Pivot table và Báo cáo tài chính

Liên hệ QC

ptm0412

Bad Excel Member
Thành viên BQT
Administrator
Tham gia
4/11/07
Bài viết
13,764
Được thích
36,259
Donate (Momo)
Donate
Giới tính
Nam
Nghề nghiệp
Consultant
I. ỨNG DỤNG PIVOT TABLE LẬP BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Để lập báo cáo kết quả hoạt động KD, các phần mềm đều đã thực hiện tốt. Còn các bạn sử dụng Excel thì làm thế nào? Tôi thì tôi làm bằng Pivot Table.
Nếu các bạn nhớ nguyên lý cơ bản của kế toán, nhớ tên gọi và ý nghĩa phát sinh nợ, phát sinh có của các tài khoản, thì các bạn thấy ngay báo cáo KQ HĐKD lấy dữ liệu chủ yếu từ phát sinh nợ và có của tài khoản 911.
Tên Tài khoản là Xác định kết quả kinh doanh!

Vậy bạn cần sổ cái TK 911 hoặc lấy ngay nhật ký chung của kế toán: Bảng nhật ký chung chi tiết, lọc riêng tài khoản 911 (cho ngắn bớt). Bạn có thể lọc bằng filter của Excel 2 lần, 1 lần lấy tknợ =911, 1 lần lấy tkcó=911; copy sang file mới. Nếu lấy dữ liệu từ phần mềm thì dùng mã lệnh của phần mềm đó để lọc.
Thí dụ dữ liệu Foxpro:
PHP:
Use "D:\ketoan\nhatky.dbf"
Copy to "D:\Baocao\Tk911.xls" Type XL5 For Tkno='911' Or Tkco='911'
Use
Thí dụ lấy từ Access bằng mã SQL:

PHP:
SELECT ktsc.tkno, ktsc.tkco, ktsc.ttvnd
FROM ktsc
WHERE (((ktsc.tkno)="911")) OR (((ktsc.tkco)="911"));

- Nội dung của bảng chỉ cần lấy: Số hiệu TK ghi nợ, Số hiệu TK ghi có, số tiền, hết!
Trừ khi bạn có chi phí lãi vay thì phải có thêm 1 cột mã chi phí.
Xem file kèm theo
 

File đính kèm

  • tk911.xls
    47 KB · Đọc: 3,135
LẬP BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (tiếp theo)

Các bước thực hiện:

1. Tạo 1 Pivot Table thông thường kế bên Báo cáo KQHĐKD trống:
- Tkco và Tkno kéo thả lần lượt vào Column, Ttvnd kéo thả vào Data.
- bấm chuột phải vào 1 subtotal bất kỳ, chọn hide
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 911
- ta sẽ có tổng phát sinh có TK 911 đối ứng nợ các tài khoản khác: 421, 511, 515, 711
2. Tạo 1 Pivot thứ hai, hoặc đơn giản là copy Pivot thứ nhất và Paste
- Hoán vị Tkco và Tkno bằng cách kéo thả.
- bấm chuột phải vào 1 subtotal bất kỳ,nếu có, chọn hide
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkno: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 911
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: chọn tất cả tài khoản.
- Ta sẽ có tổng phát sinh nợ 911 đối ứng có các tài khoản khác: 421, 632, 635, 641, 642, 811, 821
- Nếu TK 635 có lãi vay NH và bạn đã chuẩn bị cột MaCP: bấm chuột phải vào ô 635, chọn Group and show Detail - Show DeTail. Ở hộp thoại hiện ra, chọn trường MaCP - OK. Tk 635 sẽ tách ra làm 2: Lãi vay và chênh lệch tỷ giá.
3. Đưa số liệu vào báo cáo:
- Hãy nhớ tên các tài khoản và đưa vào các mục tương ứng: Doanh thu, giá vốn hàng bán, doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính, chi phí lãi vay ...
- Đánh dấu = trong báo cáo rồi dùng chuột chọn ô số tiền tương ứng trong 2 Pivot. Công thức trên Formula Bar sẽ khá lạ lẫm:
=GETPIVOTDATA("ttvnd";$H$16;"tkno";"5111";"tkco";"9111")
nhưng đừng quan tâm. Khi bạn sort lại Pivot, nó giúp số tiền không đổi dù địa chỉ ô có số tiền ứng với 511 thay đổi. Bạn có thể gõ = J19 không sao, nếu đừng đụng gì đến 2 Pivot.
4. Nếu bạn muốn làm từng tháng:
Vùng dữ liệu bạn chọn rộng hơn, bao trùm cột Thang. Khi tạo Pivot, kéo thả trường Thang vào Page. Sau đó tuỳ ý chọn từng tháng trong danh sách xổ xuống từ nút mũi tên Page.
5. Kiểm tra kết quả báo cáo:
- Tổng (GrandTotal) của 2 Pivot phải bằng nhau. (đương nhiên). Nếu sai là dữ liệu ban đầu sai do: hạch toán sai, định khoản sai, số TK không đồng nhất về định dạng text hoặc number.
- Kết quả lãi lỗ trước thuế của BC phải bằng hiệu số phát sinh nợ và có của TK 421 tính theo số giá trị tuyệt đối.
 
II. ỨNG DỤNG PIVOT TABLE LẬP BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ (TRỰC TIẾP)

Xem file đính kèm, sẽ hướng dẫn chi tiết sau. Đang chạy nước rút, nên chưa nói nhiều được.
 

File đính kèm

  • LCTTPivot.rar
    44 KB · Đọc: 3,551
Các bước thực hiện:

Bạn cần 1 bảng dữ liệu của cả năm. Hãy lọc sổ nhật ký chung lấy nợ 111, 112 và cả có 111, 112. Nội dung của bảng chỉ cần lấy: Số hiệu TK ghi nợ, Số hiệu TK ghi có, số tiền.
Trừ khi bạn có chi phí lãi vay thì phải có thêm 1 cột mã chi phí.

1. Tạo 1 Pivot Table thông thường kế bên Báo cáo LCTT trống, mẫu trong file là mẫu mới nhất:
- Tkco và Tkno kéo thả lần lượt vào Column, Psdvn kéo thả vào Data.
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 111 và 112
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkno: bỏ chọn Tài khoản 111 và 112 để loại các phát sinh qua lại giữa 111 và 112: rút tiền nhập quỹ và nộp tiền mặt vào TK ngân hàng
- Nếu TK 635 có lãi vay NH và bạn đã chuẩn bị cột MaCP: bấm chuột phải vào ô 635, chọn Group and show Detail - Show DeTail. Ở hộp thoại hiện ra, chọn trường MaCP - OK. Tk 635 sẽ tách ra làm 2: Lãi vay và chênh lệch tỷ giá.
- ta sẽ có tổng phát sinh có Tiền đối ứng nợ các tài khoản khác (Chi)

2. Tạo 1 Pivot thứ hai, hoặc đơn giản là copy Pivot thứ nhất và Paste
- Hoán vị Tkco và Tkno bằng cách kéo thả.
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkno: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 111 và 112
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: bỏ chọn Tài khoản 111 và 112 để loại các phát sinh qua lại giữa 111 và 112.
- Ta sẽ có tổng phát sinh nợ Tiền đối ứng có các tài khoản khác (Thu)


3. Đưa số liệu vào báo cáo:
- Hãy nhớ tên các tài khoản và đưa vào các mục tương ứng: Chi và thu các khoản
- Đánh dấu = trong báo cáo rồi dùng chuột chọn ô số tiền tương ứng trong 2 Pivot. Ghi nhớ thu là cộng và chi là trừ. Thí dụ chi lương là trừ nợ 334, có 111
- Mục chi trả cho người bán hàng và CC dịch vụ gồm TK 331, 627, 642, 152, 153, ...
- nếu mua sắm TSCĐ trực tiếp bằng tiền thì thôi, nếu mua qua trung gian TK 331 thì phải có chi tiết của 331 cùng trong cột mã chi phí của TK 635. (chỉ cần tách phần mua TSCĐ)
- Mục tiền tồn đầu kỳ lấy từ bảng cân đối phát sinh, cột đầu kỳ, giá trị là tổng 111 và 112.


4. Nếu bạn muốn làm từng tháng:
Dữ liệu lấy thêm cột ngày chứng từ, từ đó tạo ra cột tháng. Vùng dữ liệu bạn chọn rộng hơn, bao trùm cột Thang. Khi tạo Pivot, kéo thả trường Thang vào Page. Sau đó tuỳ ý chọn từng tháng trong danh sách xổ xuống từ nút mũi tên Page.

5. Kiểm tra kết quả báo cáo:
- Mục tiền tồn cuối kỳ phải bằng tổng của TK 111 và 112, cột cuối kỳ của bảng cân đối phát sinh

Tổng kết:

Phương pháp dùng Pivot table để tạo báo cáo kết quả HĐKD và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phương pháp nhanh nhất, đơn giản nhất. Bạn không phải vắt óc và căng mắt ra gõ những công thức với Sumproduct hoặc SumIf rất dễ bị sai. Mỗi lần sai phải tìm xem sai phần nào của công thức rất tốn công.
Còn nếu bỏ sót tài khoản đối ứng thu chi nào, cũng khó tìm ra.

Trong khi đó dùng Pivot table, nếu có sai, sẽ chỉcó thể là bỏ sót 1 tài khoản đối ứng thu chi nào đó, không hề có chuyện sai công thức. Đồng thời tìm con số chênh lệch này bên bảng Pivot rất nhanh.

Bảng lưu chuyển tiền tệ này tôi làm từ đầu kể cả việc trích xuất dữ liệu từ phần mềm, không đầy 15 phút.
 
Lần chỉnh sửa cuối:
To ptm0412

Có cách nào với cơ sở dữ liệu từ sổ NKC (có hỗn hợp rất nhiều TK & định khoản phát sinh toàn bộ nghiệp vụ trong năm, kể cả các định khoản kết chuyển) mình lên báo cáo luôn được không Anh (báo cáo theo đúng mẫu dành cho DN vửa & nhò).

Thân.
 
cơ sở dữ liệu từ sổ NKC (có hỗn hợp rất nhiều TK & định khoản phát sinh toàn bộ nghiệp vụ trong năm, kể cả các định khoản kết chuyển)
Dữ liệu thế nào cũng làm được Thien à. Vì Pivot nó lọc ra theo ý mình. Chỉ cần làm đúng các bước trên là được.
Chỉ vì nếu mình lọc trước thì dữ liệu ít đi, file nhẹ đi, máy nhẹ đi, mình cũng nhẹ theo.
 
Dữ liệu thế nào cũng làm được Thien à. Vì Pivot nó lọc ra theo ý mình. Chỉ cần làm đúng các bước trên là được.
Chỉ vì nếu mình lọc trước thì dữ liệu ít đi, file nhẹ đi, máy nhẹ đi, mình cũng nhẹ theo.

Thật đúng vậy nếu dữ liệu lọc lại thì rất tốt, nhưng nếu lỡ các bạn yếu tay nghề lọc sót thì mò tìm ra chênh lệch chết luôn, nên em có ý định mình tạo ra 1 file không lệ thuộc vào dữ liệu bên NKC mà chỉ qua tâm đến cách lấy dữ liệu nào cần từ NKC để lên báo cáo LCTT thui (như em có bài lập báo cáo LCTT theo phương pháp gián tiếp bên WKT).

Bài viết của Anh hay quá, em học thêm được 1 cách lập LCTT theo pp trực tiếp rùi.(Nhưng sợ lọc thiếu - nhất là có lãi vay....).

Vài dòng gửi Anh.

Thân.
 
Với dữ liệu loại nào thì cần ứng xử theo loại đó, Thien ạ. Đó chính là do vấn đề tổ chức hệ thống CSDL là 1, quá trình nhập liệu từ đầu là 2. Nếu cơ sở dữ liệu tổ chức tốt nhưng quá trình nhập liệu không tuân thủ quy định thì rất khó mà làm gì, không phải chỉ mình cái báo cáo LCTT này. Ngược lại cũng thế.

Thí dụ:

1. Về vấn đề chi phí tài chính (TK 635):
Tốt nhất là nên tổ chức dữ liệu có 1 trường mã chi phí (cho tất cả các loại chi phí nói chung), và tuân thủ việc nhập liệu đúng mã, thì ta sẽ dễ dàng tách chi phí lãi vay ra.

2. Về vấn đề mua sắm TSCĐ:
- Nếu tuân thủ rằng mọi việc mua sắm phải thông qua tài khoản 331, dù trả tiền ngay, thì cũng phải dùng trường mã chi phí để phân biệt chi phí mua sắm TSCĐ riêng.

- Ngược lại nếu không quy định phải qua trung gian TK 331 thì phải nhất quán, mọi chi phí mua sắm TSCĐ phải ghi vào 211.

3. Tương tự cho các khoản thu hoạt động tài chính (TK 511)

Còn nếu như CSDL không tổ chức tốt, mà cả quá trình nhập liệu từ đầu cũng chả theo nguyên tắc nào nhất quán, thì khi dùng Pivot Table hay bất cứ phương pháp nào, cũng phải xử lý dữ liệu trước khi lập báo cáo. Đó là chuyện muôn thuở của chi Bếp nhà ta.
 
Cảm ơn

Cảm ơn bài viết của các bạn.

Hiện nay tôi cũng biết về pivote table sơ sơ, nhưng trong công việc chưa đem ra ứng dụng (Công việc của tôi không liên quan nhiều đến thống kê, tài chính - Trước đây tôi có làm kế hoạch 1 năm thì đang tập tọe học excel nên cũng chưa đủ trình độ để tìm hiểu công cụ này)

Bây giờ biết được chút ít thì chưa có cơ hội ứng dụng nên cũng chưa hiểu hết được cái hay của ứng dụng này. Hy vọng trong thời gian tới có nhiều bài viết về công cụ này để tôi và mọi người có thể học hỏi và đem ứng dụng này vào trong công việc
 
thank các bạn về bài viết này, bạn thiên có thể share luôn cho mọi nguời BCLCTT thao pp gián tiếp luôn không, tiện đây cho mình hỏi BCLCTT gián tiếp và trực tiếp có quy định là phải dùng bản nào không, hay trong BCTC mình dùng cái nào cũng đc. vì mình không rành nên các bạn chỉ giúp
 
Thao tác Pivot table trong Excel 2007

Thao tác Pivot table trong Excel 2007


Giả định lấy dữ liệu của sổ cái 111 và 112 của phần mềm là dữ liệu cho Pivot table, mục đích là làm Cash Flow cho từng tháng (3 tháng) và Quý 1.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu:

- Unmerge cell tất cả các ô trong dòng tiêu đề, không để ô nào trống
- Chèn 1 cột month kế bên cột ngày, để lấy tiêu chí tháng. Công thức B3 = Month(A3)
- Dùng cột có sẵn, hoặc chèn 2 cột, dùng làm 2 cột TK ghi nợ (Debit Acc) và TK ghi có (Credit Acc). Công thức:
Debit Acc = IF(J3>0;"1111";F3)
Credit Acc = IF(K3>0;"1111";F3)
- Dùng cột có sẵn hoặc chèn 1 cột cho Amount (số tiền chung cả nợ và có), công thức
I3 = J3 + K3
225115
Bước 2: Tạo Pivot table:

- Tô chọn vùng dữ liệu, kể cả dòng tiêu đề. Có thể bỏ 2 cột Debit Amount và Credit Amount vì không xài.
- Trong ribbon Insert, click chọn Insert Pivot Table

225116


- Để nguyên nếu tạo pivot table trong sheet mới, hoặc chọn địa chỉ ô trong ô Existing worksheet.

225117


- Kéo thả trường month trong của sổ Pivot Table Field List vào Column field

225118


- Kéo thả lần lượt 2 field Debit Acc và Credit Acc vào Row field, kéo thả trường Amiount vào Data Field

225119

Cửa sổ Field List, đầy đủ như sau:

225120
 

File đính kèm

  • Pivot01.gif
    Pivot01.gif
    8.2 KB · Đọc: 1,391
  • Pivot02.gif
    Pivot02.gif
    20.4 KB · Đọc: 1,320
  • Pivot03.gif
    Pivot03.gif
    22.3 KB · Đọc: 1,300
  • Pivot04.gif
    Pivot04.gif
    22.9 KB · Đọc: 1,295
  • Pivot05.gif
    Pivot05.gif
    21 KB · Đọc: 1,289
  • Pivot06.gif
    Pivot06.gif
    23.9 KB · Đọc: 1,298
Thao tác Pivot table trong Excel 2007 (tiếp theo)

Nhấn chuột phải vào ô debit sub total bất kỳ, click bỏ chọn SubTotal "Debit ACC"
Tương tự click bỏ chọn SubTotal "Credit ACC"

225121225122

Nhấn vào mũi tên lọc của trường Debit Acc, bỏ chọn tất cả các tài khoản, chỉ để lại các tài khoản tiền mặt và tiền gởi

225123

Nhấn vào mũi tên lọc của trường Credit Acc, bỏ chọn các tài khoản 1111, 1121, 1122, 1127, 1128, ... để loại bỏ các giao dịch qua lại giữa các tài khoản tiền mặt và tiền gởi các loại. Các tài khoản khác chọn hết.

225124

Ta sẽ được tổng hợp nguồn thu của tiền: nợ các tài khoản tiền, có các tài khoản khác:

225125

Bước 3: Tổng hợp chi:

- Tạo 1 Pivottable thứ 2, hoặc đơn giản là copy và paste cái thứ nhất.
- Hoán vị 2 trường Credit Acc và Debit Acc
- Trong mũi tên lọc của trường CreditACC, bỏ chọn tất cả các tài khoản, chừa lại các tài khoản tiền.
- trong mũi tên lọc của trường DebitACC, bỏ chọn các tài khỏan tiền, chọntất cả các tài khoản khác.

Ta sẽ được bảng tổng hợp chi tiền

225126

Bây giờ, căn cứ vào số hiệu tài khoản, điền số tiền thích hợp vào mẫu Cashflow.
 

File đính kèm

  • Pivot11.gif
    Pivot11.gif
    24.8 KB · Đọc: 1,275
  • Pivot10.gif
    Pivot10.gif
    9.3 KB · Đọc: 1,267
  • Pivot09.gif
    Pivot09.gif
    19.3 KB · Đọc: 1,257
  • Pivot08.gif
    Pivot08.gif
    20.1 KB · Đọc: 1,277
  • Pivot07.gif
    Pivot07.gif
    28.5 KB · Đọc: 1,974
  • Pivot12.gif
    Pivot12.gif
    7.7 KB · Đọc: 1,935
Các cách tạo BCTC bằng PVT rất hay.
Tuy nhiên cần chú ý đến việc xử lý lỗi #REP! khi không tìm thấy giá trị của hàm GETPivotData.

Mong bác ptm0412 làm tiếp phần Bảng cân đối Số PS, Cân đối Kế toán.

Điều quuan trọng mà tại hạ còn đang mắc cổ là : Nếu dữ liệu là nhiều năm, ta chỉ cần chọn từ ngày đến ngày là tất cả các bảng như : Bảng CĐ Số PS, Cân Đối Kế toán, . . .sẽ Automatic.

Dùng VAB thì dễ quá, dùng công thức cũng dễ, tuy nhiên dùng PVT thì chưa được. Vì còn khoản số dư đầu kỳ, rồi lũy kế, rồi năm trước . .

--CV--
 
I. ỨNG DỤNG PIVOT TABLE LẬP BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Giả sử chỉ cho Trial Balance Sheet >>> Đố anh làm được Balance Sheet và Profit & Loss sử dụng Pivot?

Sau thời gian làm finance report, quay lại đọc bài post của anh Mỹ, thấy anh làm phần này bị ngược với chuẩn mực nghề kế toán nên có. Đó là anh đã quá lệ thuộc vào phần mềm! Giả sử không có phần mềm để làm ra sổ chi tiết tài khoản 911 thì anh làm P/L như thế nào?

Cash Flow em chưa thử làm nhưng đang thử nghiên cứu!

Em nghĩ cách làm P/L của anh cũng được nhưng chưa tối ưu! Chưa thấy nói cách làm Balance Sheet với điều kiện số liệu cho chỉ là Trial Balance Sheet.
 
Giả sử chỉ cho Trial Balance Sheet >>> Đố anh làm được Balance Sheet và Profit & Loss sử dụng Pivot?

Em cho một bài vào đây cho nó đủ bộ báo cáo tài chính dùng Pivot. Hihi...

Để làm 1 cái balance sheet, cần phải có trial balance sheet. Giả sử có một trial balance sheet như sau.

Bước 1: Lấy một cái Trial Balance Sheet

225127

Bước 2: Phân loại tài khoản trên bảng cân đối kế toán (sáng tạo thêm thông tin để phục vụ Pivot được thuận tiện và theo ý muốn)

225128

Bước 3: Pivot

225129

Step 4: Sắp xếp hai bảng Pivot ngang hàng nhau (Mục đích để nhin tài khoản lưỡng tính)

225140

Bước 5: Đánh dấu xanh đỏ tím vàng cho các tài khoản lưỡng tính có cả dư nợ và dư có (Đánh dấu màu mè nhưng phải có khoa học để khi làm tránh bị nhầm)

225138

Step 6: Chuyển bên Credit của tài khoản tài sản lưỡng tính xuống phần nguồn vốn, và chuyển bên Debit của tài khoản nguồn vốn lên tài sản. (Như hình)

225137

Step 7: Xóa đi phần bảng bên tay trái sau khi đã check lại thông tin (Bảng bên trái mục đích phải để song song là để làm cái gương soi cho bảng bên phải).

Sắp xếp lại các phần cho nằm đúng format bảng cân đối kế toán, nếu bạn theo chuẩn mực VAS thì phải sắp xếp dọc xuống, còn mình đang muốn làm báo cáo quản trị thì mình sắp xếp và format bổ ngang như sau:


225134

Xong cân đối kế toán, hàm cân đối là TOTAL ASSET = TOTAL LIABILITY - 1 --=0 (Chắc tại mình lấy số liệu chưa làm tròn). Hehe...

p/s: attached file is the trial balance sheet
 

File đính kèm

  • Trial Balance Sheet.xls
    38 KB · Đọc: 537
  • step4.png
    step4.png
    231.9 KB · Đọc: 9
  • Step5.png
    Step5.png
    35.8 KB · Đọc: 7
  • Step6.png
    Step6.png
    40.1 KB · Đọc: 7
  • Step7.png
    Step7.png
    24.2 KB · Đọc: 6
  • Step6.png
    Step6.png
    40.1 KB · Đọc: 5
  • Step5.png
    Step5.png
    35.8 KB · Đọc: 6
  • step4.png
    step4.png
    231.9 KB · Đọc: 8
Bài viết của anh Mỹ rất bổ ích cho chúng em, anh có thể hướng dẫn cách làm cả báo cáo tài chính trên excel 2010 được ko ạ? Cảm ơn anh nhiều!
 
Nhanh, gọn, đơn giản, dễ hiểu, rất hay.
 
Có video hướng dẫn thì vô đối.
 
Các bước thực hiện:

Bạn cần 1 bảng dữ liệu của cả năm. Hãy lọc sổ nhật ký chung lấy nợ 111, 112 và cả có 111, 112. Nội dung của bảng chỉ cần lấy: Số hiệu TK ghi nợ, Số hiệu TK ghi có, số tiền.
Trừ khi bạn có chi phí lãi vay thì phải có thêm 1 cột mã chi phí.

1. Tạo 1 Pivot Table thông thường kế bên Báo cáo LCTT trống, mẫu trong file là mẫu mới nhất:
- Tkco và Tkno kéo thả lần lượt vào Column, Psdvn kéo thả vào Data.
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 111 và 112
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkno: bỏ chọn Tài khoản 111 và 112 để loại các phát sinh qua lại giữa 111 và 112: rút tiền nhập quỹ và nộp tiền mặt vào TK ngân hàng
- Nếu TK 635 có lãi vay NH và bạn đã chuẩn bị cột MaCP: bấm chuột phải vào ô 635, chọn Group and show Detail - Show DeTail. Ở hộp thoại hiện ra, chọn trường MaCP - OK. Tk 635 sẽ tách ra làm 2: Lãi vay và chênh lệch tỷ giá.
- ta sẽ có tổng phát sinh có Tiền đối ứng nợ các tài khoản khác (Chi)

2. Tạo 1 Pivot thứ hai, hoặc đơn giản là copy Pivot thứ nhất và Paste
- Hoán vị Tkco và Tkno bằng cách kéo thả.
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkno: bỏ chọn tất cả các tài khoản chỉ để 111 và 112
- Bấm vào mũi tên kế bên Tkco: bỏ chọn Tài khoản 111 và 112 để loại các phát sinh qua lại giữa 111 và 112.
- Ta sẽ có tổng phát sinh nợ Tiền đối ứng có các tài khoản khác (Thu)


3. Đưa số liệu vào báo cáo:
- Hãy nhớ tên các tài khoản và đưa vào các mục tương ứng: Chi và thu các khoản
- Đánh dấu = trong báo cáo rồi dùng chuột chọn ô số tiền tương ứng trong 2 Pivot. Ghi nhớ thu là cộng và chi là trừ. Thí dụ chi lương là trừ nợ 334, có 111
- Mục chi trả cho người bán hàng và CC dịch vụ gồm TK 331, 627, 642, 152, 153, ...
- nếu mua sắm TSCĐ trực tiếp bằng tiền thì thôi, nếu mua qua trung gian TK 331 thì phải có chi tiết của 331 cùng trong cột mã chi phí của TK 635. (chỉ cần tách phần mua TSCĐ)
- Mục tiền tồn đầu kỳ lấy từ bảng cân đối phát sinh, cột đầu kỳ, giá trị là tổng 111 và 112.


4. Nếu bạn muốn làm từng tháng:
Dữ liệu lấy thêm cột ngày chứng từ, từ đó tạo ra cột tháng. Vùng dữ liệu bạn chọn rộng hơn, bao trùm cột Thang. Khi tạo Pivot, kéo thả trường Thang vào Page. Sau đó tuỳ ý chọn từng tháng trong danh sách xổ xuống từ nút mũi tên Page.

5. Kiểm tra kết quả báo cáo:
- Mục tiền tồn cuối kỳ phải bằng tổng của TK 111 và 112, cột cuối kỳ của bảng cân đối phát sinh

Tổng kết:

Phương pháp dùng Pivot table để tạo báo cáo kết quả HĐKD và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phương pháp nhanh nhất, đơn giản nhất. Bạn không phải vắt óc và căng mắt ra gõ những công thức với Sumproduct hoặc SumIf rất dễ bị sai. Mỗi lần sai phải tìm xem sai phần nào của công thức rất tốn công.
Còn nếu bỏ sót tài khoản đối ứng thu chi nào, cũng khó tìm ra.

Trong khi đó dùng Pivot table, nếu có sai, sẽ chỉcó thể là bỏ sót 1 tài khoản đối ứng thu chi nào đó, không hề có chuyện sai công thức. Đồng thời tìm con số chênh lệch này bên bảng Pivot rất nhanh.

Bảng lưu chuyển tiền tệ này tôi làm từ đầu kể cả việc trích xuất dữ liệu từ phần mềm, không đầy 15 phút.
em cảm ơn thầy ạ!
 
Web KT
Back
Top Bottom