Tổng quan về thiết kế File Kế toán trên EXCEL
Tuanktcdcn
Xin lỗi các bạn vì bận I chưa đọc kỹ tất cả các bài viết trong topic này. I xin đưa ra mô hình tổng quát để hình lên một "Hệ thống kế toán DN" trên EXCEL.
1- Phải xây dựng một hệ thống các danh mục (DM)
Có bao nhiêu nhóm đối tượng cần quản lý thì sẽ phải tạo riêng một Sheet/Table tương ứng để làm danh mục.
Danh mục tạo ra là để ghi tất cả các thông tin (ban đầu) quan trọng cho đối tượng quản lý (I tạm gọi là Mã). Trong các DM này nhất thiết phải có một cột "Mã" để lập các Mã quản lý, những Mã trong cùng một DM không được trùng nhau. Thông tin trên các DM là cơ sở quan trọng để ghi vào các sổ KT, cac báo cáo,...
1-DMTK;2-DMVLSPHH;3-DMKH;4-DMNB;5-DMTSCD;6-DMTHUE;7-DMNV; 8-DMTiente,...
2- Xây dựng một hệ thống sổ sách ghi chép thường nhật
Các sổ là NKC-"Nhật ký chung" và các Nhật ký liên quan khác
Đây là những sổ quan trọng để đưa ra các sổ sách,báo cáo. Như vậy tất cả các sổ sách thống kê sau này bạn đều phải căn cứ từ đây.
Để làm một File kế toán tổng quát thì cần phải nhìn được tổng thể mọi cái sẽ sảy ra điều gì. Trong kế toán với nguyên tắc "thực" phải ghi vào sổ những cái đã phát sinh (I gọi là nghiệp vụ kinh tế phát sinh-NVKTPS), cơ sở để ghi sổ là các Chứng từ.
Tất cả các thông tin quan trọng trên chứng từ được đưa vào lọai sổ sách này. Vì vậy các cột trong các sổ sách này phải phù đủ để ghi các thông tin của các chứng từ, chúng ta thiết kế làm sao mà các loại chứng từ đưa vào sổ này đều được.
Sổ Nhật ký gồm các cột quan trọng :
Mã CT | Ngày CT | Diễn giải | Số tiền | Loại tiền | Tỷ giá | Nợ TK | Có TK | Tiền VND | Mã Thuế | DVKH | Mã NV | ĐTCF | Cho CT |.....
DVKH: dùng để nhập Mã nhà cung cấp, Mã khách hàng
Với cấu trúc trên bạn gần như nhập được tất cả các chừng từ kế toán. Riêng với loại chừng từ mua-bán hàng hay các chứng từ làm biến động về Kho thì cần thiết kế riêng hoặc kết hợp vào trong sổ NKC cột như :
| Mã VLSPHH | Số lg | Đơn giá |
Nếu bạn không quá ngại thì nên tạo một sheet riêng (SoKho) để ghi chi tiết các Mã hàng mua vào, nhập vào,bán đi,xuất đi. Có điều bạn phải ghi song song-Trên NKC ghi số tiền tổng hợp trên TK, còn trong "So Kho" thì vào chi tiết các Mã VLSPHH.
Cấu trúc "Sổ Kho" gồm:
Mã CT | Ngày CT | Diễn giải | Số tiền | Loại tiền | Tỷ giá | Nợ TK | Có TK | |Mã VLSPHH | Số lg | Đơn giá |Tiền VND | ĐTCF |....
"Sổ Kho" mục đích để lập sổ chi tiết biến động về Kho.
Tất cả các thông tin trong chứng từ khi ghi vào NKC,SoKho đều phải ở dạng Mã trừ diễn giải.
NCK là cơ sở để lập các báo cáo kế toán!
Một điều quan trọng, trước khi nhập số liệu vào các sổ sách (cả trong DM) thì các cột để nhập mã đều phải Format về dạng "Text". Vì SumIf thì hiểu được chung chung (VD TK "111"=200000đ và TK 111 = 100000đ , khi dùng SumIf(.111..)=300000đ) hết nhưng {=Sum(IF(,..))} thì phân biệt rõ ràng Number và Text đồng thời với các TK ngoài bảng 001..007.. sẽ hiện đúng.
Với cách thiết kế như trên thì DN bạn hay DN khác kế toán có thể chủ động áp dụng
Việc ghi chép đúng vào các DM, các sổ NKC, SoKho bạn đã có một Database cơ bản để bắt đầu lập các sổ và các BC. Vấn đề còn lại là "kỹ thuật" mà thôi.
3- Kỹ thuật lập sổ
Bạn hãy chuẩn bị:
* Kiến thức "nền tảng"
Các hàm: Vlookup,Hlookup,Match,Index,Choose,If, And, Or, Sum, SumIF, Count, CountIF, SUMPRODUCT
Công cụ: Sort, Validation, Subtotals, Conditional Formating, Auto Filter, Advance Filter,
Bạn hãy tìm hiểu những điều trên trong một số sách dạy "Tin học căn bản", "Tin hoc văn phòn"
Công thức mảng-Đây là kỹ thuật quan trọng trong kế toán, riêng kiến thức này không hpai học đâu xa, EFC là No 1!
* Kiến thức "Chuyên môn"
Việc lập các sổ kế toán là rất quan trong mang nạng tính chuyên môn cao. Ngoài các sổ quản lý riêng của DN thì hầy như tất cả các sổ đều phải làm theo hướng dẫn của BTC. Bạn phải hiểu căn nguyên một chỉ tiêu nào đó trên báo cáo, mối liên hệ từ NKC của mình.
Tôi ví dụ một tư duy trước khi lập sổ TH 131-"Phải thu của khách hàng"
Số dư đầu kỳ được tính bằng cách lấy số tiền bên Nợ/Có của TK131 và Ngày là đầu kỳ/Cuối kỳ trước.
Số phát sinh Nợ được tính bằng cách lấy số tiền bên Nợ của TK131 và Ngày >ngày đầu kỳ/Cuối kỳ trước.
Số phát sinh Cợ được tính bằng cách lấy số tiền bên Cợ của TK131 và Ngày >ngày đầu kỳ/Cuối kỳ trước.
Cột "Tồn cuối" được tính ra sao? Buớc sau bạn sẽ thấy!
* Khả năng tư duy logic và kỹ năng lập công thức trên EXCEL
Đây là phần khó nhất đây! Đôi khi ta mất ăn mất ngủ vì nó nhưng chính nó cũng làm cho ta một mình tự nhảy múa hát nhạc "Rock" trong phong vì sự thành công của chính mình.
Một con người làm được điều này hay khác đều phải có khả năng tư duy, tư duy của con người cho phép điều khiển tư duy của máy tính (máy tính chỉ la công cụ thực hiện). Khả năng này có người có được trí tuệ bẩm sinh, nhưng có người thì không bằng. Nhưng bạn yên tâm rằng tư duy phát triển ở cấp độ cao là từ rèn luyện!
Bạn hãy tạo dựng mối liên hệ từ ít nhất hai loại sổ DM và NCK
Sự liên hệ này cho ta một sổ có các thông tin vừa có trong NCK (tiền chẳng hạn) vừa có trong DM như Tên KH, MS Thuế, Địa chỉ,..Trong EXCEL để làm việc này dễ nhất là dùng hàm Vlookup.
Trước khi lập công thức trong EXCEL bạn hãy dùng kỹ thuật "Đặt tên Vùng dữ liệu"-EFC là No 1! Bạn chú ý là cột đầu tiên của Vùng phải là cột Mã.
Bây giờ I sẽ lập sổ TH 131
|Mã KH | Tên KH | Nợ ĐK | Có ĐK | Nợ PS | Có PS | Nợ CK | Có CK |
|Mã KH | bạn hãy liệt kê toàn bộ có trong "Danh mục khách hàng"
|Tên KH| =Vlookup(MãKH, DNKH, cottentrongDMKH,0)
| Nợ ĐK | ={=Sum(If(NCK.MaKH=MãKH, If(NKC.NgayCT<Ngay đầu kỳ , If(NKC.NợTK="131", NKC.TienVND, 0),0),0))}
| Có ĐK | ={=Sum(If(NCK.MaKH=MãKH, If(NKC.NgayCT<Ngay đầu kỳ , If(NKC.CóTK="131", NKC.TienVND, 0),0),0))}
| Nợ PS | ={=Sum(If(NCK.MaKH=MãKH, If(NKC.NgayCT>=Ngay đầu kỳ , If(NKC.NợTK="131", NKC.TienVND, 0),0),0))}
| Có ĐK | ={=Sum(If(NCK.MaKH=MãKH, If(NKC.NgayCT>=Ngay đầu kỳ , If(NKC.CóTK="131", NKC.TienVND, 0),0),0))}
| Nợ CK | = If(Nợ ĐK-Có ĐK+Nợ PS-Có PS>0,Nợ ĐK-Có ĐK+Nợ PS-Có PS,0)
| Cợ CK | =- If(Nợ ĐK-Có ĐK+Nợ PS-Có PS<0,Nợ ĐK-Có ĐK+Nợ PS-Có PS,0)
Khi áp dụng bạn phải dùng tên vùng và địa chỉ cụ thể trong các công thức nhé.
Ví dụ về TH131 chỉ đơn giản để bạn thấy lập sổ TH là thế. Với các sổ chi tiết thì tính tư duy lại cao hơn.
* Tính đồng nhất giữa các sổ-Đồng hóa trong công thức
Đã có rất nhiều chương trình kế toán làm trên EXCEL của một số bạn I thấy khá "phức tạp", I thấy để lập sổ cái bạn ấy lập 50 Sheet cho 50 TK, ...
Theo VD về sổ TH 131 ta thấy Sổ TH331 có cấu trúc tương tự, vậy bạn hãy lập công thức ao cho khi I thay "131"->"331", "Mã KH"->"Mã NB" thì sẽ được sổ tương ứng. Với Sổ cái TK ta thấy cấu trúc sổ không hề thay đổi khi ta lập cho các TK, vậy chúng ta lập công thức sao cho khi thay "111"->"TK###" ta sẽ được Sổ cái "TK###" dù bạn có vài trăm TK thì cũng chỉ cần một Sheet duy nhất đẻ lập sổ cái!
Còn thiết kế giao diện, quy trình nghiệp vụ cuối kỳ....
Thiết kế File kế toán hoàn chỉnh thực sự là một việc không đơn giản, ta phải đầu tư cho nó rất nhiều mới có thể "mĩ mã" được. Còn rất nhiều điều I muốn chia sẻ nhưng vì không có nhiều thời gian nên mong các bạn khác tiếp tục viết để Topic này đầy đủ hơn.
hải trả NCC LG Vina
oanh thu bán hàng (SP của CP)
