Hỏi về CSDL

[bienrong1974]

Chào các bạn !
Các bạn cho mình hỏi cái này 1 chút.
Mình làm kế toán bằng exel theo hình thức nhật ký chung. Hàng ngày mọi phát sinh mình đều nhập vào nhật ký chung sau đó sẽ lấy dữ liệu sang các sổ chi tiết, sổ cái và các báo cáo khác. nhưng có 1 vài trục trặc thế này nhờ mọi người giúp minh được không :
1. Mỗi khi delete hoac insert 1 hay nhiều dòng vào NKC thì công thức trên các sổ chi tiết , sổ cái tự động bị lỗi REF nên mình phải copy lai toàn bộ công thức cho từng sheet có công thức. Vậy có cách nào khắc phục tình trạng này để không ảnh hưởng đến công thức khi thêm hay bớt dòng trên NKC không ?
2. Tốc độ xử lý rất chậm nếu NKC càng nhiều dòng.
3. Có cách nào khi thêm dòng vào NKC thì tự động các sổ chi tiết, sổ cái sẽ tăng dòng theo mà mình không phải thêm bằng tay không ?
Mình rất mong các bạn giúp mình sơm sơm để có thể khác phục tình trạng này. Cảm ơn nhiều !

 

[phobien2510@yahoo.com]

chào anh( chị) bienrong1974, em là kế toán mới ra trường nên cách thức làm sổ bằng excel em chưa rành lắm. công ty em cũng sử dụng hình thức ghi sổ NKC. anh(chị) có thể chỉ dùm em cách lấy dữ liệu từ NKC để làm sổ chi tiết và sổ cái không? nếu được chị(anh) vui lòng hướng dẫn dùm em với. em chân thành cám ơn.

 

[hoangdanh282vn]

Chào các bạn !
Các bạn cho mình hỏi cái này 1 chút.
Mình làm kế toán bằng exel theo hình thức nhật ký chung. Hàng ngày mọi phát sinh mình đều nhập vào nhật ký chung sau đó sẽ lấy dữ liệu sang các sổ chi tiết, sổ cái và các báo cáo khác. nhưng có 1 vài trục trặc thế này nhờ mọi người giúp minh được không :
1. Mỗi khi delete hoac insert 1 hay nhiều dòng vào NKC thì công thức trên các sổ chi tiết , sổ cái tự động bị lỗi REF nên mình phải copy lai toàn bộ công thức cho từng sheet có công thức. Vậy có cách nào khắc phục tình trạng này để không ảnh hưởng đến công thức khi thêm hay bớt dòng trên NKC không ?
2. Tốc độ xử lý rất chậm nếu NKC càng nhiều dòng.
3. Có cách nào khi thêm dòng vào NKC thì tự động các sổ chi tiết, sổ cái sẽ tăng dòng theo mà mình không phải thêm bằng tay không ?
Mình rất mong các bạn giúp mình sơm sơm để có thể khác phục tình trạng này. Cảm ơn nhiều !

1. Các công thức trong trong các sổ chi tiết hay sổ cái đều tham chiếu đến vùng hay cell trong Sheet NKC.
- Nếu là tham chiếu đến vùng(>=2dòng) thì khi ta xóa hay thêm dòng(dòng phải nẳm bên trong vùng) ở Sheet NCK thì công thức bên các sổ chi tiết sẽ thay đổi(vì tham chiếu sẽ rộng hơn hay hẹp hơn),nhưng ít khi ảnh hưởng tới kết quả.
- Nếu là tham chiếu đến cell hay 1 dòng thì khi xóa cell hay dòng này đi, công thức sẽ bị REF(do tham chiếu tìm không thấy).
Nếu hiểu được cầu trúc của công thức thì khi thao tác sẽ không bị lỗi nữa.( lỗi REF thường do tham chiếu không được tìm thấy)
2. Dữ liệu trên NKC càng lớn thì độ lớn của vùng tham chiếu lớn, máy sẽ quét tham chiếu với thời gian dài hơn -> xử lý chậm hơn
Để cho nhanh thì ta thiết kế công thức trong các sổ chi tiết sao cho độ lớn của tham chiếu là bé nhất nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu, hai là sử dụng linh hoạt các hàm trong excel để có được công thức vừa gọn và tốc độ tính toán nhanh.(nếu nhanh nữa thì mua máy mới thôi).
3. Excel không thể thêm dòng ở sheet này thì sheet khác cũng thêm dòng theo được.
Đâu nhất thiết phải thêm dòng ở các sổ chi tiết. các sổ chi tiết chỉ lấy dữ liệu theo điều kiện và tham chiếu từ NCK thôi. Vì vậy ta chỉ cần thêm dữ liệu ở sheet NKC là đủ.

Nếu bạn làm không được thì bạn gửi file lên để mọi người cùng tham khảo và giúp đỡ.
Thân.

 

[bienrong1974]

Gui kem file

1. Các công thức trong trong các sổ chi tiết hay sổ cái đều tham chiếu đến vùng hay cell trong Sheet NKC.
- Nếu là tham chiếu đến vùng(>=2dòng) thì khi ta xóa hay thêm dòng(dòng phải nẳm bên trong vùng) ở Sheet NCK thì công thức bên các sổ chi tiết sẽ thay đổi(vì tham chiếu sẽ rộng hơn hay hẹp hơn),nhưng ít khi ảnh hưởng tới kết quả.
- Nếu là tham chiếu đến cell hay 1 dòng thì khi xóa cell hay dòng này đi, công thức sẽ bị REF(do tham chiếu tìm không thấy).
Nếu hiểu được cầu trúc của công thức thì khi thao tác sẽ không bị lỗi nữa.( lỗi REF thường do tham chiếu không được tìm thấy)
2. Dữ liệu trên NKC càng lớn thì độ lớn của vùng tham chiếu lớn, máy sẽ quét tham chiếu với thời gian dài hơn -> xử lý chậm hơn
Để cho nhanh thì ta thiết kế công thức trong các sổ chi tiết sao cho độ lớn của tham chiếu là bé nhất nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu, hai là sử dụng linh hoạt các hàm trong excel để có được công thức vừa gọn và tốc độ tính toán nhanh.(nếu nhanh nữa thì mua máy mới thôi).
3. Excel không thể thêm dòng ở sheet này thì sheet khác cũng thêm dòng theo được.
Đâu nhất thiết phải thêm dòng ở các sổ chi tiết. các sổ chi tiết chỉ lấy dữ liệu theo điều kiện và tham chiếu từ NCK thôi. Vì vậy ta chỉ cần thêm dữ liệu ở sheet NKC là đủ.

Nếu bạn làm không được thì bạn gửi file lên để mọi người cùng tham khảo và giúp đỡ.
Thân.

Chao các bạn. Mình gửi kèm theo đây là file chương trình cuea Công ty mình>mong moi người xem và góp ý giùm minh nhé.
Mà có cách nào tạo chứng từ nhập xuất thu chi thì sẽ chuyển thẳng vào NKC không nhỉ.
Hiện tại do trình độ về Excell của mình còn non kém quá nên việc lập chúng từ mình làm từ một file khác sau đó nhập vào NKC(Công việc bị lặp lại vì phải hạch toán và nhập liệu 2 lần) . Nhưng việc lập chứng từ thu chi, nhập xuất của mình không lưu lại được mà làm thủ công từng phiếu, làm phiếu sau sẽ mất phiếu trước.

 

[daminhlt]

Bạn dùng một Macro cho việc này. tạo một combobox va gán một đọan code là copy hàng từ A6:J6 xuống A20:j20. Thử xem sao, dĩ nhiên còn nhiều cách lắm, nhưng tốn nhiều thời gian. Co file dinh kem

 

[hoangdanh282vn]

Chao các bạn. Mình gửi kèm theo đây là file chương trình cuea Công ty mình>mong moi người xem và góp ý giùm minh nhé.
Mà có cách nào tạo chứng từ nhập xuất thu chi thì sẽ chuyển thẳng vào NKC không nhỉ.
Hiện tại do trình độ về Excell của mình còn non kém quá nên việc lập chúng từ mình làm từ một file khác sau đó nhập vào NKC(Công việc bị lặp lại vì phải hạch toán và nhập liệu 2 lần) . Nhưng việc lập chứng từ thu chi, nhập xuất của mình không lưu lại được mà làm thủ công từng phiếu, làm phiếu sau sẽ mất phiếu trước.

Mình đã xem file của bạn, Sheet NKC2, từng cell trong sheet này lại tham chiếu đến từng ô trong sheet NKC, nếu bạn xóa đi một dòng hay cột ở sheet NCK, lập tức những cell tham chiếu đến đây sẽ bị lỗi.
Nếu công ty bạn lớn, chứng từ thu chi nhiều thì ta nên tạo 6 sheet cơ bản :
1. Nhật ký chi tiền mặt
2. Nhật ký thu tiền mặt
3. Nhật ký chi TGNH (nếu có)
4. Nhật ký thu TGNH (nếu có)
5.Nhật ký khác(không liên quan đến tiền như mua, bán hàng treo công nợ, bút toán kết chuyển Dt, Cp,thuế ...)
6. Nhật ký chung
tất cả các nghiệp vụ (dữ liệu từ 1-5) sẽ được lọc, trộn và dán vào sheet NKC.(bàng công thức)
Từ NK thu ,chi tiền ta sẽ in phiếu thu, chi, sổ quỹ..
Từ NKC ta sẽ cho ra sổ cái, bảng CDSPS -> báo cáo tài chính...

 

[bienrong1974]

Mình đã xem file của bạn, Sheet NKC2, từng cell trong sheet này lại tham chiếu đến từng ô trong sheet NKC, nếu bạn xóa đi một dòng hay cột ở sheet NCK, lập tức những cell tham chiếu đến đây sẽ bị lỗi.
Nếu công ty bạn lớn, chứng từ thu chi nhiều thì ta nên tạo 6 sheet cơ bản :
1. Nhật ký chi tiền mặt
2. Nhật ký thu tiền mặt
3. Nhật ký chi TGNH (nếu có)
4. Nhật ký thu TGNH (nếu có)
5.Nhật ký khác(không liên quan đến tiền như mua, bán hàng treo công nợ, bút toán kết chuyển Dt, Cp,thuế ...)
6. Nhật ký chung
tất cả các nghiệp vụ (dữ liệu từ 1-5) sẽ được lọc, trộn và dán vào sheet NKC.(bàng công thức)
Từ NK thu ,chi tiền ta sẽ in phiếu thu, chi, sổ quỹ..
Từ NKC ta sẽ cho ra sổ cái, bảng CDSPS -> báo cáo tài chính...

Cám ơn bạn hoangdanh282 rất nhiều, minh cũng rất muốn làm điều đó nhưng thật sự mình"lực bất tòng tâm" vì khả năng của minh còn kém. Nếu có thể mình rất mong bạn giúp minh làm 1 ví dụ để mình được học hỏi thêm. Mong tin !

 

[hoangdanh282vn]

Cám ơn bạn hoangdanh282 rất nhiều, minh cũng rất muốn làm điều đó nhưng thật sự mình"lực bất tòng tâm" vì khả năng của minh còn kém. Nếu có thể mình rất mong bạn giúp minh làm 1 ví dụ để mình được học hỏi thêm. Mong tin !

Cám ơn bạn
Nếu muốn có thể làm được những cái lớn thì bạn phải đi từ cái nhỏ.Bạn phải bít nhiều hàm
Bạn tìm trên diễn đàn mục các hàm trong excel rồi nghiên cứu.
Sau đó vào các mục khác để tìm hiểu cách thức tạo Cơ sở dữ liệu, trích lọc và tổng hợp dữ liệuTìm những bài viết của chị Handung, Anh Salam, Thunghi, Ptm, BNT,bác Bap ..trong mục excel kế toán
Sau khi có một ít vốn thì tự tạo cơ sở dữ liệu, tự đặt ra tình huống, tạo file rồi gửi lên diễn đàn để được hướng dẫn.
Chúc bạn thành công.
ah, Mình có VD nho nhỏ, bạn xem thử
file này gấp quá nên chỉ là gợi ý, chưa thật chính xác