- Tham gia
- 30/5/06
- Bài viết
- 1,630
- Được thích
- 17,440
- Nghề nghiệp
- Bác sĩ
SendPaySlip là chương trình được thiết kế mục đích chuyển các bảng chiết tính lương hàng tháng cho nhân viên qua đường email.
Tính năng
File chứa bảng chiết tính lương được cài password để mở, do vậy tính năng bảo mật bảng chiết tính lương được đảm bảo.
Từ việc tạo bảng chiết tính lương, xác nhận khoản lương đã được chuyển khoản hoặc việc in phong bì cho trường hợp nhận tiền mặt và gửi bảng chiết tính lương được thực hiện dễ dàng, hợp lý.
Lưu ý chung
Việc gửi bảng lương chương trình thông qua chương trình Outlook. Do vậy, việc gửi mail chỉ thực hiện nếu bạn dùng Outlook.
Quy trình gửi bảng chiết tính lương
Bước 1: Nhập dữ liệu
Sau khi bộ phận nhân sự tính toán xong bảng lương, thông tin cần thiết sẽ nhập vào chương trình. Bộ phận nhân sự có thể nhập hàng loạt theo mẫu định dạng sẵn vào chương trình, bằng cách bỏ thông tin theo mẫu vào Sheet report và vào màn Other bấm nút lệnh Load new list. Dữ liệu mới sẽ đè lên dữ liệu cũ.
Bước 2: Tạo các bảng chiết tính lương
Vào màn hình Make payslip files bấm vào nút Make Payslip File
Lưu ý :
Trước khi tạo các bảng chiết tính lương, phải chọn file mẫu để số liệu về thông tin về lương được truyền vào. Thao tác lick chọn update hoặc mở file để xem xét trước khi tạo các bảng chiết tính lương. Ngoài ra, Save as directory là tên thư mục các payslip file tạo mới được lưu vào, nếu chưa hợp lý thì phải up date lại thư mục này.
Bước 3: Xác nhận lương đã chuyển
a. Với trường hợp nhận tiền bằng tiền mặt
Vào màn hình Confirm payment bấm vào nút Print envelop để vào màn hình Print envelop control.
Có thể chọn in từng phong bì hoặc hàng loạt, hay chỉ để xác nhận các phong bì đã được in.
b. Với trường hợp chuyển khoản
Vào màn hình Confirm payment bấm vào nút Bank confirm để vào màn hình Bank transfer confirm.
Có thể xác nhận ngân hàng đã chuyển hàng lọat bằng cách load dữ liệu ngân hàng đã chuyển để trong một file excel. File này có cấu trúc cột A là mã số nhân viên và cột B là tài khỏan ngân hàng. Nếu các số liệu tương đồng thì chương trình sẽ thông báo loaded bên cột C. Trước khi chạy hàng loạt cần thiết phải kiểm tra lại file chứa dữ liệu đối chiếu và thay đổi nếu thấy cần thiết.
Hoặc có thể xác nhận ngân hàng đã chuyển bằng tay khi đó phải vào màn hình Manual.
Bước 4: Chuyển bảng lương
Sau khi các bước chuẩn bị đã hoàn tất thì có thể chuyển bảng chiết tính lương đến các người nhận. Bằng cách Vào màn hình Send payslip bấm vào nút Send payslip file.
Lưu ý :
Trong chương trình này việc tạo bảng chiết tính lương và xác nhận lương đã chuyển là bắt buộc để có thể gửi bảng chiết tính lương.
Các chức năng khác
a. Màn hình hình Set up
Chức năng xem email bảng chiết tính lương trước khi gửi hoặc gửi thẳng.
Chức năng về tạo kỳ tính lương, màn hình trang Present period sẽ thông báo cho biết kỳ tính lương hiện tại, khi chạy đóng kỳ thì chương trình sẽ mở kỳ kế tiếp đã được thiết lập từ trước. Ý nghĩ của kỳ tính lương hiện tại là khi tạo bảng chiết tính lương thì chương trình sẽ tạo tên file bảng chiết tính lương theo cấu trúc: Payslip of + Mã số nhân viên + kỳ tính lương hiện tại. Màn hình trang set up period cho phép tạo kỳ tính lương theo ý muốn. Màn hình refesh để xóa các kỳ đã được thiết lập và chương trình sẽ tạo một kỳ mặt định là Jan + năm hiện tại.
b. Màn hình change info
Cho phép tìm kiếm và thay đổi mã số mở file chứa bảng chiết tính lương và mã số tài khỏan ngân hàng.
c. Employee list
Là báo cáo chạy ra thông tin về nhân viên.
d. Màn hình đưa ra mẫu danh sách nhân viên
Là báo cáo chạy ra mẫu danh sách nhân viên để có thể sử dụng chức năng load danh sách nhân viên từ sheet report.
e. Load danh sách nhân viên
Với danh sách theo mẫu trên copy toàn bộ dữ liệu này vào sheet report. Bấm nút Load employee list thì toàn bộ dữ liệu sẽ đè lên toàn bộ dữ liệu trong sheet Sendfilecontrol.
© Đỗ Bá Thuấn | SAGA- saga.vn
Tính năng
File chứa bảng chiết tính lương được cài password để mở, do vậy tính năng bảo mật bảng chiết tính lương được đảm bảo.
Từ việc tạo bảng chiết tính lương, xác nhận khoản lương đã được chuyển khoản hoặc việc in phong bì cho trường hợp nhận tiền mặt và gửi bảng chiết tính lương được thực hiện dễ dàng, hợp lý.
Lưu ý chung
Việc gửi bảng lương chương trình thông qua chương trình Outlook. Do vậy, việc gửi mail chỉ thực hiện nếu bạn dùng Outlook.
Quy trình gửi bảng chiết tính lương
Bước 1: Nhập dữ liệu
Sau khi bộ phận nhân sự tính toán xong bảng lương, thông tin cần thiết sẽ nhập vào chương trình. Bộ phận nhân sự có thể nhập hàng loạt theo mẫu định dạng sẵn vào chương trình, bằng cách bỏ thông tin theo mẫu vào Sheet report và vào màn Other bấm nút lệnh Load new list. Dữ liệu mới sẽ đè lên dữ liệu cũ.
Bước 2: Tạo các bảng chiết tính lương
Vào màn hình Make payslip files bấm vào nút Make Payslip File
Lưu ý :
Trước khi tạo các bảng chiết tính lương, phải chọn file mẫu để số liệu về thông tin về lương được truyền vào. Thao tác lick chọn update hoặc mở file để xem xét trước khi tạo các bảng chiết tính lương. Ngoài ra, Save as directory là tên thư mục các payslip file tạo mới được lưu vào, nếu chưa hợp lý thì phải up date lại thư mục này.
Bước 3: Xác nhận lương đã chuyển
a. Với trường hợp nhận tiền bằng tiền mặt
Vào màn hình Confirm payment bấm vào nút Print envelop để vào màn hình Print envelop control.
Có thể chọn in từng phong bì hoặc hàng loạt, hay chỉ để xác nhận các phong bì đã được in.
b. Với trường hợp chuyển khoản
Vào màn hình Confirm payment bấm vào nút Bank confirm để vào màn hình Bank transfer confirm.
Có thể xác nhận ngân hàng đã chuyển hàng lọat bằng cách load dữ liệu ngân hàng đã chuyển để trong một file excel. File này có cấu trúc cột A là mã số nhân viên và cột B là tài khỏan ngân hàng. Nếu các số liệu tương đồng thì chương trình sẽ thông báo loaded bên cột C. Trước khi chạy hàng loạt cần thiết phải kiểm tra lại file chứa dữ liệu đối chiếu và thay đổi nếu thấy cần thiết.
Hoặc có thể xác nhận ngân hàng đã chuyển bằng tay khi đó phải vào màn hình Manual.
Bước 4: Chuyển bảng lương
Sau khi các bước chuẩn bị đã hoàn tất thì có thể chuyển bảng chiết tính lương đến các người nhận. Bằng cách Vào màn hình Send payslip bấm vào nút Send payslip file.
Lưu ý :
Trong chương trình này việc tạo bảng chiết tính lương và xác nhận lương đã chuyển là bắt buộc để có thể gửi bảng chiết tính lương.
Các chức năng khác
a. Màn hình hình Set up
Chức năng xem email bảng chiết tính lương trước khi gửi hoặc gửi thẳng.
Chức năng về tạo kỳ tính lương, màn hình trang Present period sẽ thông báo cho biết kỳ tính lương hiện tại, khi chạy đóng kỳ thì chương trình sẽ mở kỳ kế tiếp đã được thiết lập từ trước. Ý nghĩ của kỳ tính lương hiện tại là khi tạo bảng chiết tính lương thì chương trình sẽ tạo tên file bảng chiết tính lương theo cấu trúc: Payslip of + Mã số nhân viên + kỳ tính lương hiện tại. Màn hình trang set up period cho phép tạo kỳ tính lương theo ý muốn. Màn hình refesh để xóa các kỳ đã được thiết lập và chương trình sẽ tạo một kỳ mặt định là Jan + năm hiện tại.
b. Màn hình change info
Cho phép tìm kiếm và thay đổi mã số mở file chứa bảng chiết tính lương và mã số tài khỏan ngân hàng.
c. Employee list
Là báo cáo chạy ra thông tin về nhân viên.
d. Màn hình đưa ra mẫu danh sách nhân viên
Là báo cáo chạy ra mẫu danh sách nhân viên để có thể sử dụng chức năng load danh sách nhân viên từ sheet report.
e. Load danh sách nhân viên
Với danh sách theo mẫu trên copy toàn bộ dữ liệu này vào sheet report. Bấm nút Load employee list thì toàn bộ dữ liệu sẽ đè lên toàn bộ dữ liệu trong sheet Sendfilecontrol.
© Đỗ Bá Thuấn | SAGA- saga.vn
