Bài viết: Phân tích dữ liệu với Table (phần 2)

[BNTT]

3. Sắp xếp một Table

Một trong những lợi thế của một Table là bạn có thể sắp xếp lại các thông tin, cho nên chúng thường được sắp xếp thứ tự theo ABC hay theo số. Tính năng này cho phép bạn xem dữ liệu theo tên khách hàng, theo số tài khoản, theo từng phần, hay theo bất kỳ một Field nào. Thậm chí, bạn có thể sắp xếp theo nhiều Field, ví dụ như bạn có thể sắp xếp một bảng theo tên của từng trạng thái, rồi trong mỗi trạng thái đó lại sắp xếp theo từng cái tên.

Để sắp xếp nhanh một Field đơn, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách sau để bắt đầu:

• Nhấn vào bất kỳ nơi nào trong Field và chọn tab Data.
  
  
• Nhấn nút mũi tên drop-down của Field.

Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, bạn chọn Sort A to Z (hoặc Sort Smallest to Largest cho các Field chứa số, hoặc Sort Oldest to Newest cho các Field chứa ngày tháng); còn để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn chọn Sort Z to A (hoặc Sort Largest to Smallest cho các Field chứa số, hoặc Sort Newest to Oldest cho các Field chứa ngày tháng).

NOTE:
Excel sắp xếp Table như thế nào còn tùy thuộc vào loại dữ liệu. Sau đây là cách Excel sử dụng để sắp xếp theo thứ tự tăng dần:

• Các số: Từ số âm lớn nhất đến số dương lớn nhất
  
  
• Các ký tự hoặc chữ (theo thứ tự sau): Space (khoảng trắng) ! " # $ % & ‘ ( ) * + , - . / 0 cho đến 9 (khi định dạng theo kiểu text) : ; < = > ? @ A cho đến Z (Excel bỏ qua chữ thường, chữ hoa) [ \ ] ^ _ ‘ {, } ~
  
  
• Giá trị Logical: FALSE rồi mới đến TRUE
  
  
• Lỗi: Tất cả các lỗi đều như nhau
  
  
• Ô rỗng: Luôn luôn sắp xếp sau cùng (tăng dần cũng như giảm dần)

Đối với những sắp xếp phức tạp hơn trong nhiều Field, bạn theo các bước sau:

1. Chọn một ô bên trong Table.
   
   
2. Chọn Data, Sort. Excel hiển thị hộp thoại Sort như minh họa ở hình 3.
   
   
   
   

   
   Hình 3​
   
   
3. Dùng danh sách Sort By để chọn Field mà bạn muốn dùng để sắp xếp toàn bộ dữ liệu theo nó.
   
   
4. Dùng danh sách Order để chọn một kiểu sắp xếp (tăng dần hay giảm dần)
   
   
5. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo nhiều hơn một Field, bạn nhấn Add Level rồi chọn Field cho mục Then By, và rồi chọn cách sắp xếp. Lập lại bước này cho bất kỳ Field nào bạn muốn bao gồm trong việc sắp xếp này.
   
   NOTE:
   Trong những phiên bản trước của Excel, bạn chỉ có thể sắp xếp tối đa là theo 3 cấp độ. Trong Excel 2007, bạn có thể sắp theo đến 64 cấp độ.
   
   
   CAUTION:
   Hãy cẩn thận khi bạn sắp xếp những Record (hàng) có chứa công thức trong Table. Nếu các công thức dùng loại địa chỉ tương đối để tham chiếu đến những ô nằm ngoài Table, sự sắp xếp có thể làm thay đổi các tham chiếu và dẫn kết những kết quả sai. Nếu công thức trong Table của bạn có tham chiếu đến những ô ở ngoài Table, hãy chắc chắn bạn sử dụng loại địa chỉ tuyệt đối.
   
   
6. (Tùy chọn) Nhấn Option để xác định một hay nhiều kiểu sắp xếp sau:
   
   
   • Case Sensitive — Kích hoạt hộp kiểm này để yêu cầu Excel phân biệt sự khác nhau giữa chữ thường và chữ hoa khi sắp xếp. Ví dụ, trong một sắp xếp tăng dần, những chữ thường luôn luôn được sắp xếp trước những chữ hoa.
     
     
   • Orientation — Bình thường, Excel sắp xếp theo từng dòng (tùy chọn Sort Top to Bottom). Để sắp xếp theo cột, bạn kích hoạt mục Sort Left to Right.
   
   
   
7. Nhấn OK. Excel sắp xếp Table cho bạn.

3.1. Sắp xếp một Table theo thứ tự lúc ban đầu

Thứ tự khi nhập các record (hàng dữ liệu) vào trong một Table, hay thứ tự lúc ban đầu của dữ liệu, thì thường tiện lợi cho cách xem. Thông thường, bạn có thể phục hồi một Table trở về thứ tự lúc ban đầu của nó bằng lệnh Undo Sort trong thanh công cụ Quick Access sau khi thực hiện một sắp xếp.

Thật không may, sau vài thao tác sắp xếp, thì không còn có thể phục hồi lại thứ tự lúc ban đầu nữa. Giải pháp là, bạn tạo ra một field (cột) mới, ví dụ có tên là Record chẳng hạn, trong đó bạn gán các số liên tục vào khi bạn nhập liệu: Record (hàng) thứ nhất là 1, record thứ hai là 2, v.v... Để phục hồi lại Table theo thứ tự ban đầu của nó, bạn sắp xếp nó theo field Record này.

CAUTION:
Field (cột) Record này chỉ làm việc khi bạn thêm nó vào trước khi bạn bắt đầu nhập các record (hàng) mới vào trong Table, hoặc là trước khi bạn sắp xếp Table lần đầu tiên. Bởi vậy, khi lập bất kỳ một Table nào, bạn nên luôn luôn thêm vào một field Record này, sẽ có những trường hợp bạn cần đến nó.


Theo những bước sau đây để thêm một field vào trong một Table:

1. Chọn một ô trong field bên phải của nơi mà bạn muốn chèn thêm một field mới.
   
   
2. Trên tab Home, chọn Insert, Table Columns to the Left . Excel sẽ chèn vào một cột.
   
   
3. Sửa lại tên tiêu đề cột thành tên field mà bạn muốn sử dụng.

Hình 4 minh họa Table Accounts Receivable với một field Record được thêm vào cùng với các con số chỉ các hàng.

Hình 4​

TIP:
Nếu bạn không biết chắc chắn có bao nhiêu record trong Table, và nếu Table chưa được sắp xếp theo thứ tự lúc ban đầu, có thể bạn không biết được số thứ tự của hàng tiếp theo là bao nhiêu. Để tránh việc đoán mò hoặc phải tìm trong cả cột Record, bạn có thể tạo ra tổng số record một cách tự động bằntg hàm MAX(). Bạn nhấn vào trong thanh công thức và gõ công thức sau (nhưng đừng có Enter):

=MAX(Column:Column)

Bạn thay Column trong công thức ở trên bằng ký tự của cột đang chứa các con số record (ví dụ, MAX(A:A) cho Table ở hình 4). Rồi bạn chọn cả công thức, và nhấn F9. Excel sẽ hiển thị kết quả của công thức, nó chính là con số record cao nhất đã được dùng. Và hàng tiếp theo của bạn sẽ có số thứ tự lớn hơn giá trị vừa tính được 1 đơn vị.3.2. Sắp xếp theo một phần của Field


Excel thực hiện việc sắp xếp dựa vào toàn bộ nội dung của mỗi ô trong field. Phương pháp này thì tốt cho hầu hết các tác vụ sắp xếp, nhưng đôi khi bạn sẽ cần sắp xếp theo một phần nào đó trong field mà thôi. Ví dụ, Table của bạn có một field ContactName, chứa cả First Name (tên) và Last Name (họ). Việc sắp xếp Table theo field này sẽ theo First Name của mỗi người, và có thể đây không phải là điều bạn muốn. Để sắp xếp theo Last Name, bạn cần phải tạo thêm một cột để trích ra phần Last Name từ field, sau đó bạn dựa vào cột mới này để sắp xếp.

Các hàm xử lý chuỗi văn bản của Excel dễ dàng trích ra một chuỗi con từ một ô. Trong trường hợp này, giả sử rằng mỗi ô trong field ContactName đều có một First Name, theo sau là một khoảng trắng, rồi đến Last Name. Công việc của bạn là trích ra những cái gì nằm sau cái khoảng trắng, và công thức sau đây sẽ làm việc đó (giả sử rằng cái tên đang ở ô D2):

=RIGHT(D2, LEN(D2) - FIND(" ", D2))

Hình 5 minh họa trực tiếp công thức này. Cột D chứa tên, và cột A chứa công thức để trích ra Last Name (từ D). Tôi đã sắp xếp Table dựa theo Last Name trong cột A.

Hình 5
​

TIP:

Nếu bạn không thích có cột (field) dùng để sắp xếp (cột A trong hình 13.5) nằm trong Table (vì nó làm cho Table bề bộn), bạn có thể ẩn nó đi bằng cách chọn bất kỳ một ô trong cột này và chọn Format, Column, Hide. May thay, bạn không cần phải làm cho nó hiện ra (unhide) để sắp xếp theo nó, vì Excel vẫn bao gồm cột (đã ẩn) này trong bảng Sort By.

​

3.3. Sắp xếp không có các mạo từ

Những mạo từ ("A", "An", và "The" - trong tiếng Anh) ở các giá trị của field trong Table có thể làm sai lệch sự sắp xếp của bạn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể mượn một kỹ thuật từ những bài trước và sắp xếp dựa theo một cột (field) mới, trong đó đã xóa bớt đi các mạo từ. Trước tiên, bạn trích ra những thứ sau khoảng trắng đầu tiên, nhưng bạn không thể chỉ sử dụng mỗi công thức đó bởi vì không phải tất cả các tiêu đề đều có mạo từ ở trước. Bạn cần phải thử xem để kiểm tra việc này bằng hàm OR() sau đây:

OR(LEFT(A2,2) = "A ", LEFT(A2,3) = "An ", LEFT(A2,4) = "The ")

Ở đây, tôi giả sử rằng giá trị text cần thử ở trong ô A2. Nếu hai ký tự (ngoài cùng ở phía) bên trái là A, hoặc 3 ký tự bên trái là An, hoặc 4 ký tự là The, công thức trên trả về TRUE (nghĩa là, bạn đang xử lý một tiêu đề có mạo từ ở trước).

Bây giờ bạn cần đặt hàm OR() này vào bên trong một phép thử IF(). Nếu hàm OR() trả về TRUE, thì thi hành lệnh trích xuất ra những thứ ở sau khoảng trắng thứ nhất, còn không thì trả về toàn bộ tiêu đề. Đây là công thức (hình 6 minh họa trực tiếp công thức này):

=IF( OR(LEFT(A2,2) = "A ", LEFT(A2,3) = "An ", LEFT(A2,4) = "The "), RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND(" ", A2, 1)), A2)

Hình 6​

Một số bài viết có liên quan:
1/ Phân tích dữ liệu với Table (phần 1)
2/ 5 mẹo làm việc với Excel cho các Chuyên gia Thuế và Kế toán
2/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
3/ Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên
4/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
5/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
6/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
7/ Công cụ Camera trong Excel
8/ Mật khẩu và bảo mật trong Excel
9/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
http://www.giaiphapexcel.com/vbb/content.php?350