh. Nhưng do số lượng tỉnh nhièu nên phân công mỗi người phải nhập số liệu của một số tỉnh nào đó.
Em muốn share file chung này lên để ai được phân công nhập số liệu của tỉnh nào thì người đó nhập số liệu vào file đó.
File chung đó để ở máy của em, và em cũng phải nhập một số tỉnh.
Các bác hướng dẫn em cách share file lên cho mọi người cùng dung chung ntn

Em xin cảm ơn các bác.

PS: Em đã dùng lệnh tìm kiếm trong GPE nhưng chưa tìm được hướng dẫn theo mong muốn của em

 

[dat2007]

Trong Excel: vào Tools - > Share Workbook đánh dấu chọn: Allow changes by ...

Ps. Em bỏ chữ "Đề nghị" trong tiêu đề của Topic đi, nghe nó quá nặng

 

[minhang2007]

anh Dat2007 ơi cho em hỏi khi người khác muốn mở file em share lên để nhập số liệu thì làm như thế nào

 

[DOSNET]

...trong Windows Explorer tìm đến địa chỉ máy của bạn trên mạng, mở files mà bạn đã share bình thường như mở ỏ máy của mọi người thôi

 

[minhang2007]

Em vào máy khác để tìm như hướng dẫn của anh Phamnhukhang nhưng không thấy máy cũng như file của em đã share. Em gửi kèm theo đây ảnh em chụp hệ thống máy mạng của cơ quan em. Nhờ các anh chị giúp đỡ tiếp.

 

[anhtuan1066]

File Excel của bạn nằm trong thư mục nào thì click phải thư mục đó, chọn "Sharing and Security"... đánh dấu chọn "Share this folder on the Network", Apply, OK... vậy là xong... Vào lại hệ thống mạng cty, bạn sẽ thấy..

 

[SoiBien]

Em vào máy khác để tìm như hướng dẫn của anh Phamnhukhang nhưng không thấy máy cũng như file của em đã share. Em gửi kèm theo đây ảnh em chụp hệ thống máy mạng của cơ quan em. Nhờ các anh chị giúp đỡ tiếp.

Nếu không thấy thì bạn thử gõ \\[tên máy của bạn] (ví dụ : \\tctk , rồi enter. Đây là cho trường hợp máy của bạn đã shared, còn nếu chưa share thì theo bác AnhTuan, tốt nhất là gọi Network Administrator tới, cả trăm máy tính như vậy thì chắc là phải có admin chứ nhỉ.!?!

Thân

 

[minhang2007]

File em share để trên máy của em và dùng để tổng hợp số liệu. em đã thực hiện share được file để nhập chung dữ liệu cho mọi người, mọi người cũng đã mở file em share ra để số liệu, nhưng số liệu ở các máy mọi người nhập không chuyển về file gốc em đã share ở máy của em. Em không biết là tại sao. Anh chị nào biết hướng dẫn em nhé.
thanks

 

[SoiBien]

Muốn thấy dữ liệu thì nó phải được updated, tức là bạn chỉ xem được những dữ liệu mà user đã save vào thôi.

 

[anhtuan1066]

Bạn làm giống như tôi đang nói, nhưng phải Share full cơ.. nghĩa là cho phép người ta modify nữa... Nhưng hảy cẩn thận, coi chừng người ta xóa dử liệu của bạn!
Ở cty tôi vẫn làm theo cách này, có điều tôi chỉ cho phép người ta nhập liệu trên 1 sheet định sẳn, những sheet chứa công thức thì Protect lại

 

[minhang2007]

Em lại phải làm phiền đễn các anh chị rồi
Em đã share file lên cho mọi người được rồi, mọi người nhập số liệu vào rồi, nhưng khi họ nhập xong thì không thể save vào file gốc của em đã share, mà lại save vào một file khác. Trong khi đó em muốn là khi ai đó đã nhập xong số liệu của mình thì khi save nó sẽ vào file gốc em đã share (không save vào file khac)
Các anh chị ơi có làm được như vậy không

 

[anhtuan1066]

Tôi e rằng cái việc Share của bạn vẩn chưa phài là Share Full đâu, chỉ là Read Only thôi, nên mới có tình trạng người khác save ko dc! Bạn chú ý khi click phải chuột vào 1 Folder và chọn "Sharing and Security" thì sẽ nhìn thấy 1 nút "Permission" nằm bên cạnh... Hảy bấm vào nút này đễ phân quyền: Ai dc quyền chỉnh sửa và ai chỉ dc quyền xem
Nói chung thiết kế LAN with Domain thì hoàn toàn có thể làm dc điều này.. Tốt nhất bạn hảy gọi bộ phận IT của cty đễ nhờ trợ giúp.. Vì đây ko còn là kiến thức Excel đơn thuần nữa rồi

 

[digita]

Tính năng share workbook trong XL cho phép nhiều người mở chung 1 file. Tuy nhiên để cho mọi người nhập dữ liệu thì có vấn đề. Người này xóa dữ liệu chổ này rồi người kia nhập dữ liệu mới vô sheet. Cuối ngày dữ liệu được ghi lại từ người save cái workbook chót nhất. Các thay đổi các người khác tạo trước đó sẽ không được lưu lại trong file ấy. Thí dụ A & B mở cùng 1 workbook rồi A save file sau khi thêm bớt dữ liệu. Anh B save dữ liệu sau cùng. Cài workbook được save chỉ ghi những gì B làm thôi.

Tóm lại share workbook không thích hợp cho công việc này. Bạn nên xài MS Access thích hợp hơn.

Mến

 

[anhtuan1066]

Đúng như bạn Digita vừa nói.. Việc Share dc 1 bảng tính ko khó, quan trọng là làm sao quản lý nó hửu hiệu... Anh A mở lên sửa vài cái rồi lưu.. anh B lại mở lên sửa tiếp... thế là công cốc rồi...
Như tôi thì tôi làm như sau: Tôi Share cho mỗi người 1 form nhập liệu, 5 người sẽ có 5 file riêng ko ai xâm phạm dc đến ai... người khác có thể xem file của người này, nhưng chỉ duy nhất 2 người có quyền chỉnh sửa đó là nhân viên nhập liệu có quyền hạn trên file và tôi... Còn tôi thì lại có 1 file chính dùng đễ tỗng hợp dử liệu trên 5 file ấy...
Như vậy thì sẽ ko có chuyện người này chỉnh sửa dử liệu của người kia.. Xui xẻo lắm thì cũng chỉ mất dử liệu trên 1 file mà thôi, chính là file nhập liệu của 1 ai đó, nhưng thiệt hại ko lớn lắm vì dù sao tôi cũng đã có dc dử liệu cuối cùng cập nhật nên việc phục hồi lại file nhập liệu là hoàn toàn có thể...
Lưu ý rằng trong vụ share file này tôi hoàn toàn ko dùng chức năng Share workbook mà sử dụng chức năng Share folder của chính windows.. Tôi nghĩ là khả năng bảo mật sẽ cao hơn nhiều vì có thể thiết lập quyền hạn và đặt password cho riêng từng người dc...
Mến
ANH TUẤN

 

[digita]

Ý anh thì mổi người có 1 workbook riêng tạm thời rồi cuối ngày gộp vô 1 workbook chung phải vậy không? Nếu đúng thế thì tôi cũng xin can "đừng làm như thế".

Tôi cho anh 1 thí dụ nữa nhá. Anh A nhặp tên 1 khách hàng mới cùng số lượng hàng đặc mua trong bảng XL cũa mình. Sau đó khách hàng gọi điện thoại vào nói chuyện với chị B xin sửa đổi số lượng hàng đặc và fax để confirm số lượng hàng đặc. Chị B bèn nhập dữ liệu mới vào XL trobg file riêng của mình. Cuối ngày ta sẽ có 2 hàng dữ liệu cho cùng 1 tên khách hàng. Vấn đề ờ đây là làm sao biết con số nào của là con số đúng. Lưu lại ngày giờ khi nhập dữ liệu ư? Vậy thì rừm rà quá xá. Nếu khách gọi vào nhiều lần sau đó nói chuyện với cô C & muốn đặt thêm hàng mới hay thay đổi chi tiết các hàng đặt. Dữ liệu trong file của A, B chưa được gộp lại 1 file. Cô C không biết ất giáp gì về khách hàng này. Hòi A mà A không biết các thay đổi thông tin qua cô B. Rồi có nhiều khách hàng có thay đổi giống như trên thì công việc update sẽ rối bù lên không tài nào làm cho hết.

XL dùng để phân tích, tóm lược & báo cáo dữ liệu thôi anh à. Nó không phải là chương trình để nhập data qua nhiều người trong cùng 1 lúc đâu.

Mến

 

[anhtuan1066]

Làm gì có vụ này chứ... Tất nhiên khi bạn Share file bạn phải tính hết tất cả các trường hợp... Cách của tôi là: Nhiệm vụ người A hoàn toàn ko liên quan gì đến người B cả, lấy đâu ra có 2 dử liệu trong cùng 1 field?
Ví dụ: người A chỉ gõ dử liệu có liên quan đến Sắt thép, người B thì làm việc với đồ điện gia dụng, người C lại gõ dử liệu có liên qua đến vãi sợi.. vân vân.. Đó là tùy theo bạn sắp xếp chứ... Bạn sắp ko khoa học thì bạn tự gánh hậu quả thôi... ha.. ha..

 

[nhatthai]

File em share để trên máy của em và dùng để tổng hợp số liệu. em đã thực hiện share được file để nhập chung dữ liệu cho mọi người, mọi người cũng đã mở file em share ra để số liệu, nhưng số liệu ở các máy mọi người nhập không chuyển về file gốc em đã share ở máy của em. Em không biết là tại sao. Anh chị nào biết hướng dẫn em nhé.
thanks

Vấn đề bạn minhang2007 đề cập ở đây là tài liệu sử dụng chung. Nhiều người trong mạng LAN cùng truy cập vào 1 file excel, cùng xử lý trên 1 file, mỗi người sẽ xử lý trên Sheet của mình
Ví dụ : bạn minhang2007 có 1 file tổng hợp gồm có 5 Sheet, trong đó có 4 Sheet dành cho nhập liệu theo miền (mỗi miền do một người phụ trách), 1 Sheet dành cho tổng hợp (do bạn minhang2007)
Như vậy, trong cùng một thời điểm, cả 5 người cùng có quyền truy cập vào file này, cùng nhập hoặc thay đổi các số liệu trên các sheet của file.
Không biết tôi hiểu như vậy có đúng không.
Nếu đúng như vậy, đến chiều trả lời tiếp.
Chào nhé, chúc bạn vui vẻ !

 

[anhtuan1066]

Đúng là y chang như bạn nhatthai nói đó... Ko biết bạn có giãi pháp gì hay trong trường hợp này thì chia sẽ cho mọi người với... Riêng tôi thì đang dùng chức năng Share folder của Windows, có điều bắt buộc phải chia ra nhiều file thì mới chống dc việc nhiều người cùng save 1 lúc

 

[nhatthai]

Đúng là y chang như bạn nhatthai nói đó... Ko biết bạn có giãi pháp gì hay trong trường hợp này thì chia sẽ cho mọi người với... Riêng tôi thì đang dùng chức năng Share folder của Windows, có điều bắt buộc phải chia ra nhiều file thì mới chống dc việc nhiều người cùng save 1 lúc

Mình làm như thế này :
tạo một file dùng chung, trong đó có các sheet tương ứng với mỗi người có trách nhiệm (Số người nhập chung dữ liệu trên 1 file), một sheet tổng hợp.
Sử dụng chức năng Share Workbook để chia sẻ
Hãy tham khảo thêm chức năng này nhé.
Ngoài cách này, bạn còn có thể sử dụng chức năng nhúng sổ tính nữa đó.
Mình gửi file minh họa kèm theo.
Chúc vui vẻ.
Chào nhé !

 

[ngockhanh0507]

Theo tôi bạn nên tạo shortcut của file muốn mọi người nhập số liệu lên các máy client trong mạng Lan của bạn. Mọi người chỉ việc nhập số liệu trên shortcut đó thôi, số liệu sẽ được nhập vào file của bàn.