Chào các bạn,
Công ty mình đang làm có sử dụng phần mềm ghi lại thời gian làm việc cho các dự án khác nhau của nhân viên để dùng làm cơ sở xuất hoá đơn cho khác hàng nhưng giờ quyết định bỏ và quay về tìm một giải pháp nào đó rẻ nhất. (Công ty mình là công ty tư vấn và việc ra hoá đơn dứ vào số giờ nhân viên làm cho dự án đó).
Công ty hiện đang sử dụng MS 365.
Vì để tiêt kiệm chi phí tối đa, mọi người đang đề xuất sử dụng excel, nhưng mình hiện chưa biết sắp xếp dữ liệu ntn cho phù hợp, mong các bạn chỉ giúp.
Công ty có 25 nhân viên chia ra làm 4 nhóm, làm việc cho những dự án khác nhau. Tổng cộng 30 dự án, cho khoảng 25 khách hàng.
Mỗi dự án sẽ có mức phí tư vấn khác nhau (theo giờ) cho mỗi tư vấn viên tuỳ vào chức vụ và kinh nghiệm, và thoả thuận với khách hàng.
Mỗi dự án sẽ có những nhiệm vụ, yêu cầu khác nhau tuỳ bản chất tư vấn.
1. Để ghi thời gian hoạt động cho từng dự án trong tuần:
- Tư vấn viên chỉ được ghi giờ vào những dự án họ được phân công, theo từng ngày làm việc. 1 ngày họ có thể làm cho 2/ 3 dự án.
- Mỗi khi làm cho một dự án nào đó, họ phải ghi giờ làm thực tế theo các nhiệm vụ đã tạo ra ban đàu và phải có chi tiết giải thích họ đã làm những gì trong những giờ đó.
- Cuối tuần họ sẽ nộp giờ làm của họ cho sếp ký duyệt.
2. Sau khi bảng ghi giờ dc duyệt, bộ phận kế toán sẽ:
- Xuất hoá đơn cho từng dự án, theo tháng
- Tổng hợp báo cáo theo dự án, nhân viên, nhóm để đánh giá doanh thu, năng lực theo tuần/ tháng.
Câu hỏi mình đặt ra là:
1. Nếu dùng excel, mình sẽ nên sắp xếp dữ liệu ntn để phù hợp nhất?
2. Làm sao để nhân viên không sửa dc bảng ghi giờ?
3. Với excel, làm sao để tự động hoá việc (1) nhân viên nộp báo cáo -> (2) sếp duyệt -> (3) bộ phận kế toán nhận thông tin để xuất hoá đơn
4. Làm sao để hạn chế việc nhân viên chỉ dc quyền ghi giờ vào những dự án nhất định?
5. Làm sao để sếp có thể nhìn đươc giờ làm của nhân viên ngay cả khi nhân viên chưa nộp bảng chấm công của họ?
5. Nếu sử dụng MS 365, trong đó có Power Apps, thì làm ntn để tạo dc? Mình có coi nhiều video thấy họ hỗ trợ dc nhưng việc tạo ra cái bảng chấm công đó quá sức với mình. Mình kiếm bài giảng trong diễn đàn nhưng cũng k nhiều lắm.
Mong được sự giúp đỡ và chỉ dạy.
Mình cảm ơn.
Công ty mình đang làm có sử dụng phần mềm ghi lại thời gian làm việc cho các dự án khác nhau của nhân viên để dùng làm cơ sở xuất hoá đơn cho khác hàng nhưng giờ quyết định bỏ và quay về tìm một giải pháp nào đó rẻ nhất. (Công ty mình là công ty tư vấn và việc ra hoá đơn dứ vào số giờ nhân viên làm cho dự án đó).
Công ty hiện đang sử dụng MS 365.
Vì để tiêt kiệm chi phí tối đa, mọi người đang đề xuất sử dụng excel, nhưng mình hiện chưa biết sắp xếp dữ liệu ntn cho phù hợp, mong các bạn chỉ giúp.
Công ty có 25 nhân viên chia ra làm 4 nhóm, làm việc cho những dự án khác nhau. Tổng cộng 30 dự án, cho khoảng 25 khách hàng.
Mỗi dự án sẽ có mức phí tư vấn khác nhau (theo giờ) cho mỗi tư vấn viên tuỳ vào chức vụ và kinh nghiệm, và thoả thuận với khách hàng.
Mỗi dự án sẽ có những nhiệm vụ, yêu cầu khác nhau tuỳ bản chất tư vấn.
1. Để ghi thời gian hoạt động cho từng dự án trong tuần:
- Tư vấn viên chỉ được ghi giờ vào những dự án họ được phân công, theo từng ngày làm việc. 1 ngày họ có thể làm cho 2/ 3 dự án.
- Mỗi khi làm cho một dự án nào đó, họ phải ghi giờ làm thực tế theo các nhiệm vụ đã tạo ra ban đàu và phải có chi tiết giải thích họ đã làm những gì trong những giờ đó.
- Cuối tuần họ sẽ nộp giờ làm của họ cho sếp ký duyệt.
2. Sau khi bảng ghi giờ dc duyệt, bộ phận kế toán sẽ:
- Xuất hoá đơn cho từng dự án, theo tháng
- Tổng hợp báo cáo theo dự án, nhân viên, nhóm để đánh giá doanh thu, năng lực theo tuần/ tháng.
Câu hỏi mình đặt ra là:
1. Nếu dùng excel, mình sẽ nên sắp xếp dữ liệu ntn để phù hợp nhất?
2. Làm sao để nhân viên không sửa dc bảng ghi giờ?
3. Với excel, làm sao để tự động hoá việc (1) nhân viên nộp báo cáo -> (2) sếp duyệt -> (3) bộ phận kế toán nhận thông tin để xuất hoá đơn
4. Làm sao để hạn chế việc nhân viên chỉ dc quyền ghi giờ vào những dự án nhất định?
5. Làm sao để sếp có thể nhìn đươc giờ làm của nhân viên ngay cả khi nhân viên chưa nộp bảng chấm công của họ?
5. Nếu sử dụng MS 365, trong đó có Power Apps, thì làm ntn để tạo dc? Mình có coi nhiều video thấy họ hỗ trợ dc nhưng việc tạo ra cái bảng chấm công đó quá sức với mình. Mình kiếm bài giảng trong diễn đàn nhưng cũng k nhiều lắm.
Mong được sự giúp đỡ và chỉ dạy.
Mình cảm ơn.
