Xin hướng dẫn cách lập công thức để tìm dữ liệu chênh lệch

[Người Đưa Tin]

Mình có 1 file dữ liệu, hiện số dư phản ánh không đúng.
Trên nguyên tắc, tài khoản này chỉ có số dư Nợ hoặc không có số dư. Tuy nhiên, trong quá trình các em nhập liệu thiếu bút toán nào đó nên lại có số dư "CÓ" : 31.530.000 đồng.

Tổng bên Nợ : 10.381.347.649 - bên Có : 10.412.877.649 Kết quả dư CÓ : 31.530.000 đồng. (Dư có là Sai)

Xin nhờ Quý Thầy, hướng dẫn cách tìm số sai này. Để tìm được số sai này thì phải dùng công thức nào ra.

Gợi ý : Tổng dữ liệu từng tháng để có con số sẽ phát hiện cái sai từ tháng nào ra. Em thì biết là tháng 9/2008 nó sai. Nhưng công thức để làm cái này thì em chịu trận.

Xin cám ơn

Thân

 

[ptm0412]

1. Sort theo Date
2. Tạo cột số dư luỹ kế
3. Đa số các số dư luỹ kế phải trả về zero trong vòng 1 đến 2 ngày
4. Xem chỗ nào mà không trở về zero, thì chỗ đó bắt đầu sai
5. Tìm con số giống với số sai trong phạm vi 4, 5 dòng

Ở đây là 2 số credit mà sans debit, đã tô đỏ.
Lão Gân này chuyên vụ hỏi dùm các em ha!

 

[Người Đưa Tin]

Em xin cám ơn Thầy Mỹ nhiều, em không nghĩ ra phương án sort data theo ngày tháng
Kết quả có hai chứng từ sai tại file trên như sau :
SPHU - 000117 - 17/09/2008 Nộp tiền TK : 20.000.000 đồng
SPHU - 000120 - 25/09/2008 Nộp tiền TK VND-VCB : 11.530.0000 đồng

Em lại nghĩ cách : Làm sao tổng cộng từng tháng bên CREDIT và DEBIT. Sao đó, mới so sánh giữa CREDIT và DEBIT có sự chênh lệch nào không. Nếu hai bên không cân thì tháng đó sai. Và lục lại số liệu chính trong tháng đó để biết chừng từ nào cụ thể.

Xin được Quý Thầy hướng dẫn tiếp phương án tính tổng dữ liệu từng tháng một. Không dùng lệnh sort data.

Chân thành cám ơn

TB: Đây là 1 lỗi lầm lớn của kế toán, đợi nước đến chân rồi mới chạy. Chỉ còn vỏn vẹn 13-14 ngày nữa là hết hạn kỳ nộp quyết toán thuế TNDN. Hằng tháng không chịu kiểm tra số liệu, đợi đến cuối năm làm 1 phát - in bảng cân đối số phát sinh ra cho mình xem, thấy toàn các số dư không hợp lệ. Nếu hằng tháng có in ra đi nữa, cũng chả biết cái sai. Học và làm kế toán kiểu này, thật buồn !!!! Chạy toàn năm, như 1 đống rừng. Buộc lòng phải đi lần đến sổ chi tiết, chạy bảng cân đối số phát sinh từng tháng để mới lần ra cái sai.

Một lần nữa, kính chuyển lời cám ơn đến Quý Thầy/cô cùng các anh chị có quan tâm đề tài này

 

[ptm0412]

Vẫn phải sort theo ngày tháng
1. Sort
2. Tạo cột tháng = month(date)
3. Dùng Subtotal trên menu Data

 

[hoangdanh282vn]

Mình có 1 file dữ liệu, hiện số dư phản ánh không đúng.
Trên nguyên tắc, tài khoản này chỉ có số dư Nợ hoặc không có số dư. Tuy nhiên, trong quá trình các em nhập liệu thiếu bút toán nào đó nên lại có số dư "CÓ" : 31.530.000 đồng.

Tổng bên Nợ : 10.381.347.649 - bên Có : 10.412.877.649 Kết quả dư CÓ : 31.530.000 đồng. (Dư có là Sai)

Xin nhờ Quý Thầy, hướng dẫn cách tìm số sai này. Để tìm được số sai này thì phải dùng công thức nào ra.

Gợi ý : Tổng dữ liệu từng tháng để có con số sẽ phát hiện cái sai từ tháng nào ra. Em thì biết là tháng 9/2008 nó sai. Nhưng công thức để làm cái này thì em chịu trận.

Xin cám ơn

Thân

Nếu Bác cho sử dụng cột phụ, em dùng Sumif, nếu tính trực tiếp thì dùng Sumproduct nha Bác.

 

[Người Đưa Tin]

Kính nhờ Quý Thầy hỗ trợ công thức tìm sai số giữa báo cáo thuế (số liệu cột F) và số liệu đã nhập liệu theo sổ sách (cột C).

Chân thành cám ơn.

 

[ptm0412]

Thưa quý ngài, quý ngài không đưa dư thêm 1 cột ngày tháng (của BC thuế) cho em, nếu có em sort theo ngày tháng 1 phát cho riêng 2 vùng dữ liệu là ra ngay.

Bi giờ không có thì làm tạm vầy:

1. Cách 1: dùng vlookup, mỗi con số ở bên này lookup qua bên kia, có thì đúng, không có thì sai. Cái sai này thuộc dạng thiếu: Có báo cáo thuế mà không vào sổ sách, hoặc có vào sổ sách mà không báo cáo thuế. Nó cũng có thể phát hiện những cái sai do lỗi "đánh máy nhầm". Có điều, với cái sai này, vlookup tìm không ra, chả biết tìm tiếp ở đâu!
Còn nữa: mọi con số đều được tìm thấy, nghĩa là không đánh máy nhầm, không sót hoá đơn, thì sao?

Sự đời vẫn không hề đơn giản, cái sai nó muôn hình muôn vẻ, nói chung mỗi em chân dài của Quý ngài sẽ sai 1 cách khác nhau, thậm chí 10 em chân dài sẽ sai 12, 13 kiểu! Thế nên chị Bếp KTT phải xoay xở như sau:

2. Cách 2:
- Lấy dữ liệu phần mềm ra, sort theo thứ tự cột tiền
- Lấy dữ liệu báo cáo thuế, để song song với phần trên, cũng sort theo thứ tự cột tiền

- Trên 1 cột trung gian, làm phép toán trừ hàng ngang. ô nào zero là đúng, ô nào khác zero là sai.
- Khi thấy 1 dòng sai, tìm dòng đúng ngay phía dưới nó, insert 1 dòng trong vùng này, hoặc vùng kia, để cho 2 bên lại tiếp tục bằng nhau, số trừ lại tiếp tục bằng zero. Tiếp tục đến hết.

Cuối cùng phát hiện những hoá đơn, báo cáo thuế 1 lần, gõ vào máy 2 lần!

 

[Người Đưa Tin]

Đúng là không thể giấu được Thầy cái chi cả. Đành phải thú tội tất cả với Thầy, buộc lòng có bao nhiêu ẻm chân dài cũng gởi lên để Quý Thầy chiêm ngưỡng và giúp tìm cho em. Ẻm nào chân dài cần phải chặt bỏ đi, nếu để trong "sổ sách" mà không có trong "báo cáo thuế".
Lấy dữ liệu gốc "báo cáo thuế' làm chuẩn - Sheet "03-GTGT". Còn sheet "Trí", Thầy cứ chỉ ẻm nào có chân dài dùm em.
Em làm vlookup giống như thầy mà không tìm ra được ẻm nào cả. Còn sort data, sắp xếp số tiền 'nhích lại gần nhau" lại càng khó thấy.

Em đã tìm được các số liệu sai từ sheet "Trí" các dòng tô màu xanh "da trời" (các ẻm này thích màu xanh da trời" - Ẻm này đi hai cửa "Nhập liệu hai cửa", một cửa vào Phiếu chi rồi lại vào 1 cửa khác nữa (bút toán khác).

Cổng "cửa" bút toán khác
KHAC 000001 08-Oct-08 VAT - 293693 33102010 7,121
KHAC 000001 08-Oct-08 VAT - 293694 33102010 10,223
KHAC 000001 08-Oct-08 VAT - 293695 33102010 25,463
KHAC 000001 08-Oct-08 VAT - 293696 33102010 6,791

Cổng "cửa" chứng từ tiền mặt
PCHI 000005 08-Oct-08 Thuế GTGT 11110000 7,121
PCHI 000005 08-Oct-08 Thuế GTGT 11110000 10,223
PCHI 000005 08-Oct-08 Thuế GTGT 11110000 25,463
PCHI 000005 08-Oct-08 Thuế GTGT 11110000 6,791

Tổng phát sinh đầu vào theo báo cáo thuế 79,215,668
Tổng phát sinh TK 1331 : 79,265,266
Chênh lệch giữa 2 cổng : 49.598

Một lần nữa, kính nhờ Thầy chỉ dạy cho KTGG

Kính

Nếu xong rồi, em kính tặng Thầy các ẻm chân dài đó luôn cũng được

 

[ptm0412]

Thưa quý ngài, thịnh tình của quý ngài tôi xin phép từ chối, mấy ẻm chân dài của Quý ngài, tôi không dám nhận.
Trong file thứ 2, quý ngài có cho vào ngày tháng, chỉ để làm nhanh hơn 1 tí ti ông cụ thôi.

Là thế này:
- Sort cả 2 vùng dữ liệu theo 1: ngày tháng, 2: số tiền. (Sort riêng trong sheet riêng nha)
- Dùng cái Subtotal để tính tổng theo tháng (bài #2 trên đây) cho cả 2 sheet
- Từ đó, lọc ra được những tháng đúng, và những tháng sai, nhằm giới hạn phạm vi tìm kiếm
- Mỗi tháng sai, copy vào 1 sheet thứ 3, làm theo cách 2 của bài 7

Cũng hên xui thôi, vì lỡ mà ngày hóa đơn và ngày hạch toán không cùng tháng thì cũng chẳng giúp được gì.

Cuối cùng, thì vẫn phải dùng cách 2 bài #7 cho cả năm. Có điều, cái cách ấy, tìm ra tất cả các lỗi, dù là làm hơi bị thủ công.