Spreadsheet Design: TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH

[ptm0412]

This topic is one of suggestions from The GPE Administrator for me to translate into Vietnamese. It is not a part of the Serie ASAP Utilities topics. It is useful for Excel users in the beginning and either the others.

Let me say thanks to The GPE forum and the Administrator, who give me opportunities to contribute my tiny knowledge in this useful forum, in order to propagate useful English Document.

Chủ đề này là 1 trong những đề nghị của Ban Quản trị GPE cho tôi để dịch sang tiếng Việt. Đây là chủ đề riêng và không nằm trong loạt bài về ASAP Utilities. Bài này rất hữu ích cho người dùng Excel không chỉ những người mới dùng mà cảnhững ngưởi đã dùng lâu năm.

Xin gởi lời cám ơn đến Diễn đàn GPE và ban Quản trị đã tạo điều kiện cho tôi đóng góp chút kiến thức nhỏ nhoi vào diễn đàn, nhằm truyền bá các văn bản hữu ích bằng tiếng Anh.


Spreadsheet Design: TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH:

Analysis Phân tích

Good Design Trình bày tốt

A good design for your spreadsheet makes it easy for you:
Một bảng tính được trình bày tốt giúp bạn dễ dàng:

• to read the data
• to understand the point of the sheet
• to use the sheet's information
• to update the sheet
• to spot the important parts quickly

- Đọc dữ liệu
- Hiểu được mục đích của bảng tính
- Sử dụng thông tin từ bảng tính
- Cập nhật bảng tính
- Thấy phần thông tin quan trọng nhanh chóng.


Good design does not have to be pretty or colorful, though that often helps. A well-designed sheet will be comfortable to work with and makes it easy to answer the questions you want to ask.
How can you tell if a worksheet has a good design? The questions below are a good guide.


Trình bày tốt không hẳn là nhiều màu rực rỡ mặc dù sử dụng màu sắc thường rất hữu ích. Một bảng tính trình bày tốt sẽ trở nên tiện dụng để làm việc và đáp ứng dễ dàng các yêu cầu của bạn.
Một bảng tính như thế nào gọi là trình bày tốt? Các câu hỏi gợi ý sau sẽ định hướng cho bạn.

Analyze a spreadsheet Phân tích 1 bảng tính

To analyze the effectiveness of a spreadsheet's design use the following questions about the spreadsheet. With good design you can answer these easily. A poor or bad design makes it hard or impossible.


Để phân tích hiệu quả của việc trình bày bảng tính, trả lời các câu hỏi sau đây về 1 Bảng tính có sẵn. Nếu bảng tính trình bày tốt, bạn sẽ trả lời dễ dàng. Nếu việc trình bày nghèo nàn hoặc trình bày dở, bạn sẽ khó thậm chí không thể trả lời.

1. Purpose: What is it for? What questions does it answer?
2. Data: What data is used and where did it come from?
3. Calculations: How did they do that? (What parts are calculated and what formulas are used to do the calculations?)
4. Changes: Does this sheet allow you to add or change data later? Is that important for this particular sheet? Will it be easy to do?


1. Mục đích: Bảng tính dùng để làm gì? Nó đáp ứng yêu cầu nào?
2. Dữ liệu: Dữ liệu nào đã được sử dụng và dữ liệu lấy từ đâu?
3. Phần Tính toán: Dữ liệu được tính toán như thế nào?Phần nào của bảng tính được tính toán, và công thức nào đã được sử dụng? (Không cần xem công thức - ptm0412)
4. Thay đổi: Bảng tính có cho phép bạn thêm dữ liệu vào sau này không? Việc này có quan trọng đối với bảng tính cụ thể này không? Nếu cho phép, việc thêm dữ liệu có dễ dàng không?

 

[ptm0412]

Bad Design: Example #1 Trình bày kém: Thí dụ #1


What's wrong with the spreadsheet below? Try to answer the analysis questions: Purpose, Data, Calculations, Changes.
Bảng tính sau đây có gì không ổn? Thử trả lời các câu hỏi phân tích đánh giá bảng tính: Mục đích, Dữ liệu, Tính toán, Thay đổi.

Bad Design #1 Trình bày kém #1

You can't tell anything about what is going on in this sheet! You cannot answer any of the analysis questions. The only good thing about the sheet is that it uses the default font, so you can read the values.

Bạn không thể nói bất cứ điều gì về cái gì đang thể hiện trên Bảng tính. Bạn không thể trả lời bất cứ câu hỏi nào trong số 4 câu hỏi. Ngoại trừ điều duy nhất tốt: bảng tính sử dụng Font mặc định và bạn có thể đọc các giá trị. (ptm0412: coi như không trình bày gì cả!)

What's wrong? Vậy, cái gì dở ở đây?


· No titles to tell you what this sheet is about.
Không có tiêu đề bảng tính và bạn không thể biết bảng tính nói về cái gì.

· No column labels to explain all the numbers.
Không có tiêu đề cột để cho biết mỗi cột có ý nghĩa gì.

· Not clear whether any of the numbers are calculated.
Không thấy được những con số nào đã được tính toán

· The numbers in the last two columns are hard to read and compare to each other because they are not lined up on the decimal point.
Những con số ở 2 cột cuối khó đọc và khó so sánh với nhau bởi chúng không được gióng thẳng hàng theo dấu chấm thập phân.

Simple Solution: Addingsomesimple titles and labels makes the spreadsheet much more understandable, as the version below shows. Now can you answer any of the analysis questions?

Giải pháp đơn giản: Thêm vào vài dòng tiêu đề và nhãn (tiêu đề cột - ptm0412) làm cho bảng tính trở nên dễ hiểu hơn, như hình dưới đây. Bây giờ bạn đã có thể trả lời chút gì cho 4 câu hỏi đánh giá?

Adding titles and labels explains a lot! Thêm tiêu đề trang và tiêu đề cột sẽ thuyết minh được rất nhiều!

It is still not really easy to read the number in F & G, and you can't tell if the Pay for Period entries are calculated or typed in.
Vẫn còn khó đọc ở cột F và cột G, và bạn không thể biết cột số liệu Tiền lương trong kỳ nhập vào bằng công thức tính hay gõ tay.

Even Better Solution: Some formatting and expanded labels and titles will help even more, as the next illustration shows. Can you answer the analysis questions?

Giải pháp tốt hơn nữa: Vài biện pháp định dạng và thêm nội dung cho tiêu đề sẽ giúp ích hơn nữa như hình minh hoạ dưới. Bạn đã có thể trả lời hết 4 câu hỏi đánh giá chưa?

Adding formatting and explanation of calculations
Thêm vài định dạng và thêm phần giải thích công thức vào tiêu đề cột.

Now you can see that the Pay for Period is a calculated value using the Hours Worked and Pay Rate. Moving the Hours Worked over puts the values used in the formula next to each other, which makes it easier to see where the Pay for Period comes from - and why some paychecks are bigger than others.

Bây giờ bạn có thể thấy Tiền lương trong kỳ được tính toán dựa vào Số Giờ làm việc và Đơn giá lương / giờ. Di chuyển cột Số giờ làm việc lại gần cột Đơn giá lương để các số liệu sử dụng trong công thức tính toán nằm gần nhau, làm cho người đọc dễ thấy Tiền lương trong kỳ tính từ đâu ra, và có thể thấy, so sánh và hiểu tại sao tiền lương người này lớn hơn người kia.

This spreadsheet is an example of one that you would not normally have to change later. It is a report of the values at a given date. However, a similar spreadsheet that logs the hours worked each day for each worker would have new data added every work day.

Bảng tính này là một thí dụ cho dữ liệu thuộc dạng không thay đổi thường xuyên sau này. Nó là 1 báo cáo về số liệu vào 1 ngày ấn định (cuối tuần - ptm0412) cho 1 kỳ tính toán. Tuy vậy, 1 bảng tính tương tự thể hiện số giờ làm việc mỗi ngày của mỗi công nhân, phải cho thấy được sự cập nhật hàng ngày.

 

[ptm0412]

Bad Design: Example #2 Trình bày kém: Thí dụ #2


Here is a design problem common when rows and columns are both being calculated. Can you answer the analysis questions above for this sheet?
Đây là vấn đề phổ biến gặp phải khi trình bày bảng tính có cả cột lẫn dòng đều phải tính toán. Bạn có thể trả lời câu hỏi đánh giá nào cho bảng tính này?

What's wrong? Cái gì dở ở đây?


· What formulas? Row 8 and Column F look like they could be calculations.
Công thức tính là gì? Dòng 8 và cột F dường như là kết quả của việc tính toán.

· Is cell F8 related to the row values, the column values, or something else?
Cell F8 liên quan đến các giá trị hàng ngang, hay cột dọc? Hay liên quan đến cái gì khác?

Solution: Giải pháp:


· Use formatting for F8 that matches the source data.
Định dạng cell F8 cho giống với dữ liệu nguồn mà từ đó nó đã được tính ra.

· Add labels and other formatting to group related cells. In the revised sheet you can see that F8 is the SUM of Row 8.
Gán một tiêu đề nhỏ và định dạng giống những cells có liên quan. Trong hình dưới bạn sẽ thấy rằng F8 là tổng của dòng 8.

The right color coding and labels make all clear
Màu sắc giống nhau và tiêu đề làm mọi sự trở nên rõ ràng:

 

[ptm0412]

Design Principles Quy tắc Trình bày



From the examples above and some common sense we can come up with some principals and guidelines that will help you design worksheets that work well.

Từ các thí dụ trên đây và vài trường hợp thường gặp khác, ta có thể đúc kết thành vài quy tắc và định hướng, chúng sẽ giúp bạn trình bày tốt bảng tính.

• Easy to read: Choose fonts and backgrounds and colors for good contrast and easy reading. Consider how the sheet will look in print as well as on screen.
• Logical positions: Positiondata is logically, both for reading and for entering data.
• Describe: Create helpful labels and titles that make the purpose and function of the sheet clear.
• Important parts: Position and format the key values, like totals, to make them stand out from the crowd of data.
• Changes: Arrange the sheet so that adding new data will not break formulas. Surround data groups that may have additions later by blank cells and write formulas that include the blanks. Or use absolute references to cells that will not be moved if data is added.
• Original data: Use copies or links to original data for actions that may be hard to undo, such as sorting and subtotals. This preserves the original data for other uses later.
• Future: Think ahead to the future uses of your sheet. Anticipate the needs of other people who may use your sheet without knowing all that you know about it.

- Dễ đọc: Chọn Font, nền và màu sắc cho tương phản nhằm dễ đọc. Quan tâm đến việc bảng tính thể hiện như thế nào trên màn hình và cả khi in.

- Vị trí hợp lý: Vị trí dữ liệu hợp lý nhằm dễ dàng cả để đọc lẫn để nhập thêm.

- Mô tả: Tạo những tiêu đề bảng, tiêu đề dòng, cột, mô tả mục đích và chức năng làm bảng tính rõ ràng hơn.

- Phần quan trọng: Đặt và định dạng những giá trị tổng hợp như Tổng, nhằm làm cho nó nổi bật trong toàn bộ dữ liệu.

- Thay đổi: Sắp xếp bảng tính sao cho việc nhập liệu thêm vào không làm hư hại các công thức. Bao quanh vùng dữ liệu cần nhập liệu thêm với các cell trống, và viết công thức cho cả các cell trống này. Hoặc sử dụng công thức chỉ liên quan đến các cells không bị dời chuyển do nhập liệu thêm.

- Dữ liệu gốc: Dùng dữ liệu copy hoặc liên kết với dữ liệu gốc (thay vì sử dụng dữ liệu gốc – ptm0412) cho những việc khó undo như sắp xếp lại và sử dụng tiện ích subtotal. Việc này nhằm bảo lưu dữ liệu gốc cho công việc khác sau này.

- Cho tương lai: Hãy nghĩ đến việc sử dụng bảng tính trong tương lai. Hãy nghĩ đến việc người dùng khác có thể không biết rõ về bảng tính như bạn và làm hỏng nó.

 

[ptm0412]

Spreadsheet Design: Trình bày bảng tính:

Analyze a Sheet Phân tích đánh giá bảng tính

Does the worksheet that you have been developing in these projects have good design?
Answer the analysis questions in the Step-by-Step exercise below.

Bảng tính bạn đã thực hiện trong các dự án có được trình bày tốt không? Trả lời các câu hỏi đánh giá trong bài tập từng bước sau:

• Purpose: What is it for? What questions does it answer?

• Data: What data is used and where did it come from?

• Calculations: How did they do that? (What parts are calculated and what formulas are used to do the calculations?)

• Changes: Does this sheet allow you to add or change data later? Is that important for this particular sheet? Will it be easy to do?

- Mục đích: Bảng tính dùng để làm gì? Nó đáp ứng yêu cầu nào?

- Dữ liệu: Dữ liệu nào đã được sử dụng và dữ liệu lấy từ đâu?

- Phần Tính toán: Dữ liệu được tính toán như thế nào?Phần nào của bảng tính được tính toán, và công thức nào đã được sử dụng? (Không xem công thức - người dịch)


- Thay đổi: Bảng tính có cho phép bạn thêm dữ liệu vào sau này không? Việc này có quan trọng đối với bảng tính cụ thể này không? Nếu cho phép, việc thêm dữ liệu có dễ dàng không?

Analyze Sheet Phân tích bảng tính
1. Open trips30.xls , if necessary.

2. Inspect the upper table on the sheet Specials. How good is the design? Answer the four analysis questions (for the upper table only). You will record these answers shortly.

3. Is it easy to answer these questions for this sheet? What could make this sheet easier to read and use? What else would you recommend? Look at your printout of this sheet at the end of Project 2 [trips9.xls] and compare it to the current version. Is it easier to understand and work with now?


1. Mở file trips30.xls, nếu thấy cần thiết.


2. Tìm hiểu bảng dữ liệu phía trên của sheet Specials. Nó được trình bày như thế nào? hãy trả lời 4 câu hỏi đánh giá ( chỉ cho bảng dữ liệu phía trên). Hãy ghi lại các câu trả lời 1 cách ngắn gọn.


3. Trả lời các câu hỏi cho bảng tính này có dễ không? Cái gì làm cho bảng tính này dễ đọc và dễ sử dụng? Bạn có muốn đề xuất gì thêm không? Xem bảng print preview ở phần cuối và so sánh với bảng tính hiện tại. Có dễ dàng hiểu và làm việc với bảng tính mới chưa?

 

[ptm0412]

Record Analysis: Multiple lines in a cell
Ghi lại kết quả phân tích : Nhiều dòng trong 1 cell

You will put your analysis on the sheet itself. To type multiple lines in a cell you must wrap the text. To start a new line inside a cell use the key combo ALT + ENTER. This is different from the key combo for a line break in Word. (SHIFT + ENTER) To get a wide area for your text, you can merge some cells.


Bạn sẽ ghi những đánh giá bảng tính vào chính bảng tính đó. Muốn đánh máy được nhiều dòng trong 1 cell, bạn phải wrap nó. Để bắt đầu 1 dòng mới trong cùng 1 cell, hãy nhấn ALT + ENTER. Việc này khác với việc insert 1 ngắt trang trong Word (SHIFT + ENTER). Để có khoảng rộng hơn cho đoạn văn bản của bạn, hãy nối vài cells lại với nhau.

1. Select range A5050. (Suggestion: Use the Name Box.)

Chọn vùng A50: D50. (Đề nghị : Dùng Name Box.) (= ô chứa địa chỉ (? – ptm0412))

2. From the menu select Format | Cells… | Alignment

Trên thanh menu chọn Format | Cells… | Alignment

3. Check the boxes for Wrap text and for Merge Cells. Close the Format Cells dialog.

Đánh dấu chọn Wrap text và Merge Cells. Đóng hộp thoại Format Cells.

4. In the Formula bar type Analysis: then press ALT + ENTER. This creates a line break inside the cell.
Trong thanh công thức, gõ Analysis: sau đó nhấn ALT + ENTER. Việc này tạo 1 ngắt dòng trong cell.

5. Now type your answers to analysis questions 1, 2, 3, & 4. Be brief but complete. Use ALT + ENTER to create new lines.If your text is too long to fit inside the space, you can increase the row height by dragging the bottom edge of the row heading down. To make the space wider you can merge the merged cell with cells to the right. Don't widen your merged cell. That will change the width of the columns in the tables above.


Bây giờ gõ vào lần lượt từng câu trả lời cho 4 câu hỏi đánh giá bảng tính. Hãy ngắn gọn nhưng hoàn chỉnh. Dùng tiếp ALT + ENTER để tạo ngắt dòng. Nếu đoạn văn bản của bạn dài và không đủ chỗ trong cell, hãy điều dhỉnh độ cao của cell bằng cách kéo cạnh dưới của ô chứa số thứ tự dòng. Để tạo chỗ rộng hơn cho văn bản, hãy nối thêm cell bên phải vào cell đang gõ. Đừng tìm cách nới rộng độ rộng cột. Việc này sẽ làm thay đổi độ rộng của cột dữ liệu trong bảng dữ liệu phía trên.

6. Resize row height as needed to show all of your text.


Điều chỉnh chiều cao dòng lần nữa để thể hiện hết toàn bộ văn bản của bạn.

7. With cell A50 selected, from the menu select Insert | Page Break. A page break is inserted above row 50.


Trong khi cell A50 đang được chọn, mở Menu | Insert | Page Break. Một ngắt trang sẽ chèn vào phía trên dòng 50.

8. Open Page Break Preview and note that your analysis is on page 2.


Mở mục Page Break Peview và thấy rằng ô chứa đánh giá của bạn nằm ở đầu trang 2.

9. Spell Check cell A50.


Kiểm tra lỗi chính tả cell A50.

10. Page Setup: Correct the sheet's header to show Project 5.If necessary, on the Sheet tab in the Print titles box, type $1:$2 so that the first two rows, with the titles, will print on all pages of this sheet.


Định dạng trang in: Điều chỉnh phần Header của bảng tính để thấy dòng Project 5. Nếu cần thiết hãy gõ $1:$2 vào ô Print titles (rows to repeat at top – ptm0412) trong tab Sheet để cho 2 dòng đầu tiên của bảng tính sẽ được in trên mọi trang của bảng tính.

11. Save as trips31.xls to your Class disk in the folder excel project5. If necessary, create this folder.


Lưu lại thành File mới có tên trips31.xls vào ổ đĩa của bạn trong thư mục Excel Project5, nếu cần thì tạo thư mục này.

12. Print page 2 only by selecting File | Print and then Pages From 2 To 2 in the Print dialog. Your page will have your own text below the titles, which will make your page look different from the illustration.


In chỉ trang 2 bằng cách mở Menu File | Print và chọn Pages From là 2 và To cũng là 2. Bạn sẽ được trang in chỉ là văn bản nằm dưới tiêu đề, và trang in tách rời khỏi phần minh hoạ.

 

[ptm0412]

Trả lời bạn LamA0 trong topic Spreadsheet Design

Xin góp ý nhỏ với anh là nên tách phần English và Vietnamese riêng ra, em nghĩ như vậy sẽ thuận tiện hơn cho mọi người!

Thanks for your sincere suggest. There are some reasons for me to do like that:
- Because this Box is The Box of Foreign Language, SubBox English, and the topic is a translation so I have to place the Origin onto the text.
- In order to serve everybody who want to read directly from the original language and who want to compare between the original and the translation.
- However, I myself and The Administrator would like that: through these translation, all of us could raise our English skill such as reading comprehension, translating, writing, and vocabulary.

For my best, I have separated them into two colors for you to distinguish them easily.
Anyway, as you demand, I will group some parts of them together, but not all. Please reread the topic Spreadsheet Design.
Thanks a lot.

Xin cám ơn sự góp ý chân tình của bạn. Có một vài nguyên nhân mà tôi đã làm như vậy:
- Bởi Box này là Box ngoại ngữ, phụ mục Anh văn, và chủ đế là 1 bản dịch, nên tôi buộc phải để nguyên tác song song với bản dịch.
- Nhằm mục đích phục vụ cho các bạn nào muốn xem trực tiếp từ nguyên bản, hoặc bạn nào muốn đối chiếu nguyên tác và bản dịch.
- Hơn nữa, bản thân tôi cũng như chủ định của ban Quản trị GPE muốn rằng thông qua những bài dịch này, mọi người có thể nâng cao khả năng ngoại ngữ trong việc đọc hiểu, dịch thuât, viết, và bổ sung từ ngữ dùng trong Excel.

Tôi cũng đã cố tách chúng ra bằng màu sắc khác nhau, để các bạn dễ phân biệt.

Dù vậy, vì bạn đã góp ý, tôi sẽ gom nhóm 1 số phần trong bài, nhưng không phải tất cả. Xin vui lòng xem lại bài tôi đã làm lại.

Xin cám ơn bạn thật nhiều.