[Hỏi] về ý tưởng VBA quản lý đăng ký số công văn - hoặc file quản lý công văn đã có

[quansla]

Mọi người cho mình hỏi, mình đang muốn giúp cơ quan tạo một file excel (và VBA) để làm được công việc sau:
1. Trong cơ quan có 01 máy chủ trên đó lưu 1 file "Sổ công văn.xlsm" vào thư mục A (cố định)

2. Trong cơ quan có nhiều máy con (của các thành viên cơ quan khác) mỗi máy con bằng cách thông qua mạng Lan đều có thể mở được file "Sổ công văn ở trên"

3. Trong file "Sổ công văn.xlsm" quản lý các Sheet chính sau: "Quyết định", "Giấy mời", "Thông báo", "Tờ Trình", "Công văn", .....

4. Nhiệm vụ cần đặt ra với file: CODE làm được cấp quyền cho User: Cụ thể khi mở file "Sổ công văn.xlsm" sẽ yêu cầu đăng nhập
Nếu là user được cấp toàn quyền: (dự kiến sẽ cấp cho Giám đốc/ Phó giám đốc / Kế toán/ kiểm ) thì cho phép toàn quyền xóa, sửa nội dung file; dòng file

Nếu là user thường thì chỉ được thêm, sửa dòng trong từng sheet mà mình đã đăng ký (hiện mình đang để trong các Sheet đều có cột "người lập" nên có thể dùng cột này để làm điều kiện kiểm tra

Một số yêu cầu khác: như là đăng ký số không trùng với số đã có, check chuẩn Form hồ sơ thì mình có thể sửa thủ công hoặc định dạng có điều kiện CF được


Bây giờ là nội dung em mong muốn
1. Nếu có file *.xlsm sẵn rồi có nội dung tương tự (đăng ký số không trùng + cấp quyền user) có thể cho em tham khảo thì là tốt nhất (mail quansla.267@gmail.com)
2. Nếu không có xin cho em thêm tài liệu VBA về phần cấp quyền User (nhất là phần "Worksheet_SelectionChange" với "Target" vì em cần nó để kiểm tra điều kiện đăng nhập tên User với cột "người lập" có sẵn trong từng dòng) em có thử nhiều lần, nhưng do thiếu hiểu biết về tài liệu này, lên khi chạy dễ gây lỗi
3. Nếu có gì không phải mong mọi người thông cảm, và giúp đỡ ạ

 

[be_09]

Mọi người cho mình hỏi, mình đang muốn giúp cơ quan tạo một file excel (và VBA) để làm được công việc sau:
1. Trong cơ quan có 01 máy chủ trên đó lưu 1 file "Sổ công văn.xlsm" vào thư mục A (cố định)

2. Trong cơ quan có nhiều máy con (của các thành viên cơ quan khác) mỗi máy con bằng cách thông qua mạng Lan đều có thể mở được file "Sổ công văn ở trên"

3. Trong file "Sổ công văn.xlsm" quản lý các Sheet chính sau: "Quyết định", "Giấy mời", "Thông báo", "Tờ Trình", "Công văn", .....

4. Nhiệm vụ cần đặt ra với file: CODE làm được cấp quyền cho User: Cụ thể khi mở file "Sổ công văn.xlsm" sẽ yêu cầu đăng nhập
Nếu là user được cấp toàn quyền: (dự kiến sẽ cấp cho Giám đốc/ Phó giám đốc / Kế toán/ kiểm ) thì cho phép toàn quyền xóa, sửa nội dung file; dòng file

Nếu là user thường thì chỉ được thêm, sửa dòng trong từng sheet mà mình đã đăng ký (hiện mình đang để trong các Sheet đều có cột "người lập" nên có thể dùng cột này để làm điều kiện kiểm tra

Một số yêu cầu khác: như là đăng ký số không trùng với số đã có, check chuẩn Form hồ sơ thì mình có thể sửa thủ công hoặc định dạng có điều kiện CF được


Bây giờ là nội dung em mong muốn
1. Nếu có file *.xlsm sẵn rồi có nội dung tương tự (đăng ký số không trùng + cấp quyền user) có thể cho em tham khảo thì là tốt nhất (mail quansla.267@gmail.com)
2. Nếu không có xin cho em thêm tài liệu VBA về phần cấp quyền User (nhất là phần "Worksheet_SelectionChange" với "Target" vì em cần nó để kiểm tra điều kiện đăng nhập tên User với cột "người lập" có sẵn trong từng dòng) em có thử nhiều lần, nhưng do thiếu hiểu biết về tài liệu này, lên khi chạy dễ gây lỗi
3. Nếu có gì không phải mong mọi người thông cảm, và giúp đỡ ạ

Góp ý cho bạn:
1/ Không nên theo dõi mỗi Sheet một loại thế này "Quyết định", "Giấy mời", "Thông báo", "Tờ Trình", "Công văn". Việc tổnghợp kết quả theo từng bộ phận sẽ dễ dàng hơn.
2/ Mỗi loại chỉ có nội dung tóm tắc thì đâu có gì là bí mật mà phải phân cấp quyền cho User, việc này nên có cột bộ phận khi cần thì dựa vào cột này để tách File và gửi cho bộ phận đó.

 

[quansla]

Góp ý cho bạn:
1/ Không nên theo dõi mỗi Sheet một loại thế này "Quyết định", "Giấy mời", "Thông báo", "Tờ Trình", "Công văn". Việc tổnghợp kết quả theo từng bộ phận sẽ dễ dàng hơn.
2/ Mỗi loại chỉ có nội dung tóm tắc thì đâu có gì là bí mật mà phải phân cấp quyền cho User, việc này nên có cột bộ phận khi cần thì dựa vào cột này để tách File và gửi cho bộ phận đó.

Không phải vậy
1. ý kiến đầu tiên mình không rõ bên các bạn quản lý sổ cái như thế nào, bên mình cuối năm vẫn cần tổng hợp toàn bộ các văn bản theo từng nội dung Quyết định, tờ trình, ... nên bắt buộc phải để riêng. Tất nhiên nếu để chung thì nếu dùng mọi cách vẫn có thể Fiel được nhưng không cần thiết

2. Với nội dung thứ 2, mình muốn là như thế này: chủ yếu do file sổ cái là ai cũng vào được, cần hạn chế việc người khác delete (xóa) hoặc thay đổi nội dùng mà mình không biết (ví dụ mình muốn đăng ký số trước - sau này không phải lấy số văn bản phụ (a,b,c) ví dụ QĐ70a, QĐ70b,..., mình đăng ký với User đăng nhập của mình, sẽ không cho phép người khác dùng mất số này). Việc này khá bình thường mà

 

[be_09]

Không phải vậy
1. ý kiến đầu tiên mình không rõ bên các bạn quản lý sổ cái như thế nào, bên mình cuối năm vẫn cần tổng hợp toàn bộ các văn bản theo từng nội dung Quyết định, tờ trình, ... nên bắt buộc phải để riêng. Tất nhiên nếu để chung thì nếu dùng mọi cách vẫn có thể Fiel được nhưng không cần thiết

2. Với nội dung thứ 2, mình muốn là như thế này: chủ yếu do file sổ cái là ai cũng vào được, cần hạn chế việc người khác delete (xóa) hoặc thay đổi nội dùng mà mình không biết (ví dụ mình muốn đăng ký số trước - sau này không phải lấy số văn bản phụ (a,b,c) ví dụ QĐ70a, QĐ70b,..., mình đăng ký với User đăng nhập của mình, sẽ không cho phép người khác dùng mất số này). Việc này khá bình thường mà

Tôi góp ý vậy cho thuận tiện, gọn gàng, nếu bạn thích thì ta bàn luận tiếp.
Còn việc delete (xóa) hoặc thay đổi nội dung thì chỉ phòng người ngay, nếu muốn gian thì sửa xóa cái một (vì tính bảo mậttrong Excel kém).

 

[quansla]

Tôi góp ý vậy cho thuận tiện, gọn gàng, nếu bạn thích thì ta bàn luận tiếp.
Còn việc delete (xóa) hoặc thay đổi nội dung thì chỉ phòng người ngay, nếu muốn gian thì sửa xóa cái một (vì tính bảo mậttrong Excel kém).

Bạn có thể cho mình biết nếu làm như bạn thì hướng giải quyết như thế nào? Mình sẽ tham khảo để áp dụng với toàn bộ

còn hiện tại mình nghĩ vẫn nên làm riêng:
cuối năm bên mình vẫn cần in từng sheet thành tập quyết định, tập tờ trình, ....... riêng rẽ để lưu hồ sơ

Từ trước tới nay bên mình luôn làm như vậy, mình muốn viết code để tiện xử lý hơn không chỉ cho các công văn sau này mà đối với cả các file chứa công văn đã làm từ những năm trước (hoặc chỉ ít là năm nay). Bạn có cách nào?

Đương nhiên nếu để bằng mọi cách thì luôn có cách để quản lý 1 Sheet duy nhất quản lý tất cả công văn: tờ trình, quyết định, báo cáo, giấy mời, ... khi cần có thể lọc để có phiếu in, nhưng như vậy thứ nhất không cần thiết (vì nếu vậy sẽ phải sửa lại toàn bộ nội dung các file excel trước đấy), thứ 2 khôg phù hợp: vì toàn bộ từng tờ trình từng quyết định khi viết ra là để làm riêng rẽ từng cho dễ theo rõi và dễ đăng ký với từng cá nhân

Mình gửi 01 file bên mình đang dùng

 

[be_09]

Bạn có thể cho mình biết nếu làm như bạn thì hướng giải quyết như thế nào? Mình sẽ tham khảo để áp dụng với toàn bộ

còn hiện tại mình nghĩ vẫn nên làm riêng:
cuối năm bên mình vẫn cần in từng sheet thành tập quyết định, tập tờ trình, ....... riêng rẽ để lưu hồ sơ

Từ trước tới nay bên mình luôn làm như vậy, mình muốn viết code để tiện xử lý hơn không chỉ cho các công văn sau này mà đối với cả các file chứa công văn đã làm từ những năm trước (hoặc chỉ ít là năm nay). Bạn có cách nào?

Đương nhiên nếu để bằng mọi cách thì luôn có cách để quản lý 1 Sheet duy nhất quản lý tất cả công văn: tờ trình, quyết định, báo cáo, giấy mời, ... khi cần có thể lọc để có phiếu in, nhưng như vậy thứ nhất không cần thiết (vì nếu vậy sẽ phải sửa lại toàn bộ nội dung các file excel trước đấy), thứ 2 khôg phù hợp: vì toàn bộ từng tờ trình từng quyết định khi viết ra là để làm riêng rẽ từng cho dễ theo rõi và dễ đăng ký với từng cá nhân

Mình gửi 01 file bên mình đang dùng

Góp ý cho bạn:
1/ Nên có cột tên dự án để cần tổng hợp hay lọc thì dựa vào cột này.
2/ Như đã góp ý, bạn có thể tham khảo File bài 130 của bài viết ở Link sau để hiểu rõ hơn.
https://www.giaiphapexcel.com/diendan/threads/quản-lý-công-văn-đi-và-đến.10068/page-7

 

[quansla]

Góp ý cho bạn:
1/ Nên có cột tên dự án để cần tổng hợp hay lọc thì dựa vào cột này.
2/ Như đã góp ý, bạn có thể tham khảo File bài 130 của bài viết ở Link sau để hiểu rõ hơn.
https://www.giaiphapexcel.com/diendan/threads/quản-lý-công-văn-đi-và-đến.10068/page-7

Cảm ơn bạn, file bạn cho, cho mình rất nhiều ý tưởng cho công việc

Một lần nữa cảm ơn bạn, chúc bạn và gia đình sức khỏe và thành đạt