HƯỚNG DẪN MERGE ẢNH VÀO FILE WORD DỰA TRÊN EXCEL DATABASE
Các bạn thường sử dụng các Merge file giữa word và excel nhằm theo dõi và quản lý thư, database và in ra trên file word. Tuy nhiên, việc quản lý database kèm theo ảnh tương đối khó. Hôm nay tôi hướng dẫn các bạn thực hiện việc này.
Case study:
- Bạn là chủ cửa hàng xe ô tô, có rất nhiều xe. Muốn quản lý trên excel và in ra chi tiết những xe đó trên một file Word bằng giấy có tiêu đề của công ty. Các bạn muốn có cả ảnh chiếc xe này trên đó nữa. Vậy phải làm thế nào đây nhỉ. Bạn cần có một file excel database lưu trữ tất cả các dữ liệu của xe ô tô bạn có. Bạn lập thêm một file word (giấy tiêu đề cuả công ty) nhằm in ra cho khách hàng nếu khách hàng nào cần chi tiết về chiếc xe đó, bản word này có cả logo của công ty này, chi tiết của công ty đt, fax, email, web…… và đặc biệt là chi tiết chiếc xe ô tô khách hàng cần.
Tôi sẽ không hướng dẫn merge file word và excel như thế nào, bởi có rất nhiều hướng dẫn về vấn đề đơn giản này rồi. Các bạn có thể tìm nhiều diễn đàn hướng dẫn. Tôi chỉ hướng dẫn phần thêm hình ảnh vào thôi.
1. Lập file trộn bằng word và lập file database excel của office 2003 (chú ý là office 2007 và 2010 có khả năng bị lỗi. Nếu các bạn sử dụng office 2007 và 2010 thì nên save ở dạng .doc, không để .docx).
2. Trong file excel database có field Carpic: nhập tên các loại xe oto như: civic2012, camry2005…..
3. Scan, chụp hoặc load ảnh xe ô tô (tốt nhất để định dạng .jpg) để vào folder Carpic tại ổ D (hoặc E) và đặt tên trùng với tên của các loại xe trong field Carpic tại Excel như: civic2012.jpg, camry2005.jpg. Tốt nhất là để các ảnh này có kích thước bằng nhau
Lưu ý những tên trùng nhau phải để số a, b ở cuối để phân biệt nếu không sẽ merge nhầm như: civic2012a, civic2012b….
4. Vào trong file word form thực hiện thao tác merge với file nguồn excel để hiện lên toolbar merge
5. Tại phần đặt ảnh xe ô tô trong file word thực hiện như sau:
- Insert - Picture – From file (chọn đường dẫn vào folder Carpic)
- Để chuột vào trong folder Carpic, để hiện sang nút Insert, nhưng không ấn Insert ảnh mà ấn vào dấu tam giác trên nút Insert chọn Link to file
6. Để chuột vào phần đặt ảnh trong file word và nhấn phím Alt – F9
7. Chúng ta sẽ có đường dẫn như sau:
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\Civic2012.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
8. Xóa tên ảnh của xe otoi và kết quả như sau (vẫn để đuôi .jpg):
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
9. Đặt con chuột vào phần vừa xóa tên và vào phần Insert Merge Field ở Merge Toolbar, chọn trường Merge Ảnh, và kết quả như sau:
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\{ MERGEFIELD "Carpic" }
.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
10. Ấn Alt – F9 lần nữa và kết quả ảnh đã hiện ra. Tuy nhiên, các bạn sẽ thấy chỉ hiện một ảnh duy nhất, dù các chuyển sang các loại xe khác, nhưng đừng lo. Các bạn chọn Ctrl + A, sau đó ấn F9 (Manual update), đây là động tác update thụ động. Có cách viết marco để thực hiện động tác này tự động nhưng hơi dài và phức tạp, mình không post lên.
11. Nếu các bạn muốn in tất cả các dữ liệu thì làm như sau, chọn phần Merge to New Documents trên Merge Toolbar sau đó chọn All hoặc từ đâu đến đâu là tùy. Rất quan trọng đó nha : Sau khi merge sang một file mới, các bạn ấn Ctrl + A và ấn F9, tất cả các file ảnh sẽ hiện trùng với tên ô tô trên form với điều kiện là tên ảnh ô tô và tên ô tô trong trường Carpic phải giống nhau phải giống nhau.
Chú ý:
- Các bước đều rất quan trọng, phải thực hiện từ từ , không là
- Đây là những động tác mà phần mềm thương mại Onmerge Image bán với giá 79 USD trên thị trường. Chỉ hơn mình là nó tự động hiện thị ảnh tương ứng mà thôi. Nếu có thời gian mình sẽ post cái marco lên nữa là hoàn thiện như cái Onmerge Image này.
Chúc các bạn thành công, nếu không làm được thì cứ thắc mắc, mình trả lời được sẽ trả lời luôn
Namdolab
Các bạn thường sử dụng các Merge file giữa word và excel nhằm theo dõi và quản lý thư, database và in ra trên file word. Tuy nhiên, việc quản lý database kèm theo ảnh tương đối khó. Hôm nay tôi hướng dẫn các bạn thực hiện việc này.
Case study:
- Bạn là chủ cửa hàng xe ô tô, có rất nhiều xe. Muốn quản lý trên excel và in ra chi tiết những xe đó trên một file Word bằng giấy có tiêu đề của công ty. Các bạn muốn có cả ảnh chiếc xe này trên đó nữa. Vậy phải làm thế nào đây nhỉ. Bạn cần có một file excel database lưu trữ tất cả các dữ liệu của xe ô tô bạn có. Bạn lập thêm một file word (giấy tiêu đề cuả công ty) nhằm in ra cho khách hàng nếu khách hàng nào cần chi tiết về chiếc xe đó, bản word này có cả logo của công ty này, chi tiết của công ty đt, fax, email, web…… và đặc biệt là chi tiết chiếc xe ô tô khách hàng cần.
Tôi sẽ không hướng dẫn merge file word và excel như thế nào, bởi có rất nhiều hướng dẫn về vấn đề đơn giản này rồi. Các bạn có thể tìm nhiều diễn đàn hướng dẫn. Tôi chỉ hướng dẫn phần thêm hình ảnh vào thôi.
1. Lập file trộn bằng word và lập file database excel của office 2003 (chú ý là office 2007 và 2010 có khả năng bị lỗi. Nếu các bạn sử dụng office 2007 và 2010 thì nên save ở dạng .doc, không để .docx).
2. Trong file excel database có field Carpic: nhập tên các loại xe oto như: civic2012, camry2005…..
3. Scan, chụp hoặc load ảnh xe ô tô (tốt nhất để định dạng .jpg) để vào folder Carpic tại ổ D (hoặc E) và đặt tên trùng với tên của các loại xe trong field Carpic tại Excel như: civic2012.jpg, camry2005.jpg. Tốt nhất là để các ảnh này có kích thước bằng nhau
Lưu ý những tên trùng nhau phải để số a, b ở cuối để phân biệt nếu không sẽ merge nhầm như: civic2012a, civic2012b….
4. Vào trong file word form thực hiện thao tác merge với file nguồn excel để hiện lên toolbar merge
5. Tại phần đặt ảnh xe ô tô trong file word thực hiện như sau:
- Insert - Picture – From file (chọn đường dẫn vào folder Carpic)
- Để chuột vào trong folder Carpic, để hiện sang nút Insert, nhưng không ấn Insert ảnh mà ấn vào dấu tam giác trên nút Insert chọn Link to file
6. Để chuột vào phần đặt ảnh trong file word và nhấn phím Alt – F9
7. Chúng ta sẽ có đường dẫn như sau:
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\Civic2012.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
8. Xóa tên ảnh của xe otoi và kết quả như sau (vẫn để đuôi .jpg):
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
9. Đặt con chuột vào phần vừa xóa tên và vào phần Insert Merge Field ở Merge Toolbar, chọn trường Merge Ảnh, và kết quả như sau:
{ INCLUDEPICTURE "D:\\Carpic\\{ MERGEFIELD "Carpic" }
.jpg" \* MERGEFORMAT \d }
10. Ấn Alt – F9 lần nữa và kết quả ảnh đã hiện ra. Tuy nhiên, các bạn sẽ thấy chỉ hiện một ảnh duy nhất, dù các chuyển sang các loại xe khác, nhưng đừng lo. Các bạn chọn Ctrl + A, sau đó ấn F9 (Manual update), đây là động tác update thụ động. Có cách viết marco để thực hiện động tác này tự động nhưng hơi dài và phức tạp, mình không post lên.
11. Nếu các bạn muốn in tất cả các dữ liệu thì làm như sau, chọn phần Merge to New Documents trên Merge Toolbar sau đó chọn All hoặc từ đâu đến đâu là tùy. Rất quan trọng đó nha : Sau khi merge sang một file mới, các bạn ấn Ctrl + A và ấn F9, tất cả các file ảnh sẽ hiện trùng với tên ô tô trên form với điều kiện là tên ảnh ô tô và tên ô tô trong trường Carpic phải giống nhau phải giống nhau.
Chú ý:
- Các bước đều rất quan trọng, phải thực hiện từ từ , không là
- Đây là những động tác mà phần mềm thương mại Onmerge Image bán với giá 79 USD trên thị trường. Chỉ hơn mình là nó tự động hiện thị ảnh tương ứng mà thôi. Nếu có thời gian mình sẽ post cái marco lên nữa là hoàn thiện như cái Onmerge Image này.
Chúc các bạn thành công, nếu không làm được thì cứ thắc mắc, mình trả lời được sẽ trả lời luôn
Namdolab
Lần chỉnh sửa cuối:
hình như không nhiều ngưởi hiẻu và quan tâm đến đề tài của mình
