Bài viết: 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)

[kyo]

29 CÁCH TIẾT KIỆM THỜI GIAN VỚI CÁC CÔNG THỨC EXCEL (PHẦN 1)

Nếu ví Excel là 1 chiếc bánh mì, thì bơ chính là các Công thức. Nếu bạn ăn nhiều bánh mì, tất nhiên bạn sẽ cần dùng đến nhiều bơ. Làm sao để các Công thức chạy tốt lại không tốn nhiều thời gian? Làm sao để công việc trở nên đơn giản như việc trét bơ vào bánh mì? Tham khảo ngay các cách làm tốt nhất dưới đây!

1. Đừng thêm dấu ngoặc đơn cuối cùng trong Hàm

Chúng ta hãy bắt đầu với 1 vấn đề hết sức dễ dàng. Khi bạn nhập vào 1 hàm (SUM, AVERAGE, …), bạn không cần phải nhập vào ngoặc đơn đóng hàm cuối cùng. Ví dụ, bạn có thể chỉ cần nhập : =SUM(A1:A10 và bấm phím Enter. Excel sẽ tự động thêm dấu ngoặc đơn đóng hàm cho bạn. Chỉ 1 điều nhỏ thôi, nhưng lại hết sức thuận tiện, đúng không?

Lưu ý : việc này sẽ không làm được nếu công thức của bạn có nhiều hơn 1 bộ dấu ngoặc đơn.

2. Di chuyển một Công thức nhưng vẫn giữ nguyên các tham chiếu

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel là địa chỉ tương đối - khi bạn sao chép Công thức đến một điểm mới, tất cả các địa chỉ tương đối sẽ thay đổi. Thường thì điều này là chính xác những gì bạn muốn, bởi vì việc tái sử dụng các công thức là một trong những kỹ thuật quan trọng nhất của một Công thức được xây dựng tốt, dễ dàng duy trì bảng tính.

Nhưng đôi khi bạn cần phải di chuyển hoặc sao chép Công thức đến một vị trí mới và bạn không muốn các Công thức thay đổi tất cả. Có một số cách bạn có thể thực hiện.

Muốn di chuyển một Công thức đến một ô gần đó, hãy kéo và thả. Kéo - thả sẽ giữ tất cả các địa chỉ còn nguyên vẹn và không thay đổi.

3. Sao chép một Công thức nhưng vẫn giữ nguyên các tham chiếu

Lưu ý : bạn có thể thay đổi tất cả các tham chiếu ô thành tham chiếu tuyệt đối, nhưng mẹo này giả định rằng bạn không muốn làm điều đó, vì bất kỳ lý do gì.

Nếu bạn chỉ cần sao chép một Công thức duy nhất, chọn toàn bộ Công thức trong thanh Formula và Copy - Paste vào một vị trí mới. Kết quả sẽ là một Công thức giống với bản gốc.

Nếu bạn cần phải sao chép một nhóm các Công thức đến một vị trí mới mà không ảnh hưởng đến các tham chiếu, có hai cách bạn có thể sử dụng.

Đầu tiên, bạn có thể sử dụng cách Tìm kiếm và Thay thế. Chọn các Công thức mà bạn muốn sao chép, sau đó tìm kiếm và thay thế dấu "=" trong các Công thức với một số ký tự khác (sử dụng ký tự nào để các Công thức không trả kết quả được, giống như # hoặc ˜). Điều này sẽ chuyển đổi các Công thức thành dạng Text. Bây giờ Copy - Paste các Công thức đến một vị trí mới. Sau khi dán các Hàm, bạn đảo ngược quá trình tìm kiếm và thay thế với tất cả các Công thức được lựa chọn. Tìm kiếm dấu # và thay thế dấu =. Làm như vậy sẽ khôi phục lại để các Công thức hoạt động tốt.

Ngoài ra, còn 1 cách khác khéo léo hơn. Chọn tất cả các ô với các Công thức mà bạn muốn sao chép. Tiếp theo, thay đổi định dạng Number sang Text và nhấn F2. Tiếp theo, nhấn Ctrl + Enter để cập nhật tất cả các Công thức theo định dạng văn bản. Bây giờ sao chép các Công thức đến một vị trí mới và đảo ngược lại quá trình : thay đổi định dạng về General, nhấn F2, và nhấn Ctrl + Enter thêm lần nữa.

4. Nhấn đúp chuột vào Fill Handle để sao chép công thức

Khi bạn muốn thêm các công thức vào bảng, 1 trong những điều bạn làm thường xuyên nhất là Copy công thức từ dòng đầu tiên đến dòng cuối cùng của bảng. Nếu bạn biết các phím tắt bàn phím để điều hướng dữ liệu trong Excel, hãy sử dụng chúng để dán các công thức vào toàn bộ 1 cột chỉ trong tích tắc. Tuy nhiên, cách Fill Handle thậm chí còn nhanh hơn, bởi vì bạn không cần phải di chuyển đến dưới cùng của bảng.

Fill Handle là hình chữ nhật nhỏ ở góc dưới bên phải của các ô được lựa chọn trong Excel. Chỉ cần các công thức nằm trong 1 cột bên cạnh cột khác, tạo thành 1 bộ đầy đủ các dữ liệu, sau đó bạn nhấn đúp Fill Handle để sao chép công thức xuống phía dưới cùng của bảng.

Lưu ý : Mẹo này sẽ không thực hiện được nếu có 1 cột bên trái ô chứa công thức đang nhập không đầy đủ các dữ liệu. Excel sử dụng dữ liệu này để tìm cách sao chép công thức xuống cuối bảng tính.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp theo sau, tuy nhiên cách này cũng có mặt hạn chế. Nếu lựa chọn đó không quá lớn, bạn cũng có thể điền các công thức vào bảng tính bằng cách sử dụng phím tắt cho Fill Down (Ctrl + D). Chỉ cần chắc chắn với công thức bạn chọn và các ô được nhắm tới đầu tiên. Điều này là nhanh hơn so với Copy - Paste, nhưng không nhanh như cách Fill Handle, đặc biệt là nếu bạn đang sao chép các công thức vào một nhóm lớn các ô.

5. Sử dụng Table để tự động nhập công thức

Một cách nhanh hơn để nhập công thức là chuyển đổi bảng biểu của bạn thành Excel Table. Ở đây hơi khó hiểu 1 chút, vì bất kỳ dữ liệu với nhiều hơn một cột vốn dĩ đã được gọi là "bảng biểu" rồi. Nhưng Excel có một tính năng cung cấp nhiều lợi ích hơn bảng biểu thông thường. Đó là Excel Table. Khi bạn chuyển đổi dữ liệu của bạn vào một Table (Ctrl + T), tất cả các công thức mà bạn nhập vào hàng đầu tiên sẽ được tự động sao chép xuống toàn bộ chiều dài của Table. Việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và cũng giúp tránh sai sót.

Khi thành công, mỗi khi bạn cập nhật một công thức trong Table, Excel sẽ cập nhật lại tất cả các công thức giống nhau trong cùng một cột.

Lưu ý : Công thức trong bảng sẽ tự động sử dụng các tham chiếu cấu trúc (ví dụ như trong ví dụ trên =[@Giờ làm]*[@Lương theo giờ] thay vì =C4*D4. Tuy nhiên, bạn có thể gõ địa chỉ ô trực tiếp và chúng vẫn được giữ nguyên.

6. Sử dụng AutoComplete + tab để nhập Hàm

Khi bạn nhập dấu "=" và bắt đầu gõ, Excel sẽ kết hợp các ký tự bạn nhập với danh sách lớn các Hàm có sẵn. Khi bạn nhập, bạn sẽ thấy một danh sách các "ứng cử viên" các Hàm xuất hiện bên dưới. Danh sách này sẽ thu hẹp với mỗi chữ bạn gõ. Khi muốn chọn 1 Hàm trong danh sách, bạn có thể "yêu cầu" Excel nhập Hàm đó bằng cách nhấn nút Tab.

Trên Windows, Hàm sẽ được chọn tự động khi bạn gõ. Trên Mac, tùy chọn được thể hiện nhưng không được chọn, vì vậy bạn cần phải thực hiện thêm một bước nữa: sử dụng các phím mũi tên để chọn các Hàm mà bạn muốn, sau đó nhấn Tab hoặc trở về Excel để nhập vào hàm của bạn.

7. Vừa giữ phím Ctrl vừa click để nhập các tham số trong hàm

Bạn không thích gõ dấu "," giữa các tham số? Excel sẽ làm điều đó giúp bạn. Khi bạn nhập tham số trong một hàm, chỉ cần giữ phím Ctrl với mỗi click vào các ô tham chiếu. Excel sẽ tự động nhập dấu "," cho bạn. Ví dụ, bạn có thể nhập một công thức như: =SUM(A1,B10,C5:C10). Bằng cách nhập "=SUM(", sau đó Ctrl-click vào mỗi một ô tham chiếu. Bạn có thể áp dụng cách làm này với bất kỳ hàm nào, miễn là các tham số của bạn là các tham chiếu.

8. Sử dụng cửa sổ nhắc công thức để chọn tham số

Bất cứ khi nào bạn đang làm việc với công thức trong Excel, hãy nhớ rằng bạn luôn có thể sử dụng cửa sổ gợi ý để chọn các tham số. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian nếu công thức khá phức tạp, đặc biệt là nếu công thức đó chứa rất nhiều dấu ngoặc lồng nhau. Để chọn các tham số, làm theo hai bước:

1/ Đưa con trỏ chuột bên trong hàm bạn muốn chọn. Excel sẽ hiển thị một cửa sổ gợi ý, cho thấy tất cả các tham số cần cho hàm.

2/ Nhấp vào tham số bạn muốn chọn. Excel sẽ chọn toàn bộ những tham số có liên quan, ngay cả khi nó có chứa các công thức hoặc hàm khác.

Trên đây cũng là một cách làm hay để chọn tham số khi muốn gỡ lỗi 1 công thức bằng cách nhấn phím F9.

9. Chèn 1 lúc nhiều tham số trong hàm chỉ bằng 1 phím tắt

Thông thường, khi bạn nhập một hàm, Excel sẽ đưa ra gợi ý về mỗi tham số khi bạn thêm dấu ",". Nhưng đôi khi bạn muốn chèn các gợi ý về tham số vào công thức cùng một lúc. Nếu vậy, bạn sẽ rất vui mừng khi biết rằng có một phím tắt cho việc này.

Sau khi có tên hàm, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + A. Ví dụ, nếu bạn gõ "= DATE (" và sau đó sử dụng Ctrl + Shift + A, Excel sẽ cho bạn "=DATE (year,month,day)".

Lấy lại ví dụ trên với hàm AVERAGEIFS, sau khi bấm Ctrl + Shift + A, bạn sẽ có kết quả như hình:

Sau đó, bạn có thể bấm đúp vào mỗi tham số (hoặc dùng cửa sổ gợi ý hàm để chọn từng tham số) và thay đổi nó với giá trị mà bạn muốn.

10. Di chuyển cửa sổ nhắc công thức theo cách của bạn

Thỉnh thoảng khi nhập công thức, các cửa sổ nhắc công thức được đưa ra làm ngăn chặn tầm nhìn của các ô khác bạn muốn xem trên bảng tính. Khi đó bạn sẽ làm gì? Hãy nhớ rằng cửa sổ gợi ý có thể di chuyển được. Chỉ cần di chuột qua các cạnh của cửa sổ, sau đó nhấp chuột, giữ và kéo đến vị trí mới. Bạn có thể tiếp tục nhập vào hoặc chỉnh sửa công thức của bạn.

Bên cạnh đó, cách khác để quản lý vấn đề này là chỉnh sửa công thức trong thanh Formula, thay vì trong các ô.

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Cách viết hàm hiệu quả
2/ 5 phương pháp học Excel cơ bản hiệu quả nhất
3/ Bỏ túi 7 thủ thuật Excel không phải ai cũng biết