- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,715
Thế nào là một mô hình Excel tốt?
Chúng ta làm việc với Excel rất nhiều bao gồm tạo ra rất nhiều file, nhiều sheet, tương tác nhiều dữ liệu, biểu đồ,… Tuy nhiên, nhiều khi chúng ta không biết rằng những gì chúng ta đang làm vô tình giống như 1 con tàu Titanic chậm chạp, to lớn, cấu trúc không ổn định dù rất bóng bẩy, lộng lẫy.
Đôi khi chúng ta còn không thể trả lời những câu trả lời đơn giản nhất.
Ai là khách hàng của bạn?
Đây là câu hỏi nên được trả lời đầu tiên. File bạn làm ra sẽ phục vụ cho ai? Cho bạn, cho sếp của bạn hay cho khách hàng của bạn? Ai sẽ là người xem và ai sẽ là người không xem? Chẳng hạn, nếu file chỉ cho mình bạn sử dụng, bạn sẽ không cần phải tạo hẳn 1 cái mẫu màu mè, rườm rà, mà có thể thoải mái một chút, tùy chỉnh một chút và bay bổng một chút với PivotTable, với Data Validation hay thậm chí với những dòng code VBA ngẫu hứng.
Càng nhiều vấn đề phức tạp, càng nhiều giải pháp tiềm năng, càng nhiều đối tượng phục vụ, bạn sẽ càng cần có một mô hình tốt để giải quyết vấn đề. Do đó, bạn có thể xem xét vài gợi ý như sau:
- Với chính bạn: Một file logic, chính xác và dễ dàng tùy biến để hoàn thành công việc là đủ.
- Với sếp bạn: Sếp bạn sẽ cần 1 file dễ sử dụng, dễ xem xét mỗi khi cần.
- Với khách hàng: Quan trọng là họ thấy được cách rõ ràng nhất những gì bạn có, những gì bạn đang thực hiện.
Câu hỏi 1: Mô hình của bạn đủ logic và chính xác chưa?
Ít nhất, mô hình của bạn phải mang ý nghĩa đối với bạn. Một số câu hỏi bạn cần phải trả lời như:
1/ Bạn đang cố gắng tính toán điều gì?
2/ Bạn đang sử dụng dữ liệu nào? Nó đã được làm sạch chưa?
3/ Số lượng mẫu bạn đang có là bao nhiêu? Nó đủ lớn để mang ý nghĩa thống kê không?
4/ Làm cách nào để bạn có thể tổ chức dữ liệu tốt?
5/ Dữ liệu của bạn sẽ được phân tích theo cách nào? Nó có gắn liền với một phép toán nào không?
Câu hỏi 2: Mô hình của bạn có linh hoạt?
Một khi dữ liệu của bạn đã thành hình và các phép tính đã hoạt động, bạn cần nghĩ đến một mô hình thực thụ. Điều này có nghĩa là, ban đầu, bạn tạo ra một mô hình với một dữ liệu tĩnh, còn bây giờ, nó phải đủ động để bạn có thể thay đổi bất kỳ một điểm nào trong dữ liệu. Do vậy, một vài điểm bạn cần nên lưu ý như sau:
1/ Đừng gõ mỗi con số trong tất cả phép tính.
2/ Hãy liên kết các ô lại với nhau để khi có một sự thay đổi của ô này, các ô khác sẽ thay đổi theo. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về liên kết trong Excel.
3/ Hãy sử dụng một cách định dạng và cấu trúc bảng tính càng nhiều càng tốt. Bạn có thể tham khảo thêm cách thiết kế bảng tính.
4/ Đừng merge (kết hợp) các ô lại vì nó sẽ khiến bạn khó sử dụng công cụ Sort, Filter hay công thức trong Excel.
5/ Giữ cho dữ liệu của bạn được độc lập và sạch, nghĩa là không Subtotal, không dòng trống (bạn có thể xem thêm bài về Go To Special).
Câu hỏi 3: Mô hình của bạn có dễ sử dụng?
Mục tiêu chúng ta là dễ sử dụng. Bạn có thể tưởng tượng như sau, sau khi bỏ ra một khối lượng thời gian lớn khoảng 2-3 ngày để giải quyết con quái vật Excel, sau đó bỏ thêm vài giờ để làm sạch và trang trí, chắc chắn bạn sẽ không muốn file của bạn trở thành một vấn đề, một công cụ "gây stress†cho cả nhóm. Bên cạnh đó ,bạn cũng cần duy trì việc chính xác và thống nhất giữa các dữ liệu được đưa vào mô hình nữa. Do vậy,
1/ Hãy ghi lại những sự thay đổi và những giả định của bạn bằng các ghi chú.
2/ Loại bỏ các dữ liệu, các sheet không cần thiết. Trong trường hợp bạn muốn giữ lại để tham chiếu sau này, hãy ẩn nó đi.
3/ Nếu bạn có các biểu đồ phân tích, hãy đưa nó lên các sheet đầu.
Câu hỏi 4: Mô hình của bạn có đủ trực quan?
Tới bước này, nếu bạn muốn thiết kế 1 file Excel gửi cho khách hàng, bạn cần bảo đảm sự trực quan trong mô hình bằng việc bảo đảm tất cả phải rõ ràng, minh bạch và không ẩn giấu bất kỳ điều gì bao gồm không ẩn dòng, ẩn cột, ẩn sheet.
1/ Bạn nên có một sheet giới thiệu và mục lục để cho thấy cách file bạn đang hoạt động.
2/ Khi bạn lưu file, hãy bảo đảm bạn đang ở sheet đầu tiên. Việc này có thể tránh những sự khó chịu, hay rối loạn khi mở file. Chẳng hạn, khách hàng sẽ không hiểu nếu mở file của bạn lên và đang ở một ô G100 nào đó tại một sheet không rõ là gì.
3/ Nếu bạn sử dụng macro, hãy bảo đảm là nó tiện dụng cho khách hàng. Điều này có nghĩa là khách hàng của bạn cần biết cách bật macro, và tốt nhất nên có sẵn những nút để khách hàng chỉ việc bấm cho macro hoạt động. Bạn có thể tham khảo thêm bài cách gắn Macro vào nút bấm.
4/ Nếu bạn có dashboard, điều này thật sự rất tốt, nhất là về vấn đề trực quan. Mọi biểu đồ, thông số sẽ được hiện hết tại sheet đầu của bảng tính. Bên cạnh đó, lý tưởng nhất, trong file của bạn chỉ nên có 1 sheet cho Dashboard và hết.
5/ Thống nhất về kiểu định dạng, chẳng hạn font màu đen là thông tin được đưa vào trực tiếp và màu xanh là do tính toán hay là những cách định dạng khác giúp khách hàng không cần phải sử dụng thanh Ribbon trên của Excel, hay thậm chí là dùng chuột.
Chúc bạn thành công.
Một số bài viết có liên quan:
1/ 23 điều bổ ích về VLOOKUP có thể bạn muốn biết (phần 1)
2/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
3/ Chiêu số 23: Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
4/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)
5/ Sử dụng hàm Subtotal
6/ Cách viết hàm hiệu quả
7/ 5 phương pháp học Excel cơ bản hiệu quả nhất
8/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013
9/ Ebook: Công thức và hàm Excel 97-2013
10/ Ebook: "Một số chuyên đề Excel mừng sinh nhật GPE lần 7"
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?442
Chúng ta làm việc với Excel rất nhiều bao gồm tạo ra rất nhiều file, nhiều sheet, tương tác nhiều dữ liệu, biểu đồ,… Tuy nhiên, nhiều khi chúng ta không biết rằng những gì chúng ta đang làm vô tình giống như 1 con tàu Titanic chậm chạp, to lớn, cấu trúc không ổn định dù rất bóng bẩy, lộng lẫy.
Đôi khi chúng ta còn không thể trả lời những câu trả lời đơn giản nhất.
Ai là khách hàng của bạn?
Đây là câu hỏi nên được trả lời đầu tiên. File bạn làm ra sẽ phục vụ cho ai? Cho bạn, cho sếp của bạn hay cho khách hàng của bạn? Ai sẽ là người xem và ai sẽ là người không xem? Chẳng hạn, nếu file chỉ cho mình bạn sử dụng, bạn sẽ không cần phải tạo hẳn 1 cái mẫu màu mè, rườm rà, mà có thể thoải mái một chút, tùy chỉnh một chút và bay bổng một chút với PivotTable, với Data Validation hay thậm chí với những dòng code VBA ngẫu hứng.
Càng nhiều vấn đề phức tạp, càng nhiều giải pháp tiềm năng, càng nhiều đối tượng phục vụ, bạn sẽ càng cần có một mô hình tốt để giải quyết vấn đề. Do đó, bạn có thể xem xét vài gợi ý như sau:
- Với chính bạn: Một file logic, chính xác và dễ dàng tùy biến để hoàn thành công việc là đủ.
- Với sếp bạn: Sếp bạn sẽ cần 1 file dễ sử dụng, dễ xem xét mỗi khi cần.
- Với khách hàng: Quan trọng là họ thấy được cách rõ ràng nhất những gì bạn có, những gì bạn đang thực hiện.
Câu hỏi 1: Mô hình của bạn đủ logic và chính xác chưa?
Ít nhất, mô hình của bạn phải mang ý nghĩa đối với bạn. Một số câu hỏi bạn cần phải trả lời như:
1/ Bạn đang cố gắng tính toán điều gì?
2/ Bạn đang sử dụng dữ liệu nào? Nó đã được làm sạch chưa?
3/ Số lượng mẫu bạn đang có là bao nhiêu? Nó đủ lớn để mang ý nghĩa thống kê không?
4/ Làm cách nào để bạn có thể tổ chức dữ liệu tốt?
5/ Dữ liệu của bạn sẽ được phân tích theo cách nào? Nó có gắn liền với một phép toán nào không?
Câu hỏi 2: Mô hình của bạn có linh hoạt?
Một khi dữ liệu của bạn đã thành hình và các phép tính đã hoạt động, bạn cần nghĩ đến một mô hình thực thụ. Điều này có nghĩa là, ban đầu, bạn tạo ra một mô hình với một dữ liệu tĩnh, còn bây giờ, nó phải đủ động để bạn có thể thay đổi bất kỳ một điểm nào trong dữ liệu. Do vậy, một vài điểm bạn cần nên lưu ý như sau:
1/ Đừng gõ mỗi con số trong tất cả phép tính.
2/ Hãy liên kết các ô lại với nhau để khi có một sự thay đổi của ô này, các ô khác sẽ thay đổi theo. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về liên kết trong Excel.
3/ Hãy sử dụng một cách định dạng và cấu trúc bảng tính càng nhiều càng tốt. Bạn có thể tham khảo thêm cách thiết kế bảng tính.
4/ Đừng merge (kết hợp) các ô lại vì nó sẽ khiến bạn khó sử dụng công cụ Sort, Filter hay công thức trong Excel.
5/ Giữ cho dữ liệu của bạn được độc lập và sạch, nghĩa là không Subtotal, không dòng trống (bạn có thể xem thêm bài về Go To Special).
Câu hỏi 3: Mô hình của bạn có dễ sử dụng?
Mục tiêu chúng ta là dễ sử dụng. Bạn có thể tưởng tượng như sau, sau khi bỏ ra một khối lượng thời gian lớn khoảng 2-3 ngày để giải quyết con quái vật Excel, sau đó bỏ thêm vài giờ để làm sạch và trang trí, chắc chắn bạn sẽ không muốn file của bạn trở thành một vấn đề, một công cụ "gây stress†cho cả nhóm. Bên cạnh đó ,bạn cũng cần duy trì việc chính xác và thống nhất giữa các dữ liệu được đưa vào mô hình nữa. Do vậy,
1/ Hãy ghi lại những sự thay đổi và những giả định của bạn bằng các ghi chú.
2/ Loại bỏ các dữ liệu, các sheet không cần thiết. Trong trường hợp bạn muốn giữ lại để tham chiếu sau này, hãy ẩn nó đi.
3/ Nếu bạn có các biểu đồ phân tích, hãy đưa nó lên các sheet đầu.
Câu hỏi 4: Mô hình của bạn có đủ trực quan?
Tới bước này, nếu bạn muốn thiết kế 1 file Excel gửi cho khách hàng, bạn cần bảo đảm sự trực quan trong mô hình bằng việc bảo đảm tất cả phải rõ ràng, minh bạch và không ẩn giấu bất kỳ điều gì bao gồm không ẩn dòng, ẩn cột, ẩn sheet.
1/ Bạn nên có một sheet giới thiệu và mục lục để cho thấy cách file bạn đang hoạt động.
2/ Khi bạn lưu file, hãy bảo đảm bạn đang ở sheet đầu tiên. Việc này có thể tránh những sự khó chịu, hay rối loạn khi mở file. Chẳng hạn, khách hàng sẽ không hiểu nếu mở file của bạn lên và đang ở một ô G100 nào đó tại một sheet không rõ là gì.
3/ Nếu bạn sử dụng macro, hãy bảo đảm là nó tiện dụng cho khách hàng. Điều này có nghĩa là khách hàng của bạn cần biết cách bật macro, và tốt nhất nên có sẵn những nút để khách hàng chỉ việc bấm cho macro hoạt động. Bạn có thể tham khảo thêm bài cách gắn Macro vào nút bấm.
4/ Nếu bạn có dashboard, điều này thật sự rất tốt, nhất là về vấn đề trực quan. Mọi biểu đồ, thông số sẽ được hiện hết tại sheet đầu của bảng tính. Bên cạnh đó, lý tưởng nhất, trong file của bạn chỉ nên có 1 sheet cho Dashboard và hết.
5/ Thống nhất về kiểu định dạng, chẳng hạn font màu đen là thông tin được đưa vào trực tiếp và màu xanh là do tính toán hay là những cách định dạng khác giúp khách hàng không cần phải sử dụng thanh Ribbon trên của Excel, hay thậm chí là dùng chuột.
Chúc bạn thành công.
Một số bài viết có liên quan:
1/ 23 điều bổ ích về VLOOKUP có thể bạn muốn biết (phần 1)
2/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
3/ Chiêu số 23: Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
4/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)
5/ Sử dụng hàm Subtotal
6/ Cách viết hàm hiệu quả
7/ 5 phương pháp học Excel cơ bản hiệu quả nhất
8/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013
9/ Ebook: Công thức và hàm Excel 97-2013
10/ Ebook: "Một số chuyên đề Excel mừng sinh nhật GPE lần 7"
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?442
Upvote
0
