- Tham gia
- 30/5/06
- Bài viết
- 1,630
- Được thích
- 17,440
- Nghề nghiệp
- Bác sĩ
“Phải đưa cái này vào cơ sở dữ liệu” là câu nói quen thuộc của sếp tôi. Lúc đầu, lệnh của sếp làm tôi nghĩ đến cái tủ hồ sơ (sao sếp nói cầu kỳ quá!). Sau này tôi biết rằng cơ sở dữ liệu (CSDL - database) gồm có một hay nhiều bảng liệt kê trong máy tính, giúp các chương trình lọc lựa thông tin nhanh chóng để làm ra báo cáo theo yêu cầu. Với nhiều việc phát sinh hàng ngày, CSDL thường dùng nhất (vì dễ tạo ra nhất) ở cơ quan tôi là cái bảng trong Excel mà người ta quen gọi là bảng tính.
Mới hôm rồi, sếp yêu cầu tôi chuyển tất cả hồ sơ dự tuyển vào CSDL để có thể hoàn trả hồ sơ của những ứng viên không phù hợp sau khi phỏng vấn, “để người ta tiện nộp đơn ở nơi khác, không phải mất công làm lại”. Sếp cũng đòi hỏi phải có bản in lý lịch các ứng viên theo mẫu thống nhất trước mỗi hôm phỏng vấn theo ngày giờ đã hẹn. Thấy tôi loay hoay với cái bảng trong Excel có hàng chục cột dữ liệu (mỗi cột ứng với một mục trong lý lịch, thông tin về mỗi ứng viên được ghi trên một hàng), sếp phải “cầm tay chỉ việc” cho tôi.
Từ chuyện này, tôi muốn kể lại cho bạn một kinh nghiệm bước đầu của tôi về CSDL.
Đầu tiên, trong cái bảng của Excel, ngoài các cột họ tên, ngày sinh, địa chỉ,..., tôi dành cột E để ghi ngày phỏng vấn. Cột F kế bên tôi đặt tên là Chọn phỏng vấn. Bấm vào ô đầu tiên bên dưới tên cột (ô F3), tôi ghi như sau:
=IF(TODAY()+1=E3, “C”, “”)
Dòng chữ “bí hiểm” này nghĩa là: nếu ngày hôm nay cộng thêm một ngày nữa mà trở thành ngày đã ghi ở ô E3 thì cho ta chữ C (tức là “có”) trong ô F3, nếu không phải vậy thì để trống. Ghi xong, tôi kéo nút vuông ở góc của ô F3 xuống các ô bên dưới trong cột F. Khi đó, Excel tự động “ếm xì bùa” cho các ô của cột F. Mỗi ngày khi tôi mở xem cái bảng này (được lưu dưới dạng tập tin XLS của Excel), tìm các chữ C ở cột F, tôi biết ngay những ứng viên nào được phỏng vấn vào ngày mai.
Tiếp theo, tôi tạo ra bản lý lịch của ứng viên bằng Word. Để dùng CSDL chứa trong tập tin XLS, tôi bấm Open Data Source trên thanh công cụ Mail Merge. Trên hộp thoại Select Data Source vừa hiện ra, tôi tìm chọn tập tin XLS rồi bấm Open.
Dòng đầu tiên tôi ghi ngày phỏng vấn. Để lấy ngày phỏng vấn từ CSDL, tôi bấm Insert Merge Field , chọn tên cột Ngày phỏng vấn trên hộp thoại Insert Merge Field, bấm Insert rồi đóng hộp thoại đó. Trên trang in của Word xuất hiện dòng chữ <<Ngày_phỏng_vấn>> cho tôi biết dữ liệu ở cột Ngày phỏng vấn sẽ được đưa vào chỗ dòng chữ đó. Để đưa dữ liệu từ các cột khác của bảng vào trang in, tôi làm tương tự. Bạn nhớ nha: field để chỉ cái cột của bảng đó.
Khi đã hoàn chỉnh bản lý lịch mẫu, tôi bấm Mail Merge Recipients . Hộp thoại Mail Merge Recipients hiện ra, trình bày cái bảng như bên Excel. Tôi bấm nút ở cột Chọn phỏng vấn, chọn C rồi bấm OK. Tôi làm vậy để chỉ lấy các ứng viên trong bảng có chữ C ở cột Chọn phỏng vấn.
Để kiểm tra kết quả , tôi bấm View Merged Data rồi “tà tà” bấm Next Record . Quả thật, thông tin về cá c ứng viên được phỏng vấn ngày hôm sau lần lượt xuất hiện trong trang in của tôi. Bạn cũng cần nhớ nè: mỗi hàng chứa dữ liệu trong bả ng gọi là một record.
Hàng ngày, để nộp cho sếp bản in lý lịch của các ứng viên sẽ được phỏng vấn vào ngày hôm sau, tôi dùng Excel mở danh sách ứng viên (làm cho nội dung cột F được cập nhật), dùng Word mở tập tin chứa mẫu lý lịch, bấm Merge to Printer rồi bấm OK.
Thế là nội dung tập tin XLS của Excel và tập tin DOC của Word tự động thay đổi mỗi ngày để cho báo cáo thích hợp. Tôi thậm chí không phải bấm Save để lưu lại sự thay đổi đó đâu, cứ để “tụi” Word và Excel làm việc với nhau. Thật là hay!
HOÀNG NGỌC GIAO
St từ www.echip.com.vn
