Làm việc theo nhóm cực hiệu quả với Google Docs

[yeudoi]

Theo GenK

Sử dụng Google Docs bạn sẽ có được một kênh giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm và đăng kí online.
Google đã rất thành công và nổi tiếng với các dịch vụ của mình, có thể kể đến những dịch vụ đã đi sâu vào đời sống của mọi người như Youtube, Gmail, hay trang web tìm kiếm Google. Một trong những dịch vụ tuy mới nhưng rất có tiềm năng của Google là Google Docs cho phép tạo tài liệu và làm việc ngay trên nền đám mây. Có thể nói đây là một dịch vụ mang tính đột phá của Google, chỉ cần một máy tính có kết nối Internet là bạn đã có thể tạo ra các tập tin tài liệu một cách dễ dàng mà không cần đến bộ phần mềm văn phòng đắt tiền của Microsoft.
Hơn thế nữa, Google Docs còn cho phép bạn lưu dữ liệu lên nền đám mây để có thể chỉnh sửa chúng ở bất kỳ một máy tính nào khác. Không chỉ vậy nếu biết cách sử dụng, Google Docs hoàn toàn có thể là một kênh giao tiếp hiệu quả trong công việc của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng công cụ spreadsheet trong Google Docs để làm việc theo nhóm một cách hiệu quả.
Trước hết bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình.

Sau đó hãy bấm chọn Documents, bạn sẽ được chuyển sang trang Google Docs.

Giao diện của Google Docs là khá dễ nhìn và quen thuộc với những người đã từng sử dụng Gmail. Ở phía trên cùng bạn sẽ có một thanh tìm kiếm các tài liệu đã lưu trên Google Docs. Phía trái bên dưới là nút Create new để tạo tài liệu mới, bạn có thể sử dụng nút Upload ở bên phải để tải những tài liệu của mình lên server của Google Docs nhằm tiện cho việc chỉnh sửa ở mọi nơi.
Để tạo mới một spreadsheet bạn hãy chọn Create new, một danh sách sẽ hiện ra bên dưới. Bạn hãy chọn Spreadsheet.

Một trang web mới sẽ được mở ra dẫn đến tài liệu mà bạn vừa tạo. Về cơ bản thì Spreasheet là một bảng tính excel đơn giản của Microsoft Office vì thế sẽ không có gì lạ lẫm cho những người mới sử dụng là dân văn phòng lâu năm. Tuy không được đầy đủ như Excel nhưng Spreadsheet lại sở hữu những tính năng chia sẻ phong phú và đa dạng của điện toán đám mây giúp cho bạn có thể làm việc một cách hiệu quả.

Bạn hãy bấm vào mục Unsaved spreadsheet để đặt tên cho spreadsheet.

Tiếp theo là bạn có thể bắt đầu soạn dữ liệu cho spreadsheet vừa tạo được rồi, sau khi soạn xong dữ liệu, Google Docs sẽ tự động lưu lại dữ liệu cho bạn.

Bước tiếp theo, bạn hãy bấm nút Share ở phía bên phải của giao diện Google Docs để thiết lập các tùy chọn chia sẻ cho các thành viên trong nhóm. Google Docs cung cấp các tùy chọn chia sẻ cho người dùng như: Chia sẻ riêng tư, gửi email chia sẻ, gửi tài liệu qua mail đính kèm, chia sẻ qua web cùng với các thiết lập về thông báo.

Khi muốn chia sẻ với một vài người cụ thể bạn hãy bấm vào tùy chọn Share hoặc Email collaboratorsđể mở ra cửa sổ Share settings. Tại đây, bạn có thể thực hiện việc chia sẻ bằng cách gõ địa chỉ email của người mà mình muốn chia sẻ vào mục Add people. Bên cạnh mục Add people sẽ là các quyền mà bạn sẽ có thể áp dụng cho người mà mình chia sẻ như chỉ có thể xem hoặc có thể chỉnh sửa. Mặt khác cũng có tùy chọn để Google Docs thông báo cho người mà bạn chia sẻ thông qua email. Khi đã thiết lập xong, bạn hãy bấm nút Share & save để các thay đổi có hiệu lực.

Cũng trong cửa sổ này, bạn sẽ có thể thay đổi các chính sách chia sẻ từ private sang public. Việc này là rất cần thiết nếu bạn muốn tạo một bản đăng kí online để mọi người có thể dễ dàng vào đăng ký. Để thực hiện việc này bạn hãy bấm vào nút Change ở dòng Private – Only the people listed below can access.

Các chính sách chia sẻ sẽ hiện ra, bạn hãy chọn một trong hai chính sách đầu tiên sao cho phù hợp với mục đích sử dụng. Khi muốn dùng spreadsheet như một bản đăng kí online, bạn cần phải đánh dấu vào ô Allow anyone to edit (no sign-in required). Sau khi thực hiện xong bạn hãy nhấn save.

Google Docs sẽ cung cấp cho bạn một liên kết dẫn đến tài liệu. Công việc tiếp theo của bạn là chia sẻ liên kết này trên Facebook hay các diễn đàn để mọi người có thể đăng kí trực tuyến.

Liên kết dùng cho việc đăng kí online.

Một mẫu đăng kí online.
Google Docs cũng cung cấp thêm tùy chọn gửi tài liệu qua email đính kèm thông qua mục Email as attachment.

Bạn hãy đánh email của người mà bạn muốn gửi vào mục To. Các định dạng đính kèm mà Google Docs hỗ trợ là Excel, Open Ofice và PDF. Sau khi đã soạn xong nội dung email, bạn hãy bấm vào nútSend để gửi.

Soạn email.

Lựa chọn định dạng đính kèm.

 

[yeudoi]

Tùy chọn cuối trong việc chia sẻ đó là Publish to the web, bạn có thể chuyển tài liệu của mình lên các website dưới dạng mã nhúng hay PDF hoặc txt. Sau đó Google Docs cung cấp một liên kết và thông qua liên kết này những người được chia sẻ sẽ có thể tải tập tin này xuống máy tính của họ.

Ngoài ra, cũng có tùy chọn Notifications rules để bạn có thể dễ dàng theo dõi và quản lý khi có sự thay đổi của tập tin.

Sau khi đã chia sẻ tài liệu vừa tạo, các thành viên trong nhóm sẽ có thể báo cáo công việc một cách dễ dàng. Google spreadsheet là một cách làm khá hay khi bạn muốn tạo một bản đăng ký online hay muốn áp dụng một kênh giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm nhất là đối với những thành viên ở xa.

Nguồn: http://genx.vn/hi-tech/lam-viec-theo-nhom-cuc-hieu-qua-voi-google-docs/

 

[yeudoi]

Hiện nay trong google docs cũng có nhiều công thức rất hay và tôi không biết trong excel có những công thức tương tự hay không
Ví dụ:
1. Chuyển từ dòng sang cột có công thức: =TRANSPOSE(A1:C3) và tự động google docs điền công thức =CONTINUE(A10, 2, 1) tiếp theo cho các dòng còn lại sau khi nhấn enter.
2. Cộng lại hai mảng với nhau sử dụng công thức =ARRAYFORMULA({1,2,3} + {4,5,6}) và kết quả sẽ là 5, 7 và 9 ở từng cột với nhau

Các bạn có thể khám phá nhiều điều thú vị từ google docs.
https://docs.google.com/spreadsheet...Hp4UDUwYTlLNHRiczRKZGRlbVlaRVE&hl=en_US#gid=0

 

[mymapmap]

Han chế Google Docs là tốc độ chậm và Macro thì không thực thi được. Mình đang dùng Dropbox khi có nhiều người cần chia sẽ tài liệu online. tiện lợi viec dùng Dropbox là việc chỉnh sửa cập nhập file trên phần mểm mỗi máy và việc save lai sẽ cập nhật đến tất cả các máy khác đang online có cài Dropbox và có cùng tài khoản email.

 

[svguru]

Ulm... Google doc chỉ được cái là linh động. Nghĩa là đi đâu cũng có thể lấy dữ liệu ra xài. và nó giúp cho quá trình làm việc nhóm nhanh hơn vài cùng 1 lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng 1 file. tuy nhiên tốc độ load của nó chậm và có nhiều công thức không được như trong excel.

 

[Nguyễn Duy Tuân]

Ulm... Google doc chỉ được cái là linh động. Nghĩa là đi đâu cũng có thể lấy dữ liệu ra xài. và nó giúp cho quá trình làm việc nhóm nhanh hơn vài cùng 1 lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng 1 file. tuy nhiên tốc độ load của nó chậm và có nhiều công thức không được như trong excel.

Các bạn có thẻ tham khảo Add-in A-Tools - Chia sẻ cacs file Excel trong mạng LAN và Internet. Tốc độ chia sẻ rất nhanh, các file chia sẻ được mở trong chính Excel nên tận dụng được gần như hết những gì Excel có (các hàm, định dạng, công cụ, VBA,...). Đường dẫn tại đây:
http://bluesofts.net/giai-phap-phan...-thao-va-quan-tri-du-lieu-excel-qua-mang.html

 

[yeudoi]

Ulm... Google doc chỉ được cái là linh động. Nghĩa là đi đâu cũng có thể lấy dữ liệu ra xài. và nó giúp cho quá trình làm việc nhóm nhanh hơn vài cùng 1 lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng 1 file. tuy nhiên tốc độ load của nó chậm và có nhiều công thức không được như trong excel.

Hiện nay google docs cũng có nhiều công thức sử lý tốc độ nhanh hơn excel ( không tính công thức tự tạo)
Ví dụ: Để lọc danh mục và duy nhất ( cần thay đổi dữ liệu khi thay đổi nội dung chọn trong validation) thì trong excel phải xử lý rất dài dòng và phải kéo công thức xuống. Nhưng trong docs thì chỉ cần dùng công thức =Filter(R3:R77;S3:S77) và nó tự động điền các công thức xuống khi hết dữ liệu cần lọc =CONTINUE(AA3; 2; 1)

 

[yeudoi]

Han chế Google Docs là tốc độ chậm và Macro thì không thực thi được. Mình đang dùng Dropbox khi có nhiều người cần chia sẽ tài liệu online. tiện lợi viec dùng Dropbox là việc chỉnh sửa cập nhập file trên phần mểm mỗi máy và việc save lai sẽ cập nhật đến tất cả các máy khác đang online có cài Dropbox và có cùng tài khoản email.

Hiện nay vấn đề chậm có thể do đường truyền download và upload, các bạn có thể thuê bao dung lượng lớn hơn. Google docs vẫn có lập trình đấy thôi và gần giống như macro của Excel tuy chưa được bằng, có thể goole ngày càng nâng cấp mà.
công thức thì có nhiều công thức chúng ta chưa tìm hiểu hết nên thấy công thức không bằng excel. Nhưng thực ra có nhiều công thức nó hay hơn excel như
1. Lọc dữ liệu Filter, Sort(UNIQUE()): lọc danh mục không trùng và sắp xếp, Lọc dữ liệu theo cột lựa chọn: QUERY(Quicach!B3;"select B, P")
2. Tách dữ liệu và bỏ lỗi: =IFERROR(SPLIT(F42; " "))
3. Tiếp tục với công việc trên ( thực thi công thức ở phía trên) tự động không cần phải kéo xuống: =CONTINUE(C7; 2; 1)
4. Tạo menu

function onInstall() {
addSpreadsheetMapperMenu();
}

// When user opens spreadsheet, add SpreadsheetMapper menu.
function onOpen() {
addSpreadsheetMapperMenu();
}

// Add 'Spreadsheet Mapper' menu to the menu bar
function addSpreadsheetMapperMenu() {
var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
var menuEntries = [{name: "Danh muc", functionName: "Danhmuc"},
{name: "Qui cach ", functionName: "Quicach"},
{name: "Tien do tao phoi", functionName: "Tiendotaophoi"},
{name: "Tien do nguyen lieu", functionName: "Tiendonguyenlieu"}];
ss.addMenu("Menu", menuEntries);
}
// Show message box with info about current version of Spreadsheet Mapper.
function about_Spreadsheet_Mapper(){
Browser.msgBox("Spreadsheet Mapper 3.0", "Spreadsheet Mapper enables you to create a well-styled KML layer for Google Earth and Google Maps, using the familiar format of a spreadsheet, without requiring knowledge of KML. It provides a template spreadsheet for your data, custom formulas and scripts to generate the KML, and a way to publish it directly to the web.", Browser.Buttons.OK);
// ToDo: (maybe?) replace above msgBox with an app UI so that I can add linebreaks, links, etc.
}
function Danhmuc() {

SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheet("Quicach")
// Browser.msgBox(SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet().getName())
}

và còn nhiều nữa nhưng có lẽ mình chưa biết hết thôi.

 

[MinhKhai]

Ulm... Google doc chỉ được cái là linh động. Nghĩa là đi đâu cũng có thể lấy dữ liệu ra xài. và nó giúp cho quá trình làm việc nhóm nhanh hơn vài cùng 1 lúc nhiều người có thể thao tác trên cùng 1 file. tuy nhiên tốc độ load của nó chậm và có nhiều công thức không được như trong excel.

Tôi cũng đang dùng DropBox. Nó có rất nhiều ưu điểm mà tôi yêu thích. Tuy nhiên nó có hiện tượng tạo conflicted copy khi >1 người cùng lúc sử dụng file đó. Bạn dùng Google Docs có thấy hiện như vậy không (tức là cùng lúc nhiều người cùng edit file đó có được không?)

 

[yeudoi]

Tôi cũng đang dùng DropBox. Nó có rất nhiều ưu điểm mà tôi yêu thích. Tuy nhiên nó có hiện tượng tạo conflicted copy khi >1 người cùng lúc sử dụng file đó. Bạn dùng Google Docs có thấy hiện như vậy không (tức là cùng lúc nhiều người cùng edit file đó có được không?)

Theo tôi dùng dropbox cũng như dùng google drive hay skydrive chỉ là một ổ đĩa để lưu trữ thôi, còn dùng google docs là chương trình tính toán vì vậy khi bạn dùng dropbox và 2 người dùng cùng lúc và lưu nó sẽ sung khắc, còn google docs nó sẽ theo thời gian thực và chúng ta cùng thấy như nhau. Đó chỉ là ý kiến riêng tôi

 

[Nguyễn Duy Tuân]

DropBox không cho phép 2 người dùng chung một file Excel!