Chia sẻ Tài liệu hướng dẫn sử dụng Pivot Table_ Hội Thảo Excel HP (19/04/2015)

[hoamattroicoi]

Xin chia sẻ với mọi người tài liệu Hướng dẫn về công cụ Pivot Table trong buổi hội thảo Excel tại Hải Phòng ngày 19/04/2015 do bạn dhn46 tổng hợp và soạn thảo. Trong file có sử dụng một số tài liệu của GPE, hy vọng tài liệu này có thể giúp được phần nào cho các thành viên đang muốn tìm hiểu về công cụ này.

 

[PhanTuHuong]

Nội dung này có bổ sung thêm PivotChart thì hay hơn nữa. Cám ơn anh dhn46 đã chia sẻ!

 

[Nguyễn Duy Tuân]

Trang 8 của tài liệu này có vài mục tác giả có thể xem xét cách gọi:
+ Row Labels - Tiêu chí phân tích
+ Column Labels - Hạng mục phân tích

Thực ra Row Labels và Column Labelslà khu vực đưa các cột/trường dữ liệu vào làm tiêu thứ phân tích, mỗi nhóm tiêu thức được mô tả theo dòng hoặc theo cột. Vậy khi đặt tên tiếng Việt như trên có thể chưa được nhất quán.

+ Values - Số liệu cần tổng hợp: Cách gọi này cũng chưa chính xác vì Pivot có thể hiển thị dữ liệu chi tiết hoặc phân tích gộp bởi những hàm thống kê: SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX,...

 

[ptm0412]

Trang 8 của tài liệu này có vài mục tác giả có thể xem xét cách gọi:
+ Row Labels - Tiêu chí phân tích
+ Column Labels - Hạng mục phân tích

Thực ra Row Labels và Column Labelslà khu vực đưa các cột/trường dữ liệu vào làm tiêu thứ phân tích, mỗi nhóm tiêu thức được mô tả theo dòng hoặc theo cột. Vậy khi đặt tên tiếng Việt như trên có thể chưa được nhất quán.

Nói về tên gọi thi như thế này:
Mục đích của việc dùng Pivot table là phục vụ cho công tác thống kê. Thống kê bao gồm việc thu thập dữ liệu sau đó tổng hợp và phân tích dữ liệu. (Ngôn từ của bên thống kê)
1. Tổng hợp:
Tổng hợp dữ liệu theo vùng miền, theo mặt hàng, ... để chia tổng số ra theo 1 hoặc nhiều tiêu chí chính. Nếu không cần phân tích thì cho vào vùng Row Levels. Như vậy, vùng row labels có thể gọi là vùng chứa tiêu thức tổng hợp
2. Phân tích:
Đôí với từng mảng dữ liệu tổng hợp được, sẽ cần phân tích thêm các yếu tố cấu thành của nó. Các mục tổng hợp được liệt kê theo chiều dọc (nhiều row) thì khi phân tích từng mục sẽ dùng chiều ngang (nhiều column). Do đó vùng Column Labels có thể gọi là vùng chứa tiêu chí phân tích.

Đối với Pivot table, việc xoay vòng các fields (Pivot = xoay) khiến cho các tiêu chí là tiêu chí tổng hợp hay tiêu chí phân tích trở thành tương đối về mặt ý nghĩa. Dù vậy, nếu không có gì trong columns thì không gọi là phân tích mà chỉ là tổng hợp phân loại. Đưa vào column, tức là phân tích chuyên sâu về các yếu tố cấu thành.

Thí dụ:
Yêu cầu 1: Tập hợp số lượng sản phẩm lỗi theo bộ phận. (thống kê gọi là tổng hợp)
Yêu cầu 2: Phân tích số liệu sản phẩm lỗi trên theo từng nguyên nhân sinh ra lỗi để định hướng khắc phục.

Tóm lại, nếu là chuyên ngành thống kê sẽ gọi là tổng hợp và phân tích. Nói về tổng thể, và bởi vì Pivot table được ứng dụng quá sâu rộng nên trở thành 1 công cụ mang ý nghĩa phân tích đa chiều.

Dù gì, tên gọi mang tính tương đối và không cần câu nệ quá

+ Values - Số liệu cần tổng hợp: Cách gọi này cũng chưa chính xác vì Pivot có thể hiển thị dữ liệu chi tiết hoặc phân tích gộp bởi những hàm thống kê: SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX,...

Tổng hợp dữ liệu không phải là 1 phép toán cụ thể và lại càng không phải phép toán tính tổng, nên chỗ này không cần phải bàn. Thí dụ
- tổng hợp các trường hợp lỗi của các phân xưởng lại xem mỗi phân xưởng sinh ra lỗi bao nhiêu lần.
- Tổng hợp các điểm số lớn nhất của từng môn học.

 

[ding dong]

Mình thấy bên bài viết của BNTT [h=2]PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao[/h]http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?14797-PivotTable-PivotChart-2007-T%E1%BB%AB-c%C4%83n-b%E1%BA%A3n-%C4%91%E1%BA%BFn-n%C3%A2ng-cao

 

[ptm0412]

Hoacoi và dhn46
Chưa thấy trong tài liệu hội thảo lần này có các chức năng group, chức năng insert field và chức năng insert item?
Cũng không thấy chức năng Report layout: view dạng Tabular, Compack và Layout.

 

[Nguyễn Duy Tuân]

Cột và dòng trong Pivot vốn chỉ là liệt kê các tiêu thức theo chiều dọc hoặc ngang thôi, tùy vào đặc điểm của dữ liệu và cách hiển thị mà người ta có thể xoay đổi chỗ cho nhau. Vậy trong những tài liệu hướng dẫn tổng quát nên dùng cách gọi nhất quán tránh vấn đề trừu tượng, đặc biệt với người mới học có thể gây cách hiểu máy móc. Các tình huống ứng dụng ta có thể giải thích theo đó một cách trực diện của vấn đề.
...

Tài liệu hướng dẫn thì rất cụ thể và đúng trong ứng dụng rồi, em chỉ là góp ý về cách gọi thôi. Tác giả coi đó là một thắc mắc từ một độc giả để qua đó xem xét có cần thiết hay không chuyện thay đổi.

 

[ptm0412]

Tác giả coi đó là một thắc mắc từ một độc giả để qua đó xem xét có cần thiết hay không chuyện thay đổi.

Tôi đồng ý với Tuân, vì ngay cách gọi của tôi cũng khác với của tác giả. Tác giả và cả mọi người đọc cũng nên xem xét.

 

[dhn46]

dhn46 cảm ơn chú Mỹ và anh Tuân đã góp ý. Những sự góp ý này rất quý với lượng kiến thức hạn hẹp của dhn46 để bổ sung những thiếu sót của mình.

Trong quá trình xây dựng tài liệu thì 1 thực tế mà dhn46 nhận thấy rằng rất nhiều người sử dụng pivot table mà chưa hiểu cơ chế hoạt động của nó, khi đọc các tài liệu thì hầu hết văn bản hóa qua các ví dụ cụ thể để người đọc suy ra và nắm bắt. Trong tài liệu này dhn46 đã mạnh dạn đưa ra những khái niệm mang tính cá nhân mới, từ việc mô phỏng cấu trúc xử lý CSDL tới áp dụng quy chiếu đó tới pivot table để đưa ra phần cơ chế hoạt động.

Như chú, anh và các bạn khi đọc qua tài liệu cũng đều có 1 thắc mắc chung là các tiêu thức phân tích theo chiều ngang hay dọc đều chỉ là nhưng tiêu thức trong 1 CSDL mà thôi nhưng trong tài liệu này dhn46 đã không sử dụng khái niệm đó mà thay bởi tiêu chí phân tích và hạng mục phân tích bởi theo dhn46 thấy nếu chia rõ dữ liệu tổng hợp theo hàng và cột đối chiếu với cấu trúc xử lý mô phỏng đơn giản và qua đó chuyển qua pivot table thì người đọc sẽ dễ dàng tiếp cận. Thực tế đã cho kết quả rằng các học viên khi nắm được nó thì chỉ cần nhìn vào cấu trúc báo cáo sẽ có hình dung cơ bản để thực hiện thao tác. Phần cơ chế hoạt động của Pivot Table này dhn46 cũng suy nghĩ mất nhiều thời gian và những góp ý của chú và anh sẽ giúp dhn46 hoàn thiện hơn tài liệu của mình

Mục đích chính của buổi hội thảo mà dhn46 thiết đặt đó là nhấn mạnh vấn đề về kỹ thuật xử lý dữ liệu các vấn đề khác liên quan tới định dạng hay biểu đồ thì chưa áp dụng. Các chức năng của report layout đã được đề cập trong những ví dụ của buổi hội thảo hôm đó.

dhn46 xin cảm ơn chú và anh rất nhiều.

 

[leonguyenz]

Hoacoi và dhn46
Chưa thấy trong tài liệu hội thảo lần này có các chức năng group, chức năng insert field và chức năng insert item?
Cũng không thấy chức năng Report layout: view dạng Tabular, Compack và Layout.

Hôm Hoacoi tải file lên em đã viết bổ sung thêm chức năng Group và Formula, khi nhấn Gửi Trả Lời thì bị lỗi kết nối ... Phần Group đưa báo cáo trở nên đa dạng với các báo trong khoảng thời gian, hoặc trong khoảng giới hạn số lượng, ... Phần Formula thay cho các tính toán cột phụ, ...
Trong mấy bài thi mừng sinh nhật GPE vừa rồi, Thầy Mỹ đã tổng hợp phần lớn các chức năng của PivotTable, có thể dùng bài thi bổ sung vào tài liệu.

 

[dhn46]

Hôm Hoacoi tải file lên em đã viết bổ sung thêm chức năng Group và Formula, khi nhấn Gửi Trả Lời thì bị lỗi kết nối ... Phần Group đưa báo cáo trở nên đa dạng với các báo trong khoảng thời gian, hoặc trong khoảng giới hạn số lượng, ... Phần Formula thay cho các tính toán cột phụ, ...
Trong mấy bài thi mừng sinh nhật GPE vừa rồi, Thầy Mỹ đã tổng hợp phần lớn các chức năng của PivotTable, có thể dùng bài thi bổ sung vào tài liệu.

Anh leonguyenz mà tới tham dự hội thảo thì chắc chắn sẽ không có thắc mắc này.

Hội thảo chia làm 3 phần:

- Phần 1: Giới thiệu sự linh hoạt của Pivot Table trong quá trình sử dụng với công việc kế toán, tầm quan trọng cũng như hiệu quả mang lại - đại diện ban quản trị hội kế toán Hải Phòng
- Phần 2: Kiến thức chung - dhn46
- Phần 3: Những vấn đề cần lưu ý, một số kỹ thuật trong việc áp dụng Pivot Table - Anh Over AC


- Phần 1: mang tới cái nhìn chung cho người tham gia về vai trò của Pivot Table trong việc xử lý dữ liệu đặc biệt là công tác kế toán qua đó cho người tham gia cái nhìn khái quát về tính quan trọng của PV

- Phần 2: mang tới cho người tham gia cái nhìn tổng quan nhất về CSDL, những lưu ý khi tự xây dựng CSDL, kiến thức chung, cơ bản về Pivot Table cũng như cơ chế xử lý của nó. Qua phần 1 người tham gia đã hiểu về cách thức xử số liệu qua Pivot Table hay nói các khác đó là biết làm gì khi có trong tay số liệu và mẫu báo cáo cần tổng hợp.

- Phần 3: mang tới cho người tham gia những kiến thức mở rộng của Pivot Table như, Group, Format...và phần ví dụ sinh động được chính anh Over AC trình bày trên đề thi Pivot của chú Mỹ


Qua thời gian gần 3 giờ đồng hồ hội thảo rất nhiều vấn đề đã được đề cập, thảo luận, trao đổi và thực sự người tham gia đã có một lượng kiến thức nhất định bổ ích.

Phần tài liệu tại topic này do dhn46 soạn thảo trên cái nhìn của riêng mình về cách hiểu và diễn đạt cho mọi người khi xử lý pivot table. Các tài liệu khác như: file xuất nhập tồn (đã ghi nguồn GPE), file đề thi mọi người có thể tìm trên GPE.

 

[Lê Duy Thương]

Hoacoi và dhn46
Chưa thấy trong tài liệu hội thảo lần này có các chức năng group, chức năng insert field và chức năng insert item?
Cũng không thấy chức năng Report layout: view dạng Tabular, Compack và Layout.

ngoài ra vẫn chưa thấy tài liệu hướng dẫn định dạng pivot table. trong kỳ thi lần trước có nhiều thành viên đã dùng formatcel thông thường để định dạng pivottable. điều này sẽ bị mất định dạng khi chúng ta cập nhật dữ liệu mới hay thay đổi báo cáo.

 

[Anne1811]

ngoài ra vẫn chưa thấy tài liệu hướng dẫn định dạng pivot table. trong kỳ thi lần trước có nhiều thành viên đã dùng formatcel thông thường để định dạng pivottable. điều này sẽ bị mất định dạng khi chúng ta cập nhật dữ liệu mới hay thay đổi báo cáo.

up up up

...lót dép xếp hàng ngồi chờ thông tin hướng dẫn phần này thôiiii...

 

[Lê Duy Thương]

up up up

...lót dép xếp hàng ngồi chờ thông tin hướng dẫn phần này thôiiii...

để hôm nào đưa video hướng dẫn tại topic này nha anne1811