Chẳng phải nói khuếch chứ nó cũng "nhỏ như con thỏ" mà thôi. Cái chính là bạn làm thế nào, yêu cầu thế nào và dữ liệu ví dụ đủ test và thực tế 1 chút.
Tôi đã nói bài trước, trong kỳ bạn có cho vay và thu nợ hàng loạt nhưng chả biết là vay hay thu nợ cho mức lãi nào (Với ngân hàng thì người ta còn theo dõi theo khế ước, hợp đồng vay nào nữa). Chả lẽ cứ trừ đại vay trước trả trước hay sao, còn vay mới tính lãi bao nhiêu? Để làm được điều này với ý đồ dồn bảng phát sinh gom chung lại thì dữ liệu ban đầu bạn phải có sơ bộ các bảng và cấu trúc như sau như sau:
1/DMKH (Danh mục khách hàng để theo dõi các khách hàng vay nợ, các hộ nông dân.)
-Mã Khách hàng. ( Để dễ theo dõi ta lấy luôn tên kèm với số tên trùng 2 chữ số. Ví dụ ông Nguyễn Văn Sinh bạn đặt mã SINH01, nếu có thêm ông Sinh nữa bạn đặt SINH02. Như vậy xã bạn có đến 99 ông SINH vẫn ổn)
-Họ tên.
-Địa chỉ.
-Chứng minh nhân dân.
-Sổ hộ khẩu.
-v.v...
2/HD (Hợp đồng vay hay khoản duyệt vay cho từng hộ với mức lãi xuất cụ thể)
-Mã HD (Mã hợp đồng, để tiện sử lý ta lấy luôn mã khách hàng ghép với mức lãi. Ví dụ ông Sinh có mã là SINH01 vay mức lãi 7.50% ta tạo mã HD là SINH01-075)
-Số tiền theo HD.
-Ngày hiệu lực.
-Ngày đáo hạn.
-Lãi trong hạn.
-Lãi quá hạn.
-Số dư gốc đầu kỳ.
-Số dư lãi đầu kỳ.
-Số dư lãi quá hạn đầu kỳ.
3/NV (Nghiệp vụ phát sinh)
-Mã
-Tên nghiệp vụ (Thường có mấy nghiệp vụ như sau: Chi vay, Thu nợ gốc, Thu nợ lãi trong hạn, Thu nợ lãi qua hạn...)
4/PHATSINH (Bảng ghi các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ)
-Ngày PS (Dạng ngày tháng năm)
-Số Chứng từ
-Mã HD. (Mã HD đã bao gồm mã KH và số HD vay rồi)
-Nghiệp vụ.
-Số tiền.
-Nội dung.
Tạm thời như vậy, giờ thì bạn có thể theo dõi tình hình vay nợ cho cả xã nhà bạn rồi.
Đồng thời bạn cũng có thể làm các báo cáo tình hình vay nợ của từng khách hàng, bảng kê chi tiết từng khách hàng, theo hợp đồng, bảng thống kê vay nợ cả xã theo khách hàng, theo loại lãi xuất, theo nợ lãi, theo nợ nợ lãi quá hạn v.v... đến thời điểm bất kỳ bạn chọn hay trong khoảng thời gian bất kỳ. Tóm lại, bạn còn khai thác nhiều vấn đề nữa với Data như thế này và chỉ cần 1 file thôi. Bạn nên áp dụng VBA để file chạy nhanh, nhẹ mặc cho dữ liệu nhiều đến đâu. Bạn nên mở file cho từng năm và đầu năm chỉ cần chuyển DMKH và Mã HD với số dư cập nhật là ổn.
Chúc bạn thành công.