Công cụ Database Query

[handung107]

Topic này sẽ trao đổi về cách trao đổi dữ liệu giữa Excel và Access thông qua Microsoft Query

1/ Nhập các mẩu tin từ cơ sở dữ liệu là Access :

Giả sử bạn có hàng ngàn mẩu tin cơ sở dữ liệu Access, bây giờ, bạn muốn đưa một cách có chọn lọc những mẩu tin ấy vào Excel. Chúng ta có thể làm việc đó tương đối dễ dàng thông qua Microsoft Query

Bạn có thể tìm thấy Microsoft Query trên dĩa cài đặt Office. Ở đây, tôi không đề cập đến cách cài đặt và giả sử bạn đã Set up thành công Microsoft Query trên máy tính của bạn rồi

Và cơ sở dữ liệu của tôi là Table DSNV trong File Quan ly khach san.mdb.

Tôi chỉ muốn lọc ra DS các nhân viên có mức lương dưới 700.000, và đưa vào CSDL của Excel.

Bạn sẽ khởi động MS Query, chọn Cell mà bạn muốn làm góc trái trên của DS nhập liệu rồi vào Menu Data / Get External Data / New database Query ( hoặc Data / Import External Data / New database Query, tùy phiên bản của MS Excel)


Bạn sẽ được hình sau :

Đầu tiên, bạn xóa chọn ô "Use the Query Wizard to create/edit queries" . Bạn tìm trong hộp thoại Choose data Source cơ sở dữ liệu bạn muốn sử dụng

Nếu bạn đã chọn được, nhấp OK.

Bạn sẽ được chuyển tới hộp thoại Add Tables như hình sau :

Hộp thoại này hiển thị tất cả các bảng cùng các vấn tin (query) có khả năng nhập vào Excel. Bạn chọn bảng hay vấn tin nào thì nhấp vào chúng và nhấn add rồi Close

Khi bạn muốn bổ sung thêm một Table nào, bạn chỉ cần vào Menu Table của cửa sồ MS Query và chọn Add Table

Và bạn cũng có thể xóa bảng bằng cách chọn Table / Remove Table

Sau khi bổ sung bảng, các tiêu đề trường của nó xuất hiện trong hộp nhỏ thuộc hộp thoại MS Query. Bạn có thể chọn bất cứ trường nào bằng cách kéo trường đó từ DS Table xổ xuống và thả vào lưới trong hộp thoại MS Query.

Bây giờ, dữ liệu của nó sẽ xuất hiện trong vùng xem trước của cửa sổ chương trình MS Query. Để giới hạn dữ liệu xuất hiện, ta sẽ thêm các điều kiện lọc như sau :

Thí dụ : Ta chỉ muốn lấy DS các nhân viên có mức lương bằng 700.000đ.

Bạn vào Menu Criteria, chọn Add Criteria. Tại Field, bạn chọn Luong, Operator bạn chọn equal, và Value bạn nhập 700.000

Nhấp Add và Close. Khi bạn thấy trong MS Query đã hiển thị đúng DS bạn cần, bạn sẽ vào File / Return Data to Microsoft Excel

Sau khi bạn xác nhận hành động và đích dữ liệu, Excel sẽ nhập dữ liệu cho bạn, và mỗi khi bạn thay đổi tại CSDL chính, bạn chỉ cần Refresh data, Excel sẽ tự động cập nhật dữ liệu cho bạn

Bài khởi đầu còn đơn giản, hẹn các bạn trong những bài kế tiếp. Mong các bạn cùng trao đổi và góp ý thêm cho bài của giaiphapexcel ngày càng phong phú và hấp dẫn

 

[handung107]

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng CSDL này để làm việc trên Excel, bạn nên tạo nguồn dữ liệu mới theo các bước sau :

1/ Giống bài trên, bạn vào Data / Import External Data / New Database Query

2/ Sau khi được chuyển sang hộp thoại Choose Data Source, bạn click vào New Data Source, nhấp OK

3/ Hộp Create New Data Source sẽ yêu cầu bạn :
- Nhập tên cho nguồn dữ liệu của bạn (thông thường nó trùng tên với CSDL) vào Field 1
- Trong Field 2, "Select a Driver", bạn nhấp mũi tên xổ xuống và chọn trình điều khiển thích hợp từ danh sách. Trường hợp này, bạn sẽ chọn Microsoft Access Driver (*.mdb)

4/ Nhấn nút Connect để mở hộp thoại ODBC Microsoft Access Setup. Nhấn nút Select và định hướng tới thư mục chứa CSDL Access. Chọn CSDL trong khung Database Name rồi nhấp OK

Sở dĩ chúng ta xóa dấu kiểm chọn "Use the Wizard" là để MS Query hiển thị hình ảnh xem trước của dữ liệu thực tế, thay vì chỉ DS các trường bạn chọn. Sau khi chọn vấn tin xong, bạn có thể khởi động lại Wizard nếu như bạn muốn sử dụng nó

5/ Bạn sẽ quay trở lại với hộp thoại ODBC Microsoft Access Setup, và CSDL của bạn đã xuất hiện trong vùng database. Nhấp OK trở về hộp thoại Create New Data Source. Nếu CSDL của bạn có nhiều bảng và bạn luôn muốn trích lấy dữ liệu trên cùng bảng, hãy mở DS xổ xuống "Select a Default table for your data source (optional)" và chọn bảng mong muốn từ DS. Tiếp theo nhấp OK

6/Nguồn dữ liệu mới của bạn đã có trong hộp thoại Choose Data Source. Quét chọn nó, rồi nhấp OK. Hộp thoại Add Table sẽ mở ra như bài trên

 

[handung107]

Tránh mẩu tin trùng lặp khi nhập CSDL vào Excel

Để ngăn MS Query trả về các mẩu tin trùng lặp khi nhập vào MS Excel, bạn chọn View / Query Properties để hiển thị hộp thoại Query Properties

Bạn sẽ đánh dấu kiểm chọn ô Unique Values Only.

Nên nhớ rằng Query chỉ loại bỏ những mẩu tin trùng lặp hoàn tòan. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào khác giữa 2 mẩu tin, chúng đều trả về trong DS các mẩu tin không trùng lặp. Sau khi dữ liệu đã nằm trogn bảng tính Excel, bạn tùy ý sắp xếp nó sao cho đẹp mắt dù có dữ liệu trùng lặp hay không. Thí dụ bạn đang làm việc với địa chỉ các khách hàng, bạn sẽ sắp xếp chúng theo thành phố, theo họ rồi theo tên tùy ý bạn

 

[PhanTuHuong]

Vấn đề quan trọng nhất là chị Dung chưa thấy đề cập đến tiếng Việt trong CSDL. Việc sử dụng Microsoft Query với các truy vấn có chữ tiếng Việt là không ổn.
Từ Excel 2010, Microsoft phát triển hẳn thành công cụ Microsoft Power Query càng mạnh mẽ hơn nữa:

https://support.office.com/en-us/Ar...cel-Help-2b433a85-ddfb-420b-9cda-fe0e60b82a94