Learn Excel With Mr Excel Part 1: Introduction & Excel Environment

[ptm0412]

FIND TEXT ENTRIES
TÌM NHỮNG DỮ LIỆU KIỂU TEXT.
Problem: You suspect that there are cells in your data with text numbers instead of numbers. There is no easy way to visually locate these cells in versions before Excel 2002. In Excel 2002, these text cells, as well as a variety of other potential errors, are noted by a dark green triangle in the upper left corner of the cell. As shown in Fig. 161, cells C4 and E4 have a triangle in their upper left corners because they are text entries that look like numbers.
Numbers entered as text cause a variety of problems. Although a formula such as =E6+E4 will include the text number in E4, most functions such as SUM or AVERAGE will ignore the text cells. Text versions of a number will sort to a different place than numeric versions. If you use MATCH or VLOOKUP function, a text version of 3446 will not match a numeric version of 3446.
Vấn đề: Bạn ngờ rằng có những ô trong bảng tính của bạn có những ô chứa số dạng text thay vì dạng số. Không có cách nào dễ để nhanh chóng tìm những ô này khi sử dụng Excel đời trước Excel 2002. Từ 2002, những ô dạng này và 1 số lỗi dữ liệu tiềm tàng khác nữa, được đánh dấu bởi 1 tam giác nhỏ màu xanh ở góc trên bên trái của ô. Như hình 161, ô C4 và E4 có cái tam giác này vì chúng là dữ liệu dang text nhưng trông thì là số.
Số được nhập vào dạng text gây ra 1 loạt vấn đề. Mặc dù 1 công thức như =E6+E4 sẽ cộng được text ở ô E4, nhưng phần lớn những hàm như SUM, AVERAGE sẽ bỏ qua những ô này. Số dưới dạng text sẽ không được sắp thứ tự giống như sắp thứ tự số thực sự. Nếu bạn dùng hàm dò tìm như VLOOKUP hay MATCH, 1 chuỗi text 3446 sẽ không được coi như bằng số 3446 khi đi dò tìm.


Strategy: Locate all the text entries so you can convert them to numbers.
1) Select the entire range of data by selecting one cell and then hitting Ctrl+*.
2) From the menu, select Edit – Go To Special – Constants – Text. In order to select Text, as shown in Fig. 162, you will actually have to unselect the other three options: Numbers, Logicals, and Errors.

Biện pháp: Xác định vị trí những ô có số dạng text để có thể chuyển đổi chúng thành số thực sự.
1. Chọn nghuyên vùng dữ liệu bằng cách chọn 1 ô và nhấn Ctrl + *.
2. Vào Menu Edit chọn Go To Special – Constants – Text. Nhằm mục đích chọn text, trong hình 162, bạn sẽ phải bỏ chọn những mục Number, Logicals, và Errors.

Fig. 161

Fig. 162

Result: All of the text entries will be highlighted, as shown in Fig. 163.
Kết quả: Mọi dữ liệu dạng text sẽ được chọn như hình 163.

Fig. 163

Additional Information: There are a number of ways to convert these cells from text to numbers. The easiest way, though, is to get all of the text cells in one contiguous range. If you can sort the data by column E descending, all of the text entries will sort to the top of the list, as shown in Fig. 164.
In Excel 2002, you can convert a contiguous range of text numbers. Use the Exclamation dropdown and select Convert to Number, as shown in Fig. 165. This method only works if the top left cell in your selection
contains a number stored as text.
Nói thêm: Có 1 số cách để chuyển những ô này từ text thành số. Cách dễ nhất, chọn mọi ô có dữ liệu số dạng text trong 1 vùng liên tục. Nếu bạn có thể sắp dữ liệu này theo thứ tự giảm dần của cột E, mọi ô dạng text sẽ nằm trên cùng của vùng dữ liệunhư hình 164.
Trong Excel 2002, bạn có thể chuyển đổi 1 vùng liên tục những dữ liệu số dạng text: Nhấn vào nút có dấu chấm than (!) và chọn Convert to Number trong danh sách xổ xuống như hình 165. Cách này chỉ hoạt động khi ô trên cùng bên trái là ô cần chuyển đổi.

Fig. 164

Fig. 165

For earlier versions of Excel, you can use this trick. Enter a zero in a blank cell. Copy the cell with the zero using Ctrl+C. Highlight the text cells. As shown in Fig. 166, from the menu, choose Edit – Paste Special
– Values – Add – OK. By adding a zero to the text cells, they will be converted to real numbers.
Với những version trước 2002, bạn dùng cách này: Gõ 1 số không vào 1 ô bất kỳ. Copy ô bằng Ctrl + C. Đánh dấu chọn vùng có các ô số dạng text. Xem hình 166, chọn Paste Special – Values – Add trong menu Edit. Bằng cách cộng zero vào những ô này, chúng trở thành số thực sự.

Fig. 166

Summary: Text entries that look like numbers are one of the more confusing aspects of Excel. Formulas that directly refer to the cell will calculate correctly, yet common functions like SUM and AVERAGE will not work. This technique shows a way to locate text cells and a couple of strategies for correcting them.

Tóm tắt: Số lưu dưới dạng text, là 1 trong những điều khó chịu của Excel. Công thức tính toán trực tiếp vào ô sẽ tính được, nhưng 1 số hàm hnư Sum, Match, Lookup… sẽ không thực hiện được. Bài này chỉ ra 1 cách để xác định các ô này và 1 số cách sửa chúng thành số thực sự.

HẾT PHẦN 1