Giúp em làm công thức excel cho bài kế toán

[heocon]

Em là người mới Chào các anh chị!
Hiện em đang làm kế toán cho 1 Cty, em có bài toán cần anh chị giúp đỡ.

Từ phần mềm kế toán của Cty em xuất ra file excel được Sheet Data, và từ Sheet data em phải làm bằng tay sang Sheet Baocao.
Với 1 file khoảng 2000 dòng thì việc làm bằng tay như vậy rất mất thời gian và thiếu chính xác.
Em mong mọi người có phương án khả thi nào giúp em, để làm công viêc 1 cách hiệu quả và tốt hơn.
Em có gữi file ví dụ để các anh chị xem.
Chân thành cám ơn các anh.

Vì là người mới nên em ko bit nên Post bài này ở đâu là hợp lý nhất. Mong các Mod chuyển giúp em đúng vị trí.

 

[salam]

Cái breakdown này mình cũng chỉ biết làm tay thôi vì số liệu không theo quy luật nào cả. của mình chỉ sắp xếp theo TK rồi nhặt tay. Bác nào có cách nào tự động thì giúp với.

 

[tigertiger]

Đúng là số liệu k theo quy luật sẽ rất khó,

TigerTiger nghĩ chắc dữ liệu bạn cung cấp chỉ là Ví dụ thôi - vì tên các đối tượng liên quan nghiệp Vụ là A, B,...

Tuy vậy sẽ có 2 cách để chuẩn hóa DL:

- Một là: bạn lập được 1 từ điển về các đối tượng A,B,... đó - có nghĩa là bạn có 1 bảng chứa danh sách các đối tượng

- Hoặc hai là:thêm một cột phụ (cột E chẳng hạn) tại cột này bạn sẽ đánh dấu các ký hiệu về đối tượng (như A,B,c,...) đó có thể chỉ viết tắt hay đánh theo chỉ số Vd: MIA (tên viết tắt 1 công ty liên quan - đối tượng) - Các đánh dấu này tương ứng với các nghiệp vụ của đối tượng nayd

Nếu được như vậy,thì ta có thể dùng VBA để tự động việc đó không khó khăn

 

[tigertiger]

TigerTiger vừa xem lại File bạn chợt nảy ý tưởng nhưng ko biết có khả thi ko? đó là:

Hoặc là chúng ta bôi màu trên Sheet Data như file của bạn (nếu CT kế toán của bạn xuất lun thì càng tốt, mỗi đối tượng tương ứng 1 màu)-> sau đó dùng VBA lọc các dòng có cùng màu (bôi này) _Xuất sang báo cáo

Dĩ nhiên khi đó khó là phải nhận dạng màu số của Cell

mong các TV cho ý kiến đóng góp

 

[anhtuan1066]

Ko biết có phải là lọc ra theo từng tên A, B, C ko nhỉ (tôi ko chuyên nghiệp nên nhìn ko hiểu lắm)... Nếu đúng là thế thì tôi nghĩ sẽ dùng các hàm tìm kiếm mà làm... như có lần tôi đã tách tên tỉnh ra trong 1 chuổi ký tự ấy... Vậy thì mình phải có 1 list các tên trước, và dùng hàm Search bám vào danh sách này...
ANH TUẤN

 

[anhtuan1066]

Các bạn xem file tôi làm rồi chỉnh sửa cho phù hợp... Ở đây cột G đã dc lọc ra theo từng tên... Giờ chỉ cần Sort theo cột G nữa là xong...
Hướng đi là thế, còn tùy biến thế nào là tùy người... nói chung tôi nghĩ phải có cái danh mục TÊN trước
Lưu ý: trong name tôi dùng hàm FIND đễ phân biệt dc chử HOA và chử thường (chử a khác chử A)... nếu các bạn chắc chắn rằng dử liệu ko trùng thì có thể dùng SEARCH (theo tôi hàm SEARCH nhanh hơn hàm FIND trong trường hợp này)
ANH TUẤN

 

[tigertiger]

Đúng ý kiến của TigerTiger (cách Một) đó là

"Vậy thì mình phải có 1 list các tên trước, và dùng hàm Search bám vào danh sách này.."

Chắc là vậy thôi, mà như vậy thì atuan... có thể dùng công thức lun được ...

Vậy heocon chọn cách xử lý số liệu đi -> để có hướng gq' hợp lý - mọi người đang chờ đợi

 

[tigertiger]

igertiger có thể xem file ở bài #6 của tôi và phát triển thêm ko? Vì tôi ko rành về kế toán nên e rằng ko giúp dc gì

Oh, TigerTiger cũng biết gì kế toán đâu,
Và ko rõ heocon chạy mất tiêu rùi (hay là long móng lun hic hic - nói vui vậy thui)

Thôi cố gắng làm theo cách hiểu của mình vậy,

TigerTiger đã chỉnh và làm lun được cả phần BÁO CÁO rùi - toàn dùng công thức thôi, Nhưng vẫn còn cột phụ (mà 2 cột lun), TigerTiger loay hoay mãi vẫn chưa bỏ được cột phụ.

Trong File cũng đã format conditional tự động lun rùi cho phân loại đối tượng (đối tượng liên quan nghiệp vụ)

@atuan... chuyên gia triệt hạ công thức và cột phụ - phát triển tiếp nhé...
Vấn đề này cũng hay hay chắc ko chỉ ứng dụng cho bài toán riêng này đâu, mong các TV cùng góp ý

 

[heocon]

Mọi làm em cảm động quá, chân thành cám ơn các anh đã nhiệt tình góp ý.
Như các anh cũng biết bài này không theo quy luật nào cả, nên rất khó cho việc lập công thức.
Em đã xem file của anhtuan rùi và mới xem file của anh tiger. Hình như các anh đi đúng hướng với ý của em rùi.
Bài này cần sự kết hợp của kế toán để đặt tên cho nghiệp vụ (Cột phụ)

 

[heocon]

Thay mặt cho ngành kế toán em chân thành cám ơn GPE nói chung và 2 anh Tiger và anh Tuan nói riêng. Đã giúp kế toán có phương án khả thi, điều mà 2 năm nay em toàn làm bằng tay.
Nhưng vốn kiến thức Excel của em còn non kém, bài các anh làm thì cao siêu quá. Em đọc chổ hiểu chổ thì không.
Mong các anh giải thích thêm về cách làm của mình, để em còn học hỏi thêm ạ.
Thanks!

 

[ptm0412]

Không nhất thiết phải đặt tên nghiệp vụ. Phần mềm KT nào cũng có mã TK và mã đối tượng, ở đây TK là 138 và đối tượng là đối tượng phải thu. Thu tiền là ghi có 138 và cho mượn, cho tạm ứng là ghi nợ 138.
Nếu bạn đã lấy từ phần mềm xuống thì lấy luôn DS đối tượng xuống, còn bảng dữ liệu thì lấy thêm cột mã ĐT. Cái này mình làm hoài mà. Sau đó dùng phương pháp lọc, trích xuất, là ra Bcáo. Thậm chí chỉ cần sort thứ tự theo mã Đtượng là đã ra Bảng Bcáo của bạn rồi.

 

[anhtuan1066]

Trời... mấy cái công thức này xem qua 1 lần mà hiểu dc tôi chít liền.. Tôi chế ra công thức mà sau 1 tuần xem lại còn muốn ngọng lưởi đây!
Nói chung tùy thuộc vào sự "Thông minh đột xuất"... Tôi thì ngu thường xuyên... Lâu lâu may mắn lóe cái khôn dc 1 tí... Hic...
Bạn nên nhớ rằng đễ hiểu dc cái người khác còn khó hơn nhiều so với tự mình làm ra... Vậy thì bạn cứ bám vào mấu chốt vấn đề là hàm SEARCH và FIND.. đồng thời tham khảo thêm về công thức mãng, các hàm TÌM KIẾM, cùng với Define name.. Bạn hảy tự mình làm từ dễ đến khó.. ko thể 1 lúc lên mây dc đâu...
Mến
ANH TUẤN
(công thức của Tigertiger tôi nhìn tối cả mắt luôn, thuộc hàng khũng đây)

 

[heocon]

Nhưng phân mềm kế toán của cong ty lại không có mã đối tượng, mình phải tự đặt anh à.
Anh Tiger ơi: Cột DS Đối tượng chỉ hiểu 26 chữ cái (A->Z) và 10 chữ số (0 -> 9) thôi
vd: Cho AA mượn 500 thì nó hiểu là cho A mượn 500
Anh có cách nào khắc phục ko?

 

[anhtuan1066]

Đã nói là bạn phải tự định nghĩa lấy mấy cái tên này trong cột phụ mà... Trong sheet DULIEU, ngay cột P ấy... thiếu cái nào hoặc sửa cái nào thì sữa vào đây... ví dụ trong cell P2 đang có chử A, giờ bạn hảy sửa lại thành cái gì đó theo ý bạn (chẳng hạn là AA, hay Anh Tuấn)

 

[heocon]

EM cũng đã thử làm như anh nói nhưng vẩn không được. Hay mình phải sửa lại công thức hả anh. Sửa ở đâu và nên sữa như thế nào vậy anh.
Mong anh chỉ giúp.
file em mới sửa đây ạ

 

[ptm0412]

Theo File Heocon.Rar trên thì sửa vậy đúng rồi. Mà nếu báo cáo dạng như sheet2 thì đâu cần công thức gì, sort bảng dữ liệu sheet1 theo cột B một phát là ra bảng ở sheet2! Chỉ sợ dữ liệu thực nhiều không sửa tay nổi thôi.
Trừ phi bạn phải báo cáo tổng hợp, mỗi đtượng 1 dòng, nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ nợ, phát sinh có, dư nợ cuối kỳ, Tổng số TK trong kỳ; mới phải dùng công thức.
Hoặc báo cáo công nợ từng đối tượng có phát sinh theo DS, mỗi ông bà 1 báo cáo riêng 1 trang thì mới khó.

 

[tigertiger]

OK, tiger đang sửa lại cho trường hợp An và "Anh Tuan" khỏi trùng nhau tuy nhiên heocon cũng cần lưu ý là các Danh sách đối tượng đó phải nhất quán k trùng lắp vì dụ ta cần tránh trường hợp:

"Huong mượn Tiền" & "Huong heocon ..." mà trong danh sách đối tượng là có "Huong" và "heocon" khi đó mt sẽ liệt kê cả 2 ,

k biết thế heocon có hỉu k nhỉ?

 

[tigertiger]

Theo File Heocon.Rar trên thì sửa vậy đúng rồi. Mà nếu báo cáo dạng như sheet2 thì đâu cần công thức gì, sort bảng dữ liệu sheet1 theo cột B một phát là ra bảng ở sheet2! Chỉ sợ dữ liệu thực nhiều không sửa tay nổi thôi.
Trừ phi bạn phải báo cáo tổng hợp, mỗi đtượng 1 dòng, nợ đầu kỳ, phát sinh trong kỳ nợ, phát sinh có, dư nợ cuối kỳ, Tổng số TK trong kỳ; mới phải dùng công thức.
Hoặc báo cáo công nợ từng đối tượng có phát sinh theo DS, mỗi ông bà 1 báo cáo riêng 1 trang thì mới khó.

oh, ptm0412 xem file đầu mới thấy k thể sort được vì k chỉ có 1 chữ / 1 cụm chữ VD: heocon, cho heocon mượn, heocon trả,v vvv

 

[tigertiger]

EM cũng đã thử làm như anh nói nhưng vẩn không được. Hay mình phải sửa lại công thức hả anh. Sửa ở đâu và nên sữa như thế nào vậy anh.
Mong anh chỉ giúp.
file em mới sửa đây ạ

Ok đã sửa lại lỗi nhầm giữa "An" và "Anh"; tuy vậy lưu ý bạn các tên đối tượng nằm trong DL cột B của Sheet DULIEU phải là 1 từ hoặc cụm từ (có nghĩa là nó k dính vào các chữ khác)

Ở Sheet Báo cáo nếu số liệu dài bạn tiếp tục copy (kéo) công thức xuống nhé cho cả cột phụ lun.

Riêng sheet Dữ liệu thì cứ bổ sung vào nó sẽ tự cập nhập lun

Heocon xem có gì thắc mắc hỏi tiếp nhé......

TigerTiger sẽ tiếp tục n/c bỏ cột phụ ở Sheet báo cáo - nhưng cũng có thể k cần thiết lắm nhỉ?

 

[heocon]

Bài của anh Tiger rất tuyệt, không chỉ riêng em mà rất nhiều người cám ơn anh lắm đó.
Việc còn lại bây giờ là của em:
Thống nhất cách đặt tên cho Đối Tượng
Đọc và hiểu công thức của anh (cái này khó nhất)